6. Kết cấu của đề tà
1.3.1. Xây dựng quy trình kiểm toán
Quy trình kiểm toán áp dụng trong cuộc kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án đ−ợc xây dựng trên cơ sở Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà n−ớc, bao gồm 4 b−ớc: Chuẩn bị kiểm toán; Thực hiện kiểm toán; Lập và gửi báo cáo kiểm toán; Kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán.
1.3.2. Xây dựng mẫu biểu hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do các Kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và l−u trữ theo mẫu biểu và quy định.
Mẫu biểu hồ sơ kiểm toán bao gồm: Kế hoạch kiểm toán; Biên bản kiểm toán và Báo cáo kiểm toán và nhóm hồ sơ chung.
Ch−ơng II: xây dựng quy trình kiểm toán và hệ thống mẫu biểu kiểm toán áp dụng trong cuộc kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản
của các Ban quản lý dự án
2.1. Đánh giá việc vận dụng quy trình và mẫu biểu kiểm toán trong thực hiện kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý thực hiện kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án tại một số bộ, ngành và địa ph−ơng qua kết quả kiểm toán
sắm, quản lý, sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án qua thực tế kiểm toán tại một số bộ, ngành và địa ph−ơng:
- Do ch−a có quy trình và mẫu biểu kiểm toán việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án nên Kiểm toán Nhà n−ớc chuyên ngành II đã vận dụng quy trình kiểm toán nhà n−ớc ban hành kèm theo quyết định số 04/2007/QĐ-KTNN của Tổng KTNN, các Quy trình kiểm toán khác của KTNN để tổ chức thực hiện cuộc kiểm toán việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án tại một số bộ, ngành, địa ph−ơng năm 2008. Về mẫu biểu kiểm toán, cuộc kiểm toán đã vận dụng theo hệ thống mẫu biểu kiểm toán chung ban hành kèm theo quyết định số 02/2007/QĐ-KTNN ngày 26/6/2007 của Tổng KTNN.
- Mặc dù ch−a có Quy trình và mẫu biểu kiểm toán việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án, nh−ng với sự lãnh đạo, chỉ đạo của Lãnh đạo KTNN chuyên ngành II, lãnh đạo Đoàn kiểm toán và sự cố gắng của các thành viên, Đoàn kiểm toán đã đạt đ−ợc kết quả tốt, có nhiều phát hiện kiểm toán và đã kiến nghị các Ban QLDA, bộ, ngành, địa ph−ơng xử lý theo đúng quy định của nhà n−ớc. Tổng KTNN đã quyết định họp báo công bố công khai kết quả kiểm toán của Đoàn kiểm toán việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án.
Thứ hai là, những khó khăn và hạn chế chủ yếu trong việc triển khai thực hiện kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại Ban quản lý dự án tại một số Bộ, ngành, địa ph−ơng do ch−a có quy trình, hệ thống mẫu biểu kiểm toán:
- Việc khảo sát lập kế hoạch kiểm toán gặp khó khăn do đặc thù riêng của kiểm toán chuyên đề, diện đối t−ợng kiểm toán rộng, đa dạng và đây là lần đầu tổ chức kiểm toán về vấn đề nàỵ
- Mặc dù đã đ−ợc KTNN chuyên ngành II tổ chức tập huấn chuyên đề tr−ớc khi triển khai kiểm toán nh−ng đây là lần đầu kiểm toán chuyên đề này và do ch−a có Quy trình kiểm toán riêng nên khi thực hiện kiểm toán đã phát sinh không ít vấn đề về xác định phạm vi kiểm toán tài sản tại Ban quản lý dự án; trong tổng hợp số liệu kiểm toán và số liệu báo cáo của đơn vị...
- Do ch−a có mẫu biểu kiểm toán nên công tác tổng hợp số liệu Báo cáo kiểm toán gặp khó khăn, bất cập nhất định.
2.2. Định h−ớng xây dựng quy trình, hệ thống mẫu biểu kiểm toán áp dụng trong cuộc kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của áp dụng trong cuộc kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án
2.2.1. Nguyên tắc xây dựng quy trình, hệ thống mẫu biểu
- Một là, tuân thủ pháp luật và các quy định của nhà n−ớc về quản lý kinh tế, tài chính ngân sách, tiền và tài sản nhà n−ớc; phù hợp với trình độ chuyên môn của Kiểm toán viên, trình độ quản lý của cơ quan KTNN và định h−ớng phát triển hoạt động kiểm toán của KTNN trong từng thời kỳ.
- Hai là, phục vụ đắc lực cho các mục tiêu, tiêu chí hoạt động của cơ
qaun KTNN; đáp ứng yêu cầu nâng cao chất l−ợng kiểm toán phục vụ có hiệu quả nhiệm vụ quản lý kinh tế, tài chính, ngân sách trong từng giai đoạn.
- Ba là, việc xây dựng quy trình kiểm toán áp dụng trong cuộc kiểm toán
mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án phải phù hợp với Quy trình kiểm toán chung của Kiểm toán Nhà n−ớc, phù hợp với thực tế hoạt động kiểm toán của KTNN.
- Bốn là, đảm bảo tính khả thi trong quá trình vận dụng quy trình, mẫu
biểu kiểm toán vào hoạt động thực tiễn của KTNN và phù hợp với khả năng và nguồn lực của KTNN.
- Năm là, tiếp thu có chọn lọc các thông lệ quốc tế phổ biến, những bài
học kinh nghiệm của KTNN các n−ớc trên thế giới và vận dụng phù hợp với điều kiện cụ thể của KTNN.
2.2.2. Quy trình tiến hành
B−ớc 1: Tổng KTNN ra quyết định thành lập một Tổ soạn thảo quy trình kiểm toán.
B−ớc 2: Tổ chức hội thảo khoa học để lấy ý kiến tham gia dự thảo Quy trình kiểm toán của các chuyên gia, nhà khoa học, các Kiểm toán viên nhiều kinh nghiệm (nếu xét thấy thật sự cần thiết).
B−ớc 3: Chỉnh sửa hoàn thiện dự thảo Quy trình kiểm toán sau khi tiếp thu ý kiến tham gia tại hội thảọ
B−ớc 4: Tổ chức lấy ý kiến tham gia, đóng góp vào dự thảo Quy trình kiểm toán. Sau khi hoàn thành dự thảo Quy trình kiểm toán, KTNN gửi dự thảo đến các đơn vị thuộc KTNN, các chuyên gia và đơn vị liên quan (nếu cần thiết) để xin ý kiến tham gia vào dự thảọ
B−ớc 5: Hoàn thiện dự thảo trình Tổng KTNN ký ban hành.
B−ớc 6: Tổ chức thực hiện: sau khi Tổng KTNN ký Quyết định ban hành Quy trình kiểm toán sẽ thực hiện triển khai áp dụng thống nhất trong toàn ngành.
2.3. Quy trình kiểm toán áp dụng trong cuộc kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án
Quy trình kiểm toán áp dụng trong cuộc kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án mang những nội dung có tính đặc thù của hoạt động mua sắm và quản lý, sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án và tuân thủ kết cấu, trình tự của Quy trình kiểm toán chung, cụ thể:
Ch−ơng I: Những quy định chung
Trong ch−ơng này quy định những vấn đề mang tính nguyên tắc của quy trình kiểm toán. bao gồm nội dung cơ bản: Quy trình kiểm toán đ−ợc thực hiện theo trình tự 4 b−ớc; Nhiệm vụ của các tổ chức, cá nhân khi thực hiện kiểm toán; Phạm vi áp dụng quy trình; Đối t−ợng áp dụng quy trình.
Ch−ơng II: Chuẩn bị kiểm toán
Trong ch−ơng này quy định những vấn đề trình tự, thủ tục b−ớc tiến hành chuẩn bị kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án; trong giai đoạn này cần thực hiện các b−ớc công việc theo trình tự sau đây:
- Khảo sát thu thập thông tin về đơn vị đ−ợc kiểm toán
- Đánh giá thông tin thu thập đ−ợc và hệ thống KSNB của đơn vị đ−ợc kiểm toán
- Xác định trọng yếu và rủi ro kiểm toán
- Trọng yếu kiểm toán: Xác định nhu cầu đầu t− mua sắm tài sản. Việc tuân thủ các quy định của nhà n−ớc trong việc phê duyệt; việc quản lý, sử dụng tài sản của các dự án ch−a kết thúc; việc xử lý tài sản của các dự án khi dự án kết thúc; việc chấp hành các quy định trong việc điều chuyển tài sản và việc thực hiện mua sắm tài sản tại Ban quản lý dự án và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức có liên quan để kiến nghị với đơn vị đ−ợc kiểm toán và cơ quan có thẩm quyền nhằm chấn chỉnh kịp thời; Đánh giá tính hiệu quả trong việc quản lý, sử dụng tài sản; Xem xét, đánh giá các chế độ chính sách về mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Ban quản lý dự án nhằm phát hiện những bất cập để kiến nghị sửa đổị
- Rủi ro kiểm toán: không tổng hợp đầy đủ tài sản hình thành từ các
nguồn kinh phí; Việc mua sắm tài sản không tuân thủ quy định của nhà n−ớc; Điều chuyển tài sản không đúng thẩm quyền; xử lý tài sản khi dự án kết thúc ch−a đúng quy định; sử dụng tài sản không đúng mục đích, không hiệu quả...
- Lập kế hoạch kiểm toán của Đoàn kiểm toán
Mục tiêu kiểm toán: Xác nhận tính đúng đắn, trung thực trong việc sử
dụng ngân sách để mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án; đánh giá tính tuân thủ hệ thống các văn bản về quản lý tài chính hiện hành của Nhà n−ớc đối với việc mua sắm tài sản tại các Ban quản lý dự án; đánh giá tính kinh tế, hiệu lực và hiệu quả của việc quản lý, sử dụng ngân sách trong việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án; kiến nghị phát huy nhữmg mặt làm tốt, khắc phục, sửa chữa sai sót, vi phạm để chấn chỉnh công tác quản lý kinh tế, tài chính tại các đơn vị đ−ợc kiểm toán; kiến nghị các cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm, sửa đổi bổ sung, cải tiến chế độ mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban quản lý dự án.
- Nội dung kiểm toán chủ yếu bao gồm:
+ Kiểm toán tổng hợp: Kiểm toán tổng hợp tình hình mua sắm và sử dụng tài sản của các Ban QLDA theo Chỉ thị của Thủ t−ớng Chính phủ, việc tuân thủ pháp luật trong mua sắm tài sản phục vụ trực tiếp hoạt động của Ban QLDA, tài sản đ−ợc hình thành thông qua việc thực hiện chức năng mua sắm của các Ban QLDA, việc quản lý, sử dụng tài sản của các Ban QLDA; kiểm toán việc thực hiện trách nhiệm của các bộ, ngành và địa ph−ơng với chức năng quản lý nhà n−ớc, vai
trò chủ đầu t− trong quyết định, tổ chức mua sắm tài sản, trong kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản tại các Ban QLDẠ
+ Kiểm toán chi tiết: Kiểm toán việc sử dụng các nguồn vốn trong mua sắm tài sản; chấp hành các quy định về xử lý tài sản của các dự án khi kết thúc hoặc không có nhu cầu sử dụng trong quá trình thực hiện dự án; kiểm toán việc tuân thủ các quy định hiện hành của nhà n−ớc về mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản tại các Ban QLDẠ
- Phạm vi và giới hạn kiểm toán - Ph−ơng pháp kiểm toán.
- Thời hạn kiểm toán. - Bố trớ nhõn sự kiểm toỏn.
- Kinh phớ và cỏc điều kiện vật chất cần thiết cho cuộc kiểm toỏn. - Xét duyệt Kế hoạch kiểm toán.
- Phổ biến quyết định, kế hoạch kiểm toán và cập nhật kiến thức cho thành viên Đoàn kiểm toán.
- Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho Đoàn kiểm toán.
Ch−ơng III: Thực hiện kiểm toán
Tr−ớc khi th−c hiện kiểm toán, Tổ tr−ởng Tổ kiểm toán lập kế hoạch kiểm toán chi tiết theo quy định tại điểm 2.2 mục 2 ch−ơng 3 Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà n−ớc. Khi lập kế hoạch kiểm toán chi tiết cần l−u ý một số vấn đề sau:
- Tổ kiểm toán phải thu thập đầy đủ các thông tin về đặc điểm quản lý dự án của Ban quản lý dự án; nguồn vốn sử dụng cho các dự án; phân cấp quản lý, sử dụng tài sản; quy mô các dự án do Ban QLDA trực tiếp quản lý.... để xác định mục tiêu, ph−ơng pháp, thủ tục kiểm toán, nội dung, thời gian thực hiện phù hợp với quỹ thời gian kiểm toán chung trong kế hoạch kiểm toán của Đoàn kiểm toán mặt khác phải tính toán phù hợp với nhân sự của Tổ kiểm toán.
- Kế hoạch kiểm toán cần xác định rõ đối t−ợng kiểm toán gồm: tài sản của Ban QLDA; tài sản hình thành từ các dự án ODA, nguồn tài trợ, viện trợ khác (tài sản mua phục vụ T− vấn quản lý dự án theo Hiệp định giữa các Chính phủ...); tài sản điều chuyển và tài sản hình thành thông qua việc thực hiện chức năng mua sắm của các Ban QLDẠ
Sau khi lập kế hoạch kiểm toán chi tiết, Tổ tr−ởng Tổ kiểm toán lấy ý kiến các thành viên trong Tổ kiểm toán tr−ớc khi trình Tr−ởng đoàn kiểm toán phê duyệt. Sau khi kế hoạch kiểm toán chi tiết đ−ợc phê duyệt Tổ tr−ởng Tổ kiểm toán chịu trách nhiệm triển khai đến từng thành viên và thực hiện theo đúng kế hoạch.