hàng GP. Bank
a. Quy trình thanh toán hàng xuất khẩu
Bước 1: Thông báo thư tín dụng, thông báo sửa đổi thư tín dụng (L/C)
Khi ngân hàng nhận được L/C (MT700/799…) hoặc sửa đổi L/C (MT707/799…) từ ngân hàng phát hành (ngân hàng của người mua), bộ phận Mã khóa phải kiểm tra và xác nhận mà testkey đúng (nếu bằng Telex), tính xác thực của điện MT700,
MT701…và MT 797, MT799 (nếu bằng Swift). Mẫu chữ ký có thẩm quyền của ngân hàng đại lý.
ký đúng, bộ phận mã khóa chuyển TTV lập thông báo theo mẫu quy định trình Lãnh đạo phòng ký duyệt và gửi khách hàng, đồng thời phải xóa khóa mã Testkey trên điện (nếu bằng Telex).
Trường hợp từ chối thông báo L/C thì thanh toán viên phải thông báo ngay cho Ngân hàng phát hành L/C bằng phương tiện thông tin điện tử nhanh nhất (Swift, Telex, Fax…) phù hợp với thông lệ quốc tế.
Trường hợp nhận được điện của Ngân hàng đại lý mà nội dung có ghi: “các chi tiết đầy đủ sẽ gửi sau bằng thư” hay một câu có nội dung tương tự, GP.Bank sẽ thông báo sơ bộ cho khách hàng. Trên thông báo sơ bộ phải ghi rõ: “Thông báo sơ bộ chưa có hiệu lực thi hành”. Khi nhận được L/C hoặc bản sửa đôi chi tiết được gửi đến bằng thư, thanh toán viên phải kiểm tra như quy định và thông báo chính thức cho khách hàng.
Nếu đồng ý xác nhận, trên thư thông báo phải ghi câu: “Chúng tôi thông báo L/C này kèm theo sự xác nhận của chúng tôi” (We here by add our confirmation to this credit). Nếu không đồng ý xác nhận, trên thông báo gửi khách hàng phải ghi rõ: “Chúng tôi thông báo L/C này không kèm theo sự xác nhận của chúng tôi” (We here by advise this Credit without adding our confirmation) đồng thời phải thông báo ngay cho Ngân hàng mở L/C.
Khi lập thông báo mở L/C hoặc thông báo sửa L/C, Thanh toán viên đồng thời hạch toán thu phí thông báo L/C, phí thông báo sửa đổi L/C, phí xác nhận (nếu có) theo biểu phí dịch vụ hiện hành của GP.Bank.
35
Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra, gửi chứng từ và đòi tiền.
Khi nhận được phiếu xuất trình bộ chứng từ xuất (theo mẫu đính kèm trong phần phụ lục đính kèm), kèm bộ chứng từ do khách hàng xuất trình kèm bản gốc L/C và các bản sửa đổi có liên quan (nếu có), TTV phải kiểm tra số lượng chứng từ, loại chứng từ và ghi rõ ngày giờ xuất trình và ký nhận theo mẫu đính kèm trong phần phụ lục. Sau khi kiểm tra chứng từ, TTV phải rút số dư trên L/C bằng cách đóng dấu và ghi vào mặt sau của L/C gốc. Nếu chứng từ xuất trình do Ngân hàng khác thông báo L/C, TTV phải lập hồ sơ theo dõi riêng.
Khi kiểm tra chứng từ TTV phải lập phiếu kiểm tra chứng từ xuất khẩu (theo
mẫu) và ghi ý kiến của mình trên chứng từ, trình lãnh đạo phòng trước khi lập thư gửi chứng từ hoặc điện đòi tiền Ngân hàng nước ngoài hoặc trước khi thông báo cho khách hàng (nếu có sai sót).
Sau khi kiểm tra chứng từ có 2 trường hợp sau:
Chứng từ phù hợp với L/C : Chứng từ được gửi và đòi tiền theo quy định của L/C
Đòi tiền bằng thư: thực hiện theo mẫu quy định
Đòi tiền bằng điện: Sử dụng các mẫu điện Swift thích hợp. Nếu bằng Telex, phải có mã khóa điện, nội dung phải được ghi đầy đủ như mẫu đòi tiền bằng thư. Đối với L/C cho phép đòi tiền bằng điện, trên thư gửi chứng từ phải ghi rõ: “Chứng từ đã được đòi bằng điện ngày…tránh thực hiện hai lần” (Reimbursement claim has been effected by cable dated…please avoid duplicate)
Chứng từ không phù hợp với L/C:
Nếu chứng từ xuất trình không phù hợp với điều kiện, điều khoản L/C mà khách hàng không thể sửa chữa được, trên thư hoặc điện đòi tiền ngân hàng nước ngoài phải nêu rõ các điểm không phù hợp và chỉ thị trả tiền nếu được chấp nhận (sử dụng Thông báo sai biệt - MT750) .
