4.2.1 Quy trình kiểm soát chi ngân sách nhà nước cho đầu tư XDCB tạiKBNN Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang KBNN Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang
Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB thuộc nguồn vốn NSNN qua KBNN Yên Dũng hiện tại đang áp dụng theo quyết định số: 282/QĐ-KBNN ngày 20/4/2012 của KBNN về việc quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống Kho Bạc nhà nước và được thực hiện như sau:
Đầu năm phòng Tài chính kế hoạch huyện Yên Dũng gửi kế hoạch chi sự nghiệp trong đó có chi cho đầu tư XDCB đã được HĐND-UBND huyện quyết định phân bổ kế hoạch vốn qua KBNN Yên Dũng. KBNN dựa trên những chỉ tiêu kế hoạch được giao này làm căn cứ thực hiện kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư cho các dự án, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục thanh toán cho đơn vị thụ hưởng đã ký kết với CĐT.
(3) (5)
(4) (7)
(2) (8) (6)
(1)
Sơ đồ 4.1. Quy trình luân chuyển hồ sơ, chứng từ chi NSNN cho đầu tư XDCB qua KBNN Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang
(1): Nhà thầu đề nghị chủ đầu tư thanh toán
(2): Chủ đầu tư gửi tài liệu, chứng từ thanh toán cho bộ phận Thanh toán tại KNNN
(3): Sau khi kiểm tra tài liệu, bộ phận Thanh toán trình lãnh đạo KBNN duyệt
(4): Bộ phận Thanh toán chuyển tài liệu cho bộ phận Kế toán
(5): Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu, bộ phận Kế toán trình lãnh đạo KBNN duyệt
(6): Bộ phận Kế toán làm thủ tục thanh toán cho nhà thầu. (7): Bộ phận Kế toán trả tài liệu cho bộ phận Thanh toán. (8): Bộ phận Thanh toán trả tài liệu cho chủ đầu tư.
Tính chất, nội dung chi phí trong từng giai đoạn của quá trình đầu tư và xây dựng công trình hình thành nên các loại vốn khác nhau như: vốn quy hoạch, vốn chuẩn bị đầu tư, vốn chuẩn bị thực hiện dự án và vốn thực hiện đầu tư. Tuỳ theo tính chất của từng loại vốn đầu tư mà công tác kiểm soát, thanh toán và hồ sơ, thủ tục được có phương thức kiểm soát phù hợp. Các phương thức kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư qua KBNN Yên Dũng như sau:
Bộ phận Thanh toán Bộ phận Kế toán Chủ đầu tư (Ban QLDA) Lãnh đạo KBNN Nhà thầu
* Kiểm soát hồ sơ ban đầu
Căn cứ theo từng giai đoạn đầu tư, tài liệu do CĐT gửi đến KBNN và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án (trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh) được quy định cho phù hợp như: hồ sơ mở tài khoản; báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo đầu tư và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền; dự toán chi phí hoặc tổng dự toán kèm theo quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán của cấp có thẩm quyền; quyết định chỉ định thầu (đối với dự án thực hiện chỉ định thầu); quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (đối với dự án thực hiện đấu thầu); hợp đồng kinh tế giữa CĐT và nhà thầu…
Tài liệu bổ sung hàng năm: kế hoạch vốn đầu tư hàng năm của dự án do Bộ chủ quản, hoặc Uỷ ban nhân dân các cấp thông báo; Kế hoạch thanh toán vốn hàng năm do KBNN Trung ương và cơ quan Tài chính cấp tỉnh, huyện thông báo.
Khi nhận được các tài liệu trên, KBNN thực hiện kiểm tra như sau:
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ: KBNN phải kiểm tra ngay sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của tài liệu, trả lời cho CĐT và yêu cầu một lần những nội dung phải bổ sung, hoàn thiện. Thực hiện ghi phiếu giao nhận tài liệu, hồ sơ giữa KBNN và CĐT.
Kiểm tra nội dung: trong khoảng thời gian tối đa quy định cho từng loại công việc, KBNN phải kiểm tra việc áp dụng định mức, đơn giá, phát hiện những lỗi về số học... của dự toán; danh mục, tính năng thiết bị phù hợp với quyết định đầu tư và dự toán được duyệt... Sau đó, thông báo kết quả kiểm tra (bằng văn bản) cho CĐT biết.
* Kiểm soát từng lần thanh toán
Mỗi lần tạm ứng hoặc thanh toán, CĐT phải gửi đến KBNN các hồ sơ, chứng từ phù hợp với từng nội dung chi phí như: chi phí quy hoạch; chi phí khảo sát, thiết kế; chi phí đền bù; chi phí xây lắp, mua sắm thiết bị; chi phí ban quản lý dự án…
Đối với trường hợp tạm ứng: ngoài các hồ sơ ban đầu, để được tạm ứng, CĐT còn phải gửi đến KBNN: giấy đề nghị tạm ứng vốn đầu tư và giấy rút vốn đầu tư. KBNN kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ, mức đề nghị theo tỷ lệ tạm ứng quy định của từng loại vốn, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục chuyển tiền cho đối tượng thụ hưởng.
Đối với trường hợp thanh toán: ngoài các hồ sơ ban đầu, mỗi lần thanh toán, CĐT còn phải gửi KBNN các tài liệu: Bảng kê thanh toán (đối với trường hợp tự làm); Bảng tính giá trị khối lượng hoàn; Giấy rút vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng).
Khi nhận được các hồ sơ, chứng từ của CĐT gửi đến, KBNN tiến hành kiểm tra, kiểm soát theo các nội dung phù hợp với từng hình thức thanh toán. Cụ thể:
Thứ nhất, đối với các chi phí thanh toán theo dự toán: KBNN kiểm tra, đối chiếu khối lượng hoàn thành với nội dung, khối lượng trong dự toán được duyệt; việc áp dụng định mức, đơn giá theo đúng thời điểm và đúng quy định của cấp có thẩm quyền.
Thứ hai, đối với những khoản thanh toán theo hợp đồng khoán gọn: KBNN kiểm tra đảm bảo mức vốn thanh toán đúng theo hợp đồng đã ký; các chi phí phát sinh phải được cấp có thẩm quyền chấp nhận; đơn giá đề nghị thanh toán đúng theo đơn giá trúng thầu, trường hợp chưa có đơn giá thì phải có ý kiến chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền.
Thứ ba, đối với những khoản thanh toán theo hợp đồng có điều chỉnh giá: KBNN kiểm tra khối lượng thực hiện tại từng thời điểm và kiểm tra các điều kiện cụ thể có ghi trong hợp đồng.
Sau khi kiểm tra, thống nhất số liệu và kết quả tính toán với CĐT, KBNN xác định số vốn chấp nhận thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi và làm thủ tục thanh toán tạm ứng hoặc chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
* Kiểm soát khi quyết toán
KBNN có trách nhiệm đối chiếu và xác nhận số vốn thanh toán hàng năm và luỹ kế từ khởi công đến kỳ báo cáo của dự án nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu cấp phát. Khi dự án hoàn thành đưa vào sử dụng, KBNN kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số vốn đầu tư đã thanh toán cho dự án. Đồng thời, có ý kiến nhận xét, đánh giá, kiến nghị với cơ quan phê duyệt quyết toán vốn đầu tư đối với dự án hoàn thành.
* Những ưu điểm, nhược điểm trong việc thực hