2.1.2.1. Xây dựng định mức tiêu dùng NVL
Khái niệm: Định mức tiêu dùng NVL là lượng vật liệu tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm, hoặc để hoàn thiện một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định.[4]
Việc xây dựng định mức tiêu dùng vật liệu chính xác và đưa mức đó vào áp dụng trong sản xuất là biện pháp quan trọng nhất để thực hành tiết kiệm vật liệu có cơ sở quản lý chặt chẽ việc sử dụng NVL. Mức tiêu dùng NVL còn là căn cứ để tiến hành kế hoạch hoá cung ứng và sử dụng vật liệu tạo điều kiện cho việc thực hiện hạch toán kinh tế và thúc đẩy phong trào thi đua lao động xuất sắc và thực hành tiết kiệm trong doanh nghiệp.[4]
Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng NVL: Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật liệu có ý nghĩa quyết định đến chất lượng các mức đã được xác định. Tuỳ theo những đặc điểm kinh tế kỹ thuật và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp xây dựng ở mức thích
hợp. Trong thực tế có các phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật liệu sau:[2]
- Phương pháp định mức theo thống kê kinh nghiệm: Là việc dựa vào số liệu thống kê về mức tiêu dùng NVL cho một đơn vị sản phẩm ở những năm trước để định mức tiêu hao cho năm sau.
- Phương pháp thực nghiệm: Là việc xác định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm trong điều kiện của phòng thí nghiệm.
- Phương pháp phân tích: Là việc xác định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm dựa vào NVL cần để sản xuất ra một sản phẩm, lượng NVL hao hụt cho phép và lượng tiêu hao cho sản phẩm hỏng.
2.1.2.2. Bảo đảm NVL trong sản xuất doanh nghiệp
A. Xác định lượng NVL cần dùng
Lượng NVL cần dùng là lượng NVL cần thiết để sản xuất ra một khối lượng lớn sản phẩm theo kế hoạch một cách hợp lý và tiết kiệm nhất. Lượng NVL cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị, đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải tính đến nhu cầu vật liệu để chế thử sản phẩm mới, tự trang, tự chế, sửa chữa máy móc thiết bị. Lượng NVL cần dùng không thể tính chung chung mà phải tính cho từng loại NVL theo chủng loại, quy cách. Tính toán NVL phải dùa trên cơ sở định mức tiêu dùng NVL của mỗi loại sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch.
Để tính toán lượng NVL cần dùng ta có thể áp dụng công thức tính toán sau [4]:
Vcđ= [Si x Dvi) + (Pi x Dvi) - Pdi]. Trong đó:
Vcđ: là lượng NVL cần dùng
Si: Là số lượng sản phẩm i kỳ kế hoạch
Pi: Số lượng phế phẩm cho phép của sản phẩm i kỳ kế hoạch. Pdi: Lượng phế phẩm dùng lại của sản phẩm i.
B. Xác định lượng NVL cần dự trữ
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao cần có một lượng NVL dự trữ hợp lý. Lượng NVL dự trữ hợp lý vừa đảm bảo sự liên tục cho quá trình sản xuất vừa tránh ứ đọng vốn ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn. Dự trữ NVL hợp lý cũng có ý nghĩa là tiết kiệm chi phí về bảo quản nhà kho, bến bãi; chi phí phát sinh do chất lượng NVL giảm, do giá thị trường giảm. Lượng NVL dự trữ là NVL liệu tồn kho hợp lý được quy định trong kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, bình thường căn cứ vào công dụng tính chất của NVL được chia làm 3 loại.[4]
- Dự trữ thường xuyên - Dự trữ bảo hiểm - Dự trữ theo mùa. C. Xác định lượng NVL cần mua. [4] Xác định chính xác lượng NVL cần dùng: - Lượng NVL cần dùng - Lượng NVL dự trữ đầu kỳ. - Lượng NVL dự trữ cuối kỳ.
Công thức xác định lượng NVL cần mua như sau: Vc = Vcd + Vcd2 - Vcd1 Trong đó: Vc: Lượng NVL cần mua Vcd: Lượng NVL cần dùng Vcd1: Lượng NVL dự trữ đầu kỳ Vcd2: Lượng NVL dự trữ cuối kỳ.
2.1.2.3. Xây dựng kế hoạch mua sắm NVL
Sau khi xác định được lượng NVL cần dùng, cần dự trữ và cần mua trong năm, chúng ta phải xây dựng kế hoạch mua sắm NVL. Xây dựng kế hoạch này nghĩa là xác định số lượng, chất lượng, thời điểm mua của mỗi lần xác định số lần mua trong năm. Khi kế hoạch tiền độ mua NVL được xác định hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp không bị ứ đọng vốn, đảm bảo dự trữ hợp lý về số lượng, chất lượng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
2.1.2.4. Tổ chức thu mua và tiếp nhận NVL
A. Tổ chức thu mua
Tìm kiếm nhà cung cấp: Đối với mỗi doanh nghiệp, hạ giá thành sản phẩm luôn là phương châm hàng đầu. Tìm kiếm được một nhà cung cấp tin cậy có thể cung ứng lượng vật tư có chất lượng cao, giá cả phải chăng sẽ giúp cho công ty giảm được chi phí về NVL, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh. Các công ty nên tìm kiếm nhiều nhà cung cấp, điều này không những tránh được độc quyền trong việc cung cấp NVL mà còn làm cho các nhà cung ứng phải cạnh tranh để bán NVL như vậy công ty sẽ mua được với giá ưu đãi hơn.[7] Ký hợp đồng: Ký hợp đồng là một công việc quan trọng trong công tác mua sắm NVL. Hợp đồng phải được ký kết theo đúng quy định của pháp luật. Phải có đầy đủ các điều khoản, các thoả thuận, nội dung hợp đồng phải rõ ràng, chính xác về số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư, phương thức vận chuyển, giao nhận, thanh toán… Hợp đồng sau khi đã ký là một văn bản mang tính pháp lý để quy định trách nhiệm khi có phát sinh tranh chấp do vậy cần ký kết một hợp đồng phải thận trọng, phải có những người có trình độ xem xét và quyết định ký.[3]
B. Tiếp nhận NVL
Tiếp nhận NVL là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua vận chuyển tới bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ doanh nghiệp, nó còn là cơ sở để hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả NVL. Tổ chức tiếp
nhận tốt sẽ giúp cho thủ kho nắm chắc được số lượng, chất lượng và chủng loại NVL, phát hiện kịp thời tình trạng của NVL, hạn chế nhẫnlại tham ô, thất thoát. Tổ chức tiếp nhận phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại và chất lượng nguyên vật liệu theo đúng quy định trong hợp đồng, hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển và thời gian giao hàng.[6]
- Đảm bảo chuyển nhanh chóng NVL từ điểm tiếp nhận vào kho tránh hư háng, mất mát. Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ đó khi tiếp nhận phải thực hiện đầy đủ các thủ thục sau: Khi NVL tiếp nhận phải có đủ các giấy tờ hợp lệ. Mọi nguyên vật liệu phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm xác định chính xác số lượng (cân, đo, đong, đếm). Chất lượng, chủng loại sau khi kiểm tra phải có biên bản xác nhận khi tiếp nhận thủ kho phải ghi rõ số thực nhận theo đúng chủng loại, kích cỡ, chất lượng của từng loại vật tư, cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và bộ phận ký vào sổ giao chứng từ.[6]
2.1.2.5. Tổ chức bảo quản NVL
Để đảm bảo toàn vẹn về số lượng, chất lượng NVL ngăn chặn mất mát, hư hỏng, cần phải tập trung dự trữ NVL trước khi đi vào sản xuất. Nơi tập trung dự trữ đó là kho. Kho không chỉ là nơi dự trữ bảo quản nguyên vật liệu mà còn là nơi dự trữ thiết bị máy móc trước khi sản xuất, tập trung thành phẩm trước khi tiêu thụ, chính vì vậy trong doanh nghiệp có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng đối lượng dự trữ.
