2.2.3.1. Hoạt động nghiờn cứu thị trường.
Nghiờn cứu thị trường là một việc làm cần thiết đối với bất cứ doanh nghiệp nào để tiến hành sản xuất kinh doanh, đặc biệt đối với hoạt động kinh doanh xuất khẩu thỡ nghiờn cứu thị trường lại càng quan trọng và cần thiết. Cú rất nhiều lý do để doanh nghiệp tiến hành hoạt động này bao gồm cú : phỏt triển cơ hội kinh doanh , mở rộng thị trường để nõng cao lợi nhuận, chiếm lợi thế ở cỏc nước cú nền kinh tế phỏt triển cao, khai thỏc tiềm năng tiờu thụ bằng cỏch hưúng vào khỏch hàng tương lai ở nước ngoài . Bởi vỡ để thõm nhập được vào một thị trường nước ngoài mà khụng am hiểu về cỏc điều kiện kinh tế - xó hội, chớnh trị - luật phỏp, nhu cầu, sở thớch, lối sống của người dõn ở đú thỡ quả thật rất khú khăn. Sản phẩm của bạn sản xuất ra cú thể khụng đỏp ứng được cỏc yờu cầu về chất lượng của quốc gia đú, cú thể khụng phự hợp với sở thớch, lối sống của người dõn nước đú... như thế sẽ khụng tiờu thụ được sản phẩm và bạn sẽ thất bại.
Cụng ty TNHH KLONG đó nhận thức được tầm quan trọng của việc nghiờn cứu thị trường đối với sự phỏt triển của cụng ty trong tương lai. Chớnh vỡ thế mà cụng ty đó đầu tư vào hoạt động này bằng cỏch tiến hành xỏc định và thu thập thụng tin bờn ngoài thụng qua cỏc kờnh như sỏch bỏo tạp chớ chuyờn ngành, cỏc bỏo cỏo đó cụng bố trờn internet của cỏc cụng ty khỏc, tham gia vào cỏc triển lóm hội chợ trong và ngoài nước, sang nhiều nước khỏc nhau để tỡm kiếm thụng tin và đối tỏc làm ăn. Công tác thu thập và xử lý thông tin đợc giao cho các cán bộ trong các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện vì hiện nay công ty cha có phòng Marketing riêng biệt. Các thông tin đợc tìm kiếm thông qua nguồn thông tin thứ cấp là chủ yếu nh những ấn phẩm của cơ quan thông kê phát hành thờng xuyên; thông tin về thị trờng giá cả của ủy ban vật giá Nhà nớc; thông tin do các trung tâm thông tin thơng mại, các hiệp hội ngoại thơng, phòng thơng mại Việt nam đa ra; tham thán th- ơng mại ở nớc ngoài; các tạp chí thơng mại, kinh tế trong và ngoài nớc, các bản nghiến cứu thị trờng của công ty trớc đây. Bên cạnh đó công ty đã bắt đầu sử dụng hệ thống Internet để truy cập những thông tin mới một cách nhanh nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận, thu thập và xử lý thông tin. Tuy nhiên công ty vẫn cha khai thác đợc những nguồn thông tin quan trọng, đáng tin cậy và cập nhật nh thông tin của trung tâm thơng mại quốc tế (ITC), thông tin từ tổ chức thơng mại và phát triển của Liên Hiệp Quốc (UNCTAD), thông tin của ngân hàng thế giới (WB) do chi phí để thu thập những thông tin này… rất cao.
2.2.3.2. Hoạt động ký kết hợp đồng xuất khẩu:
Hoạt động ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu là một khõu vụ cựng quan trọng trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Việc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu phức tạp hơn việc ký kết cỏc hợp đồng trong nước rất nhiều, đũi hỏi những người thực hiện ký kết phải cú kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế.
Hoạt động ký kết hợp đồng xuất khẩu của cụng ty TNHH KLONG tuy đó cú một số hợp đồng gặp phải những khú khăn, trở ngại nhưng chưa lần nào xảy ra tranh chấp lớn gõy thiệt hại cho cụng ty. Đội ngũ nhõn viờn xuất nhập khẩu của cụng ty là những người được tuyển chọn và đào tạo khỏ tốt, tuy nhiờn kinh nghiệm thực tế lại chưa cú nhiều, đú cũng là một hạn chế cho cụng tỏc ký kết hợp đồng xuất khẩu của TNHH KLONG.
Dưới đõy là sơ đồ qui trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại cụng ty.
* . Ký hợp đồng xuất khẩu: Sau khi tiến hành đàm phỏn với đối tỏc xong, cụng ty sẽ tiến hành ký hợp đồng mua bỏn với họ. Hai bờn sẽ gặp nhau để tiến hành ký hợp đồng chi tiết với cỏc điều khoản. Hợp đồng phải được lập
Kớ hợp đồng xuất khẩu Mở L/C Thuờ tàu Thanh lý hợp đồng Kiểm tra hàng hoỏ Thanh toỏn Làm thủ tục hải quan Mua bảo hiểm
chi tiết và tuõn thủ đỳng phỏp luật của Việt Nam cũng như của nước đối tỏc xuất khẩu.
* . Mở L/C : Nếu trong hợp đồng nhập khẩu quy định phương thức thanh toỏn là L/C thỡ cụng ty phải tiến hành mở L/C, hoặc bờn mua sẽ mở L/C. Cụng ty sẽ cử đại diện của mỡnh đến ngõn hàng làm đơn xin mở L/C theo mẫu sẵn cú của ngõn hàng. Ngõn hàng sẽ là người thay mặt cụng ty làm việc với ngõn hàng của bờn mua về vấn đề thanh toỏn. Đơn xin mở L/C cần chớnh xỏc đỳng mẫu đơn và phự hợp với nội dung mà cụng ty mong muốn.
1) : Người xuất khẩu gửi đơn mở L/C đến ngõn hàng phỏt hành yờu cầu phỏt hành L/C cho người nhập khẩu.
Ngõn hàng thụng bỏo Người nhập khẩu Ngõn hàng phỏt hành
(2) : Dựa trờn đơn yờu cầu mở L/C của người xuất khẩu, ngõn hàng lập L/C thụng bỏo đến ngõn hàng đại lý của mỡnh chớnh là ngõn hàng thụng bỏo để thụng bỏo về việc phỏt hành L/C và chuyển L/C đến người nhập khẩu.
3) : Ngõn hàng thụng bỏo sẽ thụng bỏo cho người nhập khẩu
(4) : Nếu người nhập khẩu chấp nhận L/C thỡ tiến hành giao hàng, cũn nếu cần sửa đổi thỡ sẽ thụng bỏo tới người xuất khẩu gửi cụng văn đến ngõn hàng yờu cầu sửa lại.
(5) : Ngõn hàng thụng bỏo sau khi chấp nhận bộ chứng từ chuyển trả bộ chứng từ cho ngõn hàng phỏt hành.
(6) : Ngõn hàng phỏt hành chuyển trả tiền cho ngõn hàng thụng bỏo. (7) : Ngõn hàng phỏt hành chuyển bộ chứng từ cho người nhập khẩu. (8) : Người nhập khẩu tiến hành thanh toỏn cho ngõn hàng phỏt hành. - Với phương thức thanh toỏn này thỡ việc thanh toỏn giữa cỏc bờn sẽ được ngõn hàng đảm bảo.
- Tuy nhiờn do cú sự tham gia của ngõn hàng vào tất cả cỏc giai đoạn trong quy trỡnh thanh toỏn nờn chi phớ của việc thanh toỏn bằng phương thức này khỏ cao. Và mất thời gian cũng như cú thể bị làm giả bộ chứng từ.
*. Xin giấy phộp xuất khẩu:
Theo quy định mới của sở Kế hoạch và đầu tư Hà Nội thỡ Cụng ty sản xuất mặt hàng nào thỡ được phộp xuất khẩu mặt hàng đú mà khụng phải xin giấy phộp xuất khẩu.
*. Thuờ tàu:
Do mặt hàng của cụng ty khỏ cồng kềnh và cú giỏ trị thấp, vỡ vậy phương thức vận chuyển được Cụng ty ỏp dụng là chuyển hàng bằng tàu biển, vỡ vận chuyển bằng phương thức này thỡ cước phớ thấp, phự hợp với giỏ trị lụ hàng. Điều kiện vận chuyển được cụng ty ỏp dụng là điều kiện FOB Hải Phũng.
