3.3.2.1. Tổ chức mạng lưới quản lý NVL tại công ty
Việc quản lý NVL của công ty gồm nhiều công đoạn và được nhiều phòng ban quản lý. Mỗi phòng ban có một nhiệm vụ nhất định. Cụ thể như sau:
- Kế toán nguyên vật liệu: Chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép vào hệ thống chứng từ, sổ sách tình hình biến động NVL về cả số lượng và giá trị trong quá trình nhập - xuất - tồn kho NVL. Đồng thời, cung cấp thông tin về NVL cho nhà quản lý.
- Phòng kế hoạch: Phụ trách lập kế hoạch thu mua, xuất dùng và dự trữ NVL. tiến hành lập phiếu nhập kho, xuất kho khi có NVL xuất nhập kho.
- Ban cung ứng: Chịu trách nhiệm tìm kiếm các nguồn hàng đáp ứng được yêu cầu sản xuất, soạn thảo hợp đồng.
- Cán bộ kho: Chịu trách nhiệm trực tiếp nhập, xuất, bảo quản NVL trong kho theo đúng quy định của công ty. Thực hiện công tác hạch toán ban đầu ở kho vật liệu.
Ngoài ra còn có sự kết hợp của các phòng ban khác: Phòng kỹ thuật, phòng KCS, phòng bảo vệ… để giúp công tác quản lý NVL thực sự hiệu quả.
Nhận xét: Công tác quản lý NVL tại công ty có nhiều các phòng ban tham gia cho thấy công tác quản lý NVL luôn được chú trọng.
3.3.2.2. Công tác xây dựng định mức tiêu dùng NVL tại công ty.
Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch, vì vậy mà công tác định mức và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ở Công ty rất được chú trọng. Muốn sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu thì không thể không coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức.
Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là công việc rất phức tạp bởi chủng loại nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng, khối lượng xây dựng định mức lớn ...do cấu tạo sản phẩm phức tạp, lượng nguyên vật liệu chịu nhiều ảnh hưởng của môi trường, thời tiết, mức hao hụt khi tiến hành đưa vào sản xuất. Ngoài ra có một vài nguyên vật liệu có khối lượng ít nhưng nó đóng vai trò quan trọng quyết định chất lượng sản phẩm, do đó cần phải có hệ thống định mức có chất lượng, tiên tiến. Hiện nay công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của Công ty do phòng kế hoạch đảm nhiệm, việc xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được tiến hành chủ yếu bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm. Việc tiến hành xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được tiến hành dựa vào các căn cứ sau:
* Căn cứ vào định mức của ngành.
* Căn cứ vào tình hình thực hiện của các kỳ trước.
* Căn cứ vào kinh nghiệm của các cán bộ công nhân viên. * Căn cứ vào số lượng tiêu thụ kỳ trước.
Khi một hợp đồng được kí kết với khách hàng, phòng kế hoạch sẽ lập một lệnh về sản xuất sản phẩm. Trong đó ghi rõ yêu cầu về sản xuất sản phẩm như
thời gian sản xuất, số lượng sản phẩm, thời gian trả hàng… và định mức về NVL cho các sản phẩm đó. Bảng 3.10. Lệnh sản xuất Số: 13/HL Mã hàng: YO185E - Tạp dề số lượng: 10.005 chiếc Kí hiệu vải: ZNTPP41C Định mức: 0.70
Ngày cắt: Tổ sản xuất: Hung Vu
Ngày may: Ngày giao:
Cỡ black Tổng (chiếc) Mức (m/ch) Tiêu hao (m)
F 10.005 10.005 -
- -
Tổng 10.005 10.005 -
Hưng Long, ngày 06 tháng 10 năm 2014
Xuất nhập khẩu Giám đốc
(Nguồn: Phòng kĩ thuật công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long
Vấn đề xây dựng định mức trong Công ty được xây dựng trước khi sản xuất đại trà để bổ xung kế hoạch cung ứng NVL. Bởi chủng loại mặt hàng mà Công ty sản xuất rất đa dạng, cùng một loại sản phẩm nhưng với mỗi khách hàng khác nhau thì lượng NVL cần sử dụng cho mỗi sản phẩm là khác nhau, do vậy phòng kỹ thuật cũng cần đưa ra chi tiết về định mức sử dụng NVL cho các sản phẩm một cách chính xác.Vì vậy sau mỗi mã hàng cần phải quyết toán NVL để xác định đúng định mức NVL cho 1 sản phẩm một cách chính xác.
Nhận xét: Công tác xây dựng định mức NVL được tiến hành nhanh, kịp phù hợp với quá trình sản xuất. Tuy nhiên, việc định mức NVL này được xây dựng theo phương pháp thống kê kinh nghiệm chứ không định mức dựa vào
một đơn vị sản phẩm, tiết kiệm được các góc, cạnh, đầu tấm một cách chính xác.
3.3.2.3. Lập kế hoạch NVL tại công ty
Sau khi xây dựng được định mức NVL, nó trở thành một trong những căn cứ đề phòng cung ứng sẽ lập kế hoạch cung ứng NVL. Trên cơ sở tính toán số lượng cần dùng trong kì, số lượng NVL cần dự trữ trong kì và số lượng NVL dự trữ của kì trước để tính ra số lượng NVL cần mua. Tuy nhiên kế hoạch cung ứng này cũng có sự co giãn dựa vào kinh nghiệm sản xuất thực tiễn qua các năm. Vào những tháng cuối năm phân xưởng thường nhận được nhiều đơn đặt hàng hơn những tháng đầu năm, do đó trong những tháng cuối năm công ty thường có kế hoạch dự trữ NVL nhiều hơn nhằm đáp ứng kịp thời một khối lượng đơn đặt hàng lớn.
Kế hoạch cung ứng NVL cũng do phòng cung ứng trực tiếp đảm nhiệm. Kế hoạch cung ứng này được lập ra dựa trên nhu cầu NVL trong kỳ, bên cạnh đó nó còn phải đảm bảo phù hợp với khả năng tài chính của công ty. Như ta đã biết chi phí cho NVL là một chi phí rất lớn trong sản xuất, đòi hỏi phải có một kế hoạch cung ứng cụ thể phù hợp với tình hình chung của công ty. Phòng cung ứng của công ty khi lập kế hoạch cung ứng NVL cho sản xuất bao giờ cũng ưu tiên cho các loại NVL cần dùng ngay trong kì để đảm bảo sản xuất đáp ứng các đơn đặt hàng đang cần gấp, sau đó tuỳ vào yêu cầu dự trữ kết hợp khả năng tài chính có thể cho phép mà có kế hoạch cho khối lượng NVL cần dự trữ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng cung ứng căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, nhu cầu thị trường về sản phẩm, kế hoạch sản xuất của công ty và dựa trên định mức NVL đã xây dựng để xác định số lượng từng loại NVL cần dùng trong kỳ kế hoạch và lượng NVL cần dùng được công ty tính như sau:
Vij =Aij . Qj
Trong đó:
Vij: Số lượng NVL j cần dùng cho sản phẩm thứ i Aij: Định mức tiêu hao NVL i cho 1đvsp j
Qj: Số lượng thành phẩm j theo kế hoạch sản xuất
Chi phí NVL cần sử dụng: CPij = Vij .Pij
Trong đó:
CPij : Chi phí NVL i dùng để sản xuất sản phẩm j Pij : Đơn giá NVL i
Bảng 3.11. Kế hoạch NVL chính dùng cho phân xưởng T12/ 2013
ĐVT: m2 Loại NVL Khối lượng NVL cần dùng Khối lượng NVL cần dự trữ Khối lượng NVL dự trữ hiện có Tổng khối lượng NVL cần mua Vải Y125 191.340 9.000 3.600 196.740 Vải cotton 175.800 5.600 2.670 178.730 Vải YE60 202.500 10.000 5.400 207.100 Si-Tuýt si 45.500 5.000 540 49.960 Bạt 35.600 1.200 120 36.680 Thô 72.000 6.500 1.300 77.200 Ga ba đin – Chéo 56.000 4.500 700 59.800 Vanilon 24.700 1.000 60 25.640
(Nguồn: Phòng kĩ thuật công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long)
Tuy nhiên công ty nhận gia công là chủ yếu nên việc lập kế hoạch sản xuất là rất khó do đặc thù hàng gia công theo đơn hàng thì NVL do khách hàng mang đến. Khi công ty có kế hoạch sản xuất thì thông thường sẽ xây dựng kế hoạch sử dụng NVL và do phòng kế hoạch đảm nhiệm. Sau khi đã lập kế hoạch
thì bản kế hoạch đó được trình lên ban giám đốc duyệt, phòng vật tư đi tìm thị trường NVL để đáp ứng yêu cầu.
