CỤ THỐNG Kấ TRONG KIỂM SOÁT VÀ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM
3.2.1.Tăng cường và nõng cao chất lượng sự tham gia của lónh đạo
Vai trũ của người lónh đạo là 1 trong những yếu tố hàng đầu quyết định sự thành cụng của mọi hoạt động trong doanh nghiệp núi chung và trong hoạt động quản lý chất lượng núi riờng. Vai trũ của lónh đạo cũng là 1 trong 8
nguyờn tắc quản lý chất lượng của ISO 9000 – hệ thống quản lý chất lượng mà cụng ty đang ỏp dụng. Để hoàn thiện hơn nữa quỏ trỡnh kiểm soỏt và cải tiến chất lượng sản phẩm tại cụng ty, vai trũ của người lónh đạo trong hoạt động này là khụng thể thiếu.
Trong những năm qua, hoạt động kiểm soỏt và cải tiến chất lượng bằng cỏc cụng cụ thống kờ tại cụng ty chưa được ban lónh đạo quan tõm chỳ ý nhiều, hoạt động đầu tư cho cụng việc này cũn ớt. Hơn nữa, sự kiểm soỏt của ban lónh đạo với hoạt động này cũn khỏ lỏng lẻo, chưa cú những chủ trương chớnh sỏch rừ ràng.
Để thực hiện giải phỏp này, cần triển khai một số nội dung cụ thể sau:
a,Xỏc định rừ định hướng phỏt triển trong tương lai của tổ chức, đặc biệt là cỏc vấn đề liờn quan đến việc sử dụng cụng cụ thống kờ trong kiểm soỏt chất lượng sản phẩm
Việc xỏc định rừ định hướng phỏt triển trong tương lai của cỏc hoạt động liờn quan tới việc sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong kiểm soỏt và cải tiến là rất quan trọng vỡ nú là cơ sở, hướng dẫn để toàn cụng ty ỏp dụng.
Cỏc định hướng cần xõy dựng là:
- Trỏch nhiệm xõy dựng và quản lý cỏc cụng cụ thống kờ trong hoạt động kiểm soỏt chất lượng sản phẩm :
+ QMR cú trỏch nhiệm quản lý chung với mọi hoạt động.
+ Ban ISO cú trỏch nhiệm phối hợp với cỏc đơn vị chức năng(phũng ban, phõn xưởng) trong quỏ trỡnh xõy dựng và quản lý cỏc qui trỡnh chung tại cụng ty ( Thủ tục mua hàng, Thủ tục triển khai kế hoạch và kiểm soỏt quỏ trỡnh, Thủ tục kiểm mỏy múc thiết bị và khuụn, Thủ tục kiểm soỏt thiết bị kiểm tra – đo lường thử nghiệm, Thủ tục sản phẩm khụng phự hợp, Thủ tục hành động khắc phục phũng ngừa).
chuẩn kiểm tra mẫu sản phẩm và quản lý cỏc tiờu chuẩn, qui trỡnh đú.
+ Phũng KCS cú trỏch nhiệm xõy dựng và quản lý cỏc cụng cụ thống kờ phục vụ cho quỏ trỡnh kiểm soỏt và cải tiến sản phẩm như phiếu kiểm tra, sơ đồ nhõn quả và cỏc loại sơ đồ mới.
+ Phũng KTCD cú trỏch nhiệm trong việc quản lý, kiểm tra độ chớnh xỏc và bảo trỡ, bảo dưỡng đối với cỏc thiết bị đo.
- Việc sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ được cỏc đơn vị cú chức năng quản lý phõn phối và hướng dẫn cho từng đơn vị cụ thể.
- Hoàn thiện cỏc cụng cụ thống kờ đang cú, cập nhật bổ sung cỏc điểm chưa phự hợp, xõy dựng một số cụng cụ thống kờ mới và cỏc biện phỏp hỗ trợ nhằm tăng cường hiệu quả của cỏc cụng cụ này trong hoạt động kiểm soỏt và cải tiến.
- Tiến hành đào tạo tại chỗ và cử đi đào tạo cho cỏc cỏn bộ làm nhiệm vụ xõy dựng và quản lý cỏc cụng cụ thống kờ.
- Tăng cường hoạt động bảo dưỡng đối với cỏc thiết bị đo lường, kiểm soỏt nhằm đảm bảo tớnh chớnh xỏc của cỏc kết quả đo
Để thực hiện giải phỏp trờn, cần đảm bảo cỏc điều kiện sau đõy:
- Tiến hành văn bản húa cỏc qui định cú liờn quan và phổ biến đến toàn thể cỏc bộ phận, đơn vị .
- Ban lónh đạo cụng ty ủy nhiệm việc xõy dựng và phổ biến định hướng trong hoạt động kiểm soỏt chất lượng cho QMR – đại diện của lónh đạo về chất lượng. QMR phõn cụng cụng việc cụ thể cho từng đơn vị và giỏm sỏt chung đối với việc thực hiện.
