quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án
Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà n−ớc (Quy trình kiểm toán chung) là cơ sở cho việc quản lý thống nhất các cuộc kiểm toán của toàm
ngành, làm cơ sở cho việc kiểm tra, soát xét chất l−ợng kiểm toán, đồng thời Quy trình kiểm toán chung còn làm nền tảng, là quy trình khung cho việc xây dựng các quy trình kiểm toán chuyên ngành.
Việc xây dựng quy trình kiểm toán áp dụng trong cuộc kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án phải dựa trên cơ sở Quy trình kiểm toán chung, Luật KTNN, Hệ thống Chuẩn mực kiểm toán Nhà n−ớc, chế độ của Nhà n−ớc và thực tế hoạt động của KTNN trong lĩnh vực kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án.
Quy trình kiểm toán áp dụng trong cuộc kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án (quy trình kiểm toán) mang những nội dung có tính đặc thù của hoạt động mua sắm và quản lý, sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án và tuân thủ kết cấu, trình tự của Quy trình kiểm toán chung, cụ thể:
Ch−ơng I: Những quy định chung
Trong ch−ơng này quy định những vấn đề mang tính nguyên tắc của quy trình kiểm toán bao gồm nội dung cơ bản sau đây:
- Quy trình kiểm toán đ−ợc thực hiện theo trình tự 4 b−ớc: Chuẩn bị kiểm toán; Thực hiện kiểm toán; Lập và gửi báo cáo biểm toán; Kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán;
- Nhiệm vụ của các tổ chức, cá nhân khi thực hiện kiểm toán; - Phạm vi áp dụng quy trình;
- Đối t−ợng áp dụng quy trình.
Ch−ơng II: Chuẩn bị kiểm toán
Trong ch−ơng này quy định những vấn đề về trình tự, thủ tục các b−ớc tiến hành chuẩn bị kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại Ban quản lý dự án do Bộ, ngành, địa ph−ơng quản lý; trong giai đoạn này cần thực hiện các b−ớc công việc theo trình tự sau đây:
1. Khảo sát thu thập thông tin về đơn vị đ−ợc kiểm toán:
- Thu thập thông tin tổng hợp về các Ban quản lý dự án do Bộ, ngành, địa ph−ơng quản lý:
+ Số l−ợng, loại hình, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ chung của các Ban quản lý dự án do Bộ, ngành, địa ph−ơng quản lý;
các Ban quản lý dự án do Bộ, ngành, địa ph−ơng quản lý;
+ Số liệu tổng hợp về tình hình mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án do Bộ, ngành, địa ph−ơng quản lý.
- Thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB): hệ thống các văn bản quy định, điều hành, h−ớng dẫn việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản; Chế độ thông tin báo cáo việc mua sắm, quản lý, sử dụng và xử lý tài sản tại các Ban quản lý dự án; Việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và các thông tin thu thập từ kết quả kiểm tra, thanh tra, kiểm tra nội bộ; Kết quả thực hiện và xử lý theo các kết luận, kiến nghị của các cơ quan thanh tra, kiểm toán và kiểm tra nội bộ.
- Nguồn thông tin và ph−ơng pháp thu thập thông tin:
+ Thu thập thông tin qua nghiên cứu tài liệu (số liệu báo cáo); từ các đơn vị đầu mối (kinh tế tổng hợp) của các Bộ, ngành, địa ph−ơng...
+ Ph−ơng pháp thu thập thông tin: cập nhật và đánh giá tài liệu; thu thập qua nghiên cứu tài liệu từ các nguồn khác nhau; phỏng vấn, trao đổi trực tiếp...
2. Đánh giá thông tin thu thập đ−ợc và hệ thống KSNB của đơn vị đ−ợc kiểm toán:
- Đặc điểm, hình thức quản lý dự án và phân cấp về quản lý tài sản của các Ban quản lý dự án
- Đánh giá khái quát tình hình mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án: đặc điểm tình hình mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản; việc chấp hành trình tự, thủ tục đầu t−; những thuận lợi, khó khăn trong quá trình quản lý, xử lý tài sản; những vấn đề cần l−u ý khi tiến hành kiểm toán...