Thực tế qua tìm hiểu tôi nhận thấy phòng kế hoạch của công ty ít có liên hệ với các phân xưởng mà chỉ trao đổi kế hoạch với phòng cung ứng, có nhiều đơn hàng giao cho xưởng yêu cầu cắt may khẩn, điều đó gây áp lực cho công nhân tại các phân xưởng khi phải tăng ca do đơn đặt hàng gia hạn quá gấp.
3.3.2.4. Tổ chức mua sắm và tiếp nhận NVL
Quản lý mua sắm NVL
Ban cung ứng chịu trách nhiệm triển khai kế hoạch mua sắm NVL, tiến hành nghiên cứu những nhà cung cấp trên thị trường có thể đáp ứng được các mặt hàng NVL cung ứng trên thị trường mà công ty đang cần. Các nhà cung cấp đầu tiên được chú ý đến là những nhà cung cấp quen thuộc là bạn hàng lâu năm với công ty. Tiến hành nghiên cứu các chủng loại NVL mà các công ty có thể cung cấp cùng với bảng báo giá của các công ty để có sự so sánh nhằm mua được NVL đáp ứng được cả về số lượng, chất lượng, chủng loại mà giá cả hợp lý nhất. Trong quá trình mua sắm NVL công ty Hưng Long luôn đặt tiêu chí chất lượng lên hàng đầu do đó với những nguồn cung cấp NVL với giá rẻ chưa chắc đã là nguồn cung cấp tốt, lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất các yêu cầu:
Đúng chất lượng mà công ty mong muốn.
Có thể cung cấp đầy đủ số lượng mặt hàng NVL nào đó mà công ty đang cần: Đây cũng là một tiêu chí mà các cán bộ cung ứng của công ty đặt ra, bởi với cùng một loại NVL mà phải thu mua một lúc từ nhiều nhà cung cấp khác nhau sẽ dẫn đến việc khó khăn cho việc vận chuyển dẫn đến tăng chi phí thu mua, chưa kể đến chất lượng có thể không đồng bộ.
Đúng chủng loại NVL mà công ty đang cần.
NVL may mặc của công ty rất đa dạng. Chỉ với NVL chính là vải đã có rất nhiều chủng loại khác nhau.
Giá cả hợp lý nhất.
Nhìn chung Công ty chủ yếu vẫn mua NVL từ các nhà cung cấp quen thuộc để tránh tình trạng mua nhầm hàng và giảm những chi phí về tìm kiếm đánh giá nguồn cung cấp mới. Trong hợp đồng mua sắm NVL cán bộ cung ứng luôn chú ý đến các điều khoản về thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng. Khi thu mua cung ứng cán bộ vật tư của Công ty phải có đầy đủ hoá đơn mua hàng để giao cho Phòng kế toán.
- Đối với NVL nhập kho trong kỳ
NVL của công ty được nhập từ nhiều nguồn: Vật liệu gia công, vật liệu mua ngoài, phế liệu thu hồi, công ty quản lý việc nhập kho cụ thể như sau:
- Vật liệu gia công:
Chứng từ
Ban giám định của Công ty gồm: Thủ kho kho vật liệu gia công và nhân viên thống kê, nhân viên KCS, đồng thời trong quá trình giám định còn có sự giám sát của nhân viên kho cùng tham gia. Sau khi hoàn tất công việc giám định, nếu đạt yêu cầu NVL sẽ được chuyển vào kho vật liệu gia công. Phiếu nhập kho do phòng kế hoạch vật tư lập theo số thực tế đã kiểm và phải có đầy đủ chữ ký của ban giám đốc, phụ trách phòng kế hoạch vật tư, người giao hàng và thủ kho gồm 3 liên:
+ Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch vật tư.
+ Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế hoạch để ghi sổ kế toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Liên 3: Giao cho người nhận kèm theo hóa đơn ngoại, biên bản giám định để chuyển cho kế toán thanh toán.
