- Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Vì được tổ chức theo mô hình trực tuyến nên có sự quản lý và trao đổi trực tiếp giữa kế toán trưởng và các kế toán phần hành,
3.2. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng thiết bị máy nông nghiệp tại Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Ngoại Thương WCO
Hoàn thiện kế toán bán hàng là yêu cầu cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp nhằm thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý. Trong thời gian thực tập, được tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng tại Công ty CP DV Ngoại Thương WCO, em nhận thấy về cơ bản công tác kế toán của công ty đã tuân thủ đúng chế độ kế toán của Nhà nước và Bộ tài chính ban hành. Tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực mà công ty đạt được, công tác tổ chức kế toán bán hàng vẫn không tránh khỏi những mặt tồn tại còn chưa hợp lý. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn tại công ty, em xin đưa ra một số ý kiến và giải pháp
nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng ở Công ty CP DV Ngoại Thương WCO như sau:
Ý kiến thứ nhất: Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán:
Các chứng từ gốc khi được chuyển về văn phòng cần phải được phân loại, sắp xếp riêng theo từng nội dung để thuận tiện cho công tác theo dõi, đối chiếu số liệu để vào các hồ sơ, thẻ, bảng liên quan. Chẳng hạn có thể sắp xếp theo cách sau: các hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi…mỗi loại được lưu vào một tập khác nhau. Trong mỗi tập đó lại chia ra làm các tập nhỏ được phân loại theo từng tháng. Như vậy khi cần số liệu ở ngày tháng nào, kế toán có thể dễ dàng có số liệu mình cần.
Ý kiến thứ hai: Hoàn thiện kế toán chi tiết hàng tồn kho:
Để đảm bảo quản lý hàng hóa được chặt chẽ, thống nhất phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và dễ phát hiện khi có sai xót giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện cho việc áp dụng tin học vào công tác kế toán. Công ty cần phải xây dựng một danh mục hàng hóa, trong đó mỗi loại hàng hóa có một mã hàng riêng gắn liền với chủng loại, quy cách, kích cỡ của hàng hóa. Khi nhìn vào mã hàng của một loại hàng hóa nào đó có thể biết được tên cũng như đặc điểm của loại hàng đó. Hệ thống danh mục hàng hóa phải được sử dụng thống nhất trong toàn công ty.
Ý kiến thứ ba: Hoàn thiện kế toán dự phòng khoản phải thu khó đòi và kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
- Về lập dự phòng phải thu khó đòi:
Trong thực tế hoạt động SXKD, có những khoản thu mà người nợ khó trả trước hoặc không trả nợ gọi là nợ phải thu khó đòi. Doanh nghiệp dự kiến khoản phải thu khó đòi tính trước vào chi phí gọi là khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được trích trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của DN. Giúp cho DN có nguồn Tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo đảm vốn kinh doanh.
Khi có nợ khó đòi thì DN trích lập dự phòng, hạch toán vào TK 139. Phương pháp kế toán được tiến hành theo trình tự sau:
Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số nợ khó đòi để xác định mức trích lập dự phòng tính vào chi phí. Kế toán so sánh giữa số dự phòng cần trích lập với số dự phòng đã lập của năm trước:
Nếu số dự phòng phải trích lập cuối niên độ bằng số dư dự phòng năm trước còn lại chưa sử dụng thì DN không phải trích lập.
Nếu có số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải trích lập bổ sung, kế toán bổ sung vào chi phí quản lý DN của năm kế toán đồng thời ghi tăng số dự phòng nợ phải thu khó đòi để kế toán làm căn cứ lập BCTC theo định khoản: Ghi Nợ TK 642 và ghi Có TK 139.
Ngược lại, nếu số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch kế toán hoàn nhập ghi giảm chi phí quản lý DN trong kỳ theo định khoản ngược lại: Nợ TK 139 và ghi Có TK 642
Những khoản nợ phải thu của niên độ trước, nay thực sự không thu hồi được, sau khi đã có quyết định cho phép xử lý xóa sổ khoản công nợ này thì kế toán phán ánh vào bên Nợ TK 139( dùng dự phòng để xóa nợ), Nợ TK 642( phần chênh lệch) và Ghi Có TK 131 hoặc TK 138. Đồng thời phải theo dõi khoản nợ đã xử lý trên TK 004” Nợ khó đòi đã xử lý” trong thời hạn 5 năm theo bút toán đơn : Nợ TK 004
Các khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xóa sổ nếu thu hồi được,thì kế toán phản ảnh vào Nợ TK 111, 112 và Có TK 711, đồng thời phản ánh vào bên Có TK 004.
Các khoản nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ nếu sau 5 năm không thu hồi được thì kế toán theo dõi bên Có TK 004.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng hoá trong kho. Vì vậy, công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào giá vốn hàng bán phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so gía ghi sổ của kế toán hàng tồn kho. Cuối kỳ nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh giá trị thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Trong thực tế để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra do các tác nhân khách quan như giá hàng hóa trên thị trường giảm xuống. Nhà nước cho phép các DN lập dự phòng để phần nào giảm bớt những rủi ro, do đó thực chất việc lập dự phòng là quyền lợi về mặt tài chính của DN.
Vào cuối niên độ kế toán, kiểm kê hàng tồn kho nếu phát hiện thấy chênh lệch giữa giá trị của hàng tồn kho ghi trên sổ kế toán với giá thực tế của hàng hóa đó trên thị trường, nếu giá tực tế trên thị trường nhỏ hơn giá trị ghi trên sổ kế toán thì phải tiến hành lập dự phòng.
Công thức tính trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng giảm giá HTK = Số lượng HTK x ( Giá gốc HTK – Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK)
+ Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá trị có thể thu được từ giao dịch bán hàng sau khi loại trừ các chi phí phát sinh liên quan đến việc giao dịch.
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho sử dụng tài khoản 159 -Dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh việc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Phương pháp kế toán được tiến hành theo trình tự sau:
Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi tăng dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng vật tư, hàng hoá và khả năng giảm giá của từng thứ vật tư, hàng hoá để xác định mức trích lập dự phòng tính vào chi phí. Kế toán so sánh giữa số dự phòng cần trích lập với số dự phòng đã lập của năm trước.
Nếu số dư phòng phải trích lập cuối niên độ bằng số dư dự phòng năm trước còn lại chưa sử dụng thì DN không phải trích lập.
Nếu có số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải trích lập bổ sung, kế toán bổ sung vào chi phí giá vốn hàng bán của năm kế toán đồng thời ghi tăng số dự phòng giảm giá hàng tồn kho để kế toán làm căn cứ lập BCTC về giá trị thuần của hàng tồn kho theo định khoản: Ghi Nợ TK 632 và ghi Có TK 159;
Ngược lại, nếu số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch kế toán hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ theo định khoản ngược lại: Nợ TK 159 và ghi Có TK 632.
Ý kiến thứ 4: Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán
- Hoàn thiện sổ kế toán chi tiết
Công ty đã mở sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu. Nếu chỉ căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người mua và bảng tổng hợp phải thu của khách hàng như chế độ sổ kế toán và hình thức kế toán ban hành theo QĐ 15/2006/BTC sẽ không có đầy đủ thông tin để bóc tách công nợ ngắn hạn và dài hạn để phản ánh vào các chỉ tiêu tương ứng.
Để có số liệu lập và trình bày trên báo cáo tài chính ,các sổ chi tiết thanh toán với người mua phải mở thêm cột thời hạn thanh toán.
Khi ghi sổ khoản công nợ, kế toán căn cứ vào hợp đồng đã ký về điều khoản thanh toán phản ánh thời hạn thanh toán của từng hóa đơn.
Mẫu Sổ chi tiết thanh toán với người mua (phụ lục 3.1)
Cuối niên độ kế toán trước khi lập BCTC, kế toán căn cứ vào số dư nợ của từng đối tượng và thời hạn thanh toán trên sổ chi tiết thanh toán với người mua lập Bảng tổng hợp công nợ cuối niên độ. Số liệu trên Bảng tổng hợp sẽ là cơ sở để lập và trình bày các chỉ tiêu công nợ ngắn hạn, công nợ dài hạn
Kế toán công nợ có thể căn cứ vào Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng cuối niên độ, kinh nghiệm của mình ước tính tỷ lệ nợ phải thu khó đòi để ước tính kế toán về số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập cuối niên độ
Việc mở thêm cột thời hạn thanh toán như vậy sẽ giúp cho công ty nhìn thấy rõ những khoản nợ ngắn hạn và dài hạn, giúp cho công tác phân tích công nợ khó đòi được dễ dàng thuận tiện hơn, giúp cho công tác quản trị được nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty.
- Hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp:
Hiện nay, công ty sử dụng hình thức ghi sổ theo Nhật ký chung. Việc ghi chép và phản ánh trên các sổ kế toán đã làm đúng nguyên tắc, quan hệ đối chiếu được thể hiện rõ ràng. Tuy nhiên công ty chưa mở các Nhật ký đặc biệt như: Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền…Mặc dù các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc bán chịu là khá
nhiều, theo em công ty nên mở thêm nhật ký bán hàng (phụ lục 3.2), và Nhật ký thu tiền ( Phụ lục 3.3) và Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng cuối niên độ (phụ lục 3.4) để phục vụ cung cấp các thông tin cụ thể cho kế toán.
Sổ nhật ký bán hàng , theo em công ty nên mở thêm cột thuế giá trị gia tăng để có thể tiện theo dõi lượng hàng hàng bán ra và tiền thuế của mỗi đơn hàng.