Nếu căn cứ vào công dụng của kho chia thành. Kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ, kho nhiên liệu, kho của thành phẩm, kho công cụ dụng cụ… Nếu căn cứ vào địa điểm và phương pháp bảo quản chia thành: Kho trong nhà và kho ngoài trời, bên cạnh đó doanh nghiệp còn có thể có các kho đi thuê ngoài để dự trữ, tập trung vật liệu máy móc… Đối với các kho đi thuê này cần phải ký hợp đồng với người cho thuê về các mặt như giá cả, về
việc trong coi, bảo quản cần quan tâm đến chất lượng nhà kho sao cho không gây ảnh hưởng đến chất lượng NVL. [8]
Người làm công tác quản lý NVL cần quan tâm đến hệ thống kho hàng bến bãi, xác định vị trí đặt kho hợp lý sao cho chi phí vận chuyển đến nơi sản xuất là tối ưu nhất, đảm bảo hạ thấp chi phí bảo quản toàn vẹn về số lượng, chất lượng NVL, nắm vững lượng NVL trong kho tại mọi thời điểm, sẵn sàng cấp phát kịp thời phục vụ sản xuất, đảm bảo việc xuất, nhập, kiểm kê. Để đảm bảo tốt công tác trên, nội dung chủ yếu của công tác bảo quản là:
- Cán bộ quản lý kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, luôn luôn nắm vững số lượng, chất lượng đối với từng loại NVL để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tiến độ mua.[4]
- Bảo đảm nguyên vật liệu: nguyên vật liệu sau khi sắp xếp phải bảo quản theo đúng quy định.[4]
- Xây dựng và thực hiện tốt nội quy bảo quản, nội quy về nhập xuất NVL, nội quy về an toàn trong bảo quản.[4]
2.1.2.6. Tổ chức cấp phát NVL
Cấp phát nguyên vật liệu nghĩa là chuyển nguyên vật liệu từ nơi bảo quản, dự trữ hoặc trực tiếp sau khi mua kịp thời cho các bộ phận sản xuất có thể tận dụng triệt để, tận dụng hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân, cấp phát nguyên vật liệu kịp thời góp phần nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm NVL dẫn đến hạ giá thành sản phẩm. Không chỉ vậy, tổ chức công tác cấp phát NVL còn là điều kiện tốt để thực hiện chế độ trả lương theo sản phẩm và chế độ hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp.[4]
Có 2 hình thức tổ chức cấp phát NVL như sau:
- Cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất: theo hình thức này các phân xưởng và bộ phận sản xuất gửi yêu cầu về lượng vật tư lên phòng vật tư. Đối chiếu theo yêu cầu đó và lượng vật tư trong kho dựa trên hệ thống định mức và
nhiệm vụ được giao, phòng vật tư lập phiếu cấp phát cho các bộ phận sản xuất lên kho lĩnh NVL. [4]
- Cấp phát theo hạn mức (theo tiến độ kế hoạch): Căn cứ vào định mức tiêu dùng NVL, căn cứ vào số lượng, chủng loại sản phẩm đã xác định trong kế hoạch và tiến độ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu hạn mức giao cho các bộ phận sản xuất.[4]
2.1.2.7. Tổ chức thanh quyết toán NVL
Khái niệm: Thanh quyết toán là bước chuyển giao trách nhiệm giữa các bộ phận sử dụng và bộ phận quản lý vật tư, thực chất của việc thanh quyết toán là thực hiện việc hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng vật tư.[4]
Do đó, thanh quyết toán là sự đối chiếu và so sánh giữa lượng nguyên vật liệu mà các đơn vị nhận về với lượng sản phẩm để biết được kết quả của việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, đảm bảo việc hạch toán đầy đủ, chính xác nguyên vật liệu và giá thành.[4]
Khi tiến hành thanh quyết toán phải tính riêng cho từng loại nguyên vật liệu, thời gian tiến hành thanh quyết toán tùy thuộc vào độ dài của chu kỳ sản xuất. Nội dung của biểu thanh quyết toán phải phản ánh được[4] :
- Lượng nguyên vật liệu nhận trong kỳ.
- Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm.
- Lượng nguyên vật liệu làm ra sản phẩm hỏng hoặc kém phẩm chất. - Lượng nguyên vật liệu còn tồn đọng.
- Lượng nguyên vật liệu mất mát, hao hụt.
- Đánh giá chung tình hình sử dụng nguyên vật liệu.
2.1.2.8. Tổ chức thu hồi các phế liệu, phế phẩm
Đối với một doanh nghiệp sản xuất như công ty hay bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào thì mục tiêu hàng đầu là làm sao giảm bớt được chi phí. Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thì chi phí NVL là một trong những yếu tố quan trọng trong giá thành sản phẩm. Định kỳ cứ sau một quá trình sản xuất kinh doanh hoặc sau một quý một năm thì doanh nghiệp lại
lên kế hoạch tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩm của một quá trình sản xuất kinh doanh trước.[4]
Vì vậy việc tổ chức thu hồi phế liệu phế phẩm cũng là một yếu tố rất cần thiết, bởi vì lượng phế liệu phế phẩm dư thừa mà không tổ chức thu hồi thì sẽ ảnh hưởng tới quá trình sản xuất kinh doanh lần kế tiếp sau. Tất yếu trong một doanh nghiệp nào thì sau một quá trình sản xuất kinh doanh cũng có một lượng phế liệu phế phẩm dư thừa, lượng phế liệu phế phẩm này được doanh nghiệp thu hồi lại sau đó bán đi hoặc cho vào tái sản xuất lại phục vụ cho nhu cầu khác.
2.1.3. Những nhân tố cơ bản ảnh hưởng tới công tác quản lý NVL trong doanh nghiệp
Để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng NVL thì việc tính toán các nhân tố ảnh hưởng tới tình hình quản lý NVL là tất yếu:
* Nhân tố về chính sách của nhà nước
Mọi cá nhân thành phần kinh tế đều có nghĩa vụ tuân thủ pháp luật vì vậy các chính sách của nhà nước luôn là kim chỉ nam cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, nhà nước quản lý vĩ mô mọi hoạt động của nền kinh tế. Chính vì vậy, mọi chính sách có liên quan của nhà nước đều ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động cuả doanh nghiệp nói chung và việc quản lý nguyên vật liệu nói riêng: Ví dụ: Những mặt hàng những nguyên vật liệu cấm nhập khẩu của một loại sản phẩm do nhà nước quy định sẽ ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý sử dụng NVL…[8]
* Nhân tố về tài nguyên thiên nhiên
Nguồn tài nguyên thiên nhiên phong phú sẽ tạo điều kiện cho sản xuất phát triển, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Vì vậy lượng nguyên vật liệu xa hay gần, nhiều hay ít đều ảnh hưởng đến việc định vị doanh nghiệp và việc cung ứng NVL cho hoạt động của doanh nghiệp[8].
Trình độ đạo đức của cán bộ làm công tác quản lý nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý vật tư ở tất cả mọi khâu. Nhiều doanh nghiệp ở nước ta hiện nay do việc xem nhẹ các hoạt động quản lý liên quan tới nguồn đầu vào của doanh nghiệp cho nên ảnh hưởng rất lớn tới kết quả kinh doanh. Một trong những yếu tố của việc xem nhẹ này là việc đánh giá không đúng tầm quan trọng của yếu tố đầu vào (đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước) do trình độ của cán bộ quản lý còn hạn chế, số lượng đào tạo chính quy rất ít, phần lớn làm theo kinh nghiệm và thói quen. Mặt khác là do những yếu kém của cơ chế cũ để lại làm cho một số doanh nghiệp hoạt động không năng động còn trông chờ...[8]
* Các nhân tố về trình độ tay nghề, ý thức kỷ luật của người lao động
Con người luôn luôn là chủ thể, là trung tâm của mọi hoạt động, để sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL không chỉ là nhiệm vụ của cán bộ quản lý mà còn chịu ảnh hưởng của trình độ tay nghề, ý thức của người công nhân trực tiếp sản