II. KẾ HOẠCH ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001: 2000 TẠI XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ
3.2 Nhận chứng chỉ 3.3 Duy trì chứng chỉ
3.3 Duy trì chứng chỉ
Những dự kiến về thời gian trên chỉ mang tính tương đối. Khi bước vào thực hiện, dựa trên tình hình thực tế của Xí nghiệp mà có thể giữ nguyên hoặc điều chỉnh cho phù hợp. Sau đây là những công việc cụ thể cho từng giai đoạn:
Giai đoạn 1: Từ cam kết lãnh đạo đến lên kế hoạch thực hiện.
Tháng 7: Có 03 cơng việc chính cần được thực hiện trong tháng này đó
là: Thực hiện cam kết lãnh đạo, Lựa chọn nhà tư vấn và lên kế hoạch đào tạo. * Thực hiện cam kết lãnh đạo:
Giám đốc xí nghiệp chỉ đạo thực hiện các công việc cần thiết, công bố quyết định triển khai áp dụng ISO 9001: 2000 tại Xí nghiệp, đưa ra chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, cơng bố chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng trong tồn bộ Xí nghiệp. Cơng bố quyết định triển khai áp dụng ISO 9001:2000 và chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng với các bên liên quan như: nhà cung ứng, đối tác, khách hàng…
Ban giám đốc Xí nghiệp tiến hành lựa chọn nhân sự cho ban ISO. Vì số lượng nhân viên văn phịng của Xí nghiệp ít nên cả Giám đốc và phó giám đốc kỹ thuật đều tham gia vào ban ISO của Xí nghiệp. Ban chỉ đạo việc thực hiện áp dụng ISO 9001: 2000 tại Xí nghiệp cũng chính là ban lãnh đạo Xí nghiệp: Giám đốc Xí nghiệp Lục Mạnh Quân và Phó giám đốc kỹ thuật Hồng Mạnh Long. Ban chỉ đạo có nhiệm vụ sau:
+ Thảo luận, xem xét, điều chỉnh và thông qua kế hoạch áp dụng ISO đã được lập.
+ Xem xét chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng đã được dự kiến, điều chỉnh nếu cần thiết và ban hành thành văn bản, sau đó thơng báo chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng trong tồn bộ Xí nghiệp và các bên liên quan.
+ Lựa chọn thành viên ban ISO. Dự kiến Ban ISO gồm năm thành viên, đó là: Giám đốc Xí nghiệp - Lục Mạnh Qn, Phó giám đốc kỹ thuật – Hồng Mạnh Long, Xưởng trưởng xưởng sản xuất - Nguyễn Quyền, trưởng phòng tài vụ - Nguyễn Thị Diệu Phương, trưởng phòng vật tư - Nguyễn Văn Tiến. Dự kiến nhiệm vụ cụ thể của các thành viên ban ISO của Xí nghiệp cơ khí Long Quân như sau:
(+) Giám đốc Xí nghiệp: Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch các cơng việc của phịng tài vụ, cửa hàng. Giám đốc Xí nghiệp cũng là người chịu trách nhiệm viết sáu quy trình chính, bắt buộc theo u cầu của bộ tiêu chuẩn đó là: Quy trình kiểm sốt tài liệu, quy trình kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp, quy trình xem xét của lãnh đạo, quy trình đánh giá chất lượng nội bộ, quy trình kiểm sốt sự khơng phù hợp, quy trình hành động khắc phục và phịng ngừa. Các quy trình này đã được dự kiến trong bản kế hoạch này dựa trên tình hình thực tế của Xí nghiệp, vì thế, Giám đốc xí nghiệp cần xem xét, thơng qua các quy trình này.
