Bộ máy quản lý đứng đầu là Giám đốc , tiếp đó là phó giám đốc và các phòng ban . Mỗi phòng ban , mỗi cá nhân đều có nhiệm vụ cụ thể và đều là một mắt xích của một quá trình kinh doanh của công ty.
+ Giám đốc Công ty : là người chịu trách nhiệm với nhà nước , trước pháp luật , là người tổ chức lãnh đạo , chỉ đạo hoạt động kinh doanh tại công ty . Chuẩn bị chương trình , kế hoạch hoạt động của công ty , giám sát việc tổ chức thực hiện , quyết định mức lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty TNHH Giải Pháp Năng Lượng Việt
+Phó giám đốc: là người được phân công giúp Giám đốc trong việc điều hành sản xuất kinh doanh của công ty , chịu trách nhiệm trước Giám đốc , trước pháp luật về những công việc được phân công
+ Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tổ chức và thực hiện công tác kinh doanh của công t , lập kế hoạch kinh doanh , tìm kiếm đối tác kí kết hợp đồng mua bán với khách hàng , tiếp thị,quảng cáo sản phẩm , tư vấn khách hàng .
+ Phòng kế toán: Đảm nhiệm công tác ghi chép tính toán phản ánh chính xác , kịp thời các hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty theo từng ngày , tháng , năm . Lập báo cáo đúng hạn , đúng quy chế , chế độ quy định , lưu giữ đầy đủ chứng từ kế toán phát sinh , cung cấp thông tin cho nhu cầu quản lí , cho việc đề ra quyết định của nhà quản lí . Chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên và giám đốc các hoạt động liên quan đến tài chính.
+Bộ phận kho:Có nhiệm vụ quản lí hàng hoá , nhập hàng , xuất hàng , ghi chép tổng hợp phiếu xuất , nhập kho theo yêu cầu quản lí của công ty
Giám đốc Phó Giám Đốc Bộ phận kho Phòng kinh doanh Phòng kế toán
2.1.1.3.Đặc điểm công tác kế toán của công ty.
Xuất phát từ tình hình thực tế , Công ty xây dựng bộ máy kế toán gọn nhẹ , phù hợp với đặc điểm , quy mô cũng như phù hợp với trình độ đội ngũ cán bộ kế toán của Công ty.
SƠ ĐỒ 2.1.2: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
+ Kế toán trưởng : Chỉ đạo công tác chung của toàn bộ phòng kế toán , hạch toán báo cáo quyết toán hàng năm.
+Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu kế toán đưa ra thông tin cuối cùng , tập hợp chi phí, đến kì báo cáo quyết toán cho kế toán trưởng
+Kế toán tiền lương:Theo dõi , chấm công,hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động.
+Kế toán bán hàng: Theo dõi quá trình nhập , xuất , tồn hàng hoá , ghi chép , lập báo cáo về tình hình thực hiện kế hoạch CFBH , CPQLDN và kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng , mặt hàng tiêu thụ.
+Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt tại quỹ , theo dõi phiếu thu , phiếu chi một cách chính xác , trung thực để chuyển tới cho kế toán trưởng làm phần hành kế toán có liên quan.
2.1.2.Các nhân tố ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty TNHH Giải Pháp Năng Lượng Việt.
2.1.2.1.Nhân tố khách quan.
Những nhân tố khách quan có tác động đến lợi nhuận của Công ty TNHH Giải Pháp Năng Lượng Việt là những nhân tố mà bản thân Công ty gần như là không kiểm soát được . Do đó Công ty phải tìm mọi biện pháp để thích nghi và tồn tại ,
Kế toán trưởng
Thủ quỹ Kế toán bán hàng
Kế toán tiền lương Kế toán tổng hợp
biết khai thác , tận dụng những yếu tố tích cực đồng thời hạn chế đến mức tối thiểu những ảnh hưởng tiêu cực của những nhân tố đó đến Công ty , cụ thể là lợi nhuận của Công ty . Những nhân tố cơ bản thuộc môi trường bên ngoài tác động đến lợi nhuận của Công ty có thể kể đến như sau :
* Tình hình kinh tế trong và ngoài nước
Trong nền kinh tế thị trường có xu hướng toàn cầu hoá như ngày nay thì việc chịu ảnh hưởng của tình hình kinh tế trong nước và quốc tế là tất yếu . Cụ thể tại Công ty TNHH Giải Pháp Năng Lượng Việt vào năm 2009 là năm tình hình kinh doanh của Công ty bị ảnh hưởng từ cuộc khủng hoảng kinh tế , lạm phát tăng khiến cho sức mua của thị trường giảm mạnh , kéo theo doanh thu giảm , giá mua đầu vào tăng đã gây khó khăn đáng kể trong việc tăng lợi nhuận của Công ty . Năm 2010 , 2011 khi tình hình kinh tế ổn định hơn , thì DTBH và các chỉ tiêu về lợi nhuận của Công ty đã đồng loạt tăng lên . Đến năm 2012 , tình trạng nợ công trên thế giới lên đến đỉnh điểm và tình trạng nợ xấu của các ngân hàng thương mại trong nước tăng lên rất nhanh khiến việc huy động vốn của các DN cũng gặp không ít khó khăn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty làm cho lợi nhuận của công ty bị giảm.
* Chính sách pháp luật của Nhà nước.
DN là một tế bào của nền kinh tế quốc dân , hoạt động của DN không chỉ bị chi phối của các quy luật thị trường mà còn bị chi phối bởi các chính sách kinh tế của Nhà nước như chính sách thuế , chính sách tiền tệ , chính sách tỷ giá hối đoái .
+ Chính sách thuế :
Thiết bị điện và trạm điện đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống , sản xuất cũng như trong kinh doanh . Các thiết bị điện dân dụng của công ty được mua trong nước còn các thiết bị trạm điện thì hầu như đều được nhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài vì thế mà chính sách thuế nhập khẩu thiết bị điện của Nhà nước có tác động rất lớn đến kết quả kinh doanh hay là lợi nhuận hàng năm thu được của Công ty .
Đầu tháng 7/2012 trong nước lâm vào tình trạng khan hiếm trầm trọng các loại thiết bị trạm điện , cung không đủ cầu đã khiến nhiều Công ty phải hoạt động cầm chừng . Đến ngày 1/9/2012 theo quy đinh số 71/2012 QĐ – BTC do thứ trưởng Bộ
tài chính Đỗ Hoàng Anh Tuấn kí ban hành , thuế suất thuế NK đối với các thiết bị điện được giảm , đặc biệt là thuế suất thuế NK đối với các thiết bị như Trạm biến áp họp bộ Kiosk , Tủ tụ bù , tủ đấu dây ngoài trời giảm mạnh nhất từ 32% xuống còn 20% , sự điều chỉnh thuế suất hợp lí này của BTC đã giúp các Công ty nói chung và Công ty TNHH Giải Pháp Năng Lượng Việt nói riêng có thể tăng việc nhập khẩu thiết bị trạm , đẩy nhanh hoạt động kinh doanh , tăng doanh thu mà chỉ phải chịu chi phí thuế nhập khẩu thấp hơn khiến lợi nhuận cũng tăng hơn so với khoảng thời gian trước đó.
+ Chính sách tiền tệ :
Đầu năm 2012, lãi suất tín dụng tăng cao làm ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình hoạt động của các DN trong nước , CF lãi vay tăng cao làm giảm lợi nhuận của Công ty . Đến giữa năm 2012 , Nhà nước đã phải nỗ lực để điều chỉnh chính sách tiền tệ nhằm ngăn chặn suy giảm kinh tế và duy trì sự tăng trưởng trong bối cảnh khủng hoảng tài chính toàn cầu và suy thoái kinh tế trên thế giới , Chính phủ đã thực hiện nới lỏng tiền tệ bằng cách cắt giảm lãi suất cơ bản từ 14 % xuống còn 7% và duy trì các mức lãi suất khác ở mức thấp , hạ tỷ lệ dự trữ bắt buộc , chương trình hỗ trợ lãi suất cho vay 4% / năm đối với các DN nhỏ và vừa đã phần nào giúp các DN giải quyết được vấn đề về huy động vốn, giảm bớt khó khăn , phục hồi sản xuất , mở rộng sản xuất kinh doanh , gia tăng doanh thu , từ đó gia tăng lợi nhuận.
+ Lạm phát :
Có thể nói lạm phát ở Việt Nam hiện nay hội tụ đủ các nguyên nhân do cả cầu kéo lẫn chi phí đẩy và tiền tệ .
