- Cách di chuyển trong bảng tính:
+ Dùng các phím dịch chuyển và phímTab.
+ Sử dụng phím di chuyển nhanh khác.
- Cách đánh dấu:
Muốn đánh dấu các ô chỉ cần giữa Shift + các phím mũi tên dịch chuyển. Muốn đánh dấu toàn bộ các ô trong Sheet ta ấnCtrl + A
- Cách nhập dữ liệu trên Excel:
Mỗi ô (cell) trong excel có một định dạng độc lập. Để nhập dữ liệu cho các ô đưa con trỏ đến ô cần nhập, nhập dữ liệu cho ô đó nếu kết thúc thì ấn
Enter, Muốn kết thúc một đoạn (xuống dòng) thì ấn Alt+Enter. Muốn sửa đổi dữ liệu trong ô: Đưa thanh sáng đến ô cần sửa đổi rồi ấn phímF2 hoặc kích đúp chuột vào ô đó.
Chú ý nhập dữ liệu cho vùng: Đánh dấu vùng cần nhập, thực hiện nhập dữ liệu cho ô đầu tiên, kết thúc việc nhập bằng cách ấnCtrl + Enter.
- Cách tạo dãy có thứ tự:
Excel cho phép nguời dùng tạo ra các dãy có thứ tự theo quy luật (như dãy số thứ tự, dãy các ngày trong tuần…..).
Cách 1: Sử dụng tính năngAutoFill.
Cách 2: Có thể dùng chuột: Bằng cách đánh số đầu vào ô 1, gõ tiếp số tiếp theo vào ô thứ 2 để tính toán bước tăng.
Chọn 2 ô liên tiếp đó. Nháy chuột trái vào góc phải dưới của vùng chọn khi con trỏ biến thành dấu + thì kéo chuột trái về phía cần đánh số thứ tự rồi nhả chuột. Nếu số thứ tự có bước tăng là 1: Thì ta chỉ cần nhập giá trị vào ô đầu cần
đánh => Chọn ô đó giữ Ctrl +nhấn chuột trái vào góc dưới cùng bên phải kéo về phía cần tạo.
- Cách điều chỉnh độ rộng hàng và cột:
+ Dùng chuột: + Dùng bảng chọn:
Độ rộng dòng:Format=>Row=>Height.
Format => Row => AutoFit: Độ rộng dòng vừa đủ cho dữ liệu nhập vào Độ rộng cột:Format=>Colum=>Width.
Format=>Colum =>AutoFit Selection=> lấy độ rộng cột vừa đủ để trình bày dữ liệu trong các ô trên cột đó.
- Cách nhập tách ô:
+ Nhập ô: Merge And Center trên thanh công cụ Formating hoặcFormat =>
Cells (Ctrl +1)=>Alignment=>Merge Cells=>OK
+ Tách ô đã nhập: Format => Cells => Alignment => Merge cells (bỏ đánh dấu) =>OK.
- Cách định dạng bảng tính:
+ Đánh dấu các ô cần định dạng
Format=>Cells (Ctrl+1): Alignment :Căn chỉnh lề.
Font :Căn chỉnh Font chữ.
Border :Tạo đường viền.
Patterns :Chọn màu nền =>Chọn OK
- Cách xoá dữ liệu:
+ Vào Menu :Edit =>Clear.
PHẦN IX. THAO TÁC TÍNH TOÁN TẠO ĐỊA CHỈ TUYỆT ĐỐI VÀ ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI –SAO CHẫP DỮ LIỆU
I. CÁCH TÍNH TOÁN TRONG BẢNG
+ Đưa thanh sáng vào ô cần tính toán rồi nhập công thức tính toán: + Công thức tính toán được bắt đầu bằng dấu (=) hay dấu (+).
+ Các toán tử: Phép cộng (+), Phép trừ (-), Phép nhân (*), Phép chia (/). Phép luỹ thừa (^), Phép toán tính phần trăm (%).
