Để công tác phân tích công việc đạt được kết quả tốt hơn, khách sạn cần tham khảo ý kiến của một số nhà quản trị có kinh nghiệm về lĩnh vực này để xây dựng thành văn bản phản ánh các kết quả phân tích công việc như Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc vì trên thực tế hai văn bản này chưa được xây dựng một cách độc lập. Việc xây dựng các văn bản này là rất cần thiết, là căn cứ cho quá trình tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả cao, lựa chọn đúng người có năng lực đảm nhận tốt công việc (đúng người – đúng việc – đúng thời điểm cần). Đó cũng là cơ sở để công tác bố trí và sử dụng nhân lực của khách sạn được thuận lợi và là cơ sở để đánh giá mức độ làm việc của nhân viên so với tiêu chuẩn đề ra. Sau đây em xin đưa ra một ví dụ về kết quả phân tích công việc thiết kế cho vị quản lý của khách sạn:
Bản mô tả công việc.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh: Quản lý.
Chịu trách nhiệm với: Giám đốc Công ty. Mức lương chính: 6.000.000 VNĐ.
Tóm tắt công việc:
Lãnh đạo nhân viên trong khách sạn.
Tham mưu cho Giám đốc về chiến lược phát triển và sử dụng đội ngũ
nhân viên có hiệu quả cao, hỗ trợ về mặt tổ chức và tạo sự liên kết giữa các bộ phận.
1. Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài:
Định kỳ hàng tháng báo cáo với Giám đốc về toàn bộ các hoạt động
Hành chính – Văn phòng – Nhân sự của khách sạn.
Phụ trách bộ phận Hành chính văn phòng, quản lý và chỉ đạo công việc,
chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của phòng.
Phối hợp với Trưởng các bộ phận khác trong công tác tuyển dụng nhân
sự, bố trí, động viên, kích thích nhân viên và kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện các quyết định nhân sự của khách sạn.
Cố vấn và hỗ trợ cho nhân viên khác về vấn đề nhân sự, hành chính.
Phối hợp với Sở lao động, cơ quan Bảo hiểm, nhà cung ứng lao động để
tuyển dụng lao động và giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động.
2. Quyền hạn trong công việc:
Tham gia vào quá trình ra quyết định trong các hoạt động kinh doanh
chung của khách sạn.
Giữ vai trò chủ chốt về nhân sự trong tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,
khen thưởng, kỷ luật, bố trí công việc cho nhân viên.
Được quyền quyết định việc thực hiện các hoạt động trong phạm vi chức
3. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
Nghiên cứu, đề xuất và tham gia cùng Giám đốc để cải tiến, hoàn thiện
hệ thống các chính sách, chế độ, thủ tục nhân sự và các hoạt động hành chính văn phòng.
Cố vấn cho nhân viên trong khách sạn về các vấn đề liên quan đến quyền
lợi và nghĩa vụ của nhân viên trong khách sạn. Cung cấp thông tin và hướng dẫn cho nhân viên về các quy định, chính sách của khách sạn.
Đại diện cho khách sạn thực hiện các hoạt động giao tế với chính quyền,
các cơ quan chức năng và các tổ chức khác nhằm nâng cao uy tín cho khách sạn.
Phối hợp hoạt động với các cơ quan khác để xác định, giải quyết các vấn
đề nhân sự trong khách sạn và thực hiện các biện pháp động viên, khuyến khích nhân viên.
Tổ chức, sắp xếp công việc cho các nhân viên, kiểm tra chất lượng và
hiệu quả công việc của họ. Xác định nhu cầu đào tạo và tổ chức thực hiện.
Thực hiện công tác tuyển dụng nhân viên, kiến nghị điều chỉnh cơ cấu
nhân sự một cách hợp lý.
Lưu trữ hồ sơ nhân sự, thực hiện các biểu mẫu chuẩn và báo cáo tình
hình lương, thưởng, phúc lợi,... của khách sạn.
4. Điều kiện làm việc
Phòng làm việc: Tốt, nhiệt độ, ánh sáng đảm bảo, có máy lạnh, không ồn
ào.
Trang bị tại nơi làm việc: Máy vi tính, internet, điện thoại, fax,
photocopy.
B: Bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện
BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƢỜI THỰC HIỆN
Chức vụ: Quản lý
1. Tốt nghiệp đại học trở lên thuộc chuyên ngành Kinh tế lao động, Quản trị
kinh doanh hoặc Luật kinh tế.
2. Đã qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về Du lịch. Có kinh nghiệm ít nhất 3 năm
về quản lý nhân sự.
3. Nắm vững luật lao động và các quy định của Nhà nước liên quan đến
quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên.
4. Điềm tĩnh, chín chắn trong giải quyết công việc, có khả năng làm việc độc
lập cao.
5. Khả năng giao tiếp tốt, biết thu hút, tập hợp nhân viên.
6. Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao. Làm việc khoa học, có tổ chức
và hiệu quả.
7. Sử dụng thông thạo tiếng Anh và tin học văn phòng.
Như vậy để chất lượng đội ngũ lao động được nâng cao, công tác phân tích công việc có vai trò quan trọng và là cơ sở để quản lý nhân sự có hiệu quả cao.
3.2.2. Công tác đào tạo và phát triển nhân viên
Qua phân tích, đánh giá trình độ của nhân viên trong khách sạn, nhìn chung đội ngũ cán bộ và nhân viên có trình độ chưa cao. Vì vậy, trong thời gian tới khách sạn cần đầu tư nhiều hơn cho vấn đề đào tạo và phát triển nhân viên. Muốn quá trình đào tạo có hiệu quả, nâng cao trình độ nhân viên phù hợp với tình hình hiện tại, khách sạn cần phải đưa ra các chính sách đào tạo hợp lý. Đào tạo và phát triển nhân sự là vấn đề lâu dài, do đó yêu cầu của đào tạo là: Những nhân viên sau khi đào tạo phải mang lại hiệu quả tốt, phải gắn bó với khách sạn và có thể đảm nhiệm khối lượng công việc và trách nhiệm cao hơn. Tiến trình đào tạo cần trải qua 4 bước:
Xác định nhu cầu đào tạo. Xây dựng kế hoạch đào tạo. Triển khai thực hiện đào tạo. Đánh giá kết quả đào tạo.
Khi xây dựng kế hoạch đào tạo, các nhà quản trị cần phải xác định các hình thức và phương pháp đào tạo cho từng loại đối tượng người lao động.
Đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên