1. Nhóm giải pháp liên quan đến lợi nhuận, tài chính, thu hút khách hàng:
Giảm chi phí vận tải, nâng cao chất lượng dịch vụ, đa dạng hóa cơ cấu dịch vụ
Chi phí vận tải luôn là yếu tố quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Chi phí vận tải giảm đồng nghĩa khách hàng sẽ tìm đến Công ty nhiều hơn, tính cạnh tranh trên thị trường cũng sẽ cao hơn. Mặc dù chi phí vận tải giảm nhưng vẫn đòi hỏi chất lượng dịch vụ phải đảm bảo, làm được điều này không dễ. Công ty cần tạo mối quan hệ thân tình với các hãng tàu, hãng hàng không, công ty bảo hiểm… Cần nhận thấy rằng, các hãng Tàu, đội Tàu buôn trong nước, công ty bảo hiểm của Việt Nam hiện nay khá uy tín, chất lượng dịch vụ tương
đối ổn định mà giá cả cạnh tranh cao. Do đó, Công ty nên tạo điều kiện và tạo mối quan hệ với họ, góp phần thu ngoại tệ và nâng cao khả năng hoạt động của doanh nghiệp trong nước thay vì chạy theo các hãng tàu biển nổi tiếng nước ngoài, giá thành dịch vụ cao mà hiệu quả cũng có thể chỉ tương tự.
Nên tạo thiện chí hợp tác với họ và vì mục tiêu đáp ứng được nhu cầu khách hàng mà có biện pháp linh động trong từng trường hợp. Bên cạnh đó, cũng cần đẩy mạnh cung cấp các gói dịch vụ cho những khách hàng khó tính sẵn sàng chấp nhận giá cao nhưng hiệu quả. Để đám ứng được điều đó, đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải không ngừng học hỏi, vững vàng nghiệp vụ, hiểu biết sâu rộng về ngành hàng. Với nhân viên giao nhận, cần phải:
Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải khác nhau. Ví dụ: kết hợp đường biển – đường hàng không: kiểu này kết hợp được cái “kinh tế” của vận chuyển đường biển với cái “tốc độ” của đường hàng không.
Biết tận dụng tối đa thể tích và trọng tải của phương tiện vận tải bằng nghiệp vụ gom hàng.
Đồng thời phải có kinh nghiệm trong việc giải quyết vấn đề vướng mắc một cách nhanh nhất, tốt nhất nhằm giảm những chi phí không cần thiết. Ngoài ra, còn phải biết tạo mối quan hệ tốt với các tổ chức có liên quan: Hải quan, đại lý Tàu biển / hàng không, bảo hiểm.
Nghiên cứu, cập nhật, áp dụng ngay các chính sách chuyển đổi của Nhà nước, Hải quan trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, kịp thời đáp ứng cho khách hàng mọi thông tin kinh tế. Từ đó, có những điều chỉnh hợp lý cho công ty mình, tiết kiệm được thời gian cho đôi bên.
Giảm chi phí hoạt động, tăng nguồn thu lợi nhuận:
Chi phí hoạt động là yếu tố ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Chi phí hoạt động cao, lợi nhuận sẽ thấp và ngược lại.
Để làm được điều này, ban giám đốc nên đưa ra các chương trình tiết kiệm. Kêu gọi nhân viên tiết kiệm cho Công ty, hoạch toán và kế toán phải được tiến hành thường xuyên, mọi khoản thu chi luôn phải rõ ràng và minh bạch.
Marketing ngày càng trở nên quan trọng, công ty nên đẩy mạnh hoạt động Marketing, đặc biệt là Marketing Quốc Tế. Không ngừng tìm kiếm khách hàng và quảng bá hình ảnh Công ty, biến SCS trở thành thương hiệu mọi doanh nghiệp Việt Nam đều biết tới trong lĩnh vực giao nhận, vận tải và xuất nhập khẩu.
Quảng bá qua các hình thức như : quảng bá qua trang phục, quảng bá qua ký hợp đồng dán logo Super Cargo trên các thùng xe tải, xe cont, đầu kéo, rơ-mooc,…
Đẩy mạnh hoạt động chăm sóc khách hàng nhằm tăng lượng khách hàng
Tặng quà cho những khách hàng mà công ty đang thường xuyên cung cấp dịch vụ các dịp lễ tết.
Hàng tháng liên hệ với các khách hàng mà công ty đang cung cấp dịch vụ để biết phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ của mình đã tốt hay chưa, để công ty có thể cải thiện để phục vụ khách hàng tốt hơn.
Xây dựng mẫu form và gửi cho khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ.
Xây dựng lại các bảng giá tốt và đưa ra các mẫu bảng giá chuẩn cho khách hàng.
Tìm kiếm cơ hội trong và ngoài nước, tự kinh doanh xuất nhập khẩu theo nhu cầu thị trường:
Nhu cầu thị trường về hàng hóa hữu hình trong nước ngày một nâng cao về số lượng và chất lượng. SCS cần phải nghiên cứu kĩ nhu cầu thị trường để kịp thời đáp ứng và không bỏ lỡ những cơ hội… Vì thị trường không ngừng biến động.
Tư vấn cho khách hàng lựa chọn phương tiện vận tải, điều kiện thương mại khi kí hợp đồng ngoại thương.
Trong đàm phán kí kết hợp đồng, các công ty Việt Nam thường xuất theo giá FOB và nhập theo giá CIF. Vấn đề là công ty làm sao tư vấn cho khách hàng nên chủ động xuất theo giá CIF và nhập theo giá FOB để dành được quyền thuê phương tiện vận tải. Thực hiện được điều này sẽ mang lại nhiều thuận lợi hơn cho cả hai bên đồng thời góp phần thúc đẩy ngành vận tải biển của Việt Nam cùng phát triển.
2. Nhóm giải pháp liên quan đến hoạt động giao nhận, vận tải Quốc tế.
Tìm hiểu kỹ nguồn hàng, đặc tính hàng từ các công ty Ủy thác, giảm thiểu khó khăn có thể xảy ra khi khai báo Hải Quan:
Theo phương thức kinh doanh, SCS là công ty giao nhận, người thu gom, XNK uỷ thác. Vì thế, chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào người uỷ thác, vào nguồn hàng thu gom được từ nhiều khách hàng. Tình hình thực tế cho thấy, SCS chỉ có thể kiểm soát hàng hóa (về số lượng, chất lượng) đối với những hợp đồng có khối lượng nhỏ, ngược lại với các hợp đồng có khối lượng lớn thì công ty khó có thể quản lý được, không nắm bắt chính xác thông tin về loại hàng hóa mà mình nhận, đôi khi chỉ biết hàng hóa thông qua các chứng từ có liên quan. Điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín, thậm chí ảnh hưởng đến sự lành mạnh trong hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy, công ty cần phải tăng cường thêm nhân viên chuyên phụ trách ở khâu này. Trong giao nhận, một khâu rất quan trọng đó là việc khai báo với hải quan, việc hàng hóa có được xuất hoặc nhập hay không là do khâu này quyết định. Tuy nhiên, nó lại phụ thuộc vào bộ chứng từ khi khai có hợp lệ hay không. Lúc này ta mới nhận thấy sự cần thiết khi kiểm tra hàng ở khâu ban đầu giúp người giao nhận chủ động biết được mình cần chuẩn bị những chứng từ nào là cần thiết và hợp lệ, tránh được những sai sót, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh hơn, ít tốn kém hơn.
Nâng cấp hệ thống thiết bị máy móc, hệ thống kho bãi, phương tiện vận tải
Để phục vụ tốt nhất nhu cầu khách hàng, vào những mùa cao điểm, khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu lớn, doanh nghiệp nên đầu tư hơn nữa cho hệ thống phương tiện vận tải và kho bãi. Nhưng cần phải có kế hoạch và sự đầu tư hợp lý không gây sự lãng phí, nên xây dựng theo từng giai đoạn vì trong thời gian ngắn không thể thực hiện được kế hoạch này.