Thực hiện giải phỏp trờn sẽ giỳp cụng ty cú được định hướng rừ ràng, làm cơ sở chung hướng tới cho mọi hoạt động của cụng ty.
b,Phổ biến rộng rói về vai trũ và phương thức sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong kiểm soỏt chất lượng sản phẩm tới cỏc cấp trong tổ chức, cụ thể là:
- Đối tượng thực hiện: QMR – đại diện lónh đạo về chất lượng thay mặt
ban lónh đạo trong cụng ty ủy nhiệm cho ban ISO, phũng KTCN, phũng KCS cú trỏch nhiệm trong việc phổ biến vai trũ và phương thức sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ.
- Nơi phổ biến:
+ Đăng tải cỏc thụng tin liờn quan trờn trang thụng tin nội bộ của cụng ty như tại cỏc bảng thụng bỏo của cỏc phũng ban, phõn xưởng.
+ Phổ biến trực tiếp tại cỏc phũng ban, phõn xưởng. - Thời gian thực hiện:
+ Đối với cỏc cụng cụ thống kờ cụng ty đang ỏp dụng :Khi ban lónh đạo của cụng ty cú yờu cầu thụng bỏo và phổ biến cỏc nội dung cụng việc cú liờn quan, việc phổ biến này sẽ được thực hiện vào ngày cuối cựng của tuần làm việc đú ( chiều thứ 7). Thời gian thực hiện là 30 phỳt sau khi kết thỳc giờ làm việc ( lỳc 16h30 hàng ngày).
+ Khi cú cụng cụ thống kờ mới được đưa vào sử dụng: Việc phổ biến trước tiờn sẽ được cập nhật tới lónh đạo cỏc bộ phận, phõn xưởng (cỏc trưởng phũng và quản đốc phõn xưởng) tại cuộc họp giao ban đầu tuần. Sau đú, vào chiều thứ 7 cựng tuần, việc phổ biến sẽ được đưa tới cỏc cỏn bộ và người lao động. Mỗi phong ban sẽ tự tổ chức phổ biến, cú sự hướng dẫn của cỏc đơn vị cú trỏch nhiệm liờn quan (Ban ISO, phũng KTCN, phũng KCS).
- Lónh đạo cỏc đơn vị cú thể linh hoạt điều chỉnh thời gian thực hiện hoạt động phổ biến nếu cụng ty đang cú yờu cầu sản xuất để kịp tiến độ giao hàng
Để thực hiện giải phỏp này, cần đảm bảo cỏc điều kiện sau:
- Huy động 80% số nhõn lực của cỏc đơn vị cú trỏch nhiệm phổ biến ( Ban ISO, phũng KCS, phũng KTCN)
- Trưởng cỏc đơn vị cú trỏch nhiệm nhắc nhở , đụn đốc ý thức tham gia hoạt động nghe phổ biến của cỏc cỏn bộ cụng nhõn viện thuộc bộ phận mỡnh,
tối đa là 80% số cỏn bộ cụng nhõn viờn tham gia.
Khi thực hiện biện phỏp này, cụng ty đạt được những lợi ớch là:
- Cung cấp cỏi nhỡn tổng quan và hiểu biết cơ bản cho cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty trong việc sử dụng. Giỳp hạn chế bớt cỏc sai lỗi trong quỏ trỡnh thực hiện hoạt động này.
- Người lao động thấy được vai trũ quan trọng của việc sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong hoạt động kiểm soỏt, sẽ phối hợp tốt hơn với cỏc cỏn bộ cú trỏch nhiệm trong việc thu thập cỏc số liệu thống kờ.
c,Thường xuyờn xem xột, kiểm tra hoạt động kiểm soỏt và cải tiến chất lượng sản phẩm
Việc xem xột, kiểm tra hoạt động kiểm soỏt và cải tiến của ban lónh đạo là một yếu tố quan trọng quyết định tớnh hiệu quả của cỏc hoạt động và cho thấy sự quan tõm của ban lónh đạo cụng ty. Thực hiện giải phỏp này, cụng ty cần triển khai cỏc nội dung sau:
- Định kỳ từng quớ, ban lónh đạo cụng ty tiến hành kiểm tra hiệu quả hoạt động của việc kiểm soỏt và cải tiến chất lượng theo cỏc nội dung:
+ Kiểm tra hồ sơ , văn bản, giấy tờ, biểu mẫu của cỏc hoạt động này. + Đỏnh giỏ qui trỡnh thực hiện.
+ Kiểm tra việc phổ biến và hướng dẫn sử dụng cỏc cụng cụ bằng việc tham gia vào cỏc buổi phố biến kiến thức trong việc sử dụng cụng cụ thống kờ.
