III. DỰ KIẾN HỆ THỐNG TÀI LIỆU Ở XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ LONG QUÂN THEO TIÊU CHUẨN CỦA HỆ THỐNG QUẢN
3. Các quy trình, thủ tục được lập thành văn bản.
Dự kiến, xí nghiệp chọn 20 quy trình lập thành văn bản. Trong đó có 8 quy trình chính và 12 quy trình hỗ trợ. Dưới đây là danh mục các quy trình dự kiến được lập thành văn bản ở Xí nghiệp cơ khí Long Quân.
BIỂU 5: DANH MỤC QUY TRÌNH, THỦ TỤC ĐƯỢC LẬP THÀNH VĂN BẢN
STT Ký hiệu Tên quy trình
1. QTC 01 Quy trình kiểm sốt tài liệu
2. QTC 02 Quy trình kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp 3. QTC 03 Quy trình xem xét của lónh đạo
4. QTC 04 Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ 5. QTC 05 Quy trình kiểm sốt sự khơng phù hợp
6. QTC 06 Quy trình hành động khắc phục và phịng ngừa 7. QTTN 07 Quy trình sản xuất sản phẩm
8. QTTN 08 Quy trình mua nguyên võt liệu
9. QTHT 01 Quy trình vận hành máy móc thiết bị.
10. QTHT 02 Quy trình u cầu sữa chữa máy móc thiết bị 11. QTHT 03 Quy trình khảo sát địa điểm lắp đặt sản phẩm. 12. QTHT 04 Quy trình thiết kế sản phẩm
13. QTHT 05 Quy trình chọn nhà cung ứng 14. QTHT 06 Quy trình kiến nghị (đề nghị) 15. QTHT 07 Quy trình đào tạo
16. QTHT 08 Quy trình tuyển dụng nhõn sự 17. QTHT 09 Quy trình khen thưởng (kỷ luật) 18. QTHT 10 Quy trình chạ thử sản phẩm
19. QTHT 11 Quy trình giao sản phẩm cho khách hàng
20. QTHT 12 Quy trình bảo hành (điều chỉnh) sản phẩm theo yêu cẩu của khách hàng.
Trong 8 quy trình chính có 6 quy trình được viết theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 dựa trên tình hình thực tế tại Xí nghiệp. Đây là 6 quy trình được sử dụng để mơ tả q trình, hoạt động tác động lên hiệu quả, hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng và mô tả cách vận hành hệ thống quản lý chất lượng. 6 quy trình này là các quy trình có ký hiệu từ QTC 01 đến QTC 06 và được trình bày chi tiết ở dưới đây.
02 Quy trình chính QTTN 07 và QTTN 08 là các cơng việc ở Xí nghiệp mà có một mơ hình chung nhưng nội dung thường xuyên thay đổi. Đó là quy trình sản xuất sản phẩm và quy trình mua ngun vật liệu. Do tính chất sản phẩm của Xí nghiệp là sản xuất theo đơn đặt hàng, sản phẩm ln thay đổi vì vậy, việc sản xuất các sản phẩm khác nhau và mua các nguyên vật liệu khác nhau này cần có một mơ hình chung để thuận lợi cho việc quản lý và kiểm tra.
12 quy trình phụ là các quy trinh hỗ trợ cho 8 quy trình chính và các hoạt động kinh doanh của tổ chức. Các quy trình này sẽ đảm bảo cho việc thực hiện các quy trình chính dễ dàng hơn, tạo cho các hoạt động trong Xí nghiệp khoa học hơn để việc quản lý có hiệu quả hơn. Sơ đồ các quy trình này được trình bày ở phần phụ lục.
* Quy trình kiểm sốt tài liệu.
Xí nghiệp cơ khí Long Qn Ký hiệu: QTC 01
Tên quy trình: Quy trình kiểm sốt tài liệu.
Lần ban hành: 01 Ngày: 15/9/2006 Người viết: Nguyễn Thị
Minh Châu
Người duyệt:
Người soát xét: Trang 1/2
1. Mục đích.
Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng được kiểm soát, các tài liệu được cập nhật, được phê duyệt về sự thỏa đáng trước khi ban hành, tất cả các thay đổi trong hệ thống tài liệu đều được ghi lại rõ ràng.
Đưa ra quy định chung về việc kiểm soát, lưu trữ, bảo quản các tài liệu chất lượng và hồ sơ chất lượng.
2. Trách nhiệm.
2.1 Giám đốc Xí nghiệp là người chịu trách nhiệm xét duyệt tất cả các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng.
2.2 Trưởng phòng tài vụ là người trực tiếp giữ bản gốc sổ tay chất lượng và các quy trình, thủ tục. Trưởng phòng tài vụ cũng là người chịu trách nhiệm soát xét sổ tay chất lượng, các thủ tục, quy trình cũng như quản lý, phân phối các tài liệu này cho các phòng ban liên quan.
2.3 Khi trưởng phòng tài vụ thay đổi các nội dung trong sổ tay chất lượng, tất cả các thành viên trong Xí nghiệp giữ Sổ tay chất lượng phải huỷ các tài liệu cũ và thay thế bằng các tài liệu hiện hành.
3. Nội dung.
3.1 Kiểm soát sổ tay chất lượng.
3.1. Trưởng phòng tài vụ phải lập danh sách những người được phân phối tài liệu trong Sổ tay chất lượng và ai được phân phối loại tài liệu nào. Trưởng phòng tài vụ phải đảm bảo rằng những người trong danh sách nhận được các tài liệu có trong Sổ tay chất lượng hiện hành và họ sẽ nhận được thông báo sửa đổi sổ tay chất lượng và tài liệu mới được sửa đổi khi trưởng phòng tài vụ thay đổi nội dung của cuốn sổ tay chất lượng. Mỗi trang của cuốn sổ tay chất lượng cầ phải được đánh số thứ tự và ngày tháng ban hành.
3.1.2 Khi một trang nào đó trong cuốn sổ tay chất lượng được sửa đổi, trưởng phòng tài vụ cần ghi sự sửa đổi đó vào hồ sơ sửa đổi và tài liệu mới được ban hành có số ban hành tăng lên 1 lần. Trưởng phịng tài vụ phải gửi thơng báo sửa đổi và tài liệu đã sửa đổi đến những người có trong danh sách phân phối tài liệu. 3.2 Kiểm sốt các quy trình.
3.2.1 Trước khi ban hành một quy trình, phải được sự đồng ý của tất cả các bên liên quan thì quy trình mới được ban hành. Trưởng phịng tài vụ có trách nhiệm phân phối các quy trình đã được ban hành tới những cơng nhân viên có tên trong danh sách phân phối quy trình và đảm bảo rằng việc phân phối được thực hiện đúng quy định.
3.2.2 Tất cả các quy trình đều phải có số, tên, ngày ban hành, người viết, người soát xét, và người phê duyệt để tiện tra cứu và kiểm tra.
3.2.3 Khi một quy trình được sửa đổi, nội dung sửa đổi cần phải được ghi và hồ sơ sửa đổi. Bản mới của quy trình này phải được gửi cho tất cả những công nhân viên có tên trong danh sách phân phối quy trình.
3.3 Hồ sơ chất lượng
3.3.1 Trưởng phòng tài vụ phải lập bảng theo dõi các tài liệu khác của hệ thống quản lý chất lượng như: sổ đăng ký, biểu mẫu, phiếu kiểm tra,… bảng theo dõi phải có đầy đủ các thơng tin như: Tên từng loại hồ sơ chất lượng, Quy trình có liên quan, nơi sử dụng, nơi lưu trữ, thời hạn lưu trữ.
3.4 Tiêu chuẩn và quy phạm.
3.4.1 Giám đốc Xí nghiệp phải lưu trữ các quy phạm/quy chế của nhà nước có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp cũng như các quy chế về sức khoẻ cơng nhân viên và quy chế về an tồn lao động và trật tự an ninh.
QTC 01 Lần ban hành: 01 Trang:2/2
* Quy trình kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp.
Ký hiệu: QTC 02
Tên quy trình: Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
Lần ban hành: 01 Ngày 15/9/2006 Người viết: Nguyễn Thị
Minh Châu
Người duyệt:
Người sốt xét: Trang 1/2
1. Mục đích.
1.1 Đảm bảo rằng các sản phẩm không phù hợp với yêu cầu được nhận biết và được kiểm soát. Tất cả các hành động nhằm xử lý sản phẩm không phù hợp phải được ghi chép lại và lưu trong hồ sơ.
1.2 Quy định về việc kiểm sốt, kiểm tra, sản phẩm khơng phù hợp. 2. Các tài liệu liên quan.
2.1 Các hồ sơ về sản phẩm. 2.2 Kế hoạch sản xuất. 3. Định nghĩa.
3.1 Sản phẩm không phù hợp: Là sản phẩm không đáp ứng một yêu cầu, tức là không đáp ứng nhu cầu hay mong đợi đã được cơng bố. 3.2 Hành động phịng ngừa: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sản phẩm không phù hợp tiềm tàng hay các tình trạng khơng mong muốn tiềm tàng khác.
3.3. Hành động khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện hay các tình trạng khơng mong muốn khác.
3.4 Sự khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ sự không phù hợp đã được phát hiện.
4. Nội dung.
4.1 Phó giám đốc kỹ thuật là người chịu trách nhiệm kiểm tra lại tất cả các sản phẩm không phù hợp tiềm tàng hay các sản phẩm khơng phù hợp đã được phát hiện. Sau đó phê duyệt các hành động phịng ngừa, khắc phục hay hành đông khắc phục phù hợp với sản phẩm khơng phù hợp đó.
4.2 Xưởng trưởng là người trực tiếp kiểm tra sự phù hợp của sản phẩm, phát hiện sản phẩm không phù hợp hay nguy cơ dẫn đến sản phẩm không phù hợp. Thông báo cho các bên liên quan và cùng với trưởng nhóm chất lượng đưa ra biện pháp hợp lý.
4.3 Phó giám đốc kỹ thuật cùng với xưởng trưởng xem xét sản phẩm không phù hợp hay nguy cơ dẫn đến sản phẩm khơng phù hợp, phân loại, tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra phương án để khắc phục hoặc thực hiện các hành động khắc phục, hành động phòng ngừa.
4.4 Tổ trưởng các tổ phải kiểm tra các sản phẩm trong quá trình sản xuất theo đúng kế hoạch. Ghi chép đầy đủ phiếu kiểm tra để cung cấp tài liệu cho Xưởng trưởng. Nếu các công nhân viên phát hiện ra sự không phù hợp hay nguy cơ của sư không phù hợp của sản phẩm, cần báo ngay cho tổ trưởng và tổ trưởng phải báo lại cho xưởng trưởng kịp thời. Các công nhân chịu trách nhiệm khắc phục và thực hiện các hành động khắc phục cũng như thực hiện các hành động phịng ngừa đã được phó giám đốc kỹ thuật thông qua.
QTC 02 Lần ban hành: 01 Trang: 2/2
* Quy trình xem xét của lãnh đạo.
Ký hiệu: QTC 03
Tên quy trình: Quy trình xem xét của lãnh đạo.
Lần ban hành: 01 Ngày: 15/9/2006 Người viết: Nguyễn Thị
Minh Châu.
Người duyệt: Người sốt xét: Trang: 1/2 1. Mục đích.
1.1 Đảm bảo rằng các yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng ln thích hợp, thoả đáng có hiệu lực, và được thực hiện có hiệu quả.
1.2 Đảm bảo các cơ hội cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của Xí nghiệp phải được nhận biết và được tiến hành phù hợp với điều kiện của Xí nghiệp. 2. Các tài liệu liên quan.
2.1 Kết quả của các cuộc đánh giá. 2.2 Phản hồi của khách hàng.
2.3 Phiếu theo dõi tình trạng của các hành động khắc phục, phòng ngừa. 2.4 Hành động tiếp theo của các cuộc xem xét của lãnh đạo lần trước. 2.5 Những thay đổi có thể làm thay đổi đến hệ thống quản lý chất lượng. 3. Nội dung.
3.1 Giám đốc Xí nghiệp tiến hành xem xét các tài liệu liên quan, đưa ra phương hướng, biện pháp, ra quyết định và tiến hành các hoạt động cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng, thực hiện các cơ hội cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của Xí nghiệp, cải tiến sản phẩm và hoạt động sau bán theo yêu cầu của khách hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động của các nguồn lực trong Xí nghiệp.
3.2 Trưởng các phịng, bộ phận có liên quan có trách nhiệm cung cấp các tài liệu cần thiết cho Giám đốc. Cùng với Giám đốc triển khai các biện pháp mà Giám đốc đã ban hành.
QTC 03 Lần ban hành: 01 Trang 2/2
* Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ.
Ký hiệu: QTC 04
Tên quy trình: Quy trình đỏnh giá chất lượng nội bộ.
Lần ban hành: 01 Ngày: 15/9/2006 Người viết: Nguyễn Thị
Minh Châu.
Người duyệt: Người soát xét: Trang: 1/2 1. Mục đích.
Đảm bảo cho hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ được tiến hành một cách có hiệu quả.
2. Các tài liệu liên quan. 2.1 Các quy trình, thủ tục. 2.2 Các yêu cầu của hợp đồng.
2.3 Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000. 2.4 Hồ sơ sản phẩm.
3. Định nghĩa.
3.2 Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng một yêu cầu.
