2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Hotel Continental Saigon
Bộ máy được tổ chức theo kiểu trực tiếp chức năng. Trong đó, những người lãnh đạo trực tiếp chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách. Cơ cấu tổ chức quản trị được xây dựng dựa trên nguyên lý: mỗi cấp chỉ có một cấp trên quản lý trực tiếp, mối quan hệ chủ yếu trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc.
Hotel Continental Saigon được tổ chức và hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc Vương Anh Tuấn và hai Phó Giám đốc. Còn việc
chịu trách nhiệm về các phòng ban là các quản lý và các supervior theo mô hình trực tuyến và hoạt động dưới sự quản lý chặt chẽ của Tổng công ty Du lịch Sài Gòn (Saigontourist) theo cơ chế hoạch toán, báo sổ.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Hotel Continental Saigon
(Nguồn: Phòng Kế hoạch & Tổ chức Hotel Continental Saigon) 2.1.2.2. Nhiệm vụ - chức năng của các bộ phận đặc trưng
a. Ban Giám đốc: gồm một Giám đốc và hai Phó Giám đốc.
Giám đốc: trực tiếp quản lý việc kinh doanh khách sạn. Là người đại diện hợp pháp về nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền lợi của toàn thể nhân viên khách sạn trước Tổng công ty Du lịch Sài Gòn (Saigontourist).
Phó Giám đốc: là người hỗ trợ đắc lực cho Giám Đốc, giải quyết mọi công việc trong khả năng khi Giám Đốc vắng mặt.
Giám Đốc
Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc
Đại Diện Lãnh Đạo Môi
Trường
Ban Kiểm Tra Chất Lượng Thu ngân Bộ phận Front Office Bộ phận Buồng Phòng Bộ phận Kế toán Bộ phận Sale & Marketing Bộ phận Kỹ thuật Bộ phận Kế hoạch & Tổ chức Bộ phận F&B Bộ phận Vệ sinh khu vực công cộng Đặt phòng Lễ tân Tổng đài Business centre PCCC Bảo vệ Nhà hàng Continental Palace Nhà hàng Ý Bar Massage Fitness centre Bếp Bếp
Ban Giám đốc được coi là trái tim của khách sạn. Khách sạn hoạt động hiệu quả hay không là nhờ sự chỉ đạo tài tình, sáng suốt của các thành viên Ban Giám Đốc. Những người trong Ban Giám Đốc đều có trình độ học vấn và chuyên môn cao, có tài lãnh đạo và được sự tín nhiệm của Tổng công ty Du lịch Sài Gòn.
b. Bộ phận Kế hoạch & Tổ chức
Bộ phận Kế hoạch & Tổ chức chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám Đốc. Bộ phận này không phục vụ khách hàng, không dính dáng gì đến kinh doanh nhưng nó đóng vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động có hiệu quả. Bộ phận này được chia thành 3 bộ phận chức năng nhỏ: Khâu tuyển mộ nhân viên, khâu đào tạo và khâu quản lí phúc lợi.
c. Bộ phận Kế toán
Vai trò của bộ phận Kế toán là ghi chép lại một cách chính xác, kịp thời các giao dịch về tài chính, diễn giải về các bản báo cáo tài chính, cung cấp cho ban quản lý các bộ phận khác bản báo cáo định kì về tình hình tài chính, hoạt động kinh tế và hiệu quả kinh doanh của khách sạn. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận Kế toán bao gồm:
- Chuẩn bị bảng lương, trả lương cho nhân viên.
- Kịp thời hoạch toán một cách chính xác thu chi, kiểm tra tình hình tài vụ, hoạt động kinh tế và hiệu quả kinh doanh của khách sạn, cung cấp cho Giám Đốc những thông tin chi tiết về kế toán, tài vụ.
- Tăng cường quản lý kế hoạch, lập kế hoạch tài vụ, tăng cường hạch toán kinh tế, làm tốt công tác kiểm soát chi tiêu, tiết kiệm chi phí.
- Tăng cường công tác tài vụ, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, phản ánh tình hình quản lý kinh doanh, tổng kết kinh nghiệm phát hiện những vấn đề biến động về chi phí.
- Huy động và tích lũy vốn, phân phối và sử dụng vốn một cách hợp lý để tạo hiệu quả kinh tế ngày càng cao.
- Mục tiêu quản lý của bộ phận kế toán là dưới sự lãnh đạo của giám đốc, triệt để phát huy tác dụng của công tác dự báo, kế hoạch diều tiết và giám sát
giúp khách sạn không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và trình độ quản lý kinh doanh.
d. Bộ phận Sales & Marketing
Đây một trong những bộ phận quan trọng nhất của khách sạn bởi đây là cầu nối giữa khách sạn và thị trường. Bộ phận Sales & Marketing tìm kiếm khách hàng và bán sản phẩm dịch vụ của khách sạn, mang nguồn thu về cho khách sạn. Nhiệm vụ chính của bộ phận này:
- Hoạch định và quản lý chiến lược, hoạt động marketing của khách sạn. - Biên soạn và thực hiện chương trình quảng cáo. Phát triển thương hiệu của khách sạn qua các kênh quảng cáo phù hợp với định hướng chiến lược của Hotel Continental Saigon.
- Quản lý và thực hiện các hoạt động PR – Quan Hệ Cộng Đồng – liên quan đến việc xây dựng hình ảnh của Hotel Continental.
- Phân tích và nghiên cứu nhu cầu khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh, và dự đoán xu hướng thị trường tiêu thụ.
- Thực hiện thiết kế các ấn phẩm quảng cáo sản phẩm, các ấn phẩm định kỳ của công ty.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý thông tin khách hàng và khai thác khách hàng tiềm năng cho khách sạn.
e. Bộ phận Kỹ thuật
Bộ phận kĩ thuật phụ trách về việc vận hành và bảo trì toàn bộ cơ sở vật chất của khác sạn bao gồm: điện, cơ khí, hệ thống sưởi, máy điều hòa không khí và bộ thông khí, bơm và thực hiện những sửa chữa nhỏ, tu bổ trang thiết bị. Kiểm tra các phương tiện phòng cháy chữa cháy để lúc nào cũng sẵn sàng xử lý khi xảy ra sự cố và phòng tránh hỏa hoạn trong khách sạn.
f. Bộ phận Vệ sinh khu vực công cộng
Bộ phận Vệ sinh khu vực công cộng chịu trách nhiệm về vệ sinh, thẩm mỹ trang trí ở các khu vực công cộng trong khách sạn như: sảnh, hành lang, trần nhà, cầu thang, bảng hiệu. Nếu có hư hỏng phải báo cho bộ phận Kỹ
thuật biết kịp thời. Bộ phận này còn có nhiệm vụ cung cấp và chăm sóc cây cảnh tạo cảm giác mát mẻ, sinh độnsg cho khách sạn.
g. Bộ phận F&B
Chức năng của bộ phận F&B là kinh doanh phục vụ ăn uống đề tăng doanh số cho khách sạn, là sợi dây nối liền giữa khách sạn với khách thông qua việc phục vụ ăn uống hàng ngày để thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm. Đây là bộ phận sản xuất tiêu thụ và tổ chức phục vụ các dịch vụ ăn uống như điểm tâm sáng, trưa, tối, tiệc buffet, hội nghị, hội thảo và các loại tiệc cưới, hỏi khi khách có yêu cầu cùng với những thức uống phong phú, đa dạng từ cách pha chế cho đến cách trình bày sao cho phù hợp với nhu cầu và sở thích của khách, tạo không khí thoải mái, văn minh lịch sự để khách thoải mái thưởng thức món ăn.
Bộ phận F&B đảm bảo công việc của các trưởng ca, bếp trưởng, trưởng nhà hàng, tổ vệ sinh bếp và nhân viên nhà hàng, nhà bếp. Bộ phận F&B có các nhiệm vụ sau:
- Duy trì các tiêu chuẩn của khách sạn và huấn luyện nhân viên theo quy định đã đề ra. Đội ngũ nhân viên phục vụ khách thưởng thức nghệ thuật ẩm thực và những nét độc đáo của khách sạn theo đúng phong cách của khách sạn, đúng giờ và tận tình chu đáo.
- Phối hợp chặt chẽ với nhà bếp, quầy bar, quầy đón tiếp để giải quyết kịp thời mọi yêu cầu của khách.
- Có biện pháp phòng chống ngộ độc, bảo vệ tuyệt đối an toàn cho khách trong và sau khi ăn uống.
- Thực hiện tốt quản lí tài sản, quản lí lao động, quản lí kỹ thuật, qui định vệ sinh nhà hàng, quầy bar, phòng tiệc… có ý thức giúp đỡ lẫn nhau và thường xuyên trao đổi kĩ thuật nghiệp vụ, văn hóa, ngoại ngữ để tăng năng suất lao động, phục vụ có chất lượng cao.
- Phối hợp với Ban Giám Đốc, các đơn vị khác trong bộ phận và các bộ phận khác trong khách sạn đảm bảo chuẩn bị các chương trình lễ hội, các hoạt động liên quan đến nhà hàng.
