Chương 2 Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH NHẬT THÁI.
2.2.3.2 Công tác lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu a) Công tác mua sắm nguyên vật liệu
Với đặc thù là sản xuất hàng may mặc xuất khẩu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Nhật Thái dựa trên các đơn đặt hàng từ phía các đối tác nước ngoài. Khi nhận được các đơn hàng, công ty sẽ lập kế hoạch sản xuất cho kỳ và kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho kỳ sản xuất. Lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng được xác định căn cứ vào các kế hoạch sản xuất trong kỳ. Quy trình mua nguyên vật liệu với những đơn hàng mà đối tác không trực tiếp cung ứng nguyên vật liệu của công ty THNN Nhật Thái được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 2.3 Quy trình thu mua nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhật Thái
Sơ đồ Trách nhiệm Các phòng ban Đủ, xuất Thủ kho Thiếu Các phòng ban Ban giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Không đạt Lập nhu cầu cấp nguyên vật liệu Kiểm tra Lập dự toán sản xuất Duyệt Lựa chọn nhà cung ứng Lập đơn đặt hàng Duyệt
Ban giám đốc Đạt Phòng kinh doanh Không đạt, xử lý Phòng kỹ thuật Đạt Thủ kho
Đối với các đơn hàng mà khách hàng trực tiếp cung cấp nguyên vật liệu, sau khi nhận đơn hàng , công ty TNHH Nhật Thái sẽ tính toán các định mức, xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất (có tính đến hao hụt, tổn thất). Công ty sẽ thoả thuận, bàn bạc với đối tác để đi đến thống nhất lượng nguyên vật liệu cần nhập về.
Đối với các đơn hàng mà công ty phải tự thu mua nguyên vật liệu, khi có đơn hàng , Công ty sẽ lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu. Thủ kho sẽ kiểm tra vật liệu tồn trong kho, nếu đủ thì xuất dùng, nếu thiếu thì sẽ làm theo các bước được trình bày ở sơ đồ trên.
Biểu mẫu số 2.1
Công ty TNHH Nhật Thái Mẫu 02 BMĐH Ngày tháng năm Ký hiệu : AA/2013T
ĐƠN ĐẶT HÀNG Kính gửi: ………
Công ty TNHH Nhật Thái chúng tôi xin gửi quý công ty đơn đặt hàng sau, rất mong được đáp ứng nhu cầu
1. Tên hàng, số lượng, giá
Stt Tên vật tư Mã hàng Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1
2 …
2. Tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa( có kèm theo mẫu) 3. Hình thức giao dịch
Ký hợp đồng
Kiểm tra
4. Giao nhận hàng
Xin chân trọng cảm ơn Giám đốc công ty
(ký tên, đóng dấu)
Với những đơn hàng trên, công ty đã thông báo cho nhà cung ứng về số lượng, chủng loại và yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu, thời gian, địa điểm và phương thức thanh toán. Nếu đơn hàng được chấp nhận thì quy trình mua bán sẽ được diễn ra chỉ khi có đơn hàng, công ty mới cho xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Nhu cầu cấp nguyên vật liệu của công ty được tính toán căn cứ vào lượng nguyên vật liệu cần để đáp ứng các đơn hàng hoặc theo kế hoạch sản xuất của công ty. Lượng nguyên vật liệu này cũng chính là lượng dự trữ cần thiết trong công ty. Với cách đặt mua hàng như vậy, công ty sẽ giảm bớt được phần chi phí lưu kho, chi phí cho hoạt động bảo quản nguyên vật liệu,… Tuy nhiên, hình thức này cũng tạo ra một khó khăn lớn cho công ty khi đơn hàng nhiều, công ty không đưa ra định mức kịp thời.