7. Phƣơng pháp nghiên cứu
1.3.1. Xác định hiện trạng
Để xác định hiện trạng của tổ chức, cần đánh giá môi trƣờng và phân tích các liên đới:
1.3.1.1. Đánh giá môi trường bằng công cụ phân tích SWOT
Phƣơng pháp phân tích SWOT là một trong nhiều kỹ thuật đƣợc dùng để
phân tích hiện trạng của một tổ chức. Trong xây dựng chiến lƣợc, SWOT đƣợc sử dụng nhằm kết hợp các yếu tố về điểm mạnh, điểm yếu trong nội bộ một tổ chức với các yếu tố bên ngoài là cơ hội và các nguy cơ nhằm đề ra các chiến lƣợc tƣơng ứng.
Thực ra, SWOT là một phần của bản phân tích hoàn thiện hơn về thực trạng của một tổ chức. Phân tích thực trạng đƣợc nhìn nhận nhƣ một trong những yếu tố căn bản nhất trong việc xây dựng chiến lƣợc. Nhìn chung, phân tích thực trạng đƣợc thể hiện để cung cấp cho tổ chức một cái nhìn tổng quan về dữ liệu, thông tin và hiểu biết tốt nhất về lực lƣợng, xu hƣớng và các nguyên nhân cơ bản của một bối cảnh cụ thể mà ở đó tổ chức đang và sẽ vận hành.
Việc phân tích SWOT đòi hỏi áp dụng một bộ khung chung để hiểu và quản lí môi trƣờng hoạt động của một tổ chức. Mô hình này nhằm giúp ta tách các vấn đề chính đối với một tổ chức thông qua việc phân tích kỹ lƣỡng bốn thành tố SWOT. Sau đó có thể xây dựng các chiến lƣợc để giải quyết các vấn đề chính yếu. Phân tích SWOT giúp các nhà quản lý am hiểu hơn về những nhân tố có tầm quan trọng thực sự và tiềm tàng đối với hoạt động của tổ chức. Những nhân tố đó đƣợc gọi là những vấn đề chiến lƣợc của tổ chức. Những vấn đề chiến lƣợc này tồn tại bên trong hoặc bên ngoài tổ chức và có thể ảnh hƣởng lâu dài đối với toàn bộ tổ chức và đòi hỏi việc phân bổ lực của tổ chức một cách có hiệu quả.
Bản phân tích SWOT đơn giản và toàn diện về mặt khái niện và có thể áp dụng với nhiều mặt khác nhau của một tổ chức. những yếu tố này đã khiến nó trở thành một trong những mô hình phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt để xác định khả năng của một tổ chức trong việc đƣơng đầu với môi trƣờng bên ngoài.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 17 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
A. Xác định phân tích và xếp loại các vấn đề môi trƣờng chiến lƣợc
Điểm mạnh bên trong 1.--- 2.---
3.---
Điểm yếu bên trong
1.--- 2.--- 3.--- Cơ hội bên ngoài
1.--- 2.--- 3.---
Nguy cơ bên ngoài
1.--- 2.--- 3.---
B. Cụ thể hóa các biến số của SWOT và xây dựng chiến lƣợc để tăng cƣờng sự phù hợp
Các yếu tố
bên n
goài
Các yếu tố bên trong
Cơ hội
Điểm mạnh Điểm yếu
1. Điểm mạnh bên trong phù hợp với cơ hội bên ngoài
2. Điểm yếu bên trong liên quan đến cơ hội bên ngoài
Nguy cơ 3. Điểm mạnh bên trong
phù hợp với nguy cơ bên ngoài
4. Điểm yếu bên trong liên quan đến nguy cơ bên ngoài
Lợi thế cạnh tranh
Hình 1.3. Mô hình khái quát phân tích SWOT
(Nguồn: Fleisher, C.Sand bensuoussan,B.E (2003) Strategic competitive Analysis, Prentice Hall,Inc., Upper Saddle River, New Jersey
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 18 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Ngày nay, nhiều mô hình phân tích SWOT cũng đƣợc trình bày giống nhƣ mô hình ban đầu của SWOT. Việc phân tích SWOT là ở chỗ nó là một phƣơng pháp tổ chức thông tin và số liệu hiệu quả. Một số nhà phân tích muốn nhấn mạnh đến điểm mạnh và điểm yếu bên trong của tổ chức bằng cách đặt chúng ở phần đầu của ma trận. Những nhà phân tích khác lại muốn đặt cơ hội và nguy cơ lên đầu ma trận nhấn mạnh đến khía cạnh về môi trƣờng trong phân tích SWOT.
1.3.1.2. Phân tích các liên đới
Có rất nhiều định nghĩa về liên đới của một tổ chức, tuy nhiên Freeman, R.E and gilber, D.R (1988) đã đƣa ra một đinh nghĩa khá ngắn gọn nhƣ sau:
Liên đới là các nhóm người có ảnh hưởng hay bị ảnh hưởng đến bởi sự thành công hay thất bại của tổ chức.
Việc phân tích liên đới có một vai trò hết sức quan trọng cho tổ chức ở những khía cạnh nhƣ:
- Đề phòng việc quá tập trung vào nội bộ.
- Tập trung vào nhu cầu và mong đợi của những cán bộ chủ chốt và xác định các khoảng cách giữa kết quả mong đợi và thực hiện.
- Trợ giúp việc xác định các vấn đề chiến lƣợc.
- Cung cấp thông tin về sự phát triển các tuyên bố giá trị, sứ mạng và tầm nhìn.
Một số đặc điểm của phân tích liên đới trong các tổ chức giáo dục:
Về cơ bản, việc phân tích liên đới trong các tổ chức giáo dục tuân theo các nguyên tắc và nội dung đối với một tổ chức.
Đối với các trƣờng nghề hay trƣờng phổ thông, cao đẳng, đại học… nhìn chung các liên đới chủ chốt nhất mà nhà trƣờng cần phải đặc biệt chú ý trong quản lý chiến lƣợc là học sinh/sinh viên, đội ngũ giáo viên, đội ngũ nhân viên và cán bộ thì đó có thể là các Sở, Phòng chủ quản. Còn đối với các Trƣờng cao đẳng, đại học thì đó có thể là các Bộ hoặc chính quyền cấp tỉnh, thành phố, các tổ chức…
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 19 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Hình 1.4. Liên đới các đặc trƣng của trƣờng học
1.3.2. Định hướng tương lai của tổ chức
Xác định tƣơng lai của tổ chức gồm xác định sứ mạng, các giá trị của tổ chức, và tầm nhìn cho tƣơng lai.
Một trong những lý do chính để tiến hành quá trình lập kế hoạch chiến lƣợc là khẳng định lại hoặc ở mức cao hơn là thiết lập việc chia sẻ sự nhận thức về lý do tồn tại của một tổ chức và những khát vọng của nó về tƣơng lai. Hình thức cô đọng nhất để phản ánh nhận thức cần đƣợc chia sẻ chung đó chính là xác lập tầm nhìn và sứ mạng của tổ chức. Nếu nhƣ sứ mạng trả lời câu hỏi vì sao tổ chức tồn tại và đang thực hiện những chƣơng trình gì, thì tuyên ngôn tầm nhìn sẽ trả lời câu hỏi: “Thành công trong tương lai sẽ như thế nào?”.
1.3.2.1. Xác định tầm nhìn của tổ chức
Tuyên ngôn tầm nhìn là một phát biểu về trạng thái tƣơng lai mà một tổ chức mong muốn đạt đƣợc. Tầm nhìn nói rõ quang cảnh thực tế, tin cậy và hấp hẫn của tƣơng lai, nó mô tả những điều kiện sẽ tốt hơn những gì mà tổ chức đang có.
Các trƣờng cạnh tranh
Tổ chức CĐ, Đoàn TN
Giáo viên, giảng viên Trƣờng học Phụ huynh Học sinh, sinh viên Chính quyền cấp tỉnh, các tổ chức Bộ, sở, Phòng Nhân viên và cán bộ quản lý
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 20 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Cấu trúc của tầm nhìn
Tƣ tƣởng cốt lõi
- Giá trị cốt lõi - Mục đích cốt lõi
Hình dung tƣơng lai
- Đặc điểm BHAG - Mô tả sống động
Theo Collins và Porras (1996), cấu trúc của tầm nhìn cần có hai phần, bốn nội dung và có quan hệ chặt chẽ với nhau nhƣ trong hình 1.2
Hình 1.5. Cấu trúc của tầm nhìn
Nguồn: Collins, J.& Porras, J. (1996)
Building Your Company,s Visio, Harvrd Business Review.
