Quan hệ nội bộ thực chất là quản lý, sử dụng con người (CBCNV trong Công ty) hoặc ứng xử với cán bộ lãnh đạo ngành. Con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng bậc nhất, quyết định sự thành bại trong sản xuất kinh doanh. Quan hệ nội bộ tạo ra nội lực. Đó là nguyên nhân bên trong, nguyên nhân trực tiếp dẫn đến kết quả của mọi hoạt động. Vậy nên quan hệ nội bộ cần được xem xét trước tiên.
Quan hệ này được hiểu theo 2 nghĩa: nghĩa rộng và nghĩa hẹp.
- Nghĩa hẹp được hiểu là các mối quan hệ trong nội bộ cơ quan Công ty và các đơn vị trực thuộc.
- Nghĩa rộng được hiểu là các mối quan hệ mật thiết giữa Công ty với cấp trên và các tổ chức chính trị- xã hội trong toàn ngành ở những phạm vi có liên quan.
Công ty chỉ như là bộ chỉ huy, còn các trạm trực thuộc mới là các đơn vị tác chiến, hợp chúng lại mới thành một đội quân hoàn chỉnh - Công ty CB & KD than Hà Nội - giám đốc là tổng chỉ huy.
Công ty là nhân tố chủ yếu dẫn tới mọi thành bại trong sự nghiệp SXKD của mình. Song, sự lãnh đạo của cấp trên, sự tác động của các mối quan hệ xã hội rộng rãi trên địa bàn. Công ty hoạt động, cũng đóng vai trò hết sức to lớn và quan trọng.
Những vấn đề chung trong công tác quản lý con người:
Con người là một thực thể tự nhiên và xã hội, có tư tưởng, tình cảm, tính tình cho ai được. Nhưng tâm lý con người lại hoạt động theo quy luật chung. Nếu người chỉ huy nắm được những quy luật đó, vận dụng sự hiểu biết vào việc
quản lý sử dụng con người, thì có thể thống nhất được họ thành một khối, tạo nên sức mạnh tập trung.
Tâm lý chung của người lao động Việt Nam hiện nay là: Được tôn trọng, bình đẳng về nghĩa vụ quyền lợi, được dánh giá đúng về năng lực và hiệu quả công tác, được quan tâm đúng mức đến đời sống vật chất… Từ đó hình thành những nguyên tắc chung trong công tác quản lý sử dụng con người (hay còn gọi là chính sách nhân sự) sau đây:
1. Quản lý sử dụng con người với phương châm thành tâm, tín nhiệm:
Để thực hiện tốt các mục tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty, việc quan trọng bậc nhất của giám đốc là làm sao cho tất cả CBCNV thấu suốt nhiệm vụ và ai cũng thật tâm mong muốn cho các mục tiêu đó trở thành hiện thực. Để làm việc đó, trước hết GĐ phải thực hiện tốt công tác quản lý sử dụng con người theo phương trâm thành tâm, tín nhiệm vì các lý do sau đây:
• Thành tâm, tín nhiệm làm cho ai cũng thấy mình có vai trò quan trọng đối với công việc chung của công ty nên hăng hái làm việc.
• Thành tâm, tín nhiệm làm cho mối quan hệ giữa GĐ và CBCNV trở nên gần gũi, dễ hiểu nhau. Khi đã "quân biết ý tướng, tướng hiểu lòng quân" thì việc khó mấy cũng trở nên dễ dàng.
• Lấy thành tâm, tín nhiệm để huy động trí tuệ tập thể. Khuyến khích mọi người tư duy sáng tạo, đóng góp ý kiến cho công việc chung. Trên cơ sở những ý kiến tập hợp được, GĐ - với tư cách của người có quyền quyết định tối cao đưa ra ý kiến kết luận cuối cùng.
• Cho nên, khi thảo luận công việc đặc biệt là những vấn đề chiến lược, phương án SXKD, tính toán hiệu quả sản xuất kinh doanh, cơ chế hoạt động càng có nhiều ý kiến đưa ra thì càng tốt, kể cả những ý kiến trái với ý kiến của GĐ. Như thế, mọi khía cạnh của vấn đề mới đều được xới lên, mổ xẻ, xem xét
tới tận cùng. Tạo điều kiện cho GĐ suy xét toàn diện, đưa ra được quyết định đúng đắn, chính xác.
• Quản lý và sử dụng con người với phương châm thành tâm, tin tưởng sẽ tạo ra cho cán bộ công nhân viên lao động có khí thế, nhiệt tình, hăng say; có tinh thần trách nhiệm, ý thức xây dựng, năng động, sáng tạo và đạt hiệu quả rất cao.
2. Quan tâm và thực hiện công bằng lợi ích vật chất của người lao động.
Quan tâm thích đáng đến lợi ích vật chất của người lao động có các tác dụng kích thích họ lao động tích cực và sáng tạo. Thực hiện công bằng quyền lợi trong CBCNV góp phần xây dựng lên khối đoàn kết thực sự trong công ty.
Quan tâm và thực hiện công bằng lợi ích vật chất thể hiện tập trung nhất trong phân phối ăn chia. Đây là vấn đề rất phức tạp, hết sức nhạy cảm, thường là nguyên nhân xảy ra nhiều sự rắc rối trong doanh nghiệp do đó phân phối ăn chia phải hết sức thận trọng. Bảo đảm thật sự khách quan, công bằng, hợp lý, công khai rõ ràng. Mọi CBCNV đều biết rất rõ rằng nếu lãnh đạo không quyết việc phân phối thì họ sẽ chẳng có được quyền lợi, nếu lãnh đạo quyết dù đúng hay sai họ đều có quyền khoanh tay đứng ngoài cuộc.
Việc thưởng, phạt (khen thưởng và kỷ luật - liên quan đến danh dự và lợi ích vật chất của người lao động) là đòn bẩy quan trọng để huy động tính tích cực của CBCNV. Trong khen thưởng và kỷ luật, cần phải bảo đảm sự công bằng và khách quan thì mới phát huy tác dụng; nếu không sẽ có tác động ngược lại.
Như vậy việc quan tâm tới lợi ích vật chất của người lao động có tác động mạnh mẽ tới tư tưởng, tình cảm người lao động. Nếu thực hiện tốt sẽ có tác động kích thích lao động sáng tạo, đạt hiệu quả cao. Nếu thực hiện không tốt sẽ có tác dụng ngược lại. Đây là một vấn đề khoa học, hết sức phức tạp và nhạy cảm.
Việc "chọn người nhiệm chức" là mấu chốt thành bại của sự nghiệp, nó đòi hỏi một trình độ học vấn uyên thâm mới thực hiện tốt được:
• Người chỉ huy có nghệ thuật dùng người cao cường thì mới nhìn thấy các thế năng khác nhau tiềm ẩn trong những con người khác nhau để xếp vào những vị trí thích hợp khác nhau, mà tạo nên sức mạnh ưu thế của tổ chức mình. Nếu người chỉ huy không phát hiện ra sở trường riêng của mỗi người mà xếp nhầm vị trí thì không phát huy được ưư điểm thậm chí có tác dụng ngược lại.
• Bố trí đề bạt người chỉ huy trong công ty cần dựa vào năng lực thực tế làm việc, hiệu quả công việc đó là điều quan trọng quyết định thành, bại trong kinh doanh. Với công ty KD & CB than Hà Nội - một doanh nghiệp Nhà nước - trong thời gian bao cấp vẫn chưa thực hiện tốt được vấn đề này vậy cần phải đưa ra những tiêu chuẩn trong công việc cụ thể với những người lãnh đạo.
• Để có được một nền văn hoá chất lượng tốt, vấn đề được đặt ra đó là cần có được một người lãnh đạo tốt, tức là có sự nhạy bén trong công việc, nắm bắt được tốt vần đề. Tư duy của người lãnh đạo có ảnh hưởng lớn tới phong cách làm việc của nhân viên. Tại công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội vấn đề này cần được chú trọng hơn. Phong cách lãnh đạo của người quản lý sẽ quyết định hiệu quả của công việc. Với sự phát triển của kinh tế thị trường mọi thông tin là rất quan trọng do vậy vấn đề người lãnh đạo cũng cần phải có một cơ chế quản lý nhân viên linh hoạt, vấn đề người lãnh đạo cần phải đưa ra đó là hiệu quả của công việc.
• Để xây dựng và luôn luôn duy trì được đội ngũ cán bộ có năng lực và phẩm chất tốt thì không những chỉ chăm lo tới số lượng những cán bộ đương chức, mà còn chú ý xây dựng đội ngũ cán bộ dự bị kế cận từng chức danh, để có nguồn cán bộ tốt sẵn sàng thay thế khi cần thiết. Việc làm này cần công khai hoá và giao việc để tập điều hành theo chức danh cán bộ dự kiến.
• Trong việc sử dụng cán bộ cần coi trọng tính kế thừa không thể đốt cháy giai đoạn để vừa tận dụng được những kinh nghiệm của những cán bộ đã từng trải, vừa phát huy được tính năng động, sáng tạo của số cán bộ trẻ. Đây là áp dụng quy luật tiếp thu và đào thải là một khoa học thực sự.
4. Một số phương pháp chuyên môn sử dụng trong công tác quản lý:
• Quản lý đơn vị bằng văn bản pháp lý:
Nhà nước chỉ quản lý xã hội bằng luật. Ban giám đốc công ty than Hà Nội chỉ có thể quản lý tốt các trạm than bằng các văn bản pháp lý(điều lệ, quy định, quy chế,..). Để cho các văn bản đó thực sự có hiệu lực, phát huy tác dụng cần phải bảo đảm các yếu tố sau:
Mọi quy định ban hành không được trái với quy định của nhà nước, quy định của cơ quan quản lý cấp trên, quy định của các cơ quan nhà nước có liên quan ở địa phương.
Xây dựng văn hoá chất lượng
Xây dựng tác phong làm việc, cách thức giao tiếp, không khí lao động, trao đổi thông tin chính trị - kinh tế - văn hoá… sao cho khoa học văn minh lịch sự… tất cả những điều đó tạo nên phong cách văn hoá chất lượng của công ty.
Trình độ văn hoá chất lượng còn thể hiện qua việc bài trí trang thiết bị văn phòng tiện sử dụng mà có giá trị thẩm mỹ cao và luôn thoáng mát sạch sẽ; không lẫn lộn khu làm việc với khu giải trí vui chơi.
Công văn gửi đi các nơi phải được soạn thảo và ban hành đúng thể thức, có chất lượng cao cả vè nội dung lẫn hình thức thể hiện. Điều này phản ánh khá tập trung trình độ văn hoá chất lượng của công ty.
Một nội dung vừa là mục tiêu vừa là hiệu quả tạo đà hướng tới mục tiêu cao hơn. Đó là xây dựng ý thức tốt trong CBCNV. Xây dựng ý thức tốt, dần dần loại bỏ những thói quen không tốt ở mọi người là 2 mặt của một vấn đề, cần
phải được tiến hành thường xuyên, bền bỉ trong thời gian dài. Bởi vì hành vi lần đầu như mạng nhện, hành vi lặp đi lặp lại đã thành thói quen thì như dây chão. Nếu không kiên trì, liên tục sửa chữa thì không thể xoá bỏ được những thói quen không tốt trong mỗi chúng ta.
Ý nghĩa của việc xây dựng văn hoá và phong cách công ty là: Tạo ra niềm tự hào, tự tin, thống nhất ý chí và hành động của tập thể CBCNV công ty, Do đó, lao động sẽ có năng suất và chất lượng cao.
Giám đốc có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc xây đựng văn hoá, phong cách công ty; để lại bóng dáng, dấu ấn sâu đậm nhất trong đời sống tinh thần, tình cảm của CBCNV và những người có quan hệ thường xuyên tiếp xúc.