(+) Phó giám đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các của xưởng sản xuất, phòng kỹ thuật, phòng vật tư. Chịu trách nhiệm viết các quy trình thuộc phịng kỹ thuật. Thực hiện các nhiệm vụ được trình bày cụ thể trong các quy trình, thủ tục như: kiểm tra các sản phẩm khơng phù hợp, phê duyệt hành động khắc phục và triển khai khắc phục…
Bên cạnh đó, ban chỉ đạo ( gồm Giám đốc và Phó giám đốc Xí nghiệp) sẽ thảo luận để đưa ra các quyết định liên quan đến việc triển khai áp dụng ISO 9001: 2000 tại Xí nghiệp như: phân bổ nguồn lực, quyết định chọn các khoá đào tạo và cử nhân viên tham gia các khoá đào tạo, quyết định chọn tổ chức tư vấn, quyết định chọn tổ chức đánh giá…,
(+) Xưởng trưởng xưởng sản xuất: Chịu trách nhiệm thu thập tài liệu, văn bản liên quan để lập thành hệ thống hồ sơ về sản phẩm theo từng sản phẩm được sản xuất từ đơn đặt hàng, đến giấy biên nhận, chứng nhận giao sản phẩm cho khách hàng và các tài liệu liên quan đến việc lắp đặt, bảo hành sản phẩm cho khách hàng. Xưởng trưởng cịn có trách nhiệm viết các hướng dẫn công việc liên quan đến công việc sản xuất cũng như liên quan đến hoạt động của xưởng sản xuất như: hướng dẫn công việc sản xuất sản phẩm kèm theo bản thiết kế, hướng dẫn cơng việc sản xuất xilanh…
(+) Trưởng phịng tài vụ: Chịu trách nhiệm cung cấp các tài liệu về tài chính theo yêu cầu của xưởng trưởng để hoàn thành hồ sơ về sản phẩm và sổ tay chất lượng. Viết các hướng dẫn công việc để đảm bảo cho việc quản lý hoạt động tài chính kế tốn trong Xí nghiệp được nhanh chóng và thuận tiện như: Hướng dẫn cơng việc nhập dữ liệu, lưu hồ sơ…
(+) Trưởng phịng vật tư: Cung cấp các tài liệu về nguyên vật liệu cho xưởng trưởng để hoàn thành hồ sơ về sản phẩm và sổ tay chất lượng. Viết các quy trình, thủ tục liên quan đến nguyên vật liệu như: Quy trình mua nguyên vật liệu, quy trình lựa chọn nhà cung ứng…
* Ban ISO tổ chức tìm hiểu về các tổ chức tư vấn, dự kiến việc tìm hiểu về các tổ chức tư vấn sẽ do phó giám đốc Hồng Mạnh Long chịu trách nhiệm. Hiện nay có rất nhiều tổ chức tư vấn cả trong nước và nước ngồi, nhưng chi phí tư vấn của các tổ chức nước ngoài thường gấp từ 2 đến 3 lần chi phí tư vấn của các tổ chức trong nước. Mặt khác, trong kế hoạch áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 tại Xí nghiệp cơ khí Long Quân này đã xây dựng được các bước thực hiện và một hệ thống văn bản cơ bản cho Xí nghiệp theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn, vì vậy Xí nghiệp nên chọn một tổ chức tư vấn trong nước như: Trung tâm năng suất Việt Nam (Vietnam productivity Centrer – VPC).
Xí nghiệp có thể chỉ th tư vấn ở các bước mà Xí nghiệp cho là khó thực hiện như: khảo sát hệ thống hiện có, đánh giá nội bộ hệ thống…sau đó Giám đốc Xí nghiệp sẽ trao đổi với người đại diện của Trung tâm năng suất Việt Nam và ký kết hợp đồng tư vấn.
* Lên kế hoạch đào tạo: Cũng trong tháng 7, ban ISO phải lên một kế hoạch đào tạo cho nhân viên trong tổ chức về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000. Các nội dung và thời gian đào tạo như sau:
Đào tạo nhận thức cơ bản về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 – 1 ngày.
Đào tạo về viết văn bản – 3 ngày. Đào tạo đánh giá nội bộ - 2 ngày.
Xí nghiệp có thể lựa chọn các khố đào tạo của Trung tâm năng suất Việt Nam hoặc của Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng. Như đã trình bày ở trên thì Xí nghiệp nên lựa chọn mơ hình đào tạo hình cây đối với đào tạo nhận thức cơ bản về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000. Dự kiến tất cả các thành viên Ban ISO sẽ tham dự các khố đào tạo này. Sau đó các thành viên ban ISO sẽ tiến hành đào tạo lại cho công nhân viên thuộc bộ phận mình phụ trách: Xưởng trưởng đào tạo cho các tổ trưởng, nhân viên phòng kỹ
thuật và lái xe, các tổ trưởng truyền đạt lại cho các công nhân trong tổ mình. Trưởng các phịng tài vụ, phịng vật tư sẽ đào tạo cho nhân viên thuộc phịng mình. Giám đốc xí nghiệp sẽ trực tiếp đào tạo cho nhân viên cửa hàng.
Sau khi tham dự 3 khoá đào tạo ngắn ngày, ban ISO họp và lập kế hoạch triển khai các bước tiếp theo theo kế haọch đã đề ra. Ban ISO lập kế hoạch cụ thể cho từng phòng, bộ phận theo chun mơn của mỗi phịng, bộ phận đó dựa trên kế hoạch đã được Ban giám đốc thông qua.
Giai đoạn 2: Từ khảo sát thực trạng hệ thống đến viết hệ thống tài liệu, đánh giá, điều chỉnh, cải tiến.
* Tháng 8: Xí nghiệp tiến hành khảo sát hệ thống hiện có. Trong q
trình khảo sát này, các thành viên ban ISO rà soát, kiểm tra tất cả các tài liệu, văn bản, hồ sơ hiện có trong Xí nghiệp theo từng phòng ban, kiểm tra các hoạt động của từng phịng, từng bộ phận trong Xí nghiệp. Sau đó so sánh với yêu cầu về hệ thống văn bản của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000, từ đó, lên danh mục các văn bản cần viết hoặc cần bổ xung. Bên cạnh đó, Ban giám đốc xí nghiệp cần làm rõ các chính sách, cơ chế, các quan điểm của Xí nghiệp. Xem xét với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng để bổ xung các chính sách, quan điểm, cơ chế cần thiết như: Quyết định thành lập hệ thống thơng tin nội bộ, chính sách kết hợp với nhà cung ứng đảm bảo và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung ứng cũng như của Xí nghiệp… (các cơng việc Xí nghiệp cần thực hiện và các văn bản Xí nghiệp cần có theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 sẽ được dự kiến ở phần hệ thống văn bản và phần phụ lục). Xí nghiệp so sánh với các cơng việc, và các văn bản đó, nếu thấy thiếu văn bản nào thì thiến hành bổ xung.
* Tháng 9: Sau khi Ban ISO khảo sát tồn bộ Xí nghiệp căn cứ và danh
mục các tài liệu, văn bản, hồ sơ cần thu thập, ban ISO sẽ phân loại hồ sơ và thu thập các tài liệu liên quan phục vụ cho việc viết các tài liệu đã được phân công cho từng thành viên: các tài liệu ở đây bao gồm chính sách chất lượng
và mục tiêu chất lượng, các quy trình, thủ tục đươc lập thành văn bản, các hướng dẫn cơng việc… Các thành viên ban ISO hồn thành các hồ sơ, tài liệu được phân công viết hoặc thu thập. Hỏi ý kiến chuyên gia tư vấn và tiến hành điều chỉnh theo sự tư vấn của các chuyên gia.
* Tháng 10: Hoàn thành hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn của hệ thống
quản lý chất lượng ISO 9001: 2000. - Hoàn thành sổ tay chất lượng.
- Lập hồ sơ về cơ sở vật chất của Xí nghiệp chứ khơng chỉ dừng lại ở danh mục máy móc thiết bị. Trong hồ sơ này cần chỉ rõ tên, nguồn gốc, năm đưa vào sử dụng, thời hạn sử dụng , và điều kiện vận hành, bảo quản…
- Ban ISO thảo luận về thời hạn định kỳ soát xét hồ sơ và sổ tay chất lượng nếu khơng có các yếu tố liên quan đến các tài liệu trong hồ sơ hoặc sổ tay chất lượng thay đổi. Dự kiến thời hạn này sẽ là 06 tháng soát xét 01 lần.
* Tháng 11/2006 đến tháng 1/2007: Xí nghiệp tiến hành thực hiện hệ
thống quản lý chất lượng và cơng bố áp dụng.
- Xí nghiệp tiến hành cơng bố việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng khơng chỉ trong Xí nghiệp mà cịn tới các bên liên quan như: khách hàng, nhà cung ứng, đối tác…
- Sốt xét lại tồn bộ hệ thống hồ sơ, tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn, tiến hành điều chỉnh nếu có để hồn thiện hệ thống tài liệu theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.
- Thiết lập một kênh thông tin nội bộ để việc trao đổi thơng tin trong Xí nghiệp dễ dàng hơn. Xí nghiệp lập một hịm thư góp ý, hàng ngày người phụ trách kênh thông tin nội bộ sẽ kiểm tra hịm thư góp ý này, phân loại ý kiến và gửi đến những người có thẩm quyền. Hoặc nếu bất ký cơng nhân viên nào có ý kiến đóng góp có thể trực tiếp trình bày với người phụ trách kênh thơng tin nội bộ, sau đó người phụ trách sẽ ghi lại và chuyển đến người có phụ trách.
Dự kiến Chị Vũ Thị Quỳnh Điệp – Nhân viên phịng tài vụ sẽ phụ trách kênh thơng tin nội bộ.
* Tháng 2/ 2007: Giám đốc Xí nghiệp lên kế hoạch đánh giá nội bộ:
+ Mục tiêu:
Theo dõi tiến độ thực hiện các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng trong Xí nghiệp.
Phát hiện những điểm không phù hợp và nguy cơ của những điểm khơng phù hợp. Đưa ra hành động phịng ngừa, hành động khắc phục và khắc phục.
Tìm ra các cơ hội cải tiến cho tổ chức.
Đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000.
+ Thời gian đánh giá nội bộ: Tháng 3/ 2007.
+ Phạm vi của cuộc đánh giá nội bộ: tất cả hoạt động của các phịng, bộ phận các cơng việc diễn ra trong xí nghiệp.
+ Các thành viên của nhóm đánh giá là tất cả các thành viên của Ban ISO của Xí nghiệp. Trưởng đồn đánh giá là Giám đốc Xí nghiệp - Lục Mạnh Quân.
+ Trách nhiệm của các đánh giá viên: Xem xét, kiểm tra tiến độ thực hiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 tại bộ phận, phịng được phân cơng. ( Bà Nguyến Thị Diệu Phương đánh giá cửa hàng và phịng vật tư, Ơng Nguyễn Văn Tiến đánh giá hoạt động của phòng kỹ thuật, Ơng Hồng Mạnh Long xưởng sản xuất, Ơng Nguyễn Quyền đánh giá phịng tài vụ). Thơng báo thực trạng hoạt động tại bộ phận, phịng mình đánh giá cho nhóm đánh giá. Đưa ra các điểm khơng phù hợp hoặc không phù hợp tiềm tàng lập thành hồ sơ và đưa ra các nhận xét, đánh giáđể nhóm đánh giá thảo luận đưa ra hướng giải quyết. Lập báo cáo đánh giá phục vụ cho quá trình thảo luận, kiểm tra và xác nhận kết quả, và hợp tác, hỗ trợ trưởng đồn đánh giá.
Trưởng nhóm đánh giá: Chỉ đạo các đánh giá viên trong quá trình đánh giá, lập báo cáo về kết quả đánh giá nội bộ. Tổng kết và đưa ra nhận xét chung về việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng của hệ thống và các biện pháp xử lý.
+ Căn cứ đánh giá nội bộ: Các khoản mục trong sổ tay chất lượng đã được lập. Hệ thống hồ sơ theo tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 đã được Xí nghiệp viết và cơng bố.
* Tháng 3/ 2007: Tiến hành đánh giá nộ bộ hệ thống.
- Ngày 05/3/2007: Họp khai mạc, bắt đầu tiến hành đánh giá nội bộ. Thơng báo cho tồn Xí nghiệp chương trình đánh giá: Mục tiêu, phạm vi, thành viên đoàn đánh giá, những ai phụ trách đánh giá bộ phận, phòng nào…
- Từ 06/3 đến 25/3/2007: Các thành viên đoàn đánh giá tiến hành thu thập thông tin, ghi chép thông tin về hệ thống tài liệu và các công việc trên thực tế. So sánh với hệ thống văn bản đã được lập. Nếu có sự khác biệt thì tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự khác biệt đó. Lập báo cáo về kết quả đánh giá của mình và đưa ra các nhận xét, đánh giá.
- Ngày 26/3/2007: Đoàn đánh giá họp thảo luận về kết quả đánh giá nội bộ. Thống nhất các quan điểm về kết quả đánh giá cũng như các biện pháp khắc phục. Trưởng đoàn đánh giá đưa ra nhận xét chung về hoạt động đánh giá, tổng kết và thu thập thông tin cho báo cáo đánh giá.
- Ngày 28/3/2006: Họp kết thúc đánh giá nội bộ. Trưởng nhóm đánh giá trình bày báo cáo đánh giá, lên kế hoạch thực hiện các biện pháp khắc phục đã được đề xuất.
* Tháng 4/2007: Thực hiện các hoạt động điều chỉnh cải tiến đã được
đưa ra trong buổi họp kết thúc đánh giá nội bộ Xí nghiệp. Thơng báo bằng văn bản cho các bộ phận, phịng cần có hoạt động điều chỉnh, cải tiến và kế hoạch thực hiện. Trong văn bản nêu rõ công việc cần điều chỉnh, cải tiến và thời gian hoàn thành. Dự kiến trong tháng 4 phải hồn thành các cơng việc
này. Ngày 27/4/2007 dự kiến họp ban ISO để các bộ phận, phòng báo cáo về kết quả điều chỉnh cải tiến. Đề xuất tổ chức đánh giá.( Dự kiến chọn tổ chức đánh giá QUACERT ).
Giai đoạn 3: Từ đánh giá sơ bộ đến nhận chứng chỉ và duy trì chứng chỉ.