Theo Collins, J.& Porras, J. (1996) thì cấu trúc của tầm nhìn gồm: - Tƣ tƣởng cốt lõi: Giá trị cốt lõi và mục đích cốt lõi.
- Hình dung về tƣơng lai: Xác định tƣơng lai theo đặc điểm BHAG và mô tả sống động về tƣơng lai tổ chức.
Giá trị cốt lõi
Các giá trị cốt lõi là nguyên tắc, nguyên lý nền tảng và bền vững của tổ chức. Giá trị cốt lõi là linh hồn của một tổ chức, nó đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thực hiện KHCL. Việc xác định các giá trị có tầm quan trọng rất lớn đối với hoạt động của tổ chức khi đƣa ra các tuyên ngôn rõ ràng về các giá trị mà các tổ chức đó theo đuổi. Mặc dù các tuyên ngôn đó không nhất thiết sẽ đảm bảo thành công của tổ chức, song nó có thể tạo cho các thành viên của tổ chức một thái độ trách nhiệm đối với công việc hành vi ứng xử phù hợp.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 21 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Daft, R.L. (1999) đã kết hợp những ý tƣởng của các nhà nghiên cứu về giá trị nhƣ: McDonald P và Gands J. (1992), Hartog N., VanMuijen J. and paul L. Koopman P. (1996), Dension D. and Mishra A. (1995), Hooijoberg R. and Petrock F. (1993), Quinn R. (1988) đƣa ra bốn nhóm giá trị tổ chức đặc trƣng:
- Nhóm giá trị thích ứng (Adaptability). - Nhóm giá trị thành tựu (Achievement). - Nhóm giá trị gia đình (Clan).
- Nhóm giá trị quan liêu (Bureaucracy).
Nhƣ vậy một tổ chức có thể có các giá trị thuộc một hay nhiều, hoặc có tất cả các nhóm giá trị. Tuy nhiên, những tổ chức thành công thƣờng có thiên hƣớng nhiều hơn về một nhóm giá trị cụ thể.
Hình 1.6. Nhóm giá trị của tổ chức
Nguồn: phỏng theo Daft, R.L. (1999)
Leadership – Theory and Practice ThThe Dryden Press.
Nhóm giá trị thích ứng (Adaptability) Nhóm giá trị gia đình (Clan) Nhóm giá trị thành tựu (Achievement) Nhóm giá trị quan liêu (Bureaucracy)
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 22 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Mỗi nhóm giá trị nhƣ vậy đều có thể thành công. Việc chú trọng đến nhóm giá trị khác nhau tùy thuộc vào trọng tâm chiến lƣợc của tổ chức và nhu cầu của môi trƣờng bên ngoài. Trách nhiệm của ngƣời lãnh đạo là phải đảm bảo rằng tổ chức không bị “sa lầy” vào các nhóm giá trị đã từng hữu ích trong quá khứ nhƣng không còn thành công trong thời đại ngày nay nữa. Khi điều kiện môi trƣờng thay đổi, lãnh đạo tổ chức cần làm công tác truyền đạt những giá trị mới nhằm giúp cho tổ chức đáp ứng các yêu cầu mới.
Collins và Porras (1996) đã có những phân tích đáng chú ý khi bàn về giá trị cốt lõi. Nhƣ vậy theo các tác giả này thì giá trị cốt lõi là nguyên tắc, nguyên lý nền tảng và bền vững của tổ chức. Các giá trị cốt lõi không cần sự biện hộ bên ngoài, chúng có giá trị và tầm quan trọng đối với bên trong tổ chức.
Thực tế, mỗi tổ chức thƣờng chỉ có một vài giá trị cốt lõi, thƣờng từ ba đến năm giá trị. Các nghiên cứu cho thấy không một tổ chức có tầm nhìn xa nào có hơn năm, hầu hết chỉ ba hay bốn giá trị cốt lõi (Collins và Porras, 1996). Nhƣ vậy chỉ có một vài giá trị là thực sự cốt lõi, nó là nền tảng và sâu sắc đến mức khó thay đổi, thậm chí không bao giờ thay đổi.
