III. Các loại chi phí diễn ra tại doanh nghiệp
1. Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nội dung: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở Xí nghiệp Hoá Dược gồm chi phí về nguyên vật liệu chính (cồn, H2SO4, HCl, BaCl2, NaOH, Na2CO3, …), vật liệu phụ (xi, parafin, túi giấy, …), bao bì (Bao PVC, túi PE, …). Đó là những chi phí dùng trực tiếp để tạo ra sản phẩm. Toàn bộ nguyên vật liệu trực tiếp bỏ vào một lần từ đầu vào dây chuyền công nghệ.
Tài khoản sử dụng: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ được tập hợp ghi chép và hạch toán vào bên Nợ TK 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Đồng thời ghi Có TK 152 “Nguyên vật liệu” (chi phí tiểu khoản TK 152.1 “Nguyên vật liệu chính”, TK155.2 “Vật liệu phụ”, TK 152.3 “Nhiên liệu”, TK152.4 “Phụ tùng”, TK 152.7 “Bao bì”). Cuối tháng kế toán thực hiện việc kết chuyển chi phí đã tập hợp được vào bên Nợ TK 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”.
Với đặc điểm là sản xuất khối lượng sản phẩm lớn và đa dạng cùng với các loại nguyên liệu khác nhau thì để quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất, phòng kỹ thuật nghiên cứu đã xây dựng hệ thống định mức vật tư đối với từng mặt hàng và theo dõi giám sát hàng tháng cùng với các phòng ban như phòng kế hoạch, phòng tài vụ. Quá trình theo dõi giám sát hàng tháng cùng với các phòng ban như phòng kế hoạch, phòng tài vụ. Qúa trình theo dõi quản lý và hạch toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được thưc hiện như sau:
Hàng tháng, phòng kế hoạch cung tiêu sẽ lập kế hoạch sản xuất sản phẩm trong tháng và tính ra định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng đơn vị sản phẩm. Trên cơ sở đó xác định lượng vật liệu định mức để sản xuất ra từng loại sản phẩm. Phòng sẽ căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất của tháng và định mức vật tư kỹ thuật để lập ra “Phiếu lĩnh định mức vật tư”. Phiếu này được lập với cả nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và bao bì sử dụng cho sản xuất sản phẩm. Cụ thể trong tháng 2/2002 phòng kế hoạch cung tiêu đã lập ra phiếu lĩnh định mức cho sản phẩm BaSO4, như sau:
Phiếu lĩnh định mức được lập theo từng mặt hàng bao gồm tất cả các vật liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm. Nội dung là phản ánh về số lượng theo định mức (do phòng kế hoạch cung tiêu ghi), số lượng thực lĩnh (do tổ sản xuất ký), và phần giá trị (do phòng tại vụ ghi).
* Các phân xưởng, các tổ sản xuất định kỳ sẽ nhận nguyên vật liệu theo định mức. Thông thường số lượng vật liệu thực lĩnh là phù hợp với số lượng định mức, tuy nhiên số NVL cấp phát có thể nhỏ hơn hoặc lớn hơn do kế hoạch sản xuất được điều chỉnh giảm hoặc tăng.
Tại các tổ sản xuất, để phục vụ cho việc tạp hợp chi phí nguyên vật liệu chính cho từng mặt hàng, cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng kết có sự kiểm tra của nhóm kiểm kê, các tổ trưởng làm sổ “Báo cáo sử dụng nguyên vật liệu” của từng sản phẩm và nộp cho phòng tại vụ (Biểu số 2). Sổ thống kê nói rõ số lượng NVL lĩnh, xuất dùng và tồn đầu tháng, cuối tháng, định mức kế hoặch, định mức thực hiện. Cụ thể trong tháng 2/2002, căn cứ vào số vật tư lĩnh, số sử dụng thể hiện trong sổ pha chế và số tồn khi kiểm kê cuối tháng, tổ trưởng tổ BaSO4 làm báo cáo thống kê theo dõi sử dụng nguyên vật liệu theo mẫu sau:
Cuối tháng, sau khi hoàn thành Báo cáo sử dụng vật tư đối với số lượng lĩnh, dùng, còn của tất cả các loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và bao bì cho các sản phẩm sản xuất trong tổ thì tổ trưởng sẽ gửi lên cho phòng kế toán.
