1. Cỏc kiểu dữ liệu trờn Excel
Trong mỗi ụ chỉ cú thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ụ phụ thuộc vào ký tự đầu tiờn gừ vào.
1.1. Dạng chuỗi (Text):
- Bắt đầu bởi cỏc chữ cỏi a đến z hoặc A đến Z.
- Những dữ liệu chuỗi dạng số như: Số điện thoại, số nhà, mó số, .v.v. khi nhập
vào phải bắt đầu bằng dấu nhỏy đơn (') và khụng cú giỏ trị tớnh toỏn.
- Theo mặc định dữ liệu dạng chuỗi được canh sang trỏi ụ.
1.2. Dạng số (Number).
- Kiểu hằngsố bắt đầu bởi cỏc số từ 0 đến 9; cỏc dấu +,-,(,*,$.
- Theo mặc định dữ liệu kiểu số được canh sang phải ụ.
1.3. Dạng cụng thức (Formula).
- Ký tự đầu tiờn gừ vào là dấu = hoặc +. Kết quả hiển thị trong ụ khụng phải là cỏc ký tự gừ vào mà chớnh là giỏ trị của cụng thức đú, cụng thức nhập vào hiển
thị trờn thanh cụng thức.
Cỏc toỏn tử sử dụng trong cụng thức:
- Toỏn tử tớnh toỏn: + (cộng), –(trừ), * (nhõn), / (chia), ^ (lũy thừa), % (phần trăm).
- Toỏn tử chuỗi: & (nối chuỗi). Vớ dụ “Hà Nội” & “Việt Nam”.
- Toỏn tử so sỏnh: = (bằng), <> (khụng bằng), > (lớn hơn), >=(lớn hơn hoặc
bằng), < (nhỏ hơn), <=(nhỏ hơn hoặc bằng).
1.1. Dạng ngày (Date), giờ (Time).
- DD là 2 con số chỉ Ngày (D là chữ cỏi đầu của từ Day);
- MM là 2 con số chỉ Thỏng (M là chữ cỏi đầu của từ Month);
- YY là 2 con số chỉ Năm (Y là chữ cỏi đầu của từ Year);
Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tuỳ thuộc vào việc đặt
2. Cỏc hàm cơ bản trong Excel 2.1. Nhúm hàm căn bản
* Hàm INT
Cỳ phỏp: = INT(number)
Trong đú: Number là số cần làm trũn.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị là phần nguyờn của một số thực và nú
làm trũn xuống của số thực đú.
Vớ dụ: = INT(6.3) = 6; = INT(6.8) = 6;
* Hàm MOD (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cỳ phỏp: = MOD(Number, Divisor)
Trong đú: Number: Số bị chia
Divisor: Số chia (phải khỏc 0, nếu là số 0 Excel sẽ bỏo lỗi).
Chức năng: Hàm này trả về phần dư của phộp chia.
Vớ dụ: = MOD(5,2) =1; = MOD(7,3) =1;
* Hàm SUM
Cỳ phỏp:=SUM(Number1, number2,…)
Trong đú: Number1, number2,…cú thể là những giỏ trị số, cụng thức, địa
chỉ ụ hay dóy ụ chứa giỏ trị số… trong hàm này cú thể lấy tới 30 đối số. Cú thể
sử dụng nỳt ∑ trờn thanh cụng cụ để thay cho hàm.
Chức năng: Hàm này trả về tổng của một chuỗi số.
* Hàm AVERAGE
Cỳ phỏp: = AVERAGE(Number1, number2,…)
Trong đú: Number1, number2,…cú thể là những giỏ trị số, cụng thức, địa
chỉ ụhay dóy ụ chứa giỏ trị số… trong hàm này cú thể lấy tới 30 đối số.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị trung bỡnh cộng của cỏc số.
* Hàm COUNT
Cỳ phỏp: =COUNT(Value1, Value2,…)
Trong đú: Value1, Value2,…: cú thể là những giỏ trị số, địa chỉ ụ hay dóy ụ, cụng thức. Trong hàm này ta sử dụng tối đa là 30 đối số.
Chức năng: Đếm số ụ trong dóy ụ,đếm cỏc ụ cú chứa số hoặc ngày thỏng
* Hàm COUTA
Cỳ phỏp:= COUTA(Value1, Value2,…)
Trong đú: Value1, Value2,…: cú thể là những giỏ trị số, chữ..., địa chỉ ụ
hay dóy ụ, cụng thức.
Chức năng: Đếm số ụ trong dóy ụ cú nội dung bất kỳ (khụng đếm ụ trống).
