* Mở file mới
Thụng thường sau khi khởi động Word, một màn hỡnh trắng xuất hiện. Đúcũng
là tài liệu mới mà Word tạo ra. Tuy nhiờn để tạo một tài liệu mới, chỳng ta cú thể sử dụng một trong cỏc cỏch sau:
Cỏch 1: Vào File\New.
Cỏch 2: Dựng chuột nhấn vào biểu tượng trờn thanh cụng cụStandard.
* Mở file đó cú:
Tài liệu sau khi đó soạn thảo trờn Word được lưu trờn đĩa dưới dạng tệp tin cú phần mở rộng là .DOC. Để mở một tại liệu Word đó cú trờn đĩa, chỳng ta cú thể chọn một trong cỏc cỏch sauđõy:
Cỏch 1: Vào File\Open
Cỏch 2: nhấn vào biểu tượng trờn thanh cụng cụ.
Cỏch 3: Nhấn tổhợp phớm Ctrl+O.
Hộpthoại Open xuất hiện
Tỡm đến thư mục nơi chứa cất tệp tài liệu cần mở trờn đĩa, chọn tệp tài liệu, cuối cựng nhấn nỳt open để tiếp tục. Tệp tài liệu sẽ được mở ra trờn màn hỡnh Word.
Chỳng ta cũng cú thể thực hiện mở rất nhanh những tệp tài liệu đó làm việc gần đõy nhất bằng cỏch mở mụcFile, nhấn chuột lờn tờn tệp tài liệucầnmở
* Thao tác ghi tệp văn bản vào máy.
Trườnghợpnày ỏp dụngđối vớicỏc fileđó lưu vào 1 tệpnào đú.
Đểghi tài liệu đang làm việclờnđĩa, chỳng ta cú thể chọn mộttrong cỏc cỏch sau:
Cỏch 1: Vào menu File\Save.
Cỏch 2: Nhấn nỳt Save trờn thanh cụng cụ Standard.
Cỏch 3: Nhấn tổhợp phớm Ctrl+S.
Trường hợp lưu file lần đầu ta cũng sử dụng một trong 3 cỏch trờn tuy nhiờn sau khi thực hiện lệnh hộp thoại Save hiện ra yờu cầu bạn phải lựa chọn nơi đặt file trong mục Save in sauđú gừ tờn file trong mục File name, cuốicựng nhấnchọnSave.
b-Lưufile bằng lệnh Save As
Áp dụng khi muốn chỉnh sửa một tài liệu đó cú thành một tài kiệu khỏc nhưng vẫn giữ lại tài liệu cũ (khụng làm thay đổi tài liệu cũ) hoặc cú thể ỏp
dụngđể lưu tài liệu mới (chưa lưu lần nào).
Ta vào File/Save As, hộpthoạiSave As xuất hiện:
Hóy xỏc định thư mục (Folder) nơi sẽ chứa tệp tin mới này rồi gừ tờn tệp
tin vào mục File name : (VD: Tinhocvanphong rồi nhấn nỳt Save để kết thỳc
việc ghi nội dung tài liệu). 1. Chọn nơighi tệp
2. Gừ tờn mới cho tệp
3. Bấm nỳt Save ghi tệp
Chỳng ta nờn thực hiện thao tỏc ghi tài liệu vừa rồi thường xuyờn trong khi soạn thảo tài liệu, để trỏnh mất dữ liệu khi gặp cỏc sự cố mất điện, hay những trục trặc của mỏy tớnh.
* Đóng trang soạn thảo.
Sau khi soạn thảo xong một văn bản, để tiết kiệm khụng gian nhớ, tạo điều kiện cho mỏy hoạt động nhanh, cần phải đúng cỏc tệp văn bản đó soạn
xong lại. Cú thể thực hiệnmột trong cỏc phươngphỏp sau: - Bằng menu lệnh: Vào Files \ Close.
- Bằng bàn phớm: Nhấntổhợp phớm Ctrl + F4.
- Bằng chuột: Kớch chuột trỏi vào biểutượng(X) trờn gúc phải trờn cửa sổ.
Muốnthoỏt khỏi Word, cú 3 cỏch:
Cỏch 1: vào menu File\Exit.
Cỏch 2: Dựng chuộtnhấnvào nỳt Close ởgúc phải trờn cựng củamàn hỡnh
soạn thảo.