Trường hợp chứng từ không phù hợp với L/C thì không đươc gửi lệnh đòi tiền
cho ngân hàng hoàn trả mà yêu cầu Ngân hàng mở L/C khi chấp nhận thanh toán điện báo cho GP.Bank (ngân hàng đòi tiền) để đòi tiền ngân hàng hoàn trả.
Với chứng từ xuất trình không phù hợp L/C, mặc dù có thể sửa chữa thay thế
được nhưng khách hàng không đồng ý với ngân hàng, thanh toán viên yêu cầu khách hàng phải ký bảo lưu và chịu trách nhiệm về những điểm không phù hợp đó nếu ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán và vẫn tiến hành lập thư gửi chứng từ và đòi tiền như quy định.
36
Trường hợp khách hàng yêu cầu ( bằng văn bản) thanh toán ngay bộ chứng từ, Ngân hàng có thể xem xét áp dụng các hình thức thanh toán sau:
Chiết khấu miễn truy đòi: Ngân hàng mua đứt bộ chứng từ và chịu rủi ro trong việc đòi tiền ngân hàng nước ngoài
Chiết khấu có truy đòi: Ngân hàng thực hiện chiết khấu chứng từ, nếu ngân hàng nước ngoài từ chối thanh toán chứng từ thì Ngân hàng có quyền truy đòi lại khách hàng.
Trường hợp chứng từ xuất trình có sai sót không nghiêm trọng so với các điều
khoản, điều kiện trong L/C, khách hàng yêu cầu chiết khấu truy đòi, Phòng TTQT báo cáo tổng giám đốc từng trường hợp cụ thể để xem xét giải quyết. Trị giá chiết khấu không vượt quá 95% trị giá hối phiếu.
Đối với các bộ chứng từ chiết khấu có truy đòi: trong vòng 30 ngày kể từ ngày GP.Bank gửi chứng từ đòi tiền mà không nhận được thông báo trả tiền của ngân hàng nước ngoài, GP.Bank được tự động ghi nợ tài khoản của khách hàng. Nếu trên tài khoản của khách hàng không có tiền, trong vòng 7 ngày làm việc ngân hàng sẽ chuyển số tiền chiết khấu sang nợ quá hạn và xử lý như đối với trường hợp nợ cho vay quá hạn, cam kết của khách hàng được ghi trên thư yêu cầu thanh toán
Trường hợp ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán chứng từ, TTV phải xác minh lại lý do nước ngoài từ chối đồng thời thông báo ngay cho khách hàng. Mặt khác phải điện phản đối việc từ chối của Ngân hàng nước noài nếu lý do từ chối không xác đáng. Khi nhận được điện báo có của Ngân hàng nước ngoài, thanh toán viên phải
thông báo cho Phòng kế toán hạch toán thanh toán tiền hàng và ghi đầy đủ các khoản phí trên điện báo có của ngân hàng mở tài khoản theo biểu phí hiện hành của GP.Bank. Bảng 2.6. Bảng phí dịch vụ của Ngân hàng GP.Bank đối với L/C xuất khẩu
STT
Dịch vụ Mức phí
1
Thư tín dụng xuất khẩu Thông báo qua 1 NH khác
1.1
Thông báo thư tín dụng
25USD, thông báo trực tiếp đến KH: 20USD
1.2
Thông báo sửa đổi thư tín dụng 15USD/lần
1.3
Hủy thư tín dụng theo yêu cầu 15USD/lần
( Nguồn: Ngân hàng Dầu Khí Toàn Cầu)
37
b. Quy trình thanh toán hàng nhập khẩu
Bước 1: Mở, điều chỉnh L/C và ký quỹ
Khi nhận được thư yêu cầu mở hoặc điều chỉnh L/C của khách hàng, phải kiểm tra nội dung theo mẫu quy định của GP.Bank, kiểm tra nguồn vốn (vốn vay, vốn tự có, vốn khác) và khả năng thanh toán của khách hàng đối với L/C, để yêu cầu ký quỹ và/hoặc xem xét điều kiện miễn/ giảm ký quỹ theo quy định của Tổng giám đốc ( xem mẫu thư yêu cầu mở L/C và sửa L/C do GP.Bank quy định). Sau khi kiểm tra thấy hợp lệ, TTV lập tờ trình mở L/C theo mẫu quy định hồ sơ theo dõi L/C, nhập số liệu vào máy tính. Việc mở hoặc điều chỉnh L/C được thực hiện bằng các phương thức sau: Điện:
Bằng Swift theo mẫu điện MT700, MT701 (mở L/C) , MT707 (sửa L/C) Bằng Telex có mã khóa (Testkey)
Thư: Theo mẫu quy định của GP.Bank và phải có đầy đủ chữ ký có thẩm quyền.
