Do điều kiện cơ sở vật chất có hạn, do vậy ciệc thực hiện những chương trình thực hiện cải tiến chất lượng vẫn chưa được thực hiện tốt . Để có thể đánh giá những tồn tại ở Công Ty Kinh Doanh và Chế biến Than Hà Nội một cách toàn diện nhất, ta có thể phân tích những tồn tại theo các yếu tố cấu thành Văn hoá chất lượng.
Những tồn tại ở lớp thứ nhất tức là những tồn tại về những hiện tượng mà một người nhìn, nghe và cảm thấy khi tiếp xúc với tổ chức.
Khi vào tới công ty trước hết nhìn vào cơ sở vật chất của công ty còn nghèo nàn, khu phòng làm việc cho CBCNV hành chính còn là nhà cấp 4. Các trang thiết bị trong bộ phận KCS còn lạc hậu đa số là các thiết bị được mua từ những năm 90. Về vấn đề cơ sở vật chất còn lạc hậu do vậy vấn đế cải tiến chất lượng trong các hoạt động kiểm tra sản phẩm chậm được thực hiện. Nếu gặp những trường hợp có những hợp đồng kinh tế lớn và khách hàng khó tính, khách hàng
phẩm thì Công Ty Kinh Doanh và Chế Biến Than Hà Nội sẽ gặp khó khăn. Do vấn đề cơ sở vật chất tại phòng KCS còn lạc hậu do vậy tiến độ kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành còn chậm, có những trường hợp một lô hàng về cần kiểm tra chất lượng sản phẩm nhanh để có thể đưa ra được giá để thương lượng giá với người bán nhưng bộ phận KCS thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm không kịp. Do vậy, lô hàng đó bị đối thủ mua mất, điều này gây mất uy tín của công ty trên thị trường. Từ đó ảnh hưởng đến văn hoá chất lượng tại Công Ty Kinh Doanh và Chế Biến Than Hà Nội. Nguyên nhân của tồn tại trên do công ty chưa quan tâm nhiều tới vấn đề đầu tư vào cơ sở vật chất trong kinh doanh.
Thứ hai, từ đặc điểm sản phẩm của công ty là Than, một loại chất đốt có khối lượng lớn. Cho nên, vấn đề vận chuyển chủ yếu phải thuê từ bên ngoài, việc này rất bị động, trong kinh doanh, có một số trường hợp khi kí kết hợp đồng vận chuyển gặp khó khăn. Do đó không giao đủ hàng cho khách, gây ảnh hưởng tới lợi thế cạnh tranh, hơn nữa còn gây ảnh hưởng xấu về uy tín của doanh nghiệp trên thương trường và còn ảnh hưởng tới tài chính. Qua đó ảnh hưởng tới văn hoá chất lượng tại công ty. Nguyên nhân do điều kiện tài chính của công ty còn có hạn, tuy nhiên vấn đề tài chính còn có hạn chưa phải là nuyên nhân sâu xa, ngày nay có nhiều công ty do điều kiện tài chính có hạn nhưng vẫn có thể biết tận dụng các nguồn vốn có được để đầu tư sinh lợi.
Mạng lưới phân phối sản phẩm của công ty còn quá hẹp, phương thức bán hàng cứng. Giá bán than của Công ty hiện nay chưa có sức cạnh tranh, chi phí vận tải, chi phí phát sinh khác trong tiêu thụ than còn lớn do đó kết cấu giá bán của công ty cao. Chính sách giá và phương thức thanh toán của Công ty còn chưa linh hoạt, do đó chưa thu hút được khách hàng và chưa khuyến khích được khách hàng mua với khối lượng lớn, hợp đồng ổn định lâu dài, vấn đề đặt ra đó là cần phải thực hiện tốt vấn đề văn hoá chất lượng, có thể là công ty có điểm yếu về phương tiện vận chuyển cho khách hàng nhưng ta cần phải biết tạo lợi thế trong những mặt khác có thể là tạo được mối quan hệ thân thiết với khách
hàng làm cho họ không muốn mua sản phẩm của công ty nhưng vì nể mối quan hệ đang có mà họ buộc phải mua hàn, điều này công ty chưa thực hiện được tốt. Cụ thể hơn vấn đề giải quyết mối quan hệ sau bán hàng công ty chưa thực hiện tốt.
Mục tiêu trực tiếp của vấn đề thực hiện tốt văn hoá chất lượng là đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng phù hợp với nhu cầu thị trường, với chi phí tối ưu. Tại Công ty chỉ thực hiện được tốt việc đảm bảo chất lượng nhưng khâu cải tiến chất lượng với nhu cầu thị trường thì Công ty thực hiện chưa được tốt: ví dụ trên thị trường hiện nay có nhu cầu sử dụng loại than tổ ong có tỉ lệ chất độc thấp trong khi trong kỹ thuật sản xuất than tổ ong Công ty lại dùng loại than cám 6 nhưng chưa có việc xử lý chất độc trong khi sử dụng.
Một tồn tại trong mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty mà nhấn mạnh hơn đó là mối quan hệ giao tiếp giữa thủ trưởng bộ phận với cá nhân viên dưới quyền. Cách quản lý nhân viên trong công việc vẫn còn cứng nhắc. Với cơ chế thị trường mọi thông tin trong kinh doanh đều hết sức quý giá, khi nắm bắt được thông tin về một nơi nào đó có kế hoạch về mua hàng với số lượng lớn hay bán hàng với cơ chế tốt thì công ty ngay lập tức phải cử người đi tiếp cận thị trường. Theo cơ chế quản lý của công ty thì nếu một nhân viên nào đó biết được thông tin về thị trường thì lại phải thông báo qua thủ trưởng bộ phận, kế tiếp thủ trưởng bộ phận lại xin ý kiến của lãnh đạo cấp trên nữa sau rồi mới thông báo lại thông tin cho người nhân viên kinh doanh kia, đây là một tồn tại lớn cần phải giải quyết trong công ty, nó có liên quan tới vấn đề sự tin tưởng và tín nhiệm nhân viên trong công việc, ảnh hưởng đến quan hệ ứng xử giữa cấp trên và cấp dưới.
Nguyên nhân của tồn tại nêu trên đó là do ảnh hưởng của cơ chế quản lý trước đây đó là cơ chế tập trung bao cấp, mọi giá trị thông tin trong kinh doanh với Công ty Kinh doanh và chế biến than Hà Nội không có gía trị lớn, do vậy cơ chế đó còn ảnh hưởng tới ngày nay. Với sự phát triển của cơ chế thị trường mọi
thông tin trong kinh doanh đều có thể quy bằng tiền, ngoài ra nó còn liên quan tới vấn đề người ngoài nhìn vào và đánh giá năng lực quản lý của doanh nghiệp, hơn thế nữa nó còn là sự nhìn nhận của người ngoài vào nhân sự của công ty.
Vấn đề rất tế nhị nhưng lại có liên quan lớn trong việc hình thành văn hoá chất lượng tại công ty, có liên quan tới ứng xử giữa các thành viên trong công ty đó là vấn đề mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, để có thể thực hiện tốt trong công việc thì cấp dưới phải biết tôn trọng cấp trên, cấp trên phải hiểu được năng lực của từng nhân viên để có thể giao công việc cho phù hợp. Tại Công ty Kinh Doanh và Chế Biến than Hà Nội vấn đề quản lý nhân viên còn chưa thực hiện chặt chẽ còn phụ thuộc vào rất nhiều quan hệ xã hội, một người nào đó vi phạm kỷ luật chưa thực hiện phạt theo đúng quy định đưa ra chỉ đơn giản dừng lại ở việc nhắc nhở, cảnh cáo tuỳ thuộc vào từng mối quan hệ do đó vấn đề kỷ luật chưa được thực hiện nghiêm minh mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới chưa được giải quyết thoả đáng. Vấn đề tiếp theo tồn tại ở công ty là mặc dù những vị trí lãnh đạo trong công ty đang thực hiện công việc của mình khá tốt nhưng cũng có vấn đề đặt ra là có một số nhân viên trong công ty chưa thoả đáng với sự sắp xếp vị trí lãnh đạo như hiện nay theo ý kiến của họ cần có một tiêu chuẩn đưa ra đối với mỗi vị trí công việc.