3.3 Yêu cầu: Nhu cầu hay mong đợi đã được công bố, ngầm hiểu chung hay bắt buộc.
3.4 KP: khắc phục 4. Trách nhiệm.
4.1 Giám đốc Xí nghiệp lập kế hoạch chương trình đánh giá chất lượng nội bộ, thảo luận cùng phó giám đốc kỹ thuật về kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ này.
4.2. Ban lãnh đạo Xí nghiệp thảo luận, thơng qua kế hoạch chương trình đánh giá chất lượng nội bộ. Phải cả Giám đốc và phó giám đốc kỹ thuật đồng ý thì kế hoạch mới được thơng qua.
4.3 Giám đốc Xí nghiệp ban hành văn bản quy định những ai là thành viên nhóm đánh giá và quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm của mỗi thành viên nhóm đánh giá theo dự kiến thành viên nhóm đánh giá trong bản kế hoạch do Giám đốc xí nghiệp lập.
5. Nội dung.
SƠ ĐỒ 5: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HỆ THỐNG
QTC 04 Lần ban hành: 01 Trang 2/2
* Quy trình kiểm sốt sự khơng phù hợp.
Viết báo cáo đánh giá Lập kế hoạch đánh giá Lập nhóm đánh giá Họp khai mạc, bắt đầu đánh giá Tiến hành đánh giá Họp kết thúc, cần biện phápKP Đưa ra các điểm, yêu
cầu cần khắc phục Viết báo cáo đánh giá
Nhận phê duyệt về biện pháp KP Kiểm tra kết quả thực
hiện biện pháp KP
Họp kết thúc, cần biện phápKP
Ngừng biện pháp KP
Nêu các điểm, yêu cầu khắc phục mới
Khơng Có
Khơng Có
Ký hiệu: QTC 05
Tên quy trình: Quy trình kiểm sốt sự không phù hợp.
Lần ban hành: 01 Ngày: 15/9/2006 Người viết: Nguyễn Thị
Minh Châu
Người duyệt: Người sốt xét: Trang: 1/2 1. Mục đích.
1.1 Đảm bảo bất cứ sự khơng phù hợp nào của Xí nghiệp đối với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng được nhận biết và kiểm soát. Đảm bảo sự khơng phù hợp đó được ghi lại và lưu trong hồ sơ.
1.2 Quy định quyền hạn, trách nhiệm của các cá nhân trong hoạt động kiểm soát sự không phù hợp.
2. Các tài liệu liên quan.
2.1 Các kết quả của hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ. 3. Định nghĩa.
3.1 Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng một yêu cầu.
3.2 Yêu cầu: Nhu cầu hay mong đợi đã được công bố, ngầm hiểu chung hay bắt buộc.
3.3. Hành động phòng ngừa: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm tàng hay các tình trạng khơng mong muốn tiềm tàng khác.
3.4 Hành động khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện hay các tình trạng khơng mong muốn khác.
3.5 Sự khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ sự không phù hợp đã được phát hiện.
4.1 Giám đốc Xí nghiệp xem xét báo cáo về sự không phù hợp hoặc không phù hợp tiềm tàng và phương hướng, biện pháp xử lý do nhóm đánh giá đề xuất và phê duyệt các phương hướng, biện pháp này.
4.2 Phó giám đốc kỹ thuật có trách nhiệm phân phối các tài liệu có liên quan. Tổ chức thực hiện khắc phục, tổ chức tiến hành các hành động phòng ngừa và hành động khắc phục cần thiết theo phương hướng, biện pháp đã được Giám đốc phê duyệt.
4.3 Các nhân viên trong các bộ phận có trách nhiệm cung cấp các tài liệu và nguồn lực theo yêu cầu của phó giám đốc kỹ thuật để thực hiện khắc phục, hành động phịng ngừa và hành động khắc phục có hiệu quả.
QTC 05 Lần ban hành: 01 Trang: 2/2
* Quy trình hành động khắc phục và phịng ngừa.
Ký hiệu: QTC 06
Tên quy trình: Quy trình khắc phục và phòng ngừa.
Lần ban hành: 01 Ngày: 15/9/2006 Người viết: Nguyễn Thị
Minh Châu
Người duyệt: Người sốt xét: Trang: 1/1 1. Mục đích.
Đảm bảo các hành động phịng ngừa, khắc phục trong Xí nghiệp được tiến hành có hiệu quả.
2. Các tài liệu liên quan. 2.1 Hồ sơ sản phẩm.
2.1 Hồ sơ kiểm sốt sự khơng phù hợp.
2.3 Hồ sơ kiểm soát sản phẩm khơng phù hợp. 3. Nội dung.
3.1 Ban ISO của Xí nghiệp phải nhận biết được điểm phù hợp, điểm không