Tiếp tục đầu tư cho dịch vụ gom hàng lẻ, hàng nguyên cont:
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện đang có xu hướng gia tăng tại Việt nam khi thị trường nội địa hòa nhập vào thị trường thế giới. Họ cũng muốn đưa sản phẩm của họ tiếp cận với thị trường nước ngoài nhưng lại chưa đủ điều kiện tự mình hoạt động, cũng như kinh nghiệm để kinh doanh XNK. Trước tình hình thực tế đó, SCS nên tập trung đầu tư sâu để phát triển dịch vụ thu gom hàng hóa, nó sẽ góp phần đáng kể làm tăng thu nhập cho công ty.
Cụ thể, người gom hàng (SCS) tập hợp những kiện hàng lẽ của nhiều chủ hàng (LCL) xếp đầy vào container (FCL). Phía Tàu sẽ coi SCS là người gửi hàng FCL và được hưởng giá cước FCL. Hiện nay, đặc biệt trong vận tải hàng hóa bằng container, dịch vụ gom hàng càng không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên cont (FCL). Hàng
hóa được gom lại tùy theo kích cỡ và tỷ lệ dung tích mà được chất xếp với kĩ thuật an toàn. Trong hoạt động thu gom vận tải đường biển, đường hàng không…việc cải tiến sử dụng khoang chứa có thể đưa đến giá cước có lợi. Ngoài ra, những người xếp hàng loại nhỏ và loại trung bình có thể dành được mức tiết kiệm đáng kể. Phần lớn người giao nhận sẵn sàng đưa các hàng Uỷ Thác vào những chuyến hàng thu gom vì như thế đem lại lợi ích cho mọi người liên quan như: người xuất khẩu, người chuyên chở, người giao nhận và cho cả nền kinh tế quốc dân.
3. Nhóm giải pháp liên quan đến đội ngũ công nhân viên.
Đẩy mạnh và nâng cao công tác tuyển dụng, đào tạo lao động:
Người được tuyển dụng phải có trình độ chuyên môn thật sự, thành thạo vi tính và ngoại ngữ. Đặc biệt, hiện nay với tầm quan trọng của thông tin đối với hoạt động kinh doanh buộc ứng viên phải có khả năng khai thác thông tin trên mạng (nhanh, chính xác, đáng tin cậy và đặc biệt là tiết kiệm), có kiến thức về Marketing.
Kết hợp đưa nhân viên đi đào tạo các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ở các trung tâm, lớp học hải quan để nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên.
Xây dựng mối quan hệ với các doanh nghiệp cùng ngành, không ngừng học hỏi, tích lũy thêm kinh nghiệm về xử lý các tình huống xảy ra khi hàng hóa gặp trục trặc.
Chế độ thưởng và ưu đãi.
Công ty nên có chế độ ưu đãi đối với bất kì thành viên nào tìm kiếm được khách hàng kí kết hợp đồng với công ty. Khuyến khích các thành viên đóng góp ý tưởng mới lạ, độc đáo cho lợi ích của công ty và nếu ý kiến khả thi được áp dụng thì sẽ được công ty khen thưởng.
Hàng năm nên tổ chức kì nghỉ phép cho nhân viên để họ được nghỉ ngơi sau một năm làm việc căng thẳng, chế độ phụ cấp phù hợp, thưởng phạt minh bạch rõ ràng.
Phân bố, tổ chức lại công việc cho nhân viên trong bộ phận giao nhận. Chi trả các mức lương, thưởng, hoa hồng tương xứng và có đánh giá cụ thể, rõ ràng đối với từng cá nhân.
Tăng cường hoạt động cập nhật thông tin
Các nhân viên hiện trường phải thường xuyên cập nhật thông tin về những quy định, quyết định, thông tư, văn bản mới mà các cơ quan ban hành để thông báo cho bộ phận cũng như khách hàng khi có bất kỳ thay đổi nào khác.
Bên cạnh đó, cũng phải cập nhật thông tin từ các phòng ban khác như thông tin về tỷ giá, thông tin về các phí, lệ phí từ hãng tàu, thông tin thay đổi lịch tàu,… để tránh xảy ra những sai sót và rủi ro không đáng có.
Cập nhật thông tin hàng tuần để lưu vào sổ theo dõi của bộ phận để có thể tiện liên lạc với hải quan, hãng tàu, điều độ cảng,… khi xảy ra bất kỳ sự cố nào liên quan đến hàng hóa.