Khi mở L/C xác nhận, trong L/C phải có tên và địa chỉ đầy đủ của Ngân hàng xác nhận. Nếu ngân hàng xác nhận chính là ngân hàng thông báo thì trong L/C phải ghi “Confirm” hoặc “ Please add your confirmation” và chỉ rõ phí xác nhận do bên nào chịu trách nhiệm thanh toán.
Nếu ngân hàng xác nhận không phải là ngân hàng thông báo thì phải liên hệ
trước với ngân hàng đại lý có quan hệ tốt với GP.Bank đề nghị họ xác nhận. GP.Bank sẽ không chịu trách nhiệm nào với sự chậm trễ do chậm xác nhận L/C.
Phải có hồ sơ theo dõi các khoản phí đã đòi ngân hàng nước ngoài, trong vòng 30 ngày kể từ ngày không nhận được tiền phí, GP.Bank phải nhắc nhở Ngân hàng thông báo. Định kỳ vào đầu tháng phải báo cáo số liệu về việc thu phí nước ngoài cho Trưởng phòng để xử lý kịp thời các khoản phí chưa thu được.
Trong thời hạn hiệu lực của L/C, nếu:
Ngân hàng thông báo yêu cầu hủy L/C thì TTV phải thông báo ngay cho người mua và đề nghị họ trả lời bằng văn bản. Khi nhận được trả lời của khách hàng bằng văn bản phải điện ngay cho ngân hàng thông báo biết và thu phí liên quan.
hưởng lợi, căn cứ theo yêu cầu của khách hàng, GP.Bank sẽ điện báo cho ngân hàng thông báo L/C biết, trong nội dung điện ghi rõ: trong vòng 05 ngày làm việc, nếu không nhận được trả lời thì L/C sẽ tự động hủy. 38
Khi L/C hết hạn hiệu lực hoặc L/C được phép hủy, phải thông báo cho khách
hàng biết về việc hủy L/C đồng thời hoàn trả ký quỹ (nếu có) sau khi đã thu đủ các phí có liên quan đến giao dịch.
Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, giao chứng từ, thanh toán:
Khi nhận được chứng từ giao từ ngân hàng nước ngoài, TTV phải kiểm tra chứng từ trước khi giao cho khách hàng.
Trường hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện
Khi nhận được điện đòi tiền của ngân hàng nước ngoài xác nhận chứng từ phù
hợp, TTV phải kiểm tra xác nhận mã (nếu bằng Testkey), các mẫu điện thích hợp (nếu bằng Swift). Nếu hợp lệ, TTV phải thực hiện việc trả tiền theo hướng dẫn quy định. Trả tiền đồng thời điện báo cho ngân hàng đòi tiền biết nếu họ yêu cầu (dùng
MT756), trừ phí trên số tiền phải trả và hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành. Khi nhận được chứng từ thanh toán nếu thấy không phù hợp với L/C, TTV phải thông báo ngay cho ngân hàng nước ngoài và khách hàng theo mẫu. Trong thông báo phải chỉ ra những điểm không hợp lệ và ghi rõ: “Chứng tôi đang giữ chứng từ và chờ sự định đoạt của các ông” (We are holding the documents at your disoal) , sử dụng MT734 bằng Swift. Đồng thời, TTV phải thông báo ngay cho người mua chi tiết những điểm không phù hợp, yêu cầu người mua trả lời bằng văn bản trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của GP.Bank.
Nếu người mua chấp nhận thanh toán, thực hiện việc thanh toán quy định trong L/C.
Nếu người mua không chấp nhận thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần, TTV phải điện báo ngay cho ngân hàng đòi tiền biết bằng Swift (dùng MT799,
MT734)
Trường hợp L/C quy định đòi tiền bằng chứng từ
Khi nhận được thông báo của ngân hàng nước ngoài xác nhận chứng từ phù hợp, TTV phải kiểm tra thông báo của Ngân hàng nước ngoài, kiểm tra nội dung chứng từ. Nếu phù hợp thì thực hiện trả tiền và giao chứng từ cho khách hàng.