* Hàm MAX
Cỳ phỏp: = MAX(Number1, number2,…)
Trong đú: Number1, number2,…cú thể là giỏ trị số, địa chỉ ụ hay dóy ụ, cụng thức chứa giỏ trị số.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị lớn nhất của cỏc số.
* Hàm MIN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cỳ phỏp:= MIN(Number1, number2,…)
Trong đú: Number1, number2,…cú thể là giỏ trị s ố, địa chỉ ụ, dóy ụ, cụng thức.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị nhỏ nhất của cỏc số
* Hàm RANK
Cỳ phỏp: = RANK(Number, Ref, Order)
Trong đú: Number: Là số muốn xem thứ hạng.
Ref: một mảng, địa chỉ ụ hay dóy ụ cú chứa số muốn tỡm thứ hạng.
Order: Đối này cú giỏ trị số 0 và 1, quy định cỏch xếp thứ hạng.
Nếu Order = 1: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn. Nếu
Order = 0: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ lớn đến nhỏ.
Nếu bỏ qua đối này thỡ Excel sẽ hiểu Order = 0.
Chức năng: Hàm này trả về thứ hạng của một số trong dóy ụ cho trước.
2.2. Nhúm hàm xử lý chuỗi * Hàm LEFT
Cỳ phỏp: = LEFT(Text, Num_chars)
Trong đú: Text: là chuỗi văn bản để lấy ký tự.
Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy ra(số nguyờn).
Chức năng: Hàm trả về số ký tự bờn trỏi của chuỗi cho trước ở đối Text.
Cỳ phỏp: = RIGHT(Text, Num_chars)
Trong đú: Text: Là chuỗi văn bản đế lấy ký tự.
Num_chars: là tổng số ký tự cần lấy ra (số nguyờn).
Chức năng: Hàm này tương tự hàm LEFT nhưng nú lấy ký tự bờn phải
của chuỗi ký tự.
* Hàm MID
Cỳ phỏp: =MID(Text, Stars_num, Num_chars)
Trong đú: Text: Là chuỗi để lấy cỏc ký tự. Stars_num: Là vị trớ bắt đầu
lấy ký tự. Num_chars: Tổng số ký tự cần lấy ra.
Chức năng: Hàm này cú cụng dụng chọn và lấy ra cỏc ký tự trong chuỗi cho trước. Ký tự đầu được lấy ra căn cứ vào đối Start_num và tiếp tục lấy ký tự
kế tiếp cho đến khi số ký tự lấy ra bằng đối Num_chars thỡ kết thỳc.
* Hàm LEN
Cỳ phỏp: = LEN(Text) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong đú: Text là chuỗi văn bản cần tớnh chiều dài.
Chức năng: Hàm này trả về chiều dài của chuỗi ký tự, một khoảng trắng được xem như một ký tự.
* Hàm VALUE
Cỳ phỏp: = VALUE(Text)
Trong đú: Text là chuỗi số muỗn chuyển sang dạng giỏ trị số.
Chức năng: Hàm này chuyển chuỗi số thành giỏ trị số.
2.3. Nhúm hàm ngày thỏng
- Hàm cho ngày tháng năm hiện tại TODAY() , = TODAY()
- Hàm cho ngày của biểu thức ngày tháng năm DAY(), =DAY(Biểu_thức) Trong đó: Tham số là một biểu thức ngày tháng năm
- Hàm cho tháng của biểu thức ngày tháng năm MONTH() =MONTH(Biểu_thức)
- Hàm cho năm của biểu thức ngày tháng năm YEAR() =YEAR(Biểu_thức)
Chú ý:Cách tính tuổi
Cách 2: =YEAR(Today())-YEAR(NTNS)
* Hàm DAY
Cỳ phỏp: = DAY(Serial_number)
Trong đú: Serial_number là giỏ trị ngày thỏng năm, tham chiếu ụ chứa ngày thỏng năm trong cặp dấu ngoặc.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị ngày của dữ liệu loại ngày thỏng năm.
* Hàm MONTH
Cỳ phỏp: = MONTH(Serial_number)
Trong đú: Serial_number là giỏ trị ngày thỏng năm, tham chiếu ụ chứa ngày thỏng năm trong cặp dấu ngoặc.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị thỏng của dữ liệu loại ngày thỏng năm.
* Hàm YEAR:
Cỳ phỏp: = YEAR(Serial_number)
Trong đú: Serial_number là giỏ trị ngày thỏng năm, tham chiếu ụ chứa ngày thỏng năm trongcặp dấu ngoặc.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị năm của dữ liệu loại ngày thỏng năm.
* Hàm NOW
Cỳ phỏp:= NOW(). Hàm này khụng cú đối số.