+ Kiểm tra cỏc nguồn lực phục vụ cho cụng tỏc này cú được sử dụng đỳng và hiệu quả khụng.
+ Cử người đại diện của lónh đạo – QMR thực hiện cụng tỏc giỏm sỏt này. - Cú cỏc cuộc kiểm tra đột xuất với cỏc nội dung tương tự như trờn cũng được thực hiện 2 lần / năm.
Việc thực hiện nội dung này cần đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
hiện. Yờu cầu chung cho cỏc cỏn bộ này là phải cú hiểu biết cơ bản và khỏi quỏt về cỏc loại cụng cụ thống kờ mà cụng ty đang sử dụng.
- Chi phớ cho mỗi lần đỏnh giỏ
- Cần sự phối hợp chặt chẽ của phũng KCS và phũng KTCN trong quỏ trỡnh thực hiện.
Thực hiện tốt giải phỏp này sẽ đem lại một số lợi ớch cụ thể là:
- Cung cấp cho lónh đạo cụng ty cỏi nhỡn toàn diện về hoạt động kiểm soỏt và cải tiến chất lượng bằng cỏc cụng cụ thống kờ. Đú là cơ sở để ban lónh đạo cụng ty đề ra cỏc định hướng và mục tiờu phỏt triển phự hợp cho hoạt động của cụng ty.
- Thể hiện được sự quan tõm của ban lónh đạo cụng ty đối với hoạt động này, từ đú tăng cường nguồn động viờn cổ vũ và ý thức chấp hành nghiờm chỉnh cỏc bước cụng việc của người lao động.
d,Tạo mụi trường thõn thiện, cởi mở trong tổ chức để khuyến khớch mọi người tham gia vào hoạt động kiểm soỏt và cải tiến chất lượng sản phẩm
Mụi trường cụng việc là một trong những yếu tố quyết định sự thành cụng của cỏc hoạt động trong cụng ty. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, nú càng cú vai trũ quan trọng trong việc khẳng định nột độc đỏo riờng của mỗi doanh nghiờp. Vỡ việc sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong kiểm soỏt là việc tỡm ra sai lỗi nờn cú nhiều người lao động rất ngại hợp tỏc với cỏc cỏn bộ trong quỏ trỡnh tỡm hiểu nguyờn nhõn sai lỗi vỡ sợ ảnh hưởng đến trỏch nhiệm của bản thõn, bị trừ vào cỏc khoản lương, thưởng. Cho nờn cần tạo mụi trường cởi mở trong cụng ty khi thực hiện hoạt động này, bằng cỏch:
- Ban lónh đạo cần khuyến khớch người lao động tỡm và phỏt hiện cỏc sai lỗi. Thực hiện hoạt động khen thưởng, động viờn kịp thời ( thưởng tiền, quà tặng, biểu dương trước cỏc cuộc họp cấp đơn vị và cấp cụng ty) với cỏc cỏ nhõn cú cụng lớn trong việc phỏt hiện, tỡm ra sai lỗi kịp thời , giỳp trỏnh được
cỏc sai hỏng.
- Ban lónh đạo ủy quyền cho QMR và Ban ISO, ban 5S trong việc xõy dựng phong trào “ Ngày khụng mắc lỗi ” trong toàn bộ cụng ty, tổng kết và trao tặng thưởng cho cỏ nhõn, đơn vị thực hiện tốt theo từng quớ.
Để thực hiện nội dung này, cần đảm bảo cỏc điều kiện sau:
- Thực hiện đỳng cỏc qui định thưởng – phạt phõn minh, tạo động lực cho người lao động tham gia .
- Cần sự hỗ trợ và động viờn kịp thời của ban lónh đạo cụng ty đối với phong trào “ Ngày khụng mắc lỗi ”
3.2.2.Nõng cao nhận thức cho toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn về sử dụng
cỏc cụng cụ thống kờ trong kiểm soỏt chất lượng
Trong hoạt động quản lý chất lượng bằng cỏc cụng cụ thống kờ, “ Người phự hợp nhất, người mà cú thể theo dừi chất lượng sản phẩm hàng ngày là người gần nhất, người luụn bờn cạnh sản phẩm”. Họ là những cụng nhõn, người điều hành phõn xưởng, người trực tiếp tham gia vào quỏ trỡnh tạo ra sản phẩm và cung cấp dịch vụ. Nếu những người đú cú thể tham gia vào quỏ trỡnh kiểm soỏt và quản lý thỡ đõy sẽ là cơ sở để khuyến khớch cải tiến hiệu quả nhất và là cỏch ớt tốn kộm nhất để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Túm lại, nền tảng của thực hiện kiểm soỏt chất lượng dựa trờn dữ liệu thực tế là sự tham gia của tất cả mọi người, đặc biệt là những người trực tiếp tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất. Quan điểm này cũng phự hợp với nguyờn tắc của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000.
Trờn thực tế, việc sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong kiểm soỏt chất lượng sản phẩm tại cụng ty chỉ được phổ biến cho cỏc đối tượng làm cụng tỏc xõy dựng, quản lý như phũng KCS , phũng KTCN, Ban ISO. Cũn phần đụng người lao động trong cụng ty chưa cú sự hiểu biết nhiều về việc sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ này. Vỡ vậy, người lao động chưa thấy hết vai trũ của việc
sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong hoạt động kiểm soỏt và cả tiến chất lượng nờn chưa cú sự phối hợp tốt với cỏc cỏn bộ làm nhiệm vụ trong cụng tỏc này. Cho nờn cần phải nõng cao nhận thức cho toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn trong việc sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong kiểm soỏt chất lượng. Để thực hiện giải phỏp này cần phải thực hiện cỏc nội dung cụ thể sau:
a,Tăng cường sự tham gia của cỏn bộ, cụng nhõn viờn vào hoạt động quản lý chất lượng và sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong quản lý chất lượng tại cụng ty
Để tăng cường sự tham gia của toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn, cụng ty cần: - Phỏt động cỏc phong trào liờn quan tới hoạt động kiểm soỏt và cải tiến chất lượng như: “Phong trào phỏt huy sỏng kiến ”, “Phong trào ngày tiết kiệm”,… trong toàn cụng ty.
- Thực hiện thi đua giữa cỏc phũng ban, phõn xưởng trong việc ỏp dụng cụng cụ thống kờ vào hoạt động kiểm soỏt và cải tiến cỏc bước cụng việc trong đơn vị mỡnh. Cuối năm, tiến hành tổng kết và trao tặng thưởng cho đơn vị cú thành tớch tốt nhất.
- Đăng thụng tin và cỏc bài viết cú liờn quan lờn website của cụng ty nhằm phổ biến và cập nhật thụng tin một cỏch rộng rói.
Giải phỏp này cần được đảm bảo thực hiện bởi cỏc điều kiện sau:
- Lónh đạo từng phũng ban, phõn xưởng phải phổ biến cỏc thụng tin liờn quan đến toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn trong toàn đơn vị mỡnh.
- Trớch quĩ khen thưởng để thưởng cho những thành tớch trong hoạt động này - Đầu tư hơn nữa cho Website của cụng ty.
Hoàn thiện giải phỏp này sẽ đem lại cho cụng ty những lợi ớch :
- Việc huy động con người một cỏch đầy đủ sẽ tạo cho họ kiến thức và kinh nghiệm thực hiện cụng việc, đúng gúp cho sự phỏt triển của cụng ty.
của ban lónh đạo trong quỏ trỡnh thực hiện.
b,Đào tạo cho cỏc đối tượng liờn quan trực tiếp tới việc xõy dựng và sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong kiểm soỏt chất lượng
Cụng ty cú thể tiến hành cỏc khúa đào tạo cho ban lónh đạo và cỏn bộ cụng nhõn viờn theo cỏc nội dung và phương phỏp trong bảng 3.1 cho dưới đõy:
Bảng 3.1:Đào tạo xõy dựng và sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong kiểm soỏt và cải tiến chất lượng
T T
Nội dung đào tạo Đối tượng đào tạo
Phương thức đào tạo Thời gian đào tạo
1 * Đào tạo sơ bộ về cỏc cụng cụ thống kờ (CCTK) được sử dụng trong quỏ trỡnh kiểm soỏt và cải tiến sản phẩm tại cụng ty * Cỏn bộ quản lý cấp cao
* Đào tạo tại chỗ: QMR cử đại diện 1 cỏ nhõn trong Ban ISO hoặc p.KCS, p.KTCN trỡnh bày trước cỏc cỏn bộ quản lý cấp cao
* 1h sau khi kết thỳc cuộc họp giao ban đầu tuần. Thời gian bắt đầu thực hiện: thỏng 7/09 2 * Đào tạo việc xõy dựng
cỏc CCTK và cỏc văn bản, biểu mẫu cú liờn quan * Toàn bộ cỏc cỏn bộ Ban ISO, P.KC S, P.KT CN
1.Đào tạo bờn trong: 1.1.Đào tạo tại chỗ:
Trưởng Ban ISO, trưởng P.KCS, P.KTCN cựng với cỏn bộ cú kinh nghiệm thuộc bộ phận mỡnh truyền đạt cho cỏc nhõn viờn về phương phỏp xõy dựng mẫu văn bản-tài liệu sử dụng
* Tiến hành mọi lỳc trong quỏ trỡnh làm việc hoặc trong cuộc họp nội bộ đơn vị.
1.2.Thuờ chuyờn gia từ bờn ngoài về đào tạo cho cỏc cỏn bộ