2.2.2.1.1 Giới thiệu khỏi quỏt về sơ đồ lưu trỡnh và cỏc bước thiết lập
Sơ đồ lưu trỡnh là một trong cỏc cụng cụ thống kờ phổ biến và được sử dụng rộng rói nhất tại cỏc doanh nghiệp trong hoạt động quản lý chất lượng. Việc sử dụng sơ đồ lưu trỡnh chớnh là sự thực hiện quản lý theo quỏ trỡnh – đỏp ứng một trong cỏc nguyờn tắc quản lý chất lượng theo ISO 9000. Thực chất của sơ đồ lưu trỡnh là một dạng biểu đồ xỏc định cỏc bước cụng việc của quỏ trỡnh cần thực hiện với mục đớch hoàn thiện, đổi mới và đơn giản húa cỏc qui trỡnh. Bởi lẽ, thụng qua sơ đồ lưu trỡnh những người quản lý và sử dụng cú thể phỏt hiện cỏc hạn chế, cỏc hoạt động thừa lóng phớ và cỏc hoạt động khụng tạo ra giỏ trị gia tăng trong doanh nghiệp.
Thụng thường, để xõy dựng sơ đồ lưu trỡnh cần thụng qua 5 bước cơ bản sau:
- Bước 1: Xỏc định mục đớch và phạm vi của cỏc hoạt động.
- Bước 2: Liệt kờ tất cả cỏc bước cụng việc thực hiện, cỏc nguồn lực và
cỏc yờu cầu để thực hiện cỏc bước cụng việc này. - Bước 3: Sắp xếp lại theo trỡnh tự.
- Bước 4: Quan sỏt cỏc hoạt động thực tế để điều chỉnh qui trỡnh sao cho phự hợp nhất.
Và cỏc ký hiệu thường được sử dụng trong hoạt động thiết lập sơ đồ là: Bắt đầu, kết thỳc Cung cấp dữ liệu thống kờ
Bước cụng việc Kiểm tra, ra quyết địn
Lưu hồ sơ Hướng đi của qui trỡnh Lưu kho
2.2.2.1.2 Cụng tỏc thiết lập, sử dụng và quản lý sơ đồ lưu trỡnh tại cụng ty a,Cụng tỏc thiết lập sơ đồ lưu trỡnh:
- Việc thiết lập cỏc sơ đồ lưu trỡnh tại cụng ty cú sự phõn cụng cụng việc rất rừ ràng. Ban ISO là bộ phận cú trỏch nhiệm chớnh trong việc xõy dựng cỏc sơ đồ qui trỡnh của cỏc quỏ trỡnh chớnh tại cụng ty. Tựy thuộc vào từng qui trỡnh cụ thể, nếu cỏc bước cụng việc trong qui trỡnh liờn quan đến bộ phận nào trong cụng ty thỡ ban ISO cú trỏch nhiệm tham khảo ý kiến của cỏc bộ phận đú rồi tổng hợp lại thành một qui trỡnh chung thống nhất . Vớ dụ như khi thiết lập sơ đồ lưu trỡnh kiểm soỏt sản phẩm khụng phự hợp, ban ISO tham vấn phũng KCS và phũng KHSX – cỏc bộ phận cú liờn quan chớnh đến hoạt động kiểm soỏt chất lượng sản phẩm và cỏc khõu của quỏ trỡnh sản xuất.
- Đối với cỏc qui trỡnh cụ thể liờn quan đến hoạt động sản xuất, chế tạo cỏc sản phẩm, phũng KTCN là đơn vị được giao nhiệm vụ chủ chốt trong việc xõy dựng cỏc qui trỡnh. Phũng KTCN căn cứ trờn cỏc yờu cầu, tiờu chuẩn của khỏch hàng đối với từng sản phẩm cụ thể(đầu ra của sản xuất), căn cứ trờn qui trỡnh hoạt động của cỏc loại mỏy múc, thiết bị của cụng ty, đặc điểm của loại nguyờn vật liệu được sử dụng đề xỏc định qui trỡnh sản xuất phự hợp, cú kốm theo cỏc yờu cầu cụ thể đối với từng cụng đoạn sản xuất chế tạo.
b,Sử dụng và quản lý sơ đồ lưu trỡnh tại cụng ty
biệt là cỏc bộ phận cú trỏch nhiệm chớnh trong việc kiểm soỏt quỏ trỡnh.
Để việc sử dụng cỏc sơ đồ này cú hiệu quả, cụng ty đó tiến hành phổ biến một cỏch khỏi quỏt từng bước cụng việc, trỏch nhiệm cũng như yờu cầu đến cỏc đối tượng liờn quan. Bởi lẽ chỉ khi nắm rừ được cỏc bước cụng việc trong qui trỡnh, người lao động mới cú thể kiểm soỏt được nú, phỏt hiện ra cỏc điểm chưa hợp lý, cần khắc phục, sửa đổi, bổ sung.
- Vỡ vậy, khi phỏt hiện cỏc điểm chưa phự hợp trong qui trỡnh, bộ phận cú liờn quan lập biờn bản và đề nghị sửa đổi trỡnh lờn lónh đạo cấp cao. Tuy nhiờn việc xem xột, đỏnh giỏ lại cỏc sơ đồ lưu trỡnh chưa được thực hiện thường xuyờn, khoảng 2-3 năm mới tiến hành xột duyệt, sửa đổi một lần.
2.2.2.1.3.Giới thiệu khỏi quỏt 1 số sơ đồ lưu trỡnh của cỏc quỏ trỡnh chớnh tại cụng ty.
a) Sơ đồ thủ tục mua hàng
Đối với cụng ty cổ phần Tập đoàn Nhựa Đụng Á, nguyờn vật liệu và cỏc loại vật tư phục vụ hoạt động sản xuất chiếm tới 60% giỏ thành sản phẩm, vỡ vậy quỏ trỡnh mua hàng là một quỏ trỡnh rất quan trọng. Để thuận tiện và đơn giản húa cho những đơn vị thực hiện, cụng ty đó xõy dựng thủ tục mua hàng gồm cỏc bước cụng việc như sau:
Trỏch nhiệm Lưu đồ - Trưởng phũng KHSX - Trưởng phũng KHSX - TGD, P.TGDKD, Trưởng phũng KHSX - TGD, P.TGDKD, Trưởng phũng KHSX _ - KHSX, KCS + - Thủ kho, vận chuyển (KHSX) Hỡnh 2.2 Sơ đồ thủ tục mua hàng (Trớch: Sổ tay chất lượng – Phũng KHSX)
Phõn tớch ưu – nhược điểm của sơ đồ: Ưu điểm:
- Sơ đồ đó nờu được khỏi quỏt cỏc bước cụng việc cần làm trong thủ tục mua hàng và trỏch nhiệm của cỏc bộ phận trong từng bước đú.
- Sơ đồ được trỡnh bày theo đỳng yờu cầu về cỏch trỡnh bày, cú diễn giải rừ cỏc cụng việc (được trỡnh bày trong Sổ tay chất lượng của cụng ty).
- Đó nờu được mục đớch và phạm vi ỏp dụng của qui trỡnh.
Dự trự mua vật tư
Lựa chọn nhà cung cấp
Quyết định nhà cung cấp
Đặt hàng, ký hợp đồng
Kiểm tra vật tư
Nhược điểm:
- Qui trỡnh cũn khỏ đơn giản, cỏc bước cụng việc chưa được trỡnh bày một cỏch chi tiết vỡ vậy gõy khú khăn cho việc thực hiện cũng như xỏc định rừ trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn trong việc thực hiện.
- Trong sơ đồ cũn cú một số điểm chưa phự hợp như:
+ Sau khi quyết định nhà cung cấp, cụng ty tiến hành đặt hàng và ký hợp đồng luụn. Ở đõy nờn cú bước cụng việc thương thảo với nhà cung cấp sau khi đó quyết định lựa chọn nhà cung cấp vỡ cú thể giữa cụng ty và nhà cung cấp khụng thống nhất được với nhau trong một số điều khoản liờn quan đến hoạt động cung cấp vật tư, sẽ dẫn đến việc cú thể hợp đồng sẽ khụng được ký kết với nhà cung cấp đú.
+ Ở bước kiểm tra vật tư, nếu vật tư khụng đạt yờu cầu, cụng ty tiến hành quyết định lại nhà cung cấp. Đõy là việc chưa phự hợp vỡ việc quyết định lựa chọn lại nhà cung cấp tốn khỏ nhiều thời gian và cụng sức, nguyờn nhõn của việc vật tư khụng đạt yờu cầu cú thể do những vấn đề trong khõu vận chuyển chứ khụng phải do chất lượng vật tư khụng đạt yờu cầu. Vỡ vậy, sau bước kiểm tra này nếu khụng đạt cần thụng bỏo tới nhà cung cấp để tỡm ra nguyờn nhõn và đưa ra biện phỏp khắc phục phự hợp để hạn chế tối đa cỏc chi phớ phải bỏ ra của cả 2 bờn.
b) Sơ đồ kiểm soỏt sản phẩm khụng phự hợp Trỏch nhiệm Lưu đồ - Mọi cỏn bộ cụng nhõn viờn - KCS, KHSX
- Cỏc đơn vị liờn quan
- P.TGD, TGD
- Đơn vị thực hiện theo chức năng KCS, KHSX
- QMR, P.TGD chỉ định
Hỡnh 2.3: Sơ đồ kiểm soỏt sản phẩm khụng phự hợp
(Trớch: Sổ tay chất lượng – Phũng KCS) Sản phẩm khụng phự hợp Phỏt hiện và nhận biết Lập phiếu sản phẩm khụng phự hợp Quyết định biện phỏp xử lý Nhẹ Nặng Duyệt Yờu cầu hành động khắc phục, phũng ngừa Thực hiện cỏc biện phỏp xử lý SPKPH SPKPH Hủy
Kiểm tra lại
Phõn tớch ưu, nhược điểm Ưu điểm:
- Sơ đồ đó nờu được khỏi quỏt cỏc bước cụng việc cần làm của quỏ trỡnh kiểm soỏt sản phẩm khụng phự hợp. Đõy là quỏ trỡnh quan trọng trong hoạt động kiểm soỏt và cải tiến chất lượng cỏc sản phẩm tại cụng ty vỡ nếu quỏ trỡnh này được thực hiện tốt thỡ cỏc sản phẩm khụng phự hợp sẽ được phỏt hiện và xử lý ngay, hạn chế được cỏc rủi ro cho cụng ty. Hơn nữa nú cũng giỳp phỏt hiện cỏc điểm chưa phự hợp là căn cứ cho hoạt động cải tiến.
- Cỏc tiờu chuẩn cho sản phẩm phự hợp được treo ngay tại mỏy sản xuất sản phẩm vỡ vậy người cụng nhõn dễ dàng trong việc phỏt hiện SPKPH.
Nhược điểm:
- Một số ký hiệu trờn lưu đồ cũn chưa đỳng qui tắc. Vớ dụ : Ký hiệu đỳng phải là
- Trong bước “Kiểm tra lại” khụng cú ký hiệu để xỏc định quyết định đối với cỏc sản phẩm đó được khắc phục phũng ngừa là đạt hay chưa đạt và biện phỏp xử lý nếu sản phẩm vẫn khụng phự hợp với tiờu chuẩn chất lượng đó đề ra.
- Sau khi “Phỏt hiện và nhận biết sản SPKPH” chưa nờn “Lập phiếu SPKPH” mà cần cú bước cụng việc là “Cỏch ly SPKPH” – đõy là bước cụng việc khỏ quan trọng vỡ nú giỳp trỏnh việc để lẫn cỏc sản phẩm phự hợp và khụng phự hợp, gõy mất thời gian cho quỏ trỡnh kiểm tra và xử lý. Mặc dự bước cụng việc này cũng được thực hiện tại cụng ty nhưng trong sơ đồ lưu trỡnh kiờm soỏt SPKPH khụng nhắc tới, đõy là điểm cần phải bổ sung để hoàn thiện cỏc bước của sơ đồ lưu trỡnh.