- Vật liệu mua ngoài:
NVL
Khách hàng Công ty Kiểm kê,
giám định
Lập BB giám định
Ký hợp đồng giám định NVL viết phiếu nhập kho nhập kho NVL
Công ty Hưng Long chủ yếu nhận hàng gia công. Vì vậy những hàng gia công thì NVL là do khách hàng cung cấp nên công ty không tính giá của các NVL của hàng gia công mà chỉ tính giá cho các sản phẩm mua bán đứt đoạn. Cụ thể:
Yếu tố đầu vào NVL của công ty chủ yếu là hàng mua ngoài, vì số lượng NVL dùng trong kỳ tương đối nhiều và đa dạng về chủng loại. Trong quá trình thi mua NVL phát sinh thêm một số chi phí như: chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ. Ngoài ra, NVL của công ty chủ yếu là nhập khẩu nên có thêm thuế nhập khẩu, các chi phí thu mua phát sinh được công ty tập hợp để tính giá thành nhập kho theo công thức:
Giá thực tế NVL nhập kho = giá mua trên hóa đơn + chi phí vận chuyển, bốc dỡ + thuế nhập khẩu (nếu có).
- Tính giá NVL xuất kho
Do đặc điểm hoạt động của công ty có tình hình nhập xuất NVL thường xuyên nên công ty chọn phương pháp tính giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.
Giá trị thực tế đầu kỳ + nhập trong kỳ Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ =
số lượng tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Trong thực tế số lần nhập xuất và chủng loại NVL rất nhiều, tính toán theo phương pháp này giúp công ty giảm bớt đáng kể công việc của kế toán NVL. Tuy nhiên, áp dụng phương pháp này thì trong kỳ không theo dõi được về mặt giá trị NVL xuất dùng, không đáp ứng được yêu cầu kịp thời của công tác kế toán và công việc tính giá của NVL dồn vào cuối kỳ.
Quản lý quá trình tiếp nhận NVL
Việc tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu là sự chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận thu mua và quản lý nội bộ. Nguyên vật liệu sẽ được nhập kho ngay khi
chuyển giao, công việc này thường do cán bộ phòng kỹ thuật và thủ kho thực hiện. Bao gồm cả việc nhận các giấy tờ có liên quan trong quá trình mua như hóa đơn, cán bộ phòng kỹ thuật kiểm tra lại nguyên vật liệu lần cuối về quy cách, mẫu mã, chất lượng, số lượng với các chứng từ. Khi được sự xác nhận của cán bộ kỹ thuật, thủ kho sẽ tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Sau khi nhập kho xong, phiếu nhập kho cùng với hóa đơn và các chứng từ liên quan sẽ được chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ sách.
NVL sau khi thu mua, trước khi NVL nhập kho cán bộ cung ứng kiểm tra lại số lượng, chất lượng cũng như chủng loại mẫu mã NVL xem có đúng với hợp đồng mua hàng đã kí với bên cung cấp hay không nếu đầy đủ theo đúng hợp đồng thì NVL mới được nhập kho, thủ kho ghi phiếu nhập kho NVL. Lúc này dựa trên hoá đơn mua hàng cùng với phiếu nhập kho, kế toán vật tư của Công ty sẽ ghi nhận vào sổ kế toán. Thủ tục nhập kho được tiến hành như sau:
Biểu 3.1. Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng.
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/13P Số: 0000067
Liên 1: Lưu
Ngày 05 tháng 09 năm 2014 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần may Hưng Long Mã số thuế: 0900167869
Địa chỉ: Thôn Phan Bôi – Dị Sử - Mỹ Hào – Hưng Yên.
Số tài khoản:……… Điện thoại: 0321 3944165 Họ tên người mua: ………..
Tên đơn vị: CN Công ty CP đầu tư và thương mại tạp phẩm Sài Gòn tại Hà Nội Địa chỉ: 13 Nguyễn Chí Nghĩa – Hàng Bài – Hoàn Kiếm – HN
Hình thức thanh toàn: chuyển khoản
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Toyota bộ MH – TUA142020 Chiếc 2000 103.856 207.712.000 Cộng tiền hàng...207.712.000 Thuế GTGT 10%...20.771.200 Tổng cộng tiền thanh toán... ...228.483.200 Số tiền bằng chữ: hai trăm hai tám triệu, bốn trăm tám ba nghìn, hai trăm đồng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long)
Biểu 3.2. Biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu