V ới kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh lương thực kế thừa từ Tổng Công ty, NF1 DISTRIBUTION đảm trách việc thiết lập hệ thống phân phố
2.1.2.3. Bộ máy tổ chức của công ty cổ phần phân phối-bán lẻ VNF
a. Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty:
Trong công ty, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất, tiếp đến mới là hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân doanh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Ban kiểm soát: thực hiện giám sát HĐQT, Ban GĐ trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Ban giám đốc: có trách nhiệm lập BCTC hàng năm phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính cũng như tình hình KQHĐKD, tình hình lưu LCTT của công ty trong năm. Các phòng ban chức năng và chi nhánh các thành viên:
Phòng Tổ chức lao động: Tuyển dụng, xây dựng đội ngũ nhân sự cho hệ thống; xây dụng chính sách lương, thưởng cho nhân viên; xây dựng chương trình đào tạo cho đội ngũ nhân viên các cấp.
Phòng Tổng hợp: Kiểm soát hoạt động cuả các cửa hàng trong chuỗi; thực hiện các công tác quản trị hành chính của công ty; thực hiện kiêm vai trò của phòng thông tin: lắp đặt bảo trì hệ thống mạng, quản lý thông tin đảm bảo dữ liệu…
Phòng Tài chính - Kế toán: Tính toán, ghi chép phản ánh liên tục, toàn diện, có hệ thống các hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, giám sát mọi hoạt độngcủa công ty nhằm thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo trong công tác quản lý kế toán- tài chính của công ty. Đồng thời kiểm tra xét duyệt các báo cáo các đơn vị trực thuộc, tổng hợp số liệu báo cáo kế toán toàn công ty.
Phòng Kinh doanh bất động sản: Đầu tư triển khai các dự án BĐS; kinh doanh BĐS: thuê và cho thuê văn phòng; kinh doanh dịch vụ BĐS; xây dựng TTTM và khách sạn, tư vấn, mô giới chuyển giao BĐS…
Phòng Kinh doanh: Bộ phận mua hàng: Tìm kiếm, tập hợp NCC, thương lượng NCC về giá, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán; xây dựng danh mục sản phẩm cho từng mô hình kinh doanh, từng đại phương cụ thể; phối hợp với phòng tổ chức và phòng Marketing xây dựng chính sách giá cả, xây dựng hệ thống kho bãi tại các vùng, địa phương khác nhau. Bộ phận kho: Phân bổ hàng cho các cửa hàng đối với hàng hóa do VNF1 sản xuất; giao hàng của nhà cung cấp cho chuỗi;
Phòng Phân phối- bán lẻ: Chức năng phụ trách chuyên về hoạt động kinh doanh lương thực, nông sản của công ty. Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ trên cơ sở định hướng sản xuất kinh doanh hàng năm, đề ra phương án kinh doanh cụ thể; xây dựng kế hoạch, tham gia tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh do công ty lương thực Miền Bắc giao cho…
Phòng Đầu tư; Tham mưu chủ chương, hướng dẫn các đơn vị lập dự án, thiết kế kỹ thuật, lâp dự toán, thẩm định hồ sơ, hiệu quả dự án, lập hồ sơ mời thầu, đấu thầu, đấu giá các công việc liên quan khác đối với các dự án và công trình đầu tư mới hay đầu tư chiều sâu nâng cấp…
Phòng Marketing; Xây dựng kế hoạch chiến lược ; lập kế hoạch Marketing hàng năm; nghiên cứu thị trường, cập nhập đối thủ cạnh tranh thị hiếu người tiêu dùng, xu hướng mua hàng…; tìm kiếm cơ hội để mở rộng cạnh tranh.
Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu: Tham mưu giúp Ban giám đốc công ty hoạch định phương án kinh doanh của toàn công ty dài hạn, ngắn hạn hoặc trong từng thương vụ kinh doanh cụ thể.
CÁC CHI NHÁNH:
- Chi nhánh sản xuất và chế biến lương thực- thực phẩm Hưng Yên; chi nhánh VNF1 Hải Phòng; chi nhánh bán lẻ VNF1; chi nhánh Đáp Cầu.
( Xem biểu đồ 01:Tổ chức bộ máy quản lí của công ty cổ phần phân phối – bán lẻ VNF1)
Bộ máy kế toán công ty
Kế toán trưởng công ty kiêm trưởng phòng: Làm nhiệm vụ giúp TGĐ các vấn đề TC-KT trong công ty: tổ chức công tác kế toán đảm bảo thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo luật kế toán quy định; phụ trách chung công tác TC-KT.
Phó phòng TCKT: Giúp trưởng phòng tổ chức toàn bộ công tác hạch toán,thống kê, tổng hợp, xử lý số liệu, lập BCTC theo quy định. Theo dõi chấp hành quản lý chứng từ, sổ sách, tài liệu kê toán theo đúng chế độ quản lý nhà nước và công ty. Theo dõi cập nhật thông tin TC-KT đầy đủ, kịp thời, chính xác để lập BCTC và báo cáo thuế.
Kế toán hàng hóa và kê toán thanh toán: Quản lý tiền, hàng phát sinh từ khâu mua của phòng kinh doanh; quản lý tiền hàng phát sinh từ khâu bán siêu thị, cửa hàng; kiểm tra kho hàng hóa bán lẻ; quản lý chứng từ, tài liệu, sổ sách kế toán, theo dõi, phát hành hóa đơn GTGT cho các nghiệp vụ phát sinh trong phần hành mình phụ trách; chịu trách nhiệm trước pháp luật, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng về phần hành công việc được phân công, chủ động đề xuất giải pháp phù hợp phần hành mình.
Thủ quỹ: Thực hiện thu chi tiền mặt theo đúng quy định kế toán, quy chế công ty, quản lý an toàn quỹ, tự chịu trách nhiệm về sự thiếu hụt của quỹ; mở sổ sách ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh, tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm; hàng ngày cùng kế toán thanh toán lập biên bản kiểm quỹ tiền mặt; định kỳ đối chiếu sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán tiền mặt với kế toán thanh toán, nếu có chênh lệch kiểm tra lại , xác định rõ nguyên nhân, đưa ra kiến nghị , biện pháp xử lý chênh lệch; thực hiện rút, nộp tiền mặt vào ngân hàng, hỗ trợ kế toán thanh toán trong giao dịch với ngân hàng; hỗ trợ kế toán tổng hợp trong lập hồ sơ, kê khai thuế GTGT hàng tháng, lập báo cáo thuế định kỳ.
Kế toán kho hàng hóa bán lẻ:Trực tiếp tham gia cùng tổng điều phối, quản lý hàng hóa Nhập, Xuất, Tồn, phát hành chứng từ luân chuyển hàng hóa nội bộ quy định; tham gia quản lý hàng hóa (N,X,T) đến từng cửa hàng trong hệ thống chuỗi cửa hàng,
siêu thị; gia kiểm kê hàng hóa định kỳ, chủ động đề xuất biện pháp xử lý hàng hóa kém, mất phẩm chất, quá hạn sử dụng, thiếu hụt...
( XemBiểu đồ 02: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần phân phối – bán lẻ VNF1)