Cỏch 3: Nhấn tổhợp phớm Alt+F4.
VII. KIỂU Gế TIẾNG VIỆT
Để gừ được chữ tiếng Việt, người sử dụng cần cài đặt phần mềm hỗ
trợ gừ chữ tiếng Việt. Mỗi bộ gừ tiếng Việt khỏc nhau sẽ hỗ trợ (một hoặc
nhiều) bảng mó và kiểu gừ khỏc nhau. Mỗi bảng mó quy định việc thể hiện
phụng chữ khỏc nhau và mỗi kiểu gừ sẽ quy định việc bỏ dấu bằng cỏc phớm bấm khỏc nhau cho cỏc dấuthanh, dấumũvà dấu múc, v.v…
Việt, phổbiến là phầnmềm: Unikey, Vietkey, v.v…
Cú nhiều cỏch gừ dấu trờn mỏy tớnh khỏc nhau, hiện nay cú 2 kiểu phổ
biếnnhấtlà kiểuTelex và kiểuVNI.
- Kiểu gừ Telex là một kiểu gừ tiếng Việttheo hỡnh thức bỏ dấu khi nhập văn bản vào mỏy tớnh từ bàn phớm quốc tế.Cỏch gừ Telex cúưuđiểm là dễ học, dễ nhớ, dễ dựng. Kiểu gừ này hiện là một kiểu gừ phổ biến và được đa số phần mềm gừ tiếng Việt hỗ trợ. Khi nhập văn bản theo quyước Telex trờn bàn phớm
quốc tế, phần mềm tự động chuyển cỏc cụm chữ từ quy ước này sang chữ cỏi
đặc biệthay dấu thanh tươngứng trong phụng chữ tiếng Việt đangdựng.
- Kiểu gừ VNI là một trong số cỏc quy ước nhập tiếng Việt từ bàn
phớm quốc tế vàovănbản trờn mỏy tớnh theo kiểu nhậpsố sau chữ cỏi.
Cú hai tiờu chuẩn gừ phổ biến nhất hiện nay là: TCVN3 (ABC) và
30
PHẦN II. CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
Muốn định dạng phần nào trong văn bản phải đánh dấu (bôi đen phần văn bản đó) các hiệu ứng định dạng chỉ có tác dụng với phần văn bản bị đánh dấu.
I. ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ
* Đánh dấu phần văn bản cần định dạng:
- Cách 1: Format -->Font: (hay ấnCtrl + D) xuất hiện hộp thoại gồm: + Font: Chọn Font chữ. Chú ý: Muốn chọn Font chữ
Tiếng Việt chọn Font có tên bắt đầu bằng “.Vn”.
Nếu chọn Font chữ hoa: chọn Font tên kết thúc là chữ H.
+ Font Style: Chọn kiểu chữ (Bold, Italic, Underline) : Đậm, nghiêng, chữ gạch chân.
+ Size: Chọn cỡ chữ. + Underline Style:
Định dạng chữ gạch chân. + Font Color: Chọn màu chữ.
+ Underline Color: Màu viền gạch chân. Để kết thúc các lựa chọn ta ấn OK.
Muốn mặc định cho tất cả các lần sau ta chọn nút Default - Cách 2: Ta có thể căn chỉnh trên thanh công cụ
Formatting
Font: Chọn font chữ (hoặc ấn phím Ctrl+Shift+F) Font Size: chọn cỡ chữ (hoặc ấn phím Ctrl+Shift+P)
Chú ý: Giữ phím Ctrl + ]để tăng cỡ chữ. Giữ phím Ctrl + [để giảm cỡ chữ.
B (Bold): Chữ đậm (hoặc ấn phímCtrl + B).
I (Italic): Chữ nghiêng (hoặc ấn phímCtrl+I).
II. CĂN CHỈNH ĐOẠN VĂN
* Đánh dấu đoạn văn bản cần căn chỉnh. Cách 1:Format --> Paragraph:
+ Alignment: Căn lề cho đoạn văn bản:
+ Left : Lề trái
+ Right : Lề phải
+ Special : Thụt lề của đoạn. First line: Tạo khoảng cách của dòng đầu tiên đoạn so với lề trái.
+ Hanging : Tạo khoảng cách của các dòng trong đoạn so với lề trái trừ dòng đầu tiên.
