- Công ty thiếu vốn phục vụ cho hoạt động thúc đẩy xuất khẩu:
3.3.5. Hoàn thiện quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng, giao hàng, thanh toỏn , kiểm tra hàng hoỏ.
toỏn , kiểm tra hàng hoỏ.
Do tớnh chất hàng hoỏ khỏ đặc biệt, yờu cầu nhiều giấy tờ chứng nhận vỡ thế mà thủ tục rất phức tạp và tốn nhiều thời gian. Điều này là do thủ tục hải quan gồm nhiều bước, nhiều khõu vỡ vậy nếu gặp bất cứ sai phạm nào về hàng húa và giấy tờ đều phải chịu thua thiệt bằng thời gian và tiền bạc do đú cần trỏnh khi đi làm thủ tục hải quan cần phải mang đầy đủ giấy tờ. Khai bỏo hải quan là nhằm mục đớch để cơ quan hải quan kiểm tra tớnh hợp phỏp của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, hàng húa xuất nhập khẩu và làm cơ sở tớnh thuế hoặc miễn giảm thuế. Do đú doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải khai bỏo chi tiết về hàng húa lờn tờ khai hải quan bao gồm cỏc nội dung: Tờn hàng, ký mó hiệu hoặc mó số, ỏp mó thuế, phẩm chất hàng, số lượng, khối lượng, đơn giỏ… và nộp cỏc chứng từ liờn quan khỏc. Việc chuẩn bị cỏc thủ tục giấy tờ liờn quan đến việc nhập khẩu lụ hàng phải được tiến hành khẩn trương, nhanh chúng theo đỳng quy định của Nhà nước như xin giấy phộp nhập khẩu, làm thủ tục hải quan. Khi cú thụng bỏo thuế của hải quan Cụng ty nờn tiến hành nộp thuế đầy đủ và đỳng hạn vỡ nếu khụng nộp thuế đầy đủ thỡ cỏc bước tiếp theo của quy trỡnh xuất hàng sẽ khụng thực hiện được và cũn ảnh hưởng rất lớn đến quỏ trỡnh xuất cỏc lụ tiếp theo. Bờn cạnh đú cụng ty cần hoàn thiện m ột s ố c ụng t ỏc sau:
Vỡ hàng hoỏ cú rất nhiều chủng loại, mó hàng do vậy việc kiểm tra hàng hoỏ trước khi xuất hàng là khụng hề đơn giản. Quỏ trỡnh kiểm tra hàng hoỏ để chắc chắn rằng hàng cú được đúng gúi đỳng khụng, xuất cú bị nhầm cỏc mó hàng khụng. Do mỗi khi xuất hàng thỡ khối lượng hàng cần xuất rất lớn mà Cụng ty đụi khi chưa chỳ ý đến vấn đề đú, nếu quỏ ớt người thỡ sẽ khụng thể kiểm soỏt hết lượng hàng hoỏ, cỏc mó dễ bị nhầm lẫn. Vỡ vậy Cụng ty cần tăng cường bổ xung thờm khi xuất hàng số lượng lớn. Trước khi đúng hàng vào container cần kiểm tra kỹ về:
+ Số lượng, chất lượng + Mó hàng.
+ Quy cỏch đúng gúi.
+ Nhón hiệu, màu sắc hàng hoỏ.
*Hoàn thiện quỏ trỡnh giao nhận hàng.
Sau khi giao hàng Cụng ty cần sớm hoàn thiện cỏc giấy tờ cần thiết để chuyển cho người mua đi nhận hàng, trỏnh chậm trễ vỡ khi hàng đó cập cảng rồi mà người mua vẫn chưa nhận được đầy đủ giấy tờ nhận hàng thỡ sẽ phỏt sinh chi phớ lưu kho, bói, và cú thể ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoỏ, vấn đề thanh toỏn.
Khi xuất hàng thỡ người xuất khẩu phải thụng bỏo cho người nhập khẩu biết về thời gian vận chuyển và ngày hàng nhập cảnh và thụng bỏo đều đặt thụng tin của hàng hoỏ trờn đường vận chuyển cho người mua biết: Lần 1 ớt nhất 7 ngày trước khi tàu tới cảng; và trong vũng 20giờ sau khi tàu cập cảng khỏch hàng. Cung cấp đầy đủ giấy tờ nhận hàng cho người bỏn làm thủ tục đi nhận hàng.
Để đảm bảo rằng khụng cú cụng việc nào trong quy trỡnh thực hiện hợp đồng bị bỏ quờn làm ảnh hưởng đến quyền lợi của Cụng ty. Cụng ty nờn tổ chức việc giỏm sỏt thực hiện hợp đồng như sau:
+ Giỏm sỏt việc xuất hàng cho người nhập khẩu, ngày hàng rời cảng đi, thời gian vận chuyển, thụng bỏo gửi hàng cho người xuất khẩu, thụng bỏo về vận tải, ngày hàng cập cảng đến.
+ Giỏm sỏt việc hoàn tất cỏc thủ tục, chứng từ giao hàng để chuyển cho người nhập khẩu đi nhận hàng
+ Ngày hàng đến cảng, thủ tục giấy tờ đi nhận hàng của người mua, và giục thanh toỏn đỳng thời hạn trong hợp đồng.
Để việc giỏm sỏt được thuận tiện và hợp lý thỡ Cụng ty lờn lập một bộ hồ sơ heo dừi quỏ trỡnh từ đầu đến cuối chi tiết từng đơn hàng xuất đi, trờn đú nghi rừ ngày thỏng từng việc làm cụ thể để sau này khi cần kiểm tra thỡ đều cú chứng từ rừ ràng và thuận tiện cho việc tỡm kiếm.
* Nghiệp vụ thanh toỏn.
Trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng thỡ điều khoản thanh toỏn là vấn đề hay gõy nhiều tranh cói nhất do việc chờnh lệch tỷ giỏ sẽ cú lợi cho 1 bờn. Điểm mấu chốt là làm thế nào để cụng ty với vai trũ người xuất khẩu khụng bị thiệt thũi. Chớnh vỡ thế khi ký hợp đồng xuất khẩu Cụng ty cần thoả thuận rừ tỷ giỏ nào là tỷ giỏ thanh toỏn tại thời điểm thanh toỏn tiền, bởi vỡ cú thể tỷ giỏ khi ký kết hợp đồng và tỷ giỏ mở L/C cú thể cú sự biến động chờnh lệch. Nếu tỷ giỏ tại thời điểm trả tiền giảm đi so với tỷ giỏ mở L/C thỡ Cụng ty sẽ bị thua thiệt nếu người nhập khẩu thanh toỏn theo tỷ giỏ thực tế. Vỡ thế để giảm bơt rủi do thỡ Cụng ty cần phải lựa chọn kỹ càng xem thanh toỏn theo tỷ giỏ nào thỡ cú lợi cho mỡnh nhất, đồng thời phải thoả thuận với người nhập khẩu để nghi rừ trong hợp đồng.