- Đánh giá hệ thống KSNB: Hệ thống các văn bản chỉ đạo điều hành; Mối quan hệ phối giữa các cơ quan, đơn vị trong hệ thống KSNB; Hệ thống thông tin quản lý tài sản; Tổ chức và hoạt động của bộ máy KSNB; Tình hình thanh tra, kiểm tra tại đơn vị thời gian qua; Tìm hiểu, đánh giá hệ thống KSNB hoạt động có hiệu lực và hiệu quả? có tác dụng nhằm phát hiện, ngăn ngừa đ−ợc các sai phạm trong mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản?...
3. Xác định trọng yếu và rủi ro kiểm toán
- Trọng yếu kiểm toán trong kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án th−ờng tập trung vào một số vấn đề sau:
+ Xác định nhu cầu đầu t− mua sắm tài sản. Việc tuân thủ các quy định của nhà n−ớc trong việc phê duyệt; việc quản lý, sử dụng tài sản của các dự án
ch−a kết thúc; việc xử lý tài sản của các dự án khi dự án kết thúc; việc chấp hành các quy định trong việc điều chuyển tài sản và việc thực hiện mua sắm tài sản tại Ban quản lý dự án và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức có liên quan để kiến nghị với đơn vị đ−ợc kiểm toán và cơ quan có thẩm quyền nhằm chấn chỉnh kịp thời;
+ Đánh giá tính hiệu quả trong việc quản lý, sử dụng tài sản, qua đó có những kiến nghị, giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực của việc quản lý tài sản tại các Ban quản lý dự án;
+ Xem xét, đánh giá các chế độ chính sách về mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án nhằm phát hiện những bất cập để kiến nghị sửa đổị
- Rủi ro kiểm toán trong kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án th−ờng tập trung vào một số vấn đề sau:
+ Đơn vị không tổng hợp đầy đủ tài sản hình thành từ các nguồn kinh phí (nguồn NSNN, nguồn viện trợ, nguồn khác);
+ Việc mua sắm tài sản không tuân thủ quy định của nhà n−ớc (từ khâu phê duyệt đến triển khai thực hiện mua sắm tài sản);
+ Điều chuyển tài sản không đúng thẩm quyền; xử lý tài sản khi dự án kết thúc ch−a đúng quy định; sử dụng tài sản không đúng mục đích, không hiệu quả;
+ Công tác quản lý, theo dõi tài sản ch−a đầy đủ, ch−a đúng quy định. 4. Lập kế hoạch kiểm toán của Đoàn kiểm toán
Sau khi thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải sắp xếp, tổng hợp các thông tin đã thu thập đ−ợc và phân tích về đối t−ợng, đơn vị đ−ợc kiểm toán và nguồn lực hiện có để tiến hành lập kế hoạch kiểm toán của Đoàn kiểm toán theo mẫu quy định. Kế hoạch kiểm toán của Đoàn kiểm toán bao gồm một số nội dung cơ bản sau:
- Mục tiêu kiểm toán: Xác nhận tính đúng đắn, trung thực trong việc sử dụng ngân sách để mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án; đánh giá tính tuân thủ hệ thống các văn bản về quản lý tài chính hiện hành của Nhà n−ớc đối với việc mua sắm tài sản tại các Ban qảun lý dự án; đánh giá tính kinh tế, hiệu lực và hiệu quả của việc quản lý, sử dụng ngân sách trong việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án; kiến nghị phát huy nhữmg mặt làm tốt, khắc phục, sửa chữa sai sót, vi phạm để chấn chỉnh công tác quản lý kinh tế, tài chính tại các đơn vị đ−ợc kiểm toán; kiến nghị các
cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm, sửa đổi bổ sung, cải tiến chế độ mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án.