+ Before : Tạo khoảng cách của đoạn sau so với đoạn trước.
+ After : Tạo khoảng cách được chọn so với đoạn dưới.
+ Line spacing: Tạo khoảng cách giữa các dòng trong đoạn.
Single : Khoảng cách dòng chuẩn.
1,5 line : Khoảng cách dòng là 1,5 lần khoảng cách dòng chuẩn.
Double : Khoảng cách dòng gấp đôi khoảng cách dòng chuẩn.
At least : Chọn khoảng cách dòng nhỏ nhất.
Exactly : Khoảng cách dòng là chính xác do ta đặt trong mục At. Multiply : Khoảng cách dòng là bội số của khoảng cách dòng đơn. Sau khi lựa chọn xong bạn chọn OK.
Cách 2: Chọn trên thanh công cụ Formatting.
Align left : Căn trái (Ctrl + L) Center : Căn giữa (Ctrl + E) Align Right: Căn phải(Ctrl+R)
32
Ctrl + 1 : Khoảng cách dòng chuẩn.
Ctrl + 2 : Khoảng cách dòng gấp đôi khoảng cách dòng chuẩn.
Ctrl + 5 : Khoảng cách dòng 1,5 lần dòng chuẩn. * Các mẫu hình trên thanh thước:
=> Mẫu tam giác trên (First line indent): tạo khoảng cách của dòng đầu tiên trong đoạn so với lề trái.
=> Mẫu tam giác dưới (Hanging Indent): Tạo khoảng cách của các dòng trong đoạn so với lề trái trừ dòng đầu tiên.
=> Mẫu hình vuông:(Left indent) Tạo khoảng cách của tất cả các dòng
trong đoạn so với lề trái.Chú ý:Format painter (chổi sơn) để định dạng văn bản.
Hoặc dùng Ctrl + Shift + C để sao chép định dạng rồi dán định dạng bằng cách ấn
Ctrl +Shift + V.
Chú ý: Muốn huỷ thao tác vừa thực hiện.
Ctrl + Zhoặc chọn biểu tượng Undo trên thanh công cụ. (hoặcEdit --> Undo)
Chú ý: Muốn lặp lại thao tác vừa thực hiện: Nhấn F4 Ctrl + Y hoặc chọn biểu tượngRedo trên thanh công cụ. (hoặcEdit --> Redo)
III. CÁCH TẠO CỘT GIẢ
Bước 1: Chọn biểu t-ợng Insert Table trên thanh công cụ Standard --> Kéo ngang lấy các ô cần tạo.
Bước 2: Soạn thảo căn chỉnh nội dung trong các ô đó.
Bước 3: Bỏ đường viền của các ô: Bôi đen các ô đó --> Chọn biểu mẫu tam giác bên phải biểu tượng Outside Border --> ChọnNo Border(trên thanh Formatting).
PHẦN III. CÁC THAO TÁC VỚI KHỐI VĂN BẢN
I. CÁCH XểA KHỐI VĂNBẢN
+ Đánh dấu khối cần xoá -->Delete
II. CĂN CHỈNH ĐOẠN VĂN BẢN
+ Chọn khối cần sao chép.
+Edit -->Copycó thể sử dụng tổ hợp phím tắtCtrl+C hoặc chọn biểu tượngCopytrên thanh công cụ.
III. CÁCH CẮT KHỐI VĂN BẢN
+ Chọn khối cần cắt.
+ Edit --> Cut, hoặc ấn tổ hợp phímCtrl+X, có thể chọn biểu t-ợng Cut
trên thanh công cụ.
IV. DÁN DỮLIỆU ĐÃ CẮT HAY COPY RA VỊ TRÍ MỚI
+ Đưa con trỏ đến vị trí cần dán.
+Edit -->Paste, ấn tổ hợp phím Ctrl+V, hoặc chọn biểu tượngPastetrên thanh công cụ.
V. CÁCH NGẮT TRANG
+ Đưa con trỏ vào vị trí cần ngắt trang
+ Insert --> Break --> Page Breakkết thúc ấnOK.
VI. CÁC THAO TÁC SOẠN THẢOVĂN BẢN NHANH VĂN BẢN NHANH
* Đặt tên cho đoạn văn bảnAuto Text:
+ Đánh dấu đoạn văn bản cần đặt tên.