Chức năng: Hàm này trả về ngày giờ hiện hành trong hệ thống mỏy tại vị
trớ ụ hiện hành.
* Hàm TODAY (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cỳ phỏp:= TODAY(). Hàm này khụng cú đối số.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị ngày thỏng năm hiện hành tại ụ được
kớch hoạt. Nhưng chỉ cho biết ngày thỏng năm khụng hiện giờ phỳt giõy.
2.4. Nhúm hàm điều kiện * Hàm AND
Cỳ phỏp: = AND(Logical1, logical2,…)
Trong đú: Logical1, logical2,…là cỏc đối số biểu diễn từng điều kiện cú
thể sử dụng tối đa 30 đối số.
Chức năng: Hàm này trả về giỏ trị TRUE nếu tất cả cỏc đối số đỳng với điều kiện, ngược lại chỉ cần một đối số sai thỡ hàm sẽ trả về FALSE.
* Hàm IF
Cỳ phỏp: =IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)
Trong đú: Logical_test: Là biểu thức lụgic cần kiểm tra.
Value_if_true: Giỏ trị của hàm nếu biểu thức Logical_test cú giỏ trị đỳng
Value_if_false: Giỏ trị của hàm nếu biểu thức Logical_test cú giỏ trị sai
Chức năng: Hàm IF kiểm tra điều kiện của biểu thức Logical_test, nếu
biểu thức Logical_test đỳng thỡ hàm nhận giỏ trị Value_if_true, ngược lại hàm nhận giỏ trị Value_if_false.
* Hàm NOT
Cỳ phỏp: = NOT(Logical)
Trong đú: Logical là giỏ trị biểu thức logic bất kỳ cú thể đỏnh giỏ TRUE
hay FALSE.
Chức năng: Hàm Not lấy phủ định một điều kiện trong đối Logical và nú trả về kết quả một giỏ trị Logic TRUE = 1 (đỳng) hoặc FALSE = 0 (sai)
* Hàm OR
Cỳ phỏp:= OR(Logical1, Logical2,…)
Trong đú: Logical1, Logical2,…là một số hay một điều kiện nào đú cú thể là
TRUE hoặc FALSE. Trong hàm này cú thể sử dụng đến 30 đối số.
Chức năng: Hàm OR trả về hai giỏ trị là TRUE hoặc FALSE. Hàm này chỉ cần một đối đỳng trả về TRUE, tất cả cỏc đối đều sai trả về FALSE.
2.5. Nhúm hàm thống kờ, cơ sở dữ liệu * Hàm SUMIF
Cỳ phỏp: = SUMIF(Range, Criteria, sum_range)
Trong đú:
Range: là dóy ụđể thực hiện việc kiểm tra theo tiờu chuẩn nào đú.
Criteria: là một số, biểu thức hay chuỗi để xỏc định cỏi nào cần tớnh tổng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
và đối này dựa trờn đối Range để kiểm tra. Sum_range: vựng ụ được tớnh tổng.
Chức năng: Hàm này trả về một giỏ trị là tổng của một dóy ụ trong hàm thoả điều kiện được định nghĩa trong đối Criteria.
Cỳ phỏp: = COUNTIF(Range, Criteria)
Trong đú:
Range: Dóy dữ liệu muốn đếm.
Criteria: Là điều kiện cho cỏc ụ được đếm.
Chức năng: Hàm COUNTIF đếm cỏc ụ chứa giỏ trị thỏa món một điều
kiện cho trước được định nghĩa trong đối Criteria.
* Hàm DAVERAGE
Cỳ phỏp: = DAVERAGE(Database, Field, Criteria)
Trong đú:
Database: Dóyđược xỏc định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tờn trường hay một vựng cỏc ụ biểu diễn cột muốn lấy trung bỡnh. Criteria: Tờn vựng hay một dóy cỏc ụ chứa tiờu chuẩn để xỏc định những
giỏ trị trong trường cần tớnh trung bỡnh.
Chức năng: Tớnh trung bỡnh cộng của những mẫu tin thoả món điều kiện
trờn cột khai bỏo trong cơ sở dữ liệu, điều kiện được định nghĩa trong đối
Criteria.
* Hàm DCOUNT
Cỳ phỏp: = DCOUNT(Database, Field, Criteria)
Trong đú:
Database: Dóy ụđược xỏc định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tờn trường hay một dóy cỏc ụ biểu diễn cột muốn cần đếm. Nếu
khụng chọn đối số này thỡ Excel sẽ đếm toàn bộ cơ sở dữ liệu.
Criteria: Tờn vựng hay một dóy cỏc ụ chứa tiờu chuẩn để xỏc định trường
khụng trống trong khi đếm.