- Phối hợp với bộ phận tiếp thị & kinh doanh lên kế hoạch tiếp thị và bán hàng.
- Hàng tháng báo cáo doanh số nhà hàng thật chi tiết. Xem xét và phân tích báo cáo hàng tháng.
- Bảo đảm việc mua các nguyên liệu chất lượng cao nhất và giá vốn thấp nhất.
h. Bộ phận FO (Front Office)
Bộ phận FO bao gồm nhiều bộ phận con khác như: bộ phận đặt phòng, lễ tân, doorman… có vị trí làm việc ở tiền sảnh. Bộ phận này đóng vai trò quan trọng cho việc thành công của khách sạn, là trung tâm vận hành nghiệp vụ của toàn bộ khác sạn, là điểm nút liên hệ giữa khách với khách sạn. FO là bộ phận đầu tiên tiếp xúc với khách hàng qua việc đặt phòng và cũng là bộ phận cuối cùng liên hệ với khách qua việc làm thủ tục check-out và tiễn khách ra cửa. Do đó, đây là bộ phận thể hiện toàn bộ khuôn mặt của khách sạn.
- Nhận các yêu cầu đặt phòng trước cho khách, làm thủ tục đăng ký, giải quyết các thắc mắc của khách hàng.
- Bố trí và liên hệ với bộ phận Housekeeping để kịp thời cập nhật về tình trạng phòng cho khách.
- Theo dõi, phục vụ khách trong suốt quá trình từ khi đặt phòng đến lưu trú, ăn nghỉ tại khách sạn cho tới khi khách thanh toán và rời khỏi khách sạn.
- Làm cầu nối giữa khách với dịch vụ khác ở trong và ngoài khách sạn (ăn uống, vui chơi, giải trí, du lịch, dã ngoại,…). Chuyển giao các yêu cầu dịch vụ của khách với nhà hàng ăn uống, cá trung tâm dịch vụ, đại lý du lịch, các đoàn xe và các dịch vụ khác.
- Thực hiện việc đưa, đón khách, nhận và chuyển bưu điện, báo chí, hành lí … cho khách.
- Cung cấp các thông tin khi khách hàng cần, nhận và chuyển thư từ, bưu kiện, báo chí. Tiếp nhận và giải quyết mọi yêu cầu, khiếu nại của khách theo hướng tích cực.
- Đảm bảo việc cất giữ hành lý, giấy tờ khách hàng gởi và hoàn trả đúng theo thủ tục.
- Điều phối việc cho khách thuê phòng ở lâu dài hay ngắn hạn. làm thủ tục giấy tờ cho khách đến, khách đi. Lập hồ sơ về khách, lưu trữ và phân tích các dữ liệu về khách, truy nạp dữ liệu chính xác vào hệ thống máy tính: các tư liệu về chi phí thuê phòng của khách. Đảm bảo thông tin xuyên suốt và kịp thời truy xuất khi Ban giám đốc yêu cầu.
- Bên cạnh đó, lễ tân còn là bộ phận tham mưu cho Ban giám đốc của khách sạn, kịp thời cung cấp thông tin về nguồn khách, tình hình khách, nhu cầu của khách để lãnh đạo khách sạn kịp thơi định ra kế hoạch và chiến lược kinh doanh của mình.
i. Bộ phận Buồng Phòng (Housekeeping)
Bộ phận phòng thực hiện chức năng cho thuê phòng của khách sạn.
- Khách đăng kí phòng phải được tiếp nhận, tiếp đón nồng hậu và được bố trí ở các phòng ốc sạch sẽ.
- Tình hình phòng trống, phòng có khách phải được cập nhập hàng ngày. Khách phải được trả lời ngay qua thư từ hay qua điện thoại.
- Nhiệm vụ chăm sóc, dọn dẹp phòng, vệ sinh các khu vực công cộng nhằm tạo một khung cảnh sạch đẹp và khoáng đãng, giúp kéo dài và duy trì tuổi thọ các tiện nghi và trang thiết bị trong khách sạn.
- Kiểm tra việc thực hiện nội quy của khách trong phòng như: ăn uống, minibar… Trong trường hợp khách làm hư hoặc lấy các vật dụng của khách sạn thì phải báo ngay cho bộ phận lễ tân để yêu cầu thanh toán.
- Nếu khách có thắc mắc gì, phải được giải quyết ngay. Phản ành ý kiến của khách cho các bộ phận liên quan: lễ tân, nhà hàng, các bộ phận khác…
- Phát hiện nếu khách để quên tài sản thì phải có biện pháp xử lí kịp thời. - Phụ trách việc cung cấp và chăm sóc cây cảnh làm sinh động cảnh quan trong khách sạn tạo cho khách một không khí trong lành và thoải mái khi lưu trú tại đây.
Bộ phận bảo vệ có chức năng và nhiệm vụ:
- Bảo vệ an toàn tài sản của khách sạn, bảo đảm tài sản của khách sạn không bị xâm phạm, tạo ra bầu không khí an toàn để kinh doanh tốt, tạo cho khách cảm giác an tâm như ở nhà mình, tạo điều kiện cho cán bộ - công nhân viên khác sạn an tâm và công tác tốt.
- Đề ra các chế độ, qui định và các biện pháp an toàn đạt hiệu quả, đẩy mạnh công tác tuyên truyền giáo dục nhằm nâng cao ý thức bảo vệ an toàn trong cán bộ - công nhân viên, phòng ngừa các sự cố bất ngờ xảy ra.
- Theo dõi, kiểm soát sổ sách nhân viên và kiểm tra thẻ ra vào của nhân viên phòng tránh không cho nhân viên mang vật dụng, tài sản của khách sạn ra ngoài.
- Giải quyết ghi nhận và báo cáo với giám đốc các trường hợp liên quan đến an ninh, an toàn trong khách sạn để được chỉ đạo xử lí kịp thời.
2.1.3. Hiện trạng cơ sở vật chất
Hotel Continental Saigon là khách sạn đạt tiêu chuẩn 4 sao với quy mô 81 phòng có diện tích rộng rãi, thoáng mát và có ban công với tầm nhìn đẹp được chia thành sáu loại như sau: Superior, Deluxe, Oriential Suite, Junior Suite, Continental Suite, Executive Suite. Tất cả các phòng đều được trang bị đầy đủ những tiện nghi cao cấp với phong cách phục vụ chu đáo - đẳng cấp, sẵn sàng đón tiếp những vị khách lần đầu ghé thăm và luôn là mái nhà ấm cúng cho những khách hàng quen thuộc.
Khách sạn có diện tích tổng thể 3.430m2, với cấu trúc hạ tầng gồm 1 trệt, 3 lầu:
- Tầng trệt: Quầy tiếp tân, Quầy thông tin và quan hệ khách hàng, Quầy dịch vụ đổi tiền, Business Center, Dịch vụ cho thuê xe, Tour desk, WIFI Internet, Quầy lưu niệm, VIP Room, Việt Nam Room, Bambo Room, Nhà hàng Continental Palace, Nhà hàng Ý Venezia, La Dolce Vita Café, Sân vườn Continental Patio
- Lầu 2: 37 phòng nghỉ
- Lầu 3: 14 phòng nghỉ
2.1.4. Hệ thống sản phẩm dịch vụ của khách sạn
2.1.4.1. Sản phẩm buồng, phòng
Hotel Continental Saigon có 81 phòng chất lượng dịch vụ đạt tiêu chuẩn 4 sao và được chia làm 6 loại: Superior, Deluxe, Oriential Suite, Junior Suite, Continental Suite, Executive Suite. Diện tích tất cả các phòng từ 35m2 đến 80m2 được thiết kế theo lối kiến trúc cổ điển Pháp với trần nhà cao và rộng, gồm đầy đủ các trang thiết bị hiện đại đạt chuẩn quốc tế được bày trí theo cung cách truyền thống với chất liệu gỗ tạo một phong cách mộc mạc nhưng sang trọng và đặc biệt là diện tích và không gian thoáng đãng bậc nhất thành phố.
Tất cả các phòng đều có phòng tắm riêng và được trang bị máy điều hòa, điện thoại quốc tế gọi trực tiếp, truyền hình vệ tinh với các kênh quốc tế, kết nối internet (ADSL), máy nước nóng, máy sấy tóc, áo choàng tắm, DVD, minibar, safe-box…. Ngoài ra khách lưu trú ở đây còn được thưởng thức bữa ăn sáng miễn phí còn có tặng phẩm mỗi ngày: báo, tạp chí (Vietnam News, Time Out, ….) và trái cây thay đổi theo mùa, hoa tươi, trà, cà phê…
Bảng 2.1: Mô tả các loại phòng của Hotel Continental Saigon
Các loại phòng: Loại phòng Số phòng Diện tích Superior 28 35m2 Deluxe 25 40m2 Oriental Suite 13 45m2 Junior suite 11 55m2 Continental Suite 2 75m2 Executive Suite 2 80m2
- Phòng Superior: diện tích bình quân 35m2 với đầy đủ tiện nghi và khung cảnh nhìn ra khu vườn phía trong khách sạn.
Hình 2.2: Phòng Superior