Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức này: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp bao gồm ghi theo trỡnh tự thời gian trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trờn sổ cỏi.
Chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập cơ sở từng chứng từ kế toỏn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đỏnh số hiệu liờn tục trong từng thỏng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký – chứng từ ghi sổ) và cú chứng từ kế toỏn đớnh kốm, phải được kế toỏn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toỏn.
Hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ gồm cú cỏc loại sổ kế toỏn sau: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cỏi, cỏc sổ thẻ kế toỏn chi tiết.
Sổ kế toỏn phản ỏnh chi phớ sản xuất: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cỏi TK621, 622. 627..., sổ chi tiết chi phớ sản xuất.
Sơ đồ 4: Sơ đồ trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ
Chứng từ kế toỏn Sổ thẻ kế toỏn chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng tổng hợp kế toỏn chứng từ cựng loại
Sổ cỏi
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Ghi chỳ : : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối thỏng. : Đối chiếu kiểm tra
1.6.5.Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
* Giới thiệu phần mềm kế toỏn:
Đối với việc hạch toỏn trờn mỏy vi tớnh, khõu đầu tiờn của quy trỡnh hạch toỏn trờn mỏy là khõu thu thập, xử lý phõn loại chứng từ và định khoản kế toỏn. Đõy là khõu quan trọng nhất, bởi vỡ sau khi cỏc số liệu trờn được nhập vào mỏy sẽ tự động xử lý cỏc thụng tin để đưa ra cỏc sổ chi tiết, sổ cỏi và cỏc loại bỏo cỏo. Nếu khõu đầu tiờn đú nhập khụng chớnh xỏc thỡ tất cả cỏc kết quả thu được do mỏy xử lý đều khụng đỳng.
Phần mềm kế toỏn cú cỏc phõn hệ nghiệp vụ - Hệ thống
- Kế toỏn tổng hợp - Kế toỏn tiền mặt
- Kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu - Kế toỏn hàng tồn kho
- Kế toỏn tài sản cố định
- Kế toỏn chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm
Hệ thống menu trong chương trỡnh kế toỏn được tổ chức dưới dạng 3 cấp - Cấp 1: Bao gồm cỏc phõn hệ nghiệp vụ
- Cấp 2: Liệt kờ cỏc chức năng chớnh trong phõn hệ nghiệp vụ bao gồm: + Cập nhật số liệu
+ Lờn bỏo cỏo
+ Khai bỏo cỏo danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn
- Cấp 3: Liệt kờ cỏc chức năng cụ thể được nờu ra trong menu cấp 2 tương ứng.
Cỏc thao tỏc cập nhật chứng từ: Màn hỡnh nhập chứng từ bao gồm 3 phần: - Phần 1: Cỏc thụng tin liờn quan đến chứng từ như: Số seri, số chứng từ, ngày thỏng địa chỉ, ghi định khoản...
- Phần 2: Tiếp tục ghi cỏc phần cũn lại STT, mó biểu, mó tiết, diễn giải, số lượng, thành tiền.
- Phần 3: Cỏc mức chức năng điều khoản quỏ trỡnh nhập chứng từ như in, nhập mới, nhật ký, thoỏt.
Sơ đồ 5: Hỡnh thức kế toỏn mỏy
Ghi chỳ: : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Ghi cuối thỏng
: Đối chiếu
: Quan hệ song song
Chứng từ kế toỏn Phần mềm kế toỏn Sổ kế toỏn
Sổ tổng hợp, sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ cựng loại
Mỏy vi tớnh Bỏo cỏo tài chớnh Bỏo cỏo kế toỏn
CHƯƠNG 2