Chức năng: Đếm số cỏc ụ thoả món tiờu chuẩn được định nghĩa trong đối
Criteria.
* Hàm DMAX
Cỳ phỏp: = DMAX(Database, Field, Criteria)
Trong đú: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Database: Dóy ụđược xỏc định trong cơ sở dữ liệu.
Criteria: Tờn vựng hay một dóy cỏc ụ chứa tiờu chuẩn để xỏc định ràng buộc trờn những mẫu tin nào cần tỡm giỏ trị lớn nhất.
Chức năng: Cú tỏc dụng lấy giỏ trị lớn nhất trong một cột của những mẫu
tin dữ liệu thoả món tiờu chuẩn được định nghĩa trong đối Criteria.
* Hàm DMIN
Cỳ phỏp: = DMIN(Database, Field, Criteria)
Trong đú:
Database: Dóy ụđược xỏc định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tờn trường hay một dóy cỏc ụ biểu diễn cột mà muốn tỡm giỏ trị
nhỏ nhất.
Criteria: Tờn vựng hay một dóy cỏc ụ chứa tiờu chuẩn để xỏc định mẫu tin
cần tỡm giỏ trị nhỏ nhất.
Chức năng : Cú tỏc dụng lấy giỏ trị nhỏ nhất trong một cột của những mẫu
tin dữ liệu thoả món tiờu chuẩn được định nghĩa trong đối Criteria.
* Hàm DSUM
Cỳ phỏp: = DSUM(Database, Field, Criteria)
Trong đú:
Database: Dóy ụđược xỏc định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tờn trường hay một dóy cỏc ụ biểu diễn cột mà muốn tỡm giỏ trị nhỏ nhất.
Criteria: Tờn vựng hay một dóy cỏc ụ chứa tiờu chuẩn để xỏc định mẫutin cần tớnh.
Chức năng : Lấy tổng cỏc số trong cột thoả món những tiờu chuẩn đó chođược định nghĩa trong đối Criteria.
2.6. Nhúm hàm tỡm kiếm và tham chiếu
* Hàm VLOOKUP Cỳ phỏp:
=VLOOKUP(Lookup_value,Table_array, Col_index_num, Range_lookup).
Trongđú:
-Lookup_value: Giỏ trị cần tỡm trong cột thứ nhất của bảng giới hạn. -Table_array: bảng giới hạn để dũ tỡm
-Range_lookup: Là giỏ trị Logic(TRUE = 1, FALSE = 0) quyết định so
chớnh xỏc hayso tương đối với bảng giới hạn.
-Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): So tương đối -Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): So chớnh xỏc.
- Nếu bỏ qua đối này thỡ Excel hiểu là Range_lookup = 1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chức năng: Hàm này thực hiện tỡm giỏ trị được chỉ định trong đối
Lookup_value, và tỡmở cột đầu tiờn trong bảng cho trước. Kết quả là giao của
hàng vừa tỡmđú với cột chỉ định trong đối Col_index_num.
* Hàm HLOOKUP
Cỳ phỏp:
=HLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Row_index_num, Range_lookup).
Trong đú:
Lookup_value: Giỏ trị cần tỡm kiếm
Table_array: Là mảng, tờn, dóy hay vựngđể tỡm kiếm thụng tin.
Row_index_num: Thứ tự của hàng cần tỡm.
Range_lookup: Là giỏ trị logic (TRUE=1,FALSE = 0) quyết định hàm sẽ so chớnh xỏc hay tương đối với đối số Lookup_value.
Nếu Range_lookup = 1(TRUE): So tương đối. Nếu Range_lookup = 0 (FALSE):
So chớnh xỏc.
Nếu bỏ qua đối này thỡ Excel hiểu Range_lookup = 1
Chức năng: Hàm này cú cụng dụng là tỡm trong hàng trờn cựng của bảng
và trả về một giỏ trị trong hàng trờn cựng, với sự kiểm tra cột tương ứng của giỏ
trị được trả về thoả mónđiều kiện.
* Hàm INDEX
Cỳ phỏp: = INDEX(Reference, Row_num, Column_num, Area_num)
Trong đú:
Reference: Là một dóy hay nhiều dóy gọi là khu vực (Area) nội dung khu vực cú
thể là cỏc con số, chuỗi, cụng thức.
Row_num: Số hàng trong bảng.
Column_num: Số cột trong bảng.
Area_num: Đối số này dựng để nhận diện từng khu vực, chẳng hạn số 1 là khu vực đầu…
Chức năng: Dựng để tỡm phần tử trong địa chỉ ụ hay dóy ụ tại dũng và cột quy định, kết quả trả về là nội dun g hay địa chỉ ụ của ụ trong bảng.