Vấn đề hiện nay được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm đó là vấn đề thương hiệu cho sản phẩm của doanh nghiệp, đây là một tồn tại lớn mà công ty cần giải quyết. Trên thị trường có rất nhiều doanh nghiệp cùng kinh doanh than, nếu chất lượng sản phẩm đều như nhau thì thương hiệu sẽ đem lại cho thắng lợi cho công ty trong cạnh tranh. Với Công ty KD&CB Hà Nội do còn chịu ảnh hưởng nhiều của cơ chế bao cấp vì vậy chưa quan tâm tới việc xây dựng thương hiệu cho Công ty. Mỗi doanh nghiệp muốn thành công trong kinh doanh cần phải xây dựng được thương hiệu cho mình. Quá trình xây dựng vầ phát triển thương hiệu sẽ cho thấy được nền văn hoá chất lượng được thực hiện ở đó như thế nào. Với Công ty KD&CB than Hà Nội vấn đề tiếp cận với thị trường còn hạn chế, chưa
tham gia vào các hội chợ giới thiệu sản phẩm, chưa có kế hoạch cụ thể đưa ra trong việc tiếp cận giới thiệu sản phẩm ra thị trường, khi có sản phẩm mới đưa ra không lên được kế hoạch tiếp thị sản phẩm tới thị trường, thậm chí có nhiều khách hàng đã từng mua hàng của Công ty nhưng cũng không biết Công ty mới cho ra đời sản phẩm mới, đây là một lỗi rất lớn đối với những người làm kinh doanh. Nguyên nhân của những tồn tại này là do quan niệm của người quản lý. Điều này cần phải chấn chỉnh lại để có thể thực hiện được một nền văn hoá chất lượng.
Do đặc điểm nhân sự trong Công ty; đa số CBCNV là công tác tại Công ty từ thời bao cấp vì vậy tác phong làm việc của họ chưa phù hợp với cơ chế thị trường. Trong cơ chế mới hiệu quả công việc được đặt lên hàng đầu, sự nhanh nhậy nhìn nhận vấn đề để phản ứng kịp thời rất quan trọng. Nếu chỉ có đến Công ty làm việc theo sự phân công, bị động trong công việc điều đó đem lại bất cập trong vấn đề thực hiện văn hoá chất lượng đó là đem lại áp lực công việc cho người quản lý và cả người thực hiện. Nhân viên trong công ty sẽ thấy mất quyền tự chủ trong công việc và nhà quản lý lại phải làm quá nhiều việc.
Những tồn tại ở lớp thứ 2 của văn hoá chất lượng là những tồn tại trong việc xây dựng các chiến lược , mục tiêu, triết lý của doanh nghiệp. Công ty chưa xây dựng cho mình chiến lược phát triển dài hạn. Muốn cổ vũ động viên CBCNV trong Công ty hăng hái làm việc thì phải cho họ thấy được viễn cảnh của những thành quả lao động tích cực. Nếu đưa ra được cái đích cần tiến tới thì mọi người sẽ cùng nỗ lực làm việc.
Tồn tại ở lớp thứ 3 : Những tồn tại trong quan niệm chung: niềm tin, nhận thức, suy nghĩ, tình cảm có tính vô thức, mặc nhiên được công nhận trong doanh nghiệp. Trong Công ty hình thành một thói quen trong tiềm thức mọi người mặc dù chưa hết giờ làm nhưng mọi người đã tự cho phép mình được nghỉ trước giờ tan ca khoảng 30 phút, đây là ý thức của người lao động có ảnh hưởng tới hiệu quả công việc qua đó có ảnh hưởng tới văn hoá chất lượng của Công ty.
PHẦN III: GIẢI PHÁP XÂY DỰNG NỀN VĂN HOÁ CHẤT LƯỢNG VỮNG MẠNH TẠI CÔNG TY KINH DOANH VÀ CHẾ BIẾN
THAN HÀ NỘI: