* Trỡnh tự ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra được dựng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi cỏc nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ nhật ký chung, sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cỏi theo cỏc tài khoản kế toỏn phự hợp. Nếu đơn vị mở sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh được ghi vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
Trường hợp đơn vị mở cỏc sổ nhật ký đặc biệt thỡ hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ được dựng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liờn quan. Định kỳ (3,5,10…ngày) hoặc cuối thỏng, tựy khối lượng nghiệp vụ phỏt sinh, tổng hợp số nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào cỏc tài khoản phự hợp trờn Sổ cỏi, sau khi đó loại trừ số trựng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu cú).
- Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trờn Sổ cỏi, lập bảng cõn đối số phỏt sinh.
Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đỳng, số liệu trờn Sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết) được dựng để lập cỏc Bỏo cỏo tài chớnh.
Về nguyờn tắc, tổng số phỏt sinh nợ và tổng số phỏt sinh cú trờn bảng cõn đối số phất sinh phải bằng tổng số phỏt sinh nợ và tổng số phỏt sinh cú trờn sổ nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chung và cỏc sổ nhật ký đặc biệt sau khi đó trừ số trựng lặp trờn cỏc sổ nhật ký đặc biệt) cựng kỳ.
Sổ kế toỏn phản ỏnh chi phớ sản xuất: Sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký chi tiền, sổ cỏi TK621,TK622, …Sổ chi tiết chi phớ sản xuất.
* Sơ đồ 1:
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối thỏng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.6.2.Hỡnh thức Nhật ký chứng từ. Chứng từ kế toỏn Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ cỏi Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết Bảng cõn đối số phỏt sinh Bảng tổng hợp chi tiết
* Trỡnh tự ghi sổ:
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức này là tập hợp và hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo bờn cú của cỏc tài khoản kết hợp với việc phõn tớch cỏc nghiệp vụ kinh tế đú theo cỏc tài khoản đối ứng nợ. Kết hợp chặc chẽ việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian với việc hệ thống húa cỏc nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Kết hợp rộng rói việc hạch toỏn tổng hợp với hạch toỏn chi tiết trờn cựng một sổ kế toỏn và trong cựng một quỏ trỡnh ghi chộp. Sử dụng cỏc mẫu in sẵn cỏc quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiờu quản lý kinh tế, tài chớnh và lập bỏo cỏo tài chớnh
* Sơ đồ 2 : Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chứng từ
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, Kiểm tra