Căn cứ vào số lượng và giá tiền vật liệu ghi trên “Phiếu lĩnh định mức vật tư” kế toán tập hợp chi phí tiến hành tổng hợp phần vật liệu lĩnh vào Sổ nháp “Nhập vật liệu” theo chỉ tiêu từng loại nguyên liệu. Sau đó lấy số tổng cộng đưa vào cột nhập (cả số lượng và giá tiền) thể hiện trên “Bảng tổng hợp xuất dùng NVL “ (Biểu số 3). Cắn cứ vào số tồn đầu kỳ và số nhập trong kỳ để tính giá vật liệu xuất trong kỳ theo công thức:
Đơn giá bình quân Giá trị từng loại nguyên Giá trị từng loại nguyên của từng loại nguyên = liệu tồn đầu kỳ + liệu nhập trong kỳ liệu xuất trong kỳ Số lượng từng loại + Số lượng từng loại
nguyên liệu tồn đầu kỳ nguyên liệu nhập trong kỳ
* Số lượng nguyên liệu sử dụng của từng loại sản phẩm được lấy từ cột sử dụng ở sổ “Báo cáo sử dụng nguyên liệu” để ghi vào cột số lượng sổ “Sử dụng nguyên vật liệu” (Biểu số 4). Sau đó lấy đơn giá vừa tính nhân với số lượng dùng để ghi vào cột số tiền cùng bảng.
Số lượng xuất dùng của tất cả các loại nguyên vật liệu được lấy từ sổ nháp “Xuất dùng nguyên liệu” cũng được tập hợp theo chỉ tiêu từng loại nguyên liệu với cả số lượng và giá tiền. Sau đó lấy số tổng cộng xuất dùng của từng loại để ghi vào cột xuất dùng trên Bảng tổng hợp xuất dùng NVL (cả số lượng và giá tiền), từ đó tính được số dư cuối kỳ của nguyên vật liệu xuất dùng và đó chính là số dư của TK 154 – NVL.
Cụ thể dưới đây là “ Bảng tổng hợp xuất dùng nguyên vật liệu tháng 2) và “Bảng sử dụng nguyên vật liệu” của mặt hàng BaSO4đơn tháng 2 như sau:
Ngoài phần nguyên liệu chính, vật liệu phụ, bao bì, để sản xuất một số sản phẩm còn có phần xuất khác được hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, đó là một số thành phẩm sau khi nhập kho được sử dụng làm nguyên vật liệu để sản xuất các sản phẩm khác. Trong tháng 2 có phần xuất thành phẩm để sản xuất với giá trị là 33.692.231 đ (Biểu số 3). Cách tính phần nhập trong kỳ, đơn giá xuất dùng và giá trị xuất, tồn cuối kỳ của phần xuất thành phẩm cũng được tính đối với nguyên vật liệu.
Căn cứ vào các phiếu lĩnh định mức vật tư và phiếu xuất kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã được ghi rõ đối tượng sử dụng, kế toán lập bảng phân bổ nguyên – vật liệu, công cụ dụng cụ (Bảng phân bổ số 2 – Biểu số 5) .
Từ bảng phân bổ số 2 làm căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 7.
Các bút toán phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp toàn doanh nghiệp được ghi như sau:
+ Xuất kho nguyên vật liệu và thành phẩm đưa vào sản xuất: Nợi TK 621 : 396.584.944
Có TK 152 : 362.892.713 Có TK 155 : 33.692.231
(trong đó chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tập hợp cho sản phẩm BaSO4 là 33.074.617đ