Nước ta trong 12 năm kiềm chế được lạm phát ( 1995 – 2007 ) ở một con số , trong thời gian này chúng ta kiểm soát được lạm phát . Nhưng từ tháng 12 năm 2007 , khủng hoảng tài chính kinh tế tài chính ở Mỹ bùng nổ và lan dần ra toàn thế giới , nằm chung trong sự tác động tiêu cực khôn lường này , năm 2008 , lạm phát ở Việt Nam bùng nổ mạnh mẽ , tới mức lạm phát phi mã và bị đánh giá là luôn cao hơn gấp đôi mức lạm phát của một số khu vực , chỉ số giá tiêu dùng tăng cao luôn ở mức 2 con số . Tất yếu , toàn bộ xã hội phải gánh chịu những hậu quả nặng nề : Mất cân đối kinh tế vĩ mô , hoạt động sản xuất kinh doanh của các DN trong nước vô cùng khó khăn , có lúc phải đình trệ …Công ty TNHH Giải Pháp Năng Lượng Việt cũng nằm trong tầm ảnh hưởng chung này . Lạm phát tăng cao làm cho giá cả hàng
hoá đầu vào tăng chóng mặt , tiêu biểu là giá mua dây cáp điện CADIVI có thời điểm tăng gấp rưỡi .
Đến năm 2012 , dưới những biện pháp kiềm chế lạm phát mạnh mẽ , chủ động của Nhà nước , bên cạnh đó là sự phục hồi dần dần của nền kinh tế thế giới sau cuộc khủng hoảng sâu , chỉ số lạm phát đã giảm xuống mức một con số , các thành phần kinh tế trong nước đã bắt đầu từ từ khôi phục và ổn định lại . Thị trường các yếu tố đầu vào mở rộng , dễ chịu hơn , giá cả không còn leo thang quá mức , cùng với sự phát huy tác dụng của các biện pháp chống chọi của Công ty nên Công ty TNHH Giải Pháp Năng Lượng Việt cũng đã phần nào giải quyết được những tác hại của lạm phát để thu được lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh.
* Thị trường và sự cạnh tranh.
Có thể nói rằng mỗi một doanh nghiệp khi tham gia vào lĩnh vực kinh doanh trì đều được đặt trong một thị trường nhất định : nơi có người bán , người mua và các lực lượng trung gian . Khi nới đến thị trường ta không thể bỏ qua yếu tố cạnh tranh , cạnh tranh xảy ra giữa những nhà kinh doanh cùng bán một loại sản phẩm hoặc các sản phẩm , có thể thay thế lẫn nhau làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp .Các đối thủ cạnh tranh trên thị trường của Công ty TNHH Giải Pháp Năng Lượng Việt đó là : Công ty CP thiết bị điện Sài Gòn , Công ty Cổ phần EDH...Các đối thủ cạnh tranh này có quy mô lớn hơn , thời gian thành lập sớm hơn nên cũng có tên tuổi trên thị trường , do đó số lượng khách hàng đến với Công ty còn hạn chế, vấn đề mở rộng thị trường của Công ty cũng gặp nhiều khó khăn . Mặt khác việc bị các nhà cung cấp ép giá cũng ảnh hưởng đến chiến lược cạnh tranh bằng giá của Công ty khiến chi phí kinh doanh tăng , làm giảm LN của DN.
* Nhu cầu , thị hiếu của người tiêu dùng.
Song song với sự phát triển của nền kinh tế thị trường là tốc độ đô thị hoá ngày càng cao , nhu cầu sử dụng các thiết bị điện hiện đại và an toàn như trạm biến áp hợp bộ , tủ điều khiển , rơ -le tự ngắt để thay thế cho các thiết bị trước đây như cầu dao , máy biến thế ngày càng cao. Mặt khác nhu cầu sử dụng thiết bị điện là một nhu cầu thiết yếu của cuộc sống nhưng nó có một đặc thù hết sức quan trọng là đòi hỏi sự thay đổi rất nhanh về công nghệ để đáp ứng được những biến đổi tâm lí , thị hiếu và khả năng tài chính của người tiêu dùng như sản phẩm phải đa dạng , phong
phú , an toàn , bền , đẹp , giá cả phải hợp lí…Nhận thức được điều này Công ty TNHH Giải Pháp Năng Lượng Việt đã kịp thời thay đổi cơ cấu mặt hàng kinh doanh của mình , tuy nhiên , trong những năm qua do lạm phát xảy ra , thu nhập người dân tăng ít nhưng giá cả lại tăng vì thế mà việc tiêu dùng của người dân đã bị hạn chế làm cho lợi nhuận của Công ty bị giảm sút .
