- Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền khi có phiếu thu, phiếu chi Cuối tháng thủ quỹ đối chiếu tiền tồn két với kế toán thanh toán.
2.2.2.1 Đặc điểm bán hàng tại công ty
Công ty CP DV Ngoại Thương WCO được thành lập vào ngày 15/03/2009 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0104515003 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp.Công ty kinh doanh rất nhiều mặt hàng trong đó có mặt hàng thiết bị máy nông nghiệp. Công ty đã nỗ lực hết mình thích ứng điều kiện môi trường kinh doanh trong nền kinh tế thị trường không ngừng nâng cao, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, mở rộng thị trường và tăng cường quan hệ ngoại giao cũng như quan hệ bạn hàng với các thành phần kinh tế khác. Bởi vậy, trong những năm qua công ty đã thực hiện tốt chức năng cung cấp hàng hóa đến tận tay khách hàng, sản phẩm của công ty được nhiều bạn hàng biết đến.
Trong điều kiện kinh tế thị trường và với sự cạnh tranh của nhiều công ty thương mại khác, để nâng cao lợi nhuận và uy tín của mình trên thị trường đòi hỏi các phương thức bán hàng của công ty vừa phải đáp ứng được nhu cầu của khách hàng đồng thời cũng phải phù hợp với nghành nghề kinh doanh của công ty. Để làm được điều đó công ty phải đa dạng hóa phương thức bán hàng và thanh toán tiền hàng.
Hiện nay công ty CP DV Ngoại Thương WCO áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ. Công ty có quan hệ với nhiều đối tượng khách
hàng bán buôn và bán lẻ chủ yếu là bán qua đơn đặt hàng của từng khách hàng. Với những khách hàng có giao dịch thường xuyên, có sự tin cậy công ty cho phép thanh toán chậm, với những khách hàng mua hàng với số lượng lớn, khách hàng thanh toán ngay, công ty có chính sách chiết khấu, giảm giá cho họ.
Về hình thức thanh toán công ty áp dụng các hình thức: tiền mặt, séc. ủy nhiệm chi qua ngân hàng…
Trong quá trình bán hàng, trừ những khách hàng nhận hàng hóa tại kho công ty và tự bố trí vận chuyển còn những khách hàng có nhu cầu vận chuyển công ty sẽ cung cấp và hạch toán như một khoản chi phí bán hàng. Nhờ thực hiện chính sách trên mà uy tín của công ty ngày càng cao hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển quy mô kinh doanh của công ty.
2.2.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng thiết bị máy nông nghiệp tại công ty CP DVNgoại Thương WCO Ngoại Thương WCO
(a) Chứng từ sử dụng
Để phục vụ cho công tác bán hàng tại công ty CP DV Ngoại Thương WCO, công ty sử dụng những chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho(MS 02-VT):
Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
- Hóa đơn GTGT(MS 01 GTGT-3LL):
Khi bán hàng thì kế toán lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Có dòng ghi tổng tiền hàng, một dòng ghi tổng tiền thuế GTGT. Dòng tổng tiền thanh toán ghi bằng cả chữ và số. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, viết một lần qua giấy than:
+ Liên 1 (Màu tím): Được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT + Liên 2 (Màu đỏ): Giao cho khách hàng
+ Liên 3 (Màu xanh): Được dùng làm chứng từ kế toán, lưu giữ tại công ty.
Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ ghi tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.
- Phiếu chi(Mẫu số 02 - TT):
Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi phát sinh các khoản phải chi liên quan đến bán hàng. Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.
- Giấy báo có của Ngân hàng:
Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.
Quy định chung của Công ty về lập và luân chuyển chứng từ:
Đối với nghiệp vụ bán hàng theo hợp đồng, khi nhận được biên bản giao nhận, đối chiếu với hợp đồng kinh tế đã ký kết và phiếu xuất kho, kế toán lập hóa đơn GTGT ghi nhận số lượng hàng hóa đã tiêu thụ.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phòng kinh doanh ghi vào “Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra” cho từng tháng và cuối tháng lập “Bảng tổng hợp hàng hóa bán ra”.
(b) Tài khoản sử dụng
Đối với kế toán bán hàng thiết bị máy nông nghiệp, Công ty sử dụng những TK sau:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Trong đó chi tiết thành: + TK 5111: Doanh thu bán hàng
+ TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm + TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ - TK 521: Chiết khấu thương mại
- TK 531: Hàng bán bị trả lại - TK 532: Giảm giá hàng bán
- TK 156: Hàng hoá. Chi tiết cho từng thiết bị + TK 1561: Máy gặt liên hợp Yanmar + TK 1562: Mày cày Yanmar
- TK 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết cho từng loại hàng hóa). - TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. TK 33311: Thuế GTGT đầu ra.
- TK 131: Phải thu khách hàng( chi tiết cho từng khách hàng). - TK 111: Tiền mặt.
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
(c) Quy trình kế toán
* Kế toán doanh thu bán hàng
- Theo hình thức bán buôn
Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng, kế toán tiến hành kiểm tra hàng hóa tồn kho. Sau đó, kế toán tiến hành lập Phiếu xuất kho. Phiếu này được lập thành hai bản. Một bản ở kho giữ làm cơ sở để theo dõi tình hình xuất hàng hóa và là chứng từ gốc để lên thẻ kho, một bản kế toán sử dụng để viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên trong đó liên 2 giao cho khách hàng, còn lại làm căn cứ để kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết TK 131.
Căn cứ vào sổ nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ Cái tài khoản 511, 131. Kế toán hạch toán nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 111, 112, 131: Số tiền cần phải thanh toán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 (3331): Thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng bán
Kế toán ghi nhận doanh thu: ghi tăng TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá chưa thuế của số sản phẩm đã bán, và ghi tăng TK 3331 - số thuế GTGT phải nộp của số hàng bán. Vì đây là hình thức bán buôn, nên khách hàng thường chỉ thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng theo hợp đồng đã ký với công ty nên kế toán ghi tăng số tiền mặt (TK 111) hoặc tiền gửi ngân hàng (TK 112) và số phải thu khách hàng (số tiền chưa thanh toán) - chi tiết cho từng khách hàng.
Đồng thời, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán kê vào Bảng kê hóa đơn bán ra để cuối tháng lập Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi vào các sổ chi tiết như sổ Chi tiết bán hàng, sổ chi tiết TK phải thu khách hàng( TK 131)
Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ , kế toán ghi vào các chứng từ ghi sổ và là căn cứ để ghi vào sổ Cái TK 511, TK 131.
Công ty bán hàng cho các cá nhân trình tự hạch toán cũng như bán buôn. Vì ở hình thức bán lẻ, khách hàng sẽ thanh toán tiền ngay khi mua hàng nên ghi nhận doanh thu kế toán sẽ ghi tăng số tiền mặt thu được thay vì ghi tăng khoản phải thu khách hàng.
* Kế toán các trường hợp giảm trừ doanh thu:
Công ty CP DV Ngoại Thương sử dụng các chính sách bán hàng như chính sách Chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán cho khách hàng của mình. Khi có khách hàng quen, có quan hệ mua bán với công ty lâu năm và mua với số lượng lớn thì công ty cũng thực hiện việc chiết khấu cho khách hàng đó.
- Chiết khấu thanh toán:
Đối với khách hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn hợp đồng (tùy theo từng hợp đồng cụ thể) khách hàng sẽ được hưởng 2% chiết khấu thanh toán, khoản chiết khấu thanh toán này công ty hạch toán vào chi phí tài chính đúng như hướng dẫn trong các văn bản pháp luật, khoản chiết khấu này không làm giảm doanh thu bán hàng.
Khi phát sinh các khoản chiết khấu thanh toán, kế toán không được ghi giảm giá bán trên hóa đơn GTGT. Công ty lập phiếu chi hoặc gửi tiền qua ngân hàng để trả khoản tiền chiết khấu. Căn cứ vào chứng từ chi tiền và Giấy báo Nợ của ngân hàng kế toán tiến hành định khoản:
Nợ 635: Số tiền thực tế được chiết khấu Có TK 111: TM
Có TK 112: TGNH - Chiết khấu thương mại
Khi khách hàng mua với số lượng lớn thì được hưởng chiết khấu thương mại ( ví dụ với hợp đồng mua thiết bị máy nông nghiệp có trị giá từ 400 triệu đồng trở lên, khách hàng sẽ được hưởng 2%chiết khấu thương mại).
Với những đơn hàng khi phát sinh khoản chiết khấu thương mại, thì khoản chiết khấu được phản ánh trên hóa đơn GTGT, trên hóa đơn GTGT phải ghi rõ tỷ lệ % hoặc mức giảm giá, giá bán chưa có thuế GTGT( giá bán đã giảm giá), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT thì kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 521: CKTM (theo số chiết khấu cho khách hàng) Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111, TK 112: Nếu công ty trả bằng tiền Có TK 131: Nếu công ty trừ vào nợ của khách hàng - Giảm giá hàng bán
Khi người mua phản ánh về số lượng hàng đã bán ra do kém chất lượng, phẩm chất, sai quy cách ghi trong hợp đồng và yêu cầu bên bán giảm giá thì bên mua cần lập giấy đề nghị giảm giá hàng bán. Căn cứ vào giấy đề nghị giảm giá của bên mua thì hai bên bán và mua lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hóa, mức giá giảm theo hóa đơn GTGT( số, ký hiệu, ngày, tháng, của hóa đơn, thời gian), lý do giảm giá, đồng thời bên bán lập hóa đơn điều chỉnh mức giá được điều chỉnh. Hóa đơn ghi rõ điều chình giá cho hàng hóa tại đơn số, ký hiệu…Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giá, bên bán sẽ kê khai điều chỉnh doanh số bán, thuế đầu ra. Căn cứ vào các chứng từ giảm giá kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán (theo giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331: Thuế GTGT (tính trên trị giá hàng bị giảm giá)
Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131- Phải thu khách hàng (theo tổng giá thanh toán). - Hàng bán bị trả lại
Khi công ty đã xuất hóa đơn GTGT, bên mua đã nhận được hàng, nhưng sau đó bên mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trở lại cho công ty, bên mua sẽ phải lập hóa đơn GTGT gửi cho công ty, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại công ty do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT mà bên mua xuất trả, công ty điều chỉnh doanh số bán, số thuế GTGT đã kê khai.
Khi công ty chấp nhận thanh toán với người mua hàng về số tiền của hàng bán bị trả lại, kế toán vào sổ Nhật ký chung, ghi tăng tài khoản 531 theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi giảm số thuế GTGT phải nộp (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại) cuối tháng kế toán lập Tờ khai điều chỉnh thuế GTGT và điều chỉnh trên Tờ khai thuế
GTGT (theo số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại) để nộp cho Cơ quan thuế. Khách hàng được thanh toán theo các hình thức khác nhau hoặc bằng tiền mặt, séc hoặc trừ vào số tiền mà khách hàng còn nợ công ty tùy theo việc thỏa thuận giữa khách hàng và công ty. Căn cứ vào các chứng từ hàng hóa bị trả lại kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại theo giá bán lô hàng bị trả lại Nợ TK 3331: Thuế GTGT tính trên trị giá hàng bị trả lại Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: tiền gửi ngân hàng
Có TK 131: Tổng giá thanh toán của lô hàng bị trả lại.
Đồng thời, khi nhận lại số hàng hóa bị trả lại, thủ kho kiểm tra và kế toán lập phiếu Nhập kho hàng hóa. Căn cứ vào Phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa bị trả lại Có TK632: Hàng bán bị trả lại
Căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán sẽ vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 156
Từ sổ Nhật ký chung, kế toán sẽ vào sổ Cái các tài khoản 531
Cuối kỳ kết chuyển khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần kế toán ghi giảm TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đồng thời ghi tăng TK hàng bán bị trả lại, TK giảm giá hàng bán và TK chiết khấu thương mại:
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 531: Hàng bán bị trả lại
Có TK 532: Giảm giá hàng bán Có TK 521: Chiết khấu thương mại
Do đặc điểm của mặt hàng thiết bị máy nông nghiệp có các thông số kỹ thuật rất rõ ràng, khách hàng cũng rất dễ tìm các thông số này qua các phương tiện truyền thông. Mặt khác, trước khi nhập kho cũng như xuất kho, các thiết bị máy nông nghiệp được kiểm tra kỹ càng để luôn đảm bảo chất lượng hàng hóa cung cấp, nhằm tạo lòng tin cho khách hàng. Vì vậy, trong công ty rất hiếm khi xảy ra trường hợp giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại do hàng kém chất lượng và sai quy cách chủng loại.
* Kế toán giá vốn hàng bán
Do công ty áp dụng phương pháp tính giá đích danh cho hàng hóa xuất kho, tức là căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô hàng nào và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính giá xuất kho. Căn cứ vào sổ chi tiết vat tư hàng hóa và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của hàng hóa kế toán xác định được giá xuất kho của từng loại hàng hóa.
Kế toán tính và phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán vào sổ Nhật lý chung. Khi xuất kho hàng hóa, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 156 - Giá trị hàng hóa xuất kho
Sau đó ghi vào sổ Cái tài khoản 632 và các sổ Cái tài khoản có liên quan. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển giá vốn của hàng đã bán kế toán ghi tăng TK 911- Xác định kết quả kinh doanh, đồng thời ghi giảm TK 632-Giá vốn hàng bán.
* Kế toán công nợ phải thu khách hàng
Đối với nợ phải thu khách hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán, kế toán vào sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng và theo từng ngày. Cuối kỳ, căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng lập bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng. Số liệu trên bảng tổng hợp này được đối chiếu với TK 131 trên sổ Cái và là căn cứ để ghi vào chỉ tiêu nợ phải thu khách hàng – loại A trên bảng cân đối kế toán mà không phân biệt thành nợ ngắn hạn và dài hạn.
Khi bán hàng, khách hàng chưa thanh toán tiền mua hàng, kế toán phản ánh vào sổ: ghi tăng khoản phải thu khách hàng ( Nợ TK 131), đồng thời ghi sổ chi tiết thanh toán với người mua (chi tiết cho từng khách hàng) sổ cái TK 131 và các sổ liên quan khác.
Khi khách hàng thanh toán tiền còn nợ, kế toán ghi vào sổ; ghi tăng TK tiền (Nợ TK 111,112...), ghi giảm các khoản phải thu khách hàng, phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, sau đó là căn cứ để ghi vào sổ cái TK 131.