2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng của người mua - Hóa đơn cước vận chuyển - Hóa đơn giá trị gia tăng của người bán - Phiếu thu
- Phiếu nhập kho - Phiếu chi
- Phiếu xuất kho - Giấy báo nợ
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Giấy báo có
* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Khi xuất hiện nhu cầu mua vật tư, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu vật tư ( phụ lục 2.4)và gửi lên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu. Trưởng phòng kế hoạch sẽ ký xác nhận và lên kế hoạch thu mua đồng thời lập hợp đồng để giám đốc ký với người bán. Căn cứ vào hợp đồng đã ký, phòng kế hoạch thông báo về số lượng và thời gian nhận hàng cho thủ kho. Khi nhân viên phòng kế hoạch đưa NVL về kho sẽ tiến hành kiểm nghiệm số NVL trên. Phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào hoá đơn đối chiếu với kết quả kiểm nghiệm và kế hoạch thu mua về chủng loại số lượng, chất lượng. Nếu không còn vướng mắc gì thì viết phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên:
- 1 liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi số kế toán.
- 1 liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán. - 1 liên giao còn lại gửi về phòng kinh doanh
Định kỳ phiếu nhập vật tư được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lưu. Vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có nhu cầu cần dùng.
*Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Khi có nhu cầu sử dụng NVL các tổ trưởng báo cho quản đốc và lập phiếu yêu cầu xuất vật tư ( phụ lục 2.5). Sau đó quản đốc lên phòng kế hoạch để yêu cầu lượng NVL cần cho sản xuất. Phòng kế hoạch căn cứ vào mức tiêu hao sản phẩm và
số lượng sản phẩm được phân bổ cho từng phân xưởng tiến hành viết phiếu xuất kho. Quản đốc đem phiếu xuất kho xuống kho, sau khi thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của phiếu xuất kho thì xuất kho, ghi số thực xuất vào phiếu xuất. Trị giá NVL xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước
Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên:
- Liên 1: phòng kế hoạch giữ lại để theo dõi về số lượng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho trên sổ sách thông qua các phiếu nhập kho.
- Liên 2: giao cho người mua hàng.
- Liên 3: giao cho thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng
- TK 152: “ nguyên vật liệu”
Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với các phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị.
+ TK 1521 : nguyên vật liệu chính • TK 15211 : nguyên vật liệu chính vải Kaki
TK 15211A : nguyên vật liệu chính vải KakiM17 TK 15211B : nguyên vật liệu chính vải KakiM16 TK 15211C : nguyên vật liệu chính vải KakiM15 • TK 15212 : nguyên vật liệu chính vải Cotton
TK 15212A : nguyên vật liệu chính vải CottonM22 TK 15212B : nguyên vật liệu chính vải CottonM21 TK 15212C : nguyên vật liệu chính vải CottonM20 • TK 15213 : nguyên vật liệu chính vải Lon
TK 15213A : nguyên vật liệu chính vải Lon trắng TK 15213A : nguyên vật liệu chính vải Lon kẻ • TK 15214 : nguyên vật liệu chính vải Dạ
• TK 15215 : nguyên vật liệu chính vải Lót + TK 1522 : nguyên vật liệu phụ • TK 15221: nguyên vật liệu phụ Khóa
TK 15221B : nguyên vật liệu phụ Khóa áo • TK 15222 : nguyên vật liệu phụ Chỉ may
TK 15222A : nguyên vật liệu phụ Chỉ trắng TK 15222B : nguyên vật liệu phụ Chỉ màu TK 15222C : nguyên vật liệu phụ Chỉ vắt sổ • TK 15223: nguyên vật liệu phụ Cúc
TK 15223A : nguyên vật liệu phụ Cúc áo TK 15223B : nguyên vật liệu phụ Cúc quần + TK 1523: nhiên liệu
• TK 15231: nhiên liệu Điện
• TK 15232: nhiên liệu Dầu công nghiệp • TK 15233: nhiên liệu xăng
+ TK 1524: phụ tùng thay thế • TK 15241: bàn là
• TK 15242: kéo
+ TK 1525: thiết bị xây dựng cơ bản + TK 1526: phế liệu
- Các tài khoản liên quan: TK 111, TK 112, TK 133,TK 331, TK 141, TK 154, TK 621, TK 627…
2.2.2.3 Trình tự hạch toán
2.2.2.3.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH may và thương mại Việt Thành
Hiện nay Công ty TNHH may và thương mại Việt Thành đang sử dụng: “Phương pháp thẻ song song” để ghi chép, phản ánh nghiệp vụ nhập - xuất nguyên vật liệu cũng như việc đối chiếu kiểm tra giữa kho và phòng kế toán.