- Toỏn tử chuỗi: & (nối chuỗi).Vớ dụ “HàNội”& “Việt Nam”.
- Toỏn tử so sỏnh: = (bằng), <> (khụng bằng), > (lớn hơn), >=(lớn hơn hoặc bằng),< (nhỏ hơn), <=(nhỏ hơnhoặcbằng).
Các toán hạng: Là các số cụ thể hoặc là địa chỉ ô chứa giá trị.
Chú ý: Trên Excel sau khi tính toán cho một công thức, muốn sao chép công thức cho các ô khác tương tự thì ta thực hiện như sau:
Dùng chuột: Chọn ô đã tính rồi nhấn chuột trái vào góc dưới cùng bên phải của
ô đó kéo về phía cần sao chép.
Dùng phím tắt:
Ctrl + DSao chép từ trên xuống.
Ctrl + RSao chép từ trái sang phải.
II. ĐỊA CHỈ TUYỆT ĐỐI VÀ ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI
* Địa chỉ tương đối: (Định nghĩa).
Địa chỉ tương đối là địa chỉ mặc định của Excel có dạng.
<Chỉ số cột><chỉ số hàng>
ví dụ:A1: Địa chỉ tương đối cột A, hàng 1; B1: Địa chỉ tương đối cột B, hàng 1. * Địa chỉ tuyệt đối:$<Chỉ số cột>$<chỉ số hàng>
* Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ cú dạng $<tờn cột>$<tờn hàng> (dấu $ thờm vào trước chữ cỏi chỉ cột hoặc số thứ tự hàng khi viết địa chỉ tuyệt đối trong cụng thức). Địa chỉ này sẽ giữ nguyờn, khụng thay đổi trong quỏ trỡnh sao chộp cụng thức giữa cỏc ụ.
-Vớ dụ:
+ $A$1:Địa chỉtuyệtđốicủacột A và hàng 1.
*
* Địa chỉ hỗn hợp: Là địa chỉ bao gồm cả địa chỉ tuyệt đối và t-ơng đối.
+ Địa chỉ tuyệt đối hàng và tương đối cột: Hàng cố định , cột thay đổi
<chỉ số cột>$<chỉ số hàng>
+ Địa chỉ tuyệt đối cột và tương đối hàng: Cột cố định , hàng thay đổi
$<chỉ số cột><chỉ số hàng>
Chú ý: Muốn chuyển đổi giữa các địa chỉ này sau khi lấy địa chỉ t-ơng đối ta ấn
phímF4.
Vớ dụ: $A1:Địachỉ tuyệt đốicộtA, tương đốihàng 1. B$1:Địa chỉ tương đốicột B, tuyệtđối hàng 1.
III. CÁCH SAO CHẫP DỮ LIỆU
+ Đánh dấu dữ liệu cần sao chép chọn biểu t-ợng Copy trên thanh công cụ hay ấn tổ hợp phímCtrl + C.
+ Đưa thanh sáng đến vị trí cần dán chọn biểu t-ợng Paste trên thanh công cụ hay ấn tổ hợp phímCtrl + V.
IV. CÁCH DI CHUYỂN DỮ LIỆU
+ Đánh dấu dữ liệu cần di chuyển chọn biểu tượng Cut trên thanh công cụ hay ấn tổ hợp phímCtrl + X.
+ Đưa thanh sáng đến vị trí cần dán chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ hay ấn tổ hợp phímCtrl + V.
PHẦN X. CÁCH THAO TÁC VỀ HÀNG –CỘT VÀ SHEET I. THAO TÁC VỀ HÀNG
+ Thêm hàng:
Cách 1: Kích chuột phải vào hàng cần thêm =>Insert
Cách 2:Insert=>Rows+ Xoá hàng:
Cách 1: Kích phải chuột vào hàng cần xóa =>Delete
Cách 2:Edit =>Delete
+ Cách ẩn hàng: Format => Row => Hide + Cách hiện hàng: Format =>
Row=>Unhide
II. THAO TÁC VỀ CỘT
+ Thêm cột:
Cách 1: Kích phải chuột vào cột cần thêm =>Insert
Cách 2:Insert=>Columns + Xoá cột:
Cách 1: Kích chuột phải vào cột cần xoá =>Delete
Cách 2:Edit =>Delete
+ Cách ẩn cột: Format => Column => Hide + Cách hiện cột: Format =>
Column=>Unhide
III. THAO TÁC VỀ SHEET
+ Thêm Sheet:
Cách 1: Kích phải chuột trước sheet cần thêm =>Insert
Cách 2:Insert=>WorkSheet + Xoá Sheet:
Cách 1: Kích phải chuột vào sheet cần xóa =>Delete
Cách 2:Edit =>Delete Sheet
+ Sao chép hay di chuyển Sheet:
Cách 1: Kích phải chuột vào sheet cần sao chép =>Move or Copy
Cách 2:Edit =>Move or Copy Sheet
To Book:Chọn tên tệp cầncopy hay di chuyển đến.
Before Sheet: Chọn tên Sheet cần đặt lên phía trước sheet đó.
Creat a copy: Copy Sheet
Ok
+ Cách hiện Sheet: Format => Sheet => Unhide=> Chọn tên Sheet => OK + Cách đổi tên Sheet:
Cách 1: Kích đúp chuột vào tên Sheet cần đổi Cách 2: Kích phải chuột =>Rename
Cách 3:Format=>Sheet=>Rename
Gõ tên Sheet cần đặt =>Enter
PHẦN XI. CÁC HÀM TÍNH TOÁN CƠ BẢN TRấN EXCEL, CÁCH SẮP XẾP DỮ LIỆU VÀ LỌC DỮ LIỆU
I. CÁC HÀM CƠ BẢN TRấN EXCEL1. Cỏc kiểu dữ liệu trờn Excel 1. Cỏc kiểu dữ liệu trờn Excel
Trong mỗi ụ chỉ cú thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ụ phụ thuộc vào ký tự đầu tiờn gừ vào.
1.1. Dạng chuỗi (Text):
- Bắt đầu bởi cỏc chữ cỏi a đến z hoặc A đến Z.
- Những dữ liệu chuỗi dạng số như: Số điện thoại, số nhà, mó số, .v.v. khi nhập
vào phải bắt đầu bằng dấu nhỏy đơn (') và khụng cú giỏ trị tớnh toỏn.
- Theo mặc định dữ liệu dạng chuỗi được canh sang trỏi ụ.
1.2. Dạng số (Number).
- Kiểu hằngsố bắt đầu bởi cỏc số từ 0 đến 9; cỏc dấu +,-,(,*,$.
- Theo mặc định dữ liệu kiểu số được canh sang phải ụ.
1.3. Dạng cụng thức (Formula).
- Ký tự đầu tiờn gừ vào là dấu = hoặc +. Kết quả hiển thị trong ụ khụng phải là cỏc ký tự gừ vào mà chớnh là giỏ trị của cụng thức đú, cụng thức nhập vào hiển
thị trờn thanh cụng thức.
Cỏc toỏn tử sử dụng trong cụng thức:
- Toỏn tử tớnh toỏn: + (cộng), –(trừ), * (nhõn), / (chia), ^ (lũy thừa), % (phần trăm).
- Toỏn tử chuỗi: & (nối chuỗi). Vớ dụ “Hà Nội” & “Việt Nam”.
- Toỏn tử so sỏnh: = (bằng), <> (khụng bằng), > (lớn hơn), >=(lớn hơn hoặc
bằng), < (nhỏ hơn), <=(nhỏ hơn hoặc bằng).
