2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Chi nhánh NH GPBank Thăng Long là đơn vị trực thuộc NH GPBank nên cũng hoạt động theo mô hình tổng công ty 90, hoạt động theo luật các tổ chức tín dụng, có tư cách pháp nhân, thời hạn hoạt động là 99 năm, có quyền tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh.
Từ khi được thành lập và đi vào hoạt động, chi nhánh đã sắp xếp tổ chức bộ máy theo mô hình chi nhánh cấp I gồm có 5 phòng nghiệp vụ tại trụ sở chính của chi nhánh
tòa nhà CT2 – VIMECO Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội và 8 phòng giao dịch trực thuộc, bao gồm:
Phòng giao dịch Mỹ Đình - 15 Phạm Hùng - Từ Liêm – HN
Phòng giao dịch Trần Duy Hưng - 59 Trần Duy Hưng - Cầu Giấy – HN Phòng giao dịch Nguyễn Trãi - 547 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân – HN Phòng giao dịch Hoàng Quốc Việt - 385 Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy – HN Phòng giao dịch Nguyễn Cơ Thạch - Tầng 1 C3 Nguyễn Cơ Thạch - Mỹ Đình I - Từ Liêm – HN
Phòng giao dịch Văn Quán - TT10 - A8 (86) Khu đô thị mới Văn Quán - Hà Đông - Hà Nội
Phòng giao dịch Hà Đông – 198 Quang Trung – Hà Đông – Hà Nội
Phòng giao dịch Đông Anh- Số 9 Đường Cao Lỗ- Xã Uy Nỗ- Huyện Đông Anh- Hà Nội
25
Các phòng nghiệp vụ và phòng giao dịch đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao và hoạt động có hiệu quả.
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của GP.Bank chi nhánh Thăng Long Ban giám đốc Phòng Phòng Bộ phận kinh Phòng hỗ trợ Phòng kế toán doanh nghiệp cá nhân doanh ngoại kinh doanh –Hành chính hối và TTQT CVQH CVQH Giao dịch viên KHDN KHCN Kiểm soát Trợ lý Tư vấn Kho quỹ Quản lý tín dụng
(Nguồn: Phòng thanh toán quốc tế)
2.1.3.2. Nhiệm vụ của các phòng ban a. Ban giám đốc
Ban giám đốc gồm 01 giám đốc và 01 phó giám đốc, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của chi nhánh bao gồm cả việc giao chỉ tiêu cho các phòng ban và bộ phận, nhận chỉ tiêu từ cấp trên. Ban giám đốc chịu trách nhiệm báo cáo với cấp trên những kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh, đồng thời là cầu nối giữa các
trưởng phòng, trưởng bộ phận với từng nhân viên, chuyên viên trong chi nhánh, đưa những chủ trương của cấp trên xuống đến từng nhân viên.
b. Phòng doanh nghiệp và phòng cá nhân
Có trưởng phòng quản lý và các chuyên viên quan hệ khách hàng. Nhiệm vụ của chuyên viên quan hệ khách hàng là thực hiện các quan hệ giữa ngân hàng với khách hàng.
26
Về công tác phát triển khách hàng và huy động vốn:
Chủ động triển khai các hình thức huy động vốn của khách hàng một cách hiệu quả
Phát triển các khách hàng mới cũng như duy trì quan hệ với những khách hàng đã từng giao dịch với ngân hàng
Tìm hiểu những nhu cầu phát sinh của khách hàng đề phản ánh với ban giám đốc, đề xuất các sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng nhất là các khách hàng có nhu cầu cao về lãi suất hay tính thanh khoản… Về công tác tín dụng:
Trực tiếp đề xuất hạn mức, các khoản tín dụng, bảo lãnh…. cho khách hàng
Theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, đôn đốc và nhắc nhở với nhứng khách hàng đến hạn mà chưa đến trả lãi hoặc gốc
Tìm kiếm khách hàng mới và khai thác nhu cầu vay vốn của những khách hàng cũ
Phòng cá nhân có số lượng nhân viên lớn nhất chi nhánh. Lượng nhân viên này chia làm hai mảng: chuyên viên quan hệ khách hàng cá nhân và bộ phận tư vấn bán hàng. Nhiệm vụ của chuyên viên quan hệ khách hàng cá nhân đã được trình bày ở trên, còn nhiệm vụ của bộ phận tư vấn là hỗ trợ cho các chuyên viên khách hàng trong việc marketing, giới thiệu các sản phẩm, tư vấn sản phẩm cho khách hàng.
Phòng doanh nghiệp có chuyên viên quan hệ khách hàng doanh nghiệp và trợ lý được chia thành cặp chuyên viên và trợ lý. Nhiệm vụ của chuyên viên quan hệ khách hàng doanh nghiệp cũng đã được trình bày như trên. Thông thường các chuyên viên quan hệ khách hàng là người trực tiếp thực hiện việc tiếp xúc, quan hệ với khách hàng, tìm kiếm những khách hàng mới và duy trì những khách hàng đã có. Các trợ lý chịu trách nhiệm cùng các chuyên viên hoàn chỉnh hồ sơ khách hàng và xác định nhu cầu tín dụng của khách hàng, từ đó lập tờ trình và đề nghị giải ngân cho khách hàng. c. Bộ phận kinh doanh ngoại hối và thanh toán quốc tế
Thực hiện các giao dịch với khách hàng theo đúng quy trình tài trợ thương mại và hạch toán kế toán những nghiệp vụ liên quan trên cơ sở hạn mức khoản vay, bảo lãnh được phê duyệt.