- Nội dung kiểm toán chủ yếu bao gồm:
+ Kiểm toán tổng hợp: Kiểm toán tổng hợp tình hình mua sắm và sử dụng tài sản của các Ban QLDA theo Chỉ thị của Thủ t−ớng Chính phủ, việc tuân thủ pháp luật trong mua sắm tài sản phục vụ trực tiếp hoạt động của Ban QLDA, tài sản đ−ợc hình thành thông qua việc thực hiện chức năng mua sắm của các Ban QLDA, việc quản lý, sử dụng tài sản của các Ban QLDA; kiểm toán việc thực hiện trách nhiệm của các bộ, ngành và địa ph−ơng với chức năng quản lý nhà n−ớc, vai trò chủ đầu t− trong quyết định, tổ chức mua sắm tài sản, trong kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản tại các Ban QLDẠ
+ Kiểm toán chi tiết: Kiểm toán việc sử dụng các nguồn vốn trong mua sắm tài sản; chấp hành các quy định về xử lý tài sản của các dự án khi kết thúc hoặc không có nhu cầu sử dụng trong quá trình thực hiện dự án; kiểm toán việc tuân thủ các quy định hiện hành của nhà n−ớc về mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban QLDẠ
- Phạm vi và giới hạn kiểm toán:
+ Xác định thời kỳ kiểm toán;
+ Kiểm toán việc mua sắm, quản lý và sử dụng đối với tất cả các loại tài sản đủ tiêu chuẩn là TSCĐ đ−ợc hình thành từ tất cả các nguồn của Ban QLDA thuộc các bộ, ngành và địa ph−ơng (thời kỳ kiểm toán);
+ Danh mục đơn đ−ợc kiểm toán;
+ Giới hạn kiểm toán: nêu những giới hạn kiểm toán và lý do không thực hiện.
- Ph−ơng pháp kiểm toán: Ngoài các ph−ơng pháp kiểm toán đ−ợc quy định tại Quy trình kiểm toán chung của KTNN, cần chú trọng áp dung ph−ơng pháp sau: Đối chiếu với nhà thầu; Kiểm tra thực tế tài sản.
- Thời hạn kiểm toán: Thời hạn kiểm toỏn của cuộc kiểm toỏn được tớnh từ ngày cụng bố quyết định kiểm toỏn đến khi kết thỳc việc kiểm toỏn tại đơn vịđược kiểm toỏn.
- Bố trớ nhõn sự kiểm toỏn: Trưởng đoàn phõn Tổ kiểm toỏn, phõn cụng Tổ trưởng và bố trớ Kiểm toỏn viờn phự hợp với trỡnh độ, năng lực đảm bảo nguyờn tắc độc lập, khỏch quan.
định rừ kinh phớ và cỏc điều kiện cần thiết cho cuộc kiểm toỏn như: Chi phớ ăn, ở, đi lại và cỏc phương tiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Đoàn kiểm toỏn.
5. Xét duyệt Kế hoạch kiểm toán: Lãnh đạo KTNN tổ chức xét duyệt Kế
hoạch kiểm toán của Đoàn kiểm toán; Kế hoạch kiểm toán sau khi đ−ợc chỉnh sửa theo ý kiến kết luận của Lãnh đạo KTNN sẽ làm cơ sở cho việc ban hành Quyết định kiểm toán.
6. Phổ biến quyết định, kế hoạch kiểm toán và cập nhật kiến thức cho thành viên Đoàn kiểm toán.
7. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho Đoàn kiểm toán.
Ch−ơng III: Thực hiện kiểm toán
Trình tự, thủ tục b−ớc thực hiện kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án đ−ợc thực hiện theo các quy định tại ch−ơng 3 Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà n−ớc. Quy trình này quy định cụ thể các nội dung liên quan đến kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án.
Tr−ớc khi th−c hiện kiểm toán, Tổ tr−ởng Tổ kiểm toán lập kế hoạch kiểm toán chi tiết theo quy định tại điểm 2.2 mục 2 ch−ơng 3 Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà n−ớc. Khi lập kế hoạch kiểm toán chi tiết cần l−u ý một số vấn đề sau:
- Để xây dựng kế hoạch kiểm toán, Tổ tr−ởng Tổ kiểm toán phải nhận biết toàn diện, đầy đủ về đơn vị đ−ợc kiểm toán để định h−ớng cho cuộc kiểm toán sát thực, phù hợp với những đặc điểm của từng đơn vị. Vì vậy, phải thu thập đầy đủ các thông tin về đặc điểm quản lý dự án của Ban quản lý dự án; nguồn vốn sử dụng cho các dự án; phân cấp quản lý, sử dụng tài sản; quy mô các dự án do Ban QLDA trực tiếp quản lý.... để xác định mục tiêu, ph−ơng pháp, thủ tục kiểm toán, nội dung, thời gian thực hiện phù hợp với quỹ thời gian kiểm toán chung trong kế hoạch kiểm toán của Đoàn kiểm toán mặt khác phải tính toán phù hợp với nhân sự của Tổ kiểm toán.
