Điều động phương tiên vận tải và nhận hàng
Trong giai đoạn nhận tờ khai, nhân viên giao nhận cần linh động trong việc điều động phương tiện vận tải để nhận hàng và chuẩn bị chứng từ cho xe nhận hàng. Chứng từ nhận hàng sẽ do thương vụ cảng cung cấp khi nhân viên giao nhận thực hiện in phiếu giao nhận hàng nguyên container. Nhân viên giao nhận sử dụng lệnh do hãng tàu cấp trên đó có xác nhận phương án làm hàng cho thương vụ cảng, đóng chi phí nâng hạ giao nguyên container và nhận phiếu giao nhận.
Đối với hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, điểm khác biệt so với thủ tục hải quan nhập khẩu bằng đường hàng không là phải tìm vị trí của hàng hóa và đối chiếu lệnh giao hàng.
Khi container dỡ ra khỏi tàu sẽ chuyển vào bãi trung tâm. Tại bộ phận điều độ cảng được đặt một máy tính để nhân viên giao nhận dò tìm container của mình ở vị trí nào. Nhân viên giao nhận sẽ đánh số container vào máy tính để biết xem container của mình đã vào bãi trung tâm chưa. Vì tuy có giấy thông báo hàng đến nhưng có thể container chưa vào bãi, và nếu container đã vào rồi thì ở vị trí nào.
Hàng nguyên container có 2 cách lấy hàng là hàng giao thẳng (lấy hàng nguyên container) và hàng rút ruột:
• Đối với hàng giao thẳng (lấy hàng nguyên container):
Hãng tàu sẽ đóng dấu “Hàng giao thẳng” lên lệnh giao hàng. Cùng với thủ tục mở tờ khai hải quan, nhân viên giao nhận sẽ làm các thủ tục sau đây:
- Đem 1 lệnh giao hàng xuống đối chiếu với hải quan bãi và giữ lại lệnh đó để nộp cho hải quan cổng lúc thanh lý hàng.
- Đem 1 lệnh giao hàng vào phòng thương vụ cảng để đóng tiền điều công nhân chuyển container ra bãi kiểm hóa và in phiếu giao nhận container (phiếu EIR).
Phòng thương vụ cảng sẽ giữ lại lệnh này và giao cho nhân viên giao nhận phiếu giao nhận container (phiếu EIR) gồm có 4 liên màu như sau:
Liên màu trắng: phòng điều độ cảng giữ
Liên màu vàng: bảo vệ cổng giữ
Liên màu hồng: chủ hàng giữ
Liên màu xanh: hải quan cồng giữ
- Photo 1 lệnh giao hàng gửi cho bộ phận chuyển container từ bãi trung tâm ra bãi kiểm hóa. Phòng điều độ cảng sẽ điều động xe nâng chuyển container ra bãi kiểm hóa. - Đem 1 lệnh xuống phòng điều độ tại bãi rút hàng nhờ đóng dấu cắt seal liểm hóa,
điều độ cảng sẽ giữ lại liên giao nhận container màu trắng. Sau đó photo lại lệnh này gửi cho đội cắt seal để họ trình cho bảo vệ giám sát khu rút hàng trước khi cắt seal (nếu như hàng miễn kiểm tra thì không phải làm bước này).
• Đối với hàng rút ruột:
Hãng tàu sẽ đóng dấu “Hàng rút ruột” lên lệnh giao hàng. Cùng với việc làm thủ tục mở tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ làm thủ tục sau đây:
- Đem 1 lệnh giao hàng xuống đối chiếu với hải quan bãi và giữ lại lệnh đó để nộp cho hải quan cổng lúc thanh lý hàng.
- Đem 1 lệnh giao hàng vào phòng thương vụ cảng đóng phí chuyển container từ bãi trung tâm ra bãi kiểm hóa và phí rút ruột. Thương vụ sẽ đóng dấu đã đóng tiền lên lệnh này và ghi số hóa đơn đóng tiền lên lệnh này.
- Photo 1 lệnh giao hàng gửi cho bộ phận chuyển container từ bãi trung tâm ra bãi kiểm hóa. Phòng điều độ cảng sẽ điều động xe nâng chuyển container ra bãi kiểm hóa. - Sau đó đem lệnh giao hàng đã được phòng thương vụ đóng dấu xuống phòng điều độ
cho bảo vệ giám sát khu rút hàng trước khi cắt seal (nếu hàng được miễn kiểm tra thì không cần làm bước này).
- Sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan thì cho xe vào rút hàng. Khi rút hàng xong đội trưởng đội bốc xếp tại cảng sẽ xem xét tình trạng bên trong container và xác nhận tình trạng thực tế lên lệnh giao hàng. Điều độ cảng chỉ cho chủ hàng lấy hàng nếu trên lệnh giao hàng này đã được xác nhận là tình trạng container tốt và container sạch. Khi ấy điều độ cảng sẽ in phiếu đóng/ rút hàng container gồm 4 liên (trắng, vàng, hồng, xanh) và ghi đầy đủ chi tiết về container, số xe nhận hàng, thời gian bắt đầu và kết thúc việc rút hàng, số hàng thực tế được rút, nhân viên giao nhận (đại diện doanh nghiệp) kí xác nhận vào phiếu này. Điều độ cảng sẽ giữ lại liên màu trắng và giao cho chủ hàng 3 liên còn lại để sử dụng như sau:
Liên màu vàng: bảo vệ cổng giữ
Liên màu hồng: chủ hàng giữ
Liên màu xanh: hải quan cồng giữ
Lưu ý: đối với lấy hàng nguyên cont thì trước khi lấy hàng cần phải làm thủ tục cược cont,
đóng phí cược cont tại hãng tàu.