27
Chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc phát triển và nâng cao hiệu quả hợp tác kinh doanh đối ngoại của Chi nhánh, chịu trách nhiệm về tính chính xác, đúng đắn, đảm bảo an toàn tiền vốn, tài sản của Ngân hàng, khách hàng
Tiếp thị, tiếp cận phát triển khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tiếp thu tìm hiểu nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng
d. Phòng hỗ trợ kinh doanh
Phòng hỗ trợ kinh doanh được chia thành các bộ phận: Bộ phận giao dịch viên
Thực hiện việc xử lý những giao dịch trực tiếp giữa khách hàng với ngân hàng như những giao dich gửi tiền, rút tiền, tất toán sổ tiết kiệm, thu và chi lãi,…Giao dịch viên cũng có nhiệm vụ giải đáp thắc mắc của khách hàng và giới thiệu cho khách hàng những dịch vụ sẵn có của ngân hàng phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng. Bộ phận giao dịch viên đồng thời thực hiện hạch toán các giao dịch của khách hàng với ngân hàng, đảm bảo các giao dịch của khách hàng được thực hiện nhanh chóng Bộ phận kiểm soát
Bộ phận kiểm soát thực hiện các công việc giám sát hoạt động của các giao dịch viên trên các cơ sở
Kiểm tra, giám sát về mặt nghiệp vụ của các giao dịch viên, đảm bảo các giao dịch được hạch toán chính xác, đầy đủ
Kiểm tra, giám sát về thái độ phục vụ của giao dịch viên.
Giải đáp thắc mắc của khách hàng mà giao dịch viên chưa giải đáp được Bộ phận kho quỹ
Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ vè quản lý kho và xuất nhập quỹ, vận chuyển tiền cho các phòng giao dịch khi có nhu cầu tiếp quỹ, điều chuyển tiền đi NHNN, các ngân hàng đối tác và ngược lại theo quy trình đảm bảo an toàn
Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị liên quan để kiểm soát lượng tiền mặt giao dịch trong ngày từ đó đề xuất định mức tiền tồn quỹ hợp lý để đảm bảo tiết kiệm vốn, sử dụng vốn có hiệu quả, hạn chế tình trạng thừa vốn đồng thời nâng cao an toàn kho quỹ
Chịu trách nhiệm tham mưu, đề xuất với giám đốc chi nhánh về các biện pháp, điều kiện đảm bảo an toàn kho quỹ và an ninh tiền tệ
Theo dõi, tổng hợp lập báo cáo tiền tệ, an toàn kho quỹ theo quy định 28
Bộ phận quản lý tín dụng
Kiểm tra và tham mưu cho Ban Giám Đốc thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ Quản lý tín dụng theo chế độ quy định.
Thực hiện chặt chẽ các bước kiểm tra trước khi giải ngân cho khách hàng vay, thông qua việc quản lý tính tuân thủ của quyết định tín dụng, tính chính xác và nhất quán của các thông tin về khách hàng, hợp đồng vay, tài sản đảm bảo giữa hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.
Kiểm tra, đôn đốc công tác thu hồi vốn và theo dõi chất lượng tín dụng khách hàng vay của Phòng kinh doanh.
e. Phòng kế toán và hành chính Bộ phận kế toán
Thực hiện công tác kế toán, tài chính cho toàn bộ hoạt động của Chi nhánh, không trực tiếp làm nhiệm vụ kế toán giao dịch với khách hàng
Thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và chế độ báo cáo kế toán, theo dõi quản lý tài sản, vốn, quỹ của Chi nhánh theo quy định
của Chi nhánh bao gồm các Phòng Giao dịch theo quy trình luân chuyển và kiểm soát chứng từ. Thực hiện việc kiểm soát, lưu trữ, bảo quản, bảo mật các chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định của Nhà nước và Sacombank. Quản lý toàn bộ số liệu, dữ liệu kế toán, bảo mật, cung cấp thông tin hoạt động của Ngân hàng, của khách hàng qua số liệu kế toán theo quy định và lập các báo cáo kế toán tài chính theo quy định của Nhà nước
Bộ phận hành chính
Các vấn đề liên quan đến quản lý nhân sự, chấm công, theo dõi nhân viên trong chi nhánh về việc chấp hành các kỷ luật đề ra
Các vấn đề liên quan đến tổ chức đào tạo và nhu cầu đào tạo nhân sự của chi nhánh
Các văn bản trao đổi giữa chi nhánh với sở giao dịch và các phòng giao dịch trực thuộc
Các vấn đề liên quan đến cung cấp văn phòng phẩm, đồng phục nhân viên, cơ sở vật chất
29