8. Xúc tiến xuất khẩu
8.4.Tổ chức hoạt động thông tin liên lạc
Việc tổ chức hoạt động thông tin liên lạc bao gồm việc lập kế hoạch và thời điểm thực hiện hoạt động thông tin liên lạc.
a. Việc lập kế hoạch là cần thiết vì thông tin liên lạc với khách hàng là một phần cơ bản trong hoạt động marketing xuất khẩu của bạn. Bạn cần thông tin tới khách hàng rằng sản phẩm mà họ cần hiện đang được bán và họ có thể mua sản phẩm ở đâu.
Công việc này chỉ là một phần trong tổng thể hoạt động xúc tiến
thương mại. Kế hoạch hoạt động thông tin liên lạc cần hợp lý và thống nhất với kế hoạch marketing xuất khẩu tổng thể của bạn. Chi phí cho hoạt động xúc tiến cũng cần phải được xem xét. Bạn không bao giờ có
thể đó được chính xác kết quả của hoạt động này. Bạn cần phải lập kế hoạch thực hiện một cách kỹ lưỡng trước khi bỏ ra chi phí. Phí tổn này sẽ làm giảm tính khả thi của hoạt động và thu nhập của bạn. Nhiều nhà chuyên môn sẽ liên quan tới hoạt động thông tin liên lạc như: đối tác của bạn, đơn vị quảng cáo, phương tiện truyền thông xưởng thiết kế, nhà làm phim, nhà in… Do hầu hết các nhà chuyên môn trong lĩnh vực công nghiệp dịch vụ được trả công tính theo giờ nên cần tổ chức tốt công việc của họ để có thể tiết kiệm thời gian và sử dụng năng lực của họ một cách hiệu quả.
b. Thời điểm thực hiện hoạt động thông tin liên lạc cũng rất quan trọng. Bạn không bao giờ quảng cáo trước khi đảm bảo chắc chắn rằng sản phẩm của bạn hiện đang có sẵn để bán và sẵn sàng cho việc giao hàng tới kho của người mua.
Hầu hết các phương tiện truyền thông đòi hỏi một thời gian nhất định (2-20 tuần) để chuẩn bị trước khi phát quảng cáo của bạn. Đối với các nhà in thực hiện cuốn sách giới thiệu sản phẩm của công ty (brochure) cũng tương tự như vậy. Bạn cần đảm bảo rằng bạn biết khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị các hoạt động đó. Những khoản thời gian đó hiếm khi thay đổi. Tuy nhiên chúng đặc biệt quan trọng bởi bạn muốn tập trung nguồn lực quảng cáo vào một thời điểm nào đó. Phần lớn người ta có thể tiếp cận hơn một loại phương tiện truyền thông. Trên thực tế, ảnh hưởng của quảng cáo đa phương tiện này sẽ đẩy mạnh đáng kể thông điệp của bạn. Bạn hãy cố gắng đồng bộ hóa tất cả những nguồn lực quảng cáo của bạn. Điều này phù hợp với việc quảng cáo hàng tiêu dùng cũng như hàng công nghiệp.
Các nhà sản xuất hàng tiêu dùng thường có kế hoạch tổ chức các chiến dịch quảng cáo bao gồm tổng hợp nguồn lực quảng cáo trên một số phương tiện truyền thông. Họ quảng cáo trên báo in, truyền hình và đồng thời tổ chức các hoạt động xúc tiến. Điều này làm tăng tác động của mỗi phương tiện truyền thông. Nếu ngân sách quảng cáo ít, bạn cần sử dụng kinh phí để duy trì "việc quảng bá giới thiệu", cố gắng sử dụng các thông điệp có tác động lâu dài. Các thương nhân kinh doanh hàng công nghiệp cũng có thể thực hiện cách tiếp cận phương tiện truyền thông đa phương tiện này để hỗ trợ các chuyến viếng thăm vì mục đích bán hàng của họ bằng cách quảng cáo trên các tạp chí thương mại (tập trung quảng bá danh tiếng), gửi thư trực tiếp, sử dụng các phương pháp tiếp cận qua điện thoại.
Cần thận trọng đối với luật lệ của nước sở tại. Ở một số nước có quy định hạn chế quảng cáo đối với hàng tiêu dùng. Quảng cáo về thuốc lá trên truyền hình là một ví dụ. Ở hầu hết các nước Châu Âu đều cấm
quảng cáo thuốc lá trên truyền hình. Một số hạn chế khác được đưa ra xuất phát từ việc bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Có những luật lệ quy định cấm tiếp cận trực tiếp người tiêu dùng, có những quy định bắt buộc bạn phải mô tả rõ thành phần, trọng lượng và xuất xứ của sản phẩm. Người tiêu dùng được luật pháp bảo vệ tránh những quảng cáo không trung thực.
Khi quảng cáo bất kỳ sản phẩm nào, bạn không bao giờ được khẳng định lợi ích của sản phẩm nếu thực tế không đúng như vậy. Bạn có thể sẽ bị phạt và quan trọng hơn là: khách hàng của bạn sẽ bắt đầu nghi ngờ bạn.