2.1.2.2.Nhân tố chủ quan.
Bên cạnh sự ảnh hưởng của các nhân tố khách quan , lợi nhuận của Công ty cũng chịu sự tác động mạnh mẽ của các yếu tố thuộc môi trường bên trong Công ty . Đây là các nhân tố ảnh hưởng chủ quan mà Công ty có thể kiểm soát ở mức độ nhất định , bao gồm :
* Quy mô kinh doanh của Công ty.
Từ một DN chỉ kinh doanh nhỏ lẻ khi mới thành lập , đến nay Công ty TNHH Giải Pháp Năng Lượng Việt đã mở rộng sản xuất kinh doanh , đa dạng sản phẩm . Công ty đã mở rộng mặt hàng kinh các thiết bị điện như rơ-le kĩ thuật số , Công tơ điện tử , máy biến áp một pha , máy biến áp ba pha , máy biến áp hợp bộ , phụ kiện cáp ABC , tủ sạc accu , phụ kiện cho trạm và dường dây điện áp đến 500kV… nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu của người tiêu dùng . Hiện nay , thị trường bán lẻ của Công ty có mặt tại Hà Nội , Hưng Yên, Nam Định , Hải Dương và một số tỉnh lân cận . Việc thị phần được nâng cao giúp cho DT tiêu thụ tăng , góp phần làm tăng LN cho DN.
*Nhân tố con người
Con người luôn đóng vai trò quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả HĐKD của Công ty . Tại Công ty TNHH Giải Pháp Năng Lượng Việt có tổng số cán bộ công nhân viên là 60 người , trong đó có 40 nhân viên có trình độ đại học trở lên , đặc biệt có 36 nhân viên tốt nghiệp thuộc khối kinh tế và quản trị kinh doanh.
Tuy nhiên,do mức độ chuyên môn hoá ở các phòng ban chưa được cụ thể dẫn đến hiệu quả công việc chưa đạt được như mong đợi , điển hình là công tác marketing chưa được chú trọng (chưa kiểm soát và đánh giá được hiệu quả của các công cụ truyền thông…) do vậy mà DN chưa đạt được tối đa hoá lợi nhuận.
Nắm bắt được tình hình thị trường , nhu cầu của người tiêu dùng ngày một tăng cao về sản phẩm là hiện đại , chất lượng cao nên Công ty quyết định nhập khẩu thiết bị điện của các hãng nước ngoài như: SIEMENS, ABB, AREVA...Công ty luôn cố gắng trở thành một công ty luôn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đa dạng , phong phú , với giá cả hợp lí , chất lượng sản phẩm tốt , đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao làm tăng lợi nhuận cho Công ty.
Chất lượng sản phẩm hàng hoá tiêu thụ :
Chất lượng sản phẩm có ảnh hưởng lớn tới giá cả sản phẩm hàng hoá , do đó có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận . Chất lượng sản phẩm phụ thuộc rất nhiều yếu tố như việc tìm kiếm nhà cung cấp , khả năng đàm phán của nhà lãnh đạo…Trong nền kinh tế thị trường thì chất lượng sản phẩm là vũ khí cạnh tranh sắc bén , nếu nâng cao chất lượng sản phẩm tiêu thụ cao sẽ bán được giá cao từ đó tăng doanh thu , lợi nhuận cho DN , không những thế còn nâng cao uy tín cho DN , đây là điều kiện đủ để DN có thể tồn tại và phát triển lâu dài.
Giá cả hàng hoá tiêu thụ :
Trong điều kiện các nhân tố khác không đổi thì việc thay đổi giá bán cũng ảnh hưởng trực tiếp đến DT và LN . Giá bán sản phẩm cao hay thấp sẽ làm cho DT tiêu thụ tăng hoặc giảm theo . Việc thay đổi giá bán một phần quan trọng là do quan hệ cung cầu trên thị trường quyết định , do đó DN phải có chính sách giá cả hợp lí và linh hoạt nhằm tối đa hoá lợi nhuận , tuỳ thuộc vào chu kì kinh doanh , ngành nghề