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song ( phụ lục 2.6)
- Nguyên tắc :
+ Ở kho : Thì mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng của NVL + Phòng kế toán : Mở sổ chi tiết NVL để theo dõi số lượng và giá trị - Trình tự ghi chép :
+ Ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi số lượng NVL thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho sắp xếp trong hòm theo từng loại, nhóm vật liệu. Để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu hàng ngày. Sau khi ghi thẻ kho xong thì thủ kho phải chuyển giao chứng từ nhập, xuất kho cho kế toán. Mỗi thứ NVL được ghi trên một thẻ căn cứ phiếu nhập kho ghi cột nhập, căn cứ phiếu xuất kho ghi cột xuất. Sau mỗi lần nhập xuất thủ kho phải tính ra số tồn kho và ghi vào cột tồn.
Cuối tháng thủ kho tính ra tổng nhập, xuất, tồn của từng thứ NVL trên thẻ kho theo công thức :
Số tồn kho cuối tháng = Số tồn kho đầu tháng + Số nhập kho trong tháng -
Số lượng xuất kho trong tháng +Phòng kế toán : Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá.
Kế toán ghi sổ chi tiết theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Khi nhận được phiếu nhập kho, xuất kho kế toán căn cứ vào số lượng và đơn giá tính ra số tiền và ghi vào sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu trên sổ chi tiết NVL và thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Nếu số lượng khớp nhau thì kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiếtnguyên vật liệu và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn căn cứ vào số liệu dòng tổng trên sổ chi tiết nguyên vật liệu
2.2.2.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty TNHH may và thương mại Việt Thành
a) Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Khi có nhu cầu mua NVL, phòng kế hoạch sẽ có KH thu mua đảm bảo quá trình sản xuất liên tục. NVL mua về được thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi, tiền tạm ứng hoặc có thể chưa thanh toán với khách hàng.
Kế toán căn cứ vào chứng từ cụ thể làm phiếu nhập kho và ghi sổ kế toán.
1) Ngày 05/01/2013 theo HĐ số 00000 45 công ty TNHH may và thương mại Việt Thành mua nhập kho một lô Vải chính kaki với số lượng là 1000 mét, đơn giá 80.000 đồng/m . Tổng trị giá lô hàng là 88.000.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%), đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT 0000045 (Phụ lục2.7 ),Giấy báo Nợ số 00006 ( phụ lục số 2.8), kế toán ghi:
Nợ TK 15211A: 80.000.000 Nợ TK 133 : 8.000.000 Có TK 112 : 88.000.000
2) Ngày 08/01/2013 căn cứ theo HĐ số 0000012 nhập kho một số vật liệu phụ mua của công tyTNHH sản xuất và kinh doanh phụ liệu ngành may Vietlabel: chỉ may với số lượng là 500 cuộn, khóa nẹp với 2.500 chiếc Tổng trị giá lô hàng là 16.500.000 đồng (đã bao gồm cả thuế GTGT 10%) đã thanh toán bằng tiền mặt.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 000012, (phụ lục 2.11),phiếu chi số 82 ( phụ
lục 2.12), kế toán ghi:
Nợ TK 15221A: 7.000.000 Nợ TK 15222A: 8.000.000 Nợ TK 133 : 1.500.000 Có TK 111 : 16.500.000
3) Ngày 15/01/2013 căn cứ vào hóa đơn số 0000058 nhập kho lô vải Cotton mua của Công ty Thành Hùy với số lượng là 1.500 m, đơn giá 40.000 đồng/m. Tổng giá trị bao gốm cả thuế VAT 10% của lô hàng này là 66.000.000 đồng, chưa thanh toán cho người bán.
Căn cứ theo hóa đơn số 000058 (phụ lục 2.14), kế toán ghi:
Nợ TK 15212B : 60.000.000 Nợ TK 133 : 6.000.000 Có TK 331 : 66.000.000
7) Ngày 18/ 01/ 2013 Theo hóa đơn số 0000124 mua 2500 lít dầu công nghiệp của doanh nghiệp tư nhân xăng dầu Sinh Bằng. Đơn giá là 21.500 đ/ lít.
Tổng giá trị thanh toán bao gồm cà VAT 10% là 59.125.000 đồng. Chưa thanh toán cho người bán.
Căn cứ theo hóa đơn sô 0000124 (phụ lục 2.17), kế toán ghi: Nợ TK 15232 : 53.750.000
Nợ TK 133 : 5.375.000 Có TK 331 : 59.125.000
8) Ngày 22/ 01/ 2013 Theo hóa đơn số 00075, nhập kho 120 chiếc bàn là, đơn giá là 150.000 (đồng/ chiếc) của doanh nghiệp tư nhân Hà Thi. Tổng số tiền là thanh toán là 19.800. Đã trả bằng tiền mặt.
Căn cứ theo hóa đơn sô 0000075 (phụ lục 2.19) , phiếu chi số 150 ( phụ lục