1.1. Dạng ngày (Date), giờ (Time).
- DD là 2 con số chỉ Ngày (D là chữ cỏi đầu của từ Day);
- MM là 2 con số chỉ Thỏng (M là chữ cỏi đầu của từ Month);
- YY là 2 con số chỉ Năm (Y là chữ cỏi đầu của từ Year);
Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tuỳ thuộc vào việc đặt
2. Cỏc hàm cơ bản trong Excel 2.1. Nhúm hàm căn bản
* Hàm INT
Cỳ phỏp: = INT(number)
Trong đú: Number là số cần làm trũn.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị là phần nguyờn của một số thực và nú
làm trũn xuống của số thực đú.
Vớ dụ: = INT(6.3) = 6; = INT(6.8) = 6;
* Hàm MOD
Cỳ phỏp: = MOD(Number, Divisor)
Trong đú: Number: Số bị chia
Divisor: Số chia (phải khỏc 0, nếu là số 0 Excel sẽ bỏo lỗi).
Chức năng: Hàm này trả về phần dư của phộp chia.
Vớ dụ: = MOD(5,2) =1; = MOD(7,3) =1;
* Hàm SUM
Cỳ phỏp:=SUM(Number1, number2,…)
Trong đú: Number1, number2,…cú thể là những giỏ trị số, cụng thức, địa
chỉ ụ hay dóy ụ chứa giỏ trị số… trong hàm này cú thể lấy tới 30 đối số. Cú thể
sử dụng nỳt ∑ trờn thanh cụng cụ để thay cho hàm.
Chức năng: Hàm này trả về tổng của một chuỗi số.
* Hàm AVERAGE
Cỳ phỏp: = AVERAGE(Number1, number2,…)
Trong đú: Number1, number2,…cú thể là những giỏ trị số, cụng thức, địa
chỉ ụhay dóy ụ chứa giỏ trị số… trong hàm này cú thể lấy tới 30 đối số.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị trung bỡnh cộng của cỏc số.
* Hàm COUNT
Cỳ phỏp: =COUNT(Value1, Value2,…)
Trong đú: Value1, Value2,…: cú thể là những giỏ trị số, địa chỉ ụ hay dóy ụ, cụng thức. Trong hàm này ta sử dụng tối đa là 30 đối số.
Chức năng: Đếm số ụ trong dóy ụ,đếm cỏc ụ cú chứa số hoặc ngày thỏng
* Hàm COUTA
Cỳ phỏp:= COUTA(Value1, Value2,…)
Trong đú: Value1, Value2,…: cú thể là những giỏ trị số, chữ..., địa chỉ ụ
hay dóy ụ, cụng thức.
Chức năng: Đếm số ụ trong dóy ụ cú nội dung bất kỳ (khụng đếm ụ trống).
* Hàm MAX
Cỳ phỏp: = MAX(Number1, number2,…)
Trong đú: Number1, number2,…cú thể là giỏ trị số, địa chỉ ụ hay dóy ụ, cụng thức chứa giỏ trị số.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị lớn nhất của cỏc số.
* Hàm MIN
Cỳ phỏp:= MIN(Number1, number2,…)
Trong đú: Number1, number2,…cú thể là giỏ trị s ố, địa chỉ ụ, dóy ụ, cụng thức.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị nhỏ nhất của cỏc số
* Hàm RANK
Cỳ phỏp: = RANK(Number, Ref, Order)
Trong đú: Number: Là số muốn xem thứ hạng.
Ref: một mảng, địa chỉ ụ hay dóy ụ cú chứa số muốn tỡm thứ hạng.
Order: Đối này cú giỏ trị số 0 và 1, quy định cỏch xếp thứ hạng.
Nếu Order = 1: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn. Nếu
Order = 0: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ lớn đến nhỏ.
Nếu bỏ qua đối này thỡ Excel sẽ hiểu Order = 0.
Chức năng: Hàm này trả về thứ hạng của một số trong dóy ụ cho trước.
2.2. Nhúm hàm xử lý chuỗi * Hàm LEFT
Cỳ phỏp: = LEFT(Text, Num_chars)
Trong đú: Text: là chuỗi văn bản để lấy ký tự.
Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy ra(số nguyờn).
Chức năng: Hàm trả về số ký tự bờn trỏi của chuỗi cho trước ở đối Text.
Cỳ phỏp: = RIGHT(Text, Num_chars)
Trong đú: Text: Là chuỗi văn bản đế lấy ký tự.
Num_chars: là tổng số ký tự cần lấy ra (số nguyờn).
Chức năng: Hàm này tương tự hàm LEFT nhưng nú lấy ký tự bờn phải
của chuỗi ký tự.
* Hàm MID
Cỳ phỏp: =MID(Text, Stars_num, Num_chars)
Trong đú: Text: Là chuỗi để lấy cỏc ký tự. Stars_num: Là vị trớ bắt đầu
lấy ký tự. Num_chars: Tổng số ký tự cần lấy ra.
Chức năng: Hàm này cú cụng dụng chọn và lấy ra cỏc ký tự trong chuỗi cho trước. Ký tự đầu được lấy ra căn cứ vào đối Start_num và tiếp tục lấy ký tự
kế tiếp cho đến khi số ký tự lấy ra bằng đối Num_chars thỡ kết thỳc.
* Hàm LEN
Cỳ phỏp: = LEN(Text)
Trong đú: Text là chuỗi văn bản cần tớnh chiều dài.
Chức năng: Hàm này trả về chiều dài của chuỗi ký tự, một khoảng trắng được xem như một ký tự.
* Hàm VALUE
Cỳ phỏp: = VALUE(Text)
Trong đú: Text là chuỗi số muỗn chuyển sang dạng giỏ trị số.
Chức năng: Hàm này chuyển chuỗi số thành giỏ trị số.
2.3. Nhúm hàm ngày thỏng
- Hàm cho ngày tháng năm hiện tại TODAY() , = TODAY()
- Hàm cho ngày của biểu thức ngày tháng năm DAY(), =DAY(Biểu_thức) Trong đó: Tham số là một biểu thức ngày tháng năm
- Hàm cho tháng của biểu thức ngày tháng năm MONTH() =MONTH(Biểu_thức)
- Hàm cho năm của biểu thức ngày tháng năm YEAR() =YEAR(Biểu_thức)
Chú ý:Cách tính tuổi
Cách 2: =YEAR(Today())-YEAR(NTNS)
* Hàm DAY
Cỳ phỏp: = DAY(Serial_number)
Trong đú: Serial_number là giỏ trị ngày thỏng năm, tham chiếu ụ chứa ngày thỏng năm trong cặp dấu ngoặc.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị ngày của dữ liệu loại ngày thỏng năm.
* Hàm MONTH
Cỳ phỏp: = MONTH(Serial_number)
Trong đú: Serial_number là giỏ trị ngày thỏng năm, tham chiếu ụ chứa ngày thỏng năm trong cặp dấu ngoặc.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị thỏng của dữ liệu loại ngày thỏng năm.
* Hàm YEAR:
Cỳ phỏp: = YEAR(Serial_number)
Trong đú: Serial_number là giỏ trị ngày thỏng năm, tham chiếu ụ chứa ngày thỏng năm trongcặp dấu ngoặc.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị năm của dữ liệu loại ngày thỏng năm.
* Hàm NOW
Cỳ phỏp:= NOW(). Hàm này khụng cú đối số.
Chức năng: Hàm này trả về ngày giờ hiện hành trong hệ thống mỏy tại vị
trớ ụ hiện hành.
* Hàm TODAY
Cỳ phỏp:= TODAY(). Hàm này khụng cú đối số.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị ngày thỏng năm hiện hành tại ụ được
kớch hoạt. Nhưng chỉ cho biết ngày thỏng năm khụng hiện giờ phỳt giõy.
2.4. Nhúm hàm điều kiện * Hàm AND
Cỳ phỏp: = AND(Logical1, logical2,…)
Trong đú: Logical1, logical2,…là cỏc đối số biểu diễn từng điều kiện cú