II. Chứng từ sổ sách phương pháp tổng hợp và chi tiết của tài sản cố
5. Kiểm kê vật liệu, công cụ và việc hạch toán xử lý vật liệu, công cụ
thiếu – vòng quay vật liệu tồn kho.
Việc kiểm kê vật liệu và công cụ dụng cụ ở xí nghiệp Hoá Dược sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên trên các tài khoản, phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này tại thời điểm bất kỳ nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng.
Phiếu nhập kho
Thẻ kho Phiếu xuất
kho
Kế toán tổng hợp Sổ số dư
Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Hạch toán biến động tăng nguyên vật liệu:
- Trường hợp mua hàng hoá đơn cùng về. Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nhận xuất nhập kho, kế toán ghi.
Nợ TK 152 – Giá thực tế vật liệu Nợ TK 133 – Thuế VAT khấu trừ.
Có TK liên quan.
- Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn.
Về nguyên tắc khi thừa phải làm văn bản báo cáo các bên liên quan cùng xử lý. Nợ TK 152 – Giá trị toàn bộ hàng hoá.
Nợ TK 133 – Thuế VAT tính theo hoá đơn. Có TK 331 – Tổng giá thanh toán. Có TK 3381 – Số thừa chưa có VAT.
Căn cứ quyết định xử lý Nợ TK 3381 – Trị giá thừa đã xử lý. Có TK 152 – Trả lại số thừa. + Nếu đồng ý mua tiếp hàng thừa.
Nợ TK 3381 – Trị giá hàng thừa chưa có thuế VAT. Nợ TK 1331 – Thuế VAT số hàng thừa.
Có TK 331 – Tổng giá thành toán hàng thừa. + Nếu thừa không rõ nguyên nhân.
Nợ TK 3381 – Trị giá hàng thừa chưa có thuế VAT Có TK 721 – Số thừa không rõ nguyên nhân.
* Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn kế toán chỉ ghi tăng vật liệu theo giá trị hàng nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ.
- Khi nhập: Nợ TK 152 – Trị giá số thực nhập. Nợ TK 1381 – Trị giá hàng thiếu. Nợ TK 133 – Thuế theo hoá đơn
Có TK 331 – Trị giá thành toán theo hoá đơn. - Khi xử lý: Người bán giao tiếp số hàng còn thiếu.
Có TK 1381 – Xử lý số thiếu. + Nếu người bán không còn hàng.
Nợ TK 331 – Ghi giảm số tiền phải trả. Có TK 1381 – Xử lý số thiếu. Có TK 133 – VAT số thiếu. + Nếu cá nhân làm mất.
Nợ TK 1388, 334 – Cá nhân bồi thường. Có TK 133 – VAT hàng thiếu. Có TK 1381 – Xử lý số thiếu. + Nếu không xác định được nguyên nhân.
Nợ TK 821 – Số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 1381 – Xử lý số thiếu.
Trường hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng.
Số hàng này được giảm giá hoặc trả lại cho người bán, khi xuất kho giao trả lại cho chủ hàng hoặc giảm giá:
Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152 Có TK 133
Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn.
Kế toán lưu phiếu kho vào hồ sơ. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn chưa về thì ghi sổ tạm tính.
Nợ TK 152 Có TK 331
Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về.
Kế toán lưu hoá đơn vào hồ sơ (hàng mua đang đi đường). Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, còn chưa thì:
Nợ TK 151 Nợ TK 1331
Sang tháng sau khi hàng về. Nợ TK 152 – Nếu nhập kho
Nợ TK 621, 622 – Xuất kho cho phân xưởng. Có TK 151 – Hàng đi đường kỳ trước đã về.
Trường hợp tăng vật liệu khác. Nợ TK 152 Có TK 411, 412 Có TK 336 Có TK 642 Có TK 3381 Có TK 241.
Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu. ở xí nghiệp Hoá Dược giảm do:
+ Xuất thuê ngoài gia công chế biến
Nợ TK 154 – giá thực tế vật liệu xuất chế biến. Có TK 152 – giá thực tế
+ Giảm do vay tạm thời.
Nợ TK 1368 – cho vay nội bộ. Có TK 152 – giá thực tế.
Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường
xuyên.
TK 131,111,112,141,311 TK 152 TK 621
Tăng do mua ngoài Xuất chế tạo sản phẩm
TK 133 TK 627,641,642
Thuế VAT được khấu trừ Xuất cho CPSXC, bán hàng, quản lý DN
TK 151 TK 154 Hàng đi đường kỳ trước Xuất thuê ngoài
gia công chế biến
TK 411 TK 1381
Nhận cấp phát, tặng thưởng Thiếu phát hiện khi kiểm kê
TK 642,3381 TK 412
Thừa phát hiện khi kiểm kê Đánh giá giảm
Đánh giá tăng
Phần III
Kế toán chi phí nhân công, BHXH, BHYT, KPCĐ thu nhập của người lao