* . Làm thủ tục hải quan.
tiờn là điền vào mẫu tờ khai sau đú lập đầy đủ một bộ hồ sơ gồm: Giấy giới thiệu người đi làm thủ tục hải quan, giấy phộp đăng ký kinh doanh , giấy đăng ký mó số thuế , giấy phộp xuất khẩu ( nếu cú), hợp đồng ngoại thương, húa đơn thương mại, bản kờ chi tiết đúng gúi, giấy chứng nhận xuất xứ, chứng nhận hun trựng( do sản phẩm từ cú nguồn gốc từ gỗ) giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận bảo hiểm hàng húa…Nhõn viờn hải quan tiếp nhận tờ khai hải quan, kiểm tra bộ chứng từ trờn nếu thấy hợp lệ . Sau quỏ trỡnh kiểm húa nhõn viờn hải quan sẽ kiểm tra việc tớnh thuế, tớnh lại thuế ( nếu cú) và ra thụng bỏo số thuế mà Cụng ty phải nộp và tiến hành thụng quan cho hàng hoỏ đú. Sau đú cụng ty sẽ tiến hành xuất hàng
*. Hoàn tất thủ tục thanh toỏn.
Sau khi đó giao hàng Cụng ty sẽ thụng bỏo cho khỏch hàng biết thời gian hàng sẽ đến nơi và hoàn thiện đầy đủ cỏc chứng từ chuyển cho ngõn hàng phỏthành. Ngõn hàng sẽ cú trỏch nhiệm thực hiện nốt cỏc thủ tục thanh toỏn cũn lại. Đối với những khỏch hàng quen thuộc thỡ Cụng ty thường ỏp dụng phương thức thanh toỏn là chuyển tiền sau một khoảng thời gian giao hàng. Với phương thức thanh toỏn này thỡ Cụng ty sẽ yờu cầu đặt cọc một khoản là bao nhiờu % và số cũn lại sẽ được thanh toỏn sau bao nhiờu ngày. Tất cả đều được nghi rừ trong hợp đồng.
*. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Trong quỏ trỡnh từ khi thực hiện hợp đồng đến khi hàng đến tay khỏch hàng bao gồm rất nhiều khõu do đú khụng trỏnh khỏi những sai sút cú thể sảy ra. Vỡ thế trong hợp đồng cần nghi rừ thời hạn khiếu nại và giải quyết khiếu nại kể từ khi khỏch hàng nhận được hàng. Tất cả cỏc nội dung khiếu nại đều phải được thực hiện bằng văn bản. Vớ dụ như nếu sau khi nhận hàng mà phỏt hiện hàng hoỏ bị sai quy cỏch thỡ bờn nhập khẩu phải lập một bộ chứng từ khiếu nại gồm:
+ Đơn khiếu nại về việc hàng hoỏ bị sai. + Cỏc biờn bản giao nhận hàng.
+ Hoỏ đơn giao hàng + Hợp đồng
*. Thanh lý hợp đồng xuất khẩu
Trờn hợp đồng thể hiện nếu sau khi giao hàng và hoàn tất cỏc thủ tục thanh toỏn, nếu hai bờn khụng cú tranh chấp gỡ thỡ hợp đồng mặc nhiờn được thanh lý.
2.2.3.3. Hoạt động xỳc tiến xuất khẩu:
Bờn cạnh việc thực hiện khỏ tốt cỏc hoạt động nghiờn cứu thị trường thỡ cụng ty KLONG lại chưa đầu tư hợp lý cho hoạt động xỳc tiến xuất khẩu. Cỏc hoạt động xỳc tiến xuất khẩu của cụng ty cũn ớt, lẻ tẻ, chưa mang lại hiệu quả cao. cụng ty chưa thực sự chỳ tõm đến việc xõy dựng và củng cố thương hiệu cho cỏc sản phẩm giấy của mỡnh. Tạo dựng được một thương hiệu cú uy tớn sẽ là một nền tảng vụ cựng vững chắc cho việc phỏt triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.