Nếu chứng từ không phù hợp thì TTV phải thông báo ngay cho khách hàng những điểm không phù hợp. Yêu cầu trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo phải có ý kiến bằng văn bản về vấn đề đó. Đồng thời phải điện báo cho Ngân hàng chuyển chứng từ những điểm không phù hợp. Trên điện báo phải ghi rõ: “ We are holding the docs at your disposal”
39
Việc thông báo cho Ngân hàng xuất trình chứng từ không được quá 05 ngày làm việc của Ngân hàng kể từ ngay tiếp nhận chứng từ.
Trường hợp chứng từ của Ngân hàng nước ngoài gửi đến nhờ thu theo L/C do
chứng từ không phù hợp, phải thông báo cho người mua và nêu rõ các điểm không phù hợp, yêu cầu người mua trong vòng 03 ngày làm việc phải có ý kiến bằng văn bản kể từ ngày nhận được thông báo.
Nếu chấp nhận thanh toán thì giao chứng từ cho khách hàng và thực hiện trả tiền.
Nếu không chấp nhận hoặc chấp nhận thanh toán một phần, phải thông báo ngay cho ngân hàng xuất trình chứng từ biết.
Đối với L/C thanh toán có kỳ hạn (L/C trả chậm) có quy chế riêng.
Trường hợp người mua yêu cầu GP.Bank phát hành bảo lãnh nhận hàng hoặc ký hậu vận đơn để nhận hàng nhập, người mua phải có yêu cầu bằng văn bản và cam kết chấp nhận thanh toán để cả khi chứng từ không phù hợp và thu phí theo biểu phí hiện hành của GP.Bank.
Trường hợp khách hàng yêu cầu chỉ định của Ngân hàng hoàn trả ngay khi mở L/C, cần xem xét từng trường hợp cụ thể để quyết định có chấp nhận quy định của ngân hàng hoàn trả hay không, phải có các điều kiện sau:
L/C hạn chế thanh toán tại một ngân hàng chiết khấu có tín nhiệm với GP.Bank.
Ngân hàng được chỉ định hoàn trả phải là Ngân hàng giữ tài khoản và là Ngân hàng đại lý chính của GP.Bank.
L/C có quy định Ngân hàng hoàn trả, sau khi mở L/C TTV phải tiến hành lập ủy quyền hoàn trả gửi ngân hàng hoàn trả bằng điện Swift (MT740), bằng Telex hoặc bằng thư. Trong nội dung L/C phải ghi rõ: Ngân hàng đòi tiền thông báo về việc đời tiền trước 02 ngày làm việc. Đối với các L/C cho phép tự động ghi nợ, trong nội dung L/C phải quy định rõ: phải thông báo ghi nợ trước 02 ngày làm việc.
40
Bảng 2.7. Bảng phí dịch vụ của Ngân hàng GP.Bank đối với L/C nhập khẩu
STT Dịch vụ Mức phí 1 Thư tín dụng nhập khẩu 1.1 Phát hành thư tín dụng 1.1.1
L/C ký quỹ 100%, hoặc đối ứng (trong 0.05% trị giá L/C trường hợp L/C quy định chỉ phải trả tiền Tối thiểu 50USD L/C nhập khẩu sau khi nhận được tiền Tối đa 500USD thanh toán của L/C xuất khẩu)
1.1.2
L/C miễn ký quỹ hoặc ký quỹ < 100% Tối thiểu 50USD hoặc đảm bảo bằng hình thức khác
Tối đa 2.000USD
Phần trị giá L/C được ký quỹ 0,05% trên phần trị giá L/C được ký quỹ
đảm bảo bằng hình thức khác: Thời gian L/C miễn ký quỹ hoặc được tính phí kể từ ngày phát hành đến ngày hết đảm bảo bằng hình thức khác hạn hiệu lực của L/C
1.2
Phí phát hành thư tín dụng sơ bộ 50USD
1.3
Sửa đổi thư tín dụng 20 USD/lần
1.4
Hủy thư tín dụng theo yêu cầu 20 USD + Phí trả ngân hàng nước ngoài (nếu có)
1.5
Thanh toán thư tín dụng (1 bộ chứng từ) 0.2% trị giá bộ chứng từ thanh
toán.
Tối thiểu 20 USD Tối đa 500 USD 1.6
Phí cầm giữ hồ sơ 18USD/1 bộ/quý 1.7
Ký hậu vận đơn
15USD theo thư tín dụng
(Nguồn: Ngân hàng Dầu Khí Toàn Cầu)
41