- Kế hoạch kiểm toán cần xác định rõ đối t−ợng kiểm toán gồm: tài sản của Ban QLDA; tài sản hình thành từ các dự án ODA, nguồn tài trợ, viện trợ khác (tài sản mua phục vụ T− vấn quản lý dự án theo Hiệp định giữa các Chính phủ...); tài sản điều chuyển và tài sản hình thành thông qua việc thực hiện chức năng mua sắm của các Ban QLDẠ
đúng nội dung và hình thức quy định, việc phân công công việc phải trên cơ sở năng lực và phù hợp với nguồn lực hiện có đồng thời phải cân nhắc sự phối hợp giữa các kiểm toán viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán.
- Kế hoạch kiểm toán chi tiết phải xác định mục tiêu, nội dung, ph−ơng pháp kiểm toán cụ thể từng phần hành công việc và phạm vi, thời gian hoàn thành công việc. Kế hoạch kiểm toán chi tiết phải xác định cụ thể trọng tâm, trọng điểm kiểm toán cần làm và h−ớng dẫn cụ thể cho từng kiểm toán viên. Kế hoạch kiểm toán chi tiết phải chú trọng tìm hiểu hệ thống kế toán tại Ban quản lý dự án.
- Sau khi lập kế hoạch kiểm toán chi tiết, Tổ tr−ởng Tổ kiểm toán lấy ý kiến các thành viên trong Tổ kiểm toán tr−ớc khi trình Tr−ởng đoàn kiểm toán phê duyệt. Sau khi kế hoạch kiểm toán chi tiết đ−ợc phê duyệt Tổ tr−ởng Tổ kiểm toán chịu trách nhiệm triển khai đến từng thành viên và thực hiện theo đúng kế hoạch.
1. Kiểm toán tổng hợp tại các bộ, ngành, địa ph−ơng - Căn cứ kiểm toán gồm:
+ Căn cứ pháp lý: Luật Ngân sách nhà n−ớc; Luật kiểm toán nhà n−ớc; Luật đấu thầu; Luật xây dựng; quy định về quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA và các văn bản quy định pháp luật khác có liên quan.
+ Hồ sơ tài liệu về phê duyệt, thực hiện mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản và các tài liệu khác có liên quan do đơn vị đ−ợc kiểm toán cung cấp.
- Mục tiêu và nội dung kiểm toán:
+ Tổng hợp tình hình mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của các Ban quản lý dự án thuộc bộ, ngành, địa ph−ơng; trong đó tập trung xác định số l−ợng, giá trị, nguồn hình thành các tài sản của Ban QLDA, tài sản đ−ợc hình thành phục vụ quản lý từng dự án theo hiệp định ký kết giữa các Chính phủ. Đánh giá việc thực hiện các quy định của Chính phủ về việc tăng c−ờng quản lý tài sản của các Ban quản lý dự án sử dụng vốn NSNN và các quy định khác về quản lý, sử dụng tài sản.
+ Đánh giá tính tuân thủ pháp luật trong việc phê duyệt, thực hiện mua sắm tài sản; trong việc thực hiện chức năng quản lý, sử dụng tài sản. Việc các bộ, ngành, địa ph−ơng phê đuyệt dùng tiền dự án để mua sắm trang bị tài sản cho các Ban QLDA và các đơn vị khác có đúng hiệp định, có phù hợp với quy định của nhà n−ớc không. Việc điều chuyển, xử lý tài sản khi dự án kết thúc có đúng thủ tục, đúng thẩm quyền quy định không. Tập trung đánh giá trách
nhiệm của các bộ ngành, địa ph−ơng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà n−ớc, vai trò chủ đầu t− trong quyết định, tổ chức mua sắm tài sản, trong