Insert --> Auto Text --> New
(Phím tắt làAlt + F3)
---> Tại mụcPlease Enter Autotext: đặt tên cho đoạn văn bản -->OK.
+ Để gọi lại đoạn văn bản đã đặt tên: gõ tên đã đặt sau đó ấn phímF3.
+ Xóa tên đoạn văn bản đã đặt.
Insert --> Auto Text --> Auto Text -->nhập tên đoạn văn bản đã đặt --> chọn
Delete.
VII. CÁCH CHIA VĂN BẢN THÀNH DẠNG CỘT BÁO
1/. Chia văn bản cột báo.
- Bôi đen vùng văn bản cần chia cột báo .
Vào Format -> Chọn Columns ->Cửa sổ:
* Mục Preset: Chọn kiểu chia cột báo.
* Hộp Number of Column: Số cột muốn chia.
* Width and Spacing: Điều chỉnh độ rộng và khoảng cách giữa các cột.
+ Equal Column Width: Tự động chia đều độ rộng và khoảng cách giữa các cột.
* Line Between: Tạo một đường thẳng phân cách giữa các cột.
* Mục Apply to:
+ Whole Document : Chia toàn bộ văn bản thành dạng cột báo.
+ This point forward : Chỉ chia vùng văn bản kế từ vị trí con trỏ về cuối. + Selected Text : Chỉ chia vùng văn bản đã bôi đen.
* Chú ý: Khi văn bản ngắn quá, muốn chia đều số cột theo ý muốn ta có 2 cách:
- Cách 1: Trước khi chia cột báo, ta đưa con trỏ về cuối văn bản -> Nhấn Enter để tạo ra vài dòng trống ở cuối bảng -> Khi bôi đen để chia thì bớt lại những dòng trống đó.
- Cách 2: Ngắt tự do: Sau khi chia cột báo, ta đưa con trỏ vào vị trí sẽ ngắt sang cột mới -> Vào Insert -> Break -> Chọn Column Break -> Chọn OK
(Ctrl+Shift+Enter).
2/ Tạo chữ cái lớn cho đầu văn bản:
- Bôi đen chữ cái->Vào Format -> Chọn Drop Cap:
+ Position : Chọn kiểu chữ cái:
- None : Chữ cái dạng thông thường. - Dropped : Chữ cái đặc biệt.
- Margin : Chữ cái đặc biệt (nằm ngoài lề văn bản – không dùng được khi văn bản chia về dạng cột báo).
+ Lines to Drop: Số dòng mà chữ cái sẽ thụt xuống. + Font : Font chữ cho chữ cái.
+ Distance from Text: Khoảng cách từ chữ cái tới văn bản. -> OK.
* Chú ý: Nếu văn bản vừa chia cột báo, vừa tạo chữ cái lớn thì ta phải chia cột báo trước -> tạo chữ cái lớn sau.
VIII. THIẾT LẬP TAB STOP
Mỗi lần gừ phớm Tab, con trỏ sẽ dừng lại tại một vị trớ, gọi là vị trớ dừng của Tab (Tab Stop). Khoảng cỏch từ vị trớ dừng của Tab này đến vị trớ dừng của
Tab khỏc gọi là độdài của Tab (ngầmđịnh là 0,5 inch =1,27 cm).
Cú 5 loại Tab sau: Tab trỏi (Left Tab): căn thẳng bờn trỏi cột. Tab phải
(Right Tab): căn thẳng bờn phải cột Tab giữa (Center Tab): căn thẳng giữa cột.
Tab thập phõn (Decimal Tab): căn theo dấu chấm thập phõn (đối với cỏc cột số) Tab chốn vạch đứng (Bar Tab): chốn một vạch đứng tại điểm dừng của Tab
Việc dựng cỏc Tab Stop rất tiện lợi khi ta cần gừ một văn bản căn theo cột
(mà khụng cần phải kẻ bảng). Ký tự đầu tiờn của mỗi cột ứng với một Tab Stop. Khi nhập văn bản cho một cột xong, ta chỉ cần ấn phớm Tab, con trỏ sẽ
sang cột tiếp theo.
ViệcthayđổiTab vàđịnh dạngđườngđicho tab cú thểthực hiện nhưsau:
Chọn[Menu] Format > Tab:
+ Tab stop position: vị trớdừng của Tab