Kinh nghiệm cho thấy các giá trị cốt lõi đặc trƣng thƣờng đƣợc đề cập đến trong tuyên ngôn tầm nhìn của các cơ sở giáo dục. Chẳng hạn
Đối với các trƣờng đại học: Vị thế hàng đầu của quốc gia hoặc quốc tế; Chất lƣợng cao; Xuất sắc; Công bằng; Năng động; Gắn kết với doanh nghiệp, cộng đồng; Tự do học thuật; Trách nhiệm….
Đối với các trƣờng phổ thông: Môi trƣờng an toàn; Chất lƣợng cao; Công bằng; Đẳng cấp tốt nhất; Tôn trọng….
Mục đích cốt lõi
Đây là thành phần hết sức quan trọng của tầm nhìn là mục đích cốt lõi của tổ chức. Một tổ chức phải có mục đích cho sự tồn tại vững chắc và đƣợc nêu rõ trong tầm nhìn của tổ chức.
Theo Collins và Porras (1996), mục đích cốt lõi là lý do để tổ chức tồn tại. Một mục đích hữu hiệu phản ánh các động cơ thúc đẩy có trong tâm trí mọi
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 23 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
ngƣời để thực hiện công việc của tổ chức. Nó không chỉ mô tả kết quả hay khách hàng nhằm đến mục đích của tổ chức vì lợi nhuận, nhiều ngƣời thƣờng giả định một cách sai lầm rằng tổ chức tồn tại đơn giản là để kiếm tiền. Tất nhiên, đó là một kết quả quan trọng của sự tồn tại tổ chức, song ta cần đi sâu hơn và tìm ra những lý do thực sự cho sự tồn tại của chính tổ chức.
Đối với các trƣờng đại học:
- Cung cấp giáo dục đại học và sau đại học. - Trở thành đại học nghiên cứu.
- Tiến hành nghiên cứu và phục vụ cộng đồng.
- Chuẩn bị sinh viên trở thành những ngƣời học suốt đời, có nghề nghiệp, có trách nhiệm về xã hội và đạo đức.
Đối với các trƣờng phổ thông:
- Phát triển trí tuệ, tình cảm, thể chất và xã hội cho học sinh. - Tạo nên cộng đồng học tập suốt đời.
- Định hƣớng phát triển cho học sinh.
- Giáo dục thế hệ trẻ thực hiện vai trò hiệu quả trong cộng đồng và đóng góp cho xã hội.
Đặc điểm BHAG
BHAG - viết tắt của các từ tiếng Anh là: Lớn (Big), Thách thức (Hairy), Táo bạo (Audacious), và Mục tiêu (Goal).
BHAG đƣợc Collins và Porras (1996) đƣa ra trong bài báo khoa học có tên là “Building Your Company’s Vision” và đƣợc coi là bộ phận quan trọng đầu tiên của hình dung tƣơng lai. Đó là những đòi hỏi làm sao tầm nhìn phải có tính mục tiêu, tính rộng lớn, tính thách thức và tính táo bạo. Tất cả các tổ chức đều có mục tiêu nhƣng có sự khác nhau đơn thuần giữa việc chỉ có một mục tiêu với việc cam kết vƣợt qua những thách thức to lớn dễ làm nản chí.
Các đặc điểm của BHAG thực sự phải sáng sủa, hấp dẫn và đƣợc coi nhƣ điểm tựa chung nhất quán các cố gắng và hành động, nó nhƣ một chất xúc tác
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 24 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
cho tinh thần của cả tổ chức. Nó có một danh giới hoàn thành cuối cùng rõ ràng, nhƣ vậy tổ chức có thể biết khi nào nó đạt đƣợc mục tiêu. Đặc điểm BHAG của tầm nhìn sẽ cổ vũ mọi ngƣời - cuốn hút họ. Nó hữu hình, tiếp sức mạnh và tập trung cao độ. Nó làm cho các thành viên tổ chức bắt tay vào công việc mà không cần giải thích nhiều, thậm chí là không cần giải thích.
Mặc dù các tổ chức có thể có nhiều BHAG ở các mức độ khác nhau, hoạt