2.1. Kế hoạch 2008 của hệ thống đại lý:
Hiện nay hệ thống gồm 43 đại lý phân bố các khu vực như sau: TPHCM = 20 đại lý
Miền Trung = 12 đại lý Miền Đơng = 04 đại lý Tây Nguyên = 03 đại lý Miền Tây = 04 đại lý
Dự kiến phát triển, thanh lý và củng cố như sau:
Củng cố 19 đại lý:
o TPHCM = 04 đại lý
o Miền Trung = 08 đại lý
o Miền Đơng = 02 đại lý
o Tây Nguyên = 01 đại lý
Thanh lý 24 đại lý:
o TPHCM = 16 đại lý ( hệ thống nhà sách = 6)
o Miền Đơng = 02 đại lý
o Miền Trung = 04 đại lý
o Tây Nguyên = 02 đại lý
Phát triển 5 đại lý:
o Vũng Tàu = 01 đại lý
o Đà Lạt = 01 đại lý
o Biên Hồ = 01 đại lý
o Bình Dương = 01 đại lý
o Nha Trang = 01 đại lý
Như vậy tổng cộng cịn lại 19 đại lý hoạt động với doanh thu bình quân tối thiểu phải đạt là:
19 đại lý với doanh thu khốn 875.000.000đ/ tháng = 10.500.000.000đ/năm Các đại lý này sẽ phấn đấu tăng 10% doanh thu = 11.550.000.000đ/năm
Mở rộng 05 đại lý tại các tỉnh thành với doanh thu dự kiến= 2000.000.000đ/năm Về việc đầu tư mới 100%: sẽ áp dụng cho những đại lý đạt doanh số cao, diện tích rộng, vị trí thuận lợi, địa điểm đẹp, quảng bá thương hiệu tốt. Chi phí do cơng ty đầu tư tồn bộ.
Về việc củng cố: được áp dụng cho các đại lý doanh thu bình quân từ 30 triệu đồng/tháng (Các đại lý dự kiến đề xuất củng cố hiện nay với quầy tủ kệ đã củ, vị trí trưng bày hàng hố ít, màu sắc khơng phù hợp và khơng thống nhất..) với hai phương án sau:
Phương án 1:
Chi phí hai bên cùng chia sẽ( cơng ty hỗ trợ 50% cịn lại đại lý 50%) Phương án 2:
Cơng ty sẽ ứng trước 100% chi phí trang bị quầy kệ, phía đại lý sẽ thanh tốn dần bằng 5% doanh thu/ tháng.
+ Hợp đồng từ 3 năm trở lean
+ Đảm bảo doanh thu tối thiểu = 15% giá trị hàng hố
Những đại lý này sau khi trang bị lại với tồn bộ bảng hiệu, quầy kệ… theo mẫu thiết kế mới của cơng ty thì sẽ đẩy mạnh doanh thu hơn nhằm thống nhất chuỗi các hệ thống bán hàng và khách hàng nhớ đến thương hiệu của cơng ty hơn.
2.2. Giải pháp cho hệ thống đại lý:
Trong quá trình hoạt động cơng ty đã sử dụng chiến lược phân phối rộng rãi, mở rộng hệ thống đại lý ra khắp các tỉnh thành làm cho sản phẩm cơng ty cĩ mặt ở nhiều nơi trên thị trường . Bên cạnh đĩ việc mở rộng hệ thống đại lý cơng ty đã sử dụng một số đại lý phân phối và phân bố chưa được phù hợp, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của hệ thống phân phối. Để khắc phục cơng ty can phải:
- Phân bố lại các đại lý cho phù hợp hơn: điều này cũng được thể hiện trong kế hoạch hoạt động phân phối 2008, thể hiện ở việc chia lại địa bàn hoạt động cho phù hợp hơn, cơng ty mạnh dạn cắt giảm các đại lý hoạt động khơng hiệu quả, yếu kém, doanh thu thấp. Ngồi ra cơng ty cũng phải xem xét lại khả năng bao phủ của các đại lý tương ứng với quy mơ thị trường chứ khơng phải chú trọng quá vào số đại lý trên một vùng, cĩ như vậy cơng ty mới dễ dàng quản lý mạng lưới đại lý được. - Bên cạnh giảm bớt các đại lý yếu kém cơng ty phải chọn lọc lại những đại lý cĩ khả năng giữ vai trị chủ lực ở từng thị trường. Những đại lý này sẽ giúp cho cơng ty ổn định nhu cầu của thị trường và ổn định giá cả hàng hố, bên cạnh những đại lý hiện hữu được giữ lại thì cơng ty nên chọn thêm một số đại lý chủ lực mới, thường nên nằm ở những khu vực đơng dân cư, lượng tiêu thụ cao, mặt bằng lớn và vị trí đẹp.
- Khi chọn các đại lý chủ lực, cơng ty nên từng bước lập ra các tổng đại lý theo tỉnh hay khu vực theo các tiêu chuẩn của cơng ty. Khi đĩ các đại lý sẽ nhận hàng từ các tổng đại lý, hưởng chiết khấu và giá cả như hợp đồng với cơng ty. Như vậy cơng ty sẽ giảm được chi phí vận chuyển, giao hàng nhanh hơn và quản lý sẽ chặt chẽ hơn. Các tổng đại lý sẽ đạt doanh thu cao và bao phủ thị trường với sự hỗ trợ từ phía cơng ty.
- Về việc một số đại lý báo cáo chậm trễ khơng theo quy định của cơng ty thì cán bộ phụ trách đại lý can kiểm tra thường xuyên. Ngồi ra cơng ty phải đưa ra các mức hình phạt cho đại lý để khắc phục tình trạng này.
• Lần thứ nhất: đại lý bị phát hiện vi phạm lần đầu tiên kể từ khi cơng ty ra quy định thì cĩ thể phạt dưới hình thức khơng tính doanh thu tăng thêm vào doanh thu chỉ tiêu để xét thưởng khi đạt hay vượt chỉ tiêu, cĩ thể cắt luơn hỗ trợ về vận chuyển.
• Lần thứ hai vi phạm cơng ty sẽ khơng hỗ trợ chi phí vận chuyển và cắt luơn các phần thưởng( nếu cĩ) như vượt chỉ tiêu, thưởng cuối năm…
• Lần thứ ba vi phạm thì cơng ty sẽ chấm dứt hợp đồng với đại lý
Những quy định này sẽ được thơng báo rõ ràng đến từng đại lý và giám sát khu vực để kiểm tra việc thực hiện của đại lý
- Song song với đĩ cơng ty cần cĩ những khĩa đào tạo hướng dẫn các đại lý biết cách thự hiện báo cáo theo quy định của cơng ty.
- Cơng ty cần cĩ các biện pháp hỗ trợ tài chính cho các đại lý như : cĩ thể gia tăng nợ khi khả năng tài chính của đại lý gặp khĩ khăn nhất thời, hỗ trợ chi phí lưu kho và bảo quản hàng hố…Tạo điều kiện cho các đại lý gia tăng lượng hàng hố dự trữ và tăng lượng tiêu thụ sản phẩm cơng ty.
- Đối với các đại lý được cơng ty giữ lại tiếp tục kí hợp đồng thì cơng ty hỗ trợ chi phí để trang bị lại các thiết bị phục vụ việc bán hàng của đại lý như: bảng hiệu, đèn, quạt, kệ hàng… theo mẫu thiết kế mới của cơng ty thì sẽ đẩy mạnh được doanh thu và thống nhất được thương hiệu, khách hàng sẽ nhớ đến sản phẩm của NHABECO.
- Nhằm tạo sự nhiệt tình và lịng trung thành của các đại lý đối vơùi cơng ty nên cĩ chính sách khen thưởng đối với tất cả các đại lý hoạt động hiệu quả. Những chính sách và thủ tục đối với họ phải được thơng thống hơn qua đĩ tạo được niềm tin ở đại lý và thiện chí hợp tác đơi bên.
- Ngồi ra cũng cần thường xuyên kiểm tra, thăm hỏi tình hình các đại lý, tìm hiểu những khĩ khăn của đại lý, lắng nghe ý kiến đại lý để cơng ty cĩ hình thức hỗ trợ phù hợp qua đĩ nâng cao được doanh thu và tạo được mối quan hệ tốt đẹp của hai phía.
- Bên cạnh làm thơng thống các chính sách đối với đại lý hoạt động hiệu quả thì cơng ty cũng cần đơn giản hố các thủ tục mở đại lý.
- Đối với một số khu vực cĩ chi phí tăng cao, mức chiết khấu hiện tại cơng ty 30- 35% khơng cịn thoả mãn nữa thì cơng ty nên xem xét tăng tỉ lệ chiết khấu cho đại lý hoặc cĩ sự hỗ trợ nào khác.
- Cơng ty cũng nên mở các khố học về quy trình bán hàng cho nhân viên bán hàng đại lý hoặc khuyến khích hỗ trợ chi phí cho những nhân viên đại lý học tập các khố về bán hàng tại các cơ sở đào tạo( trường đại học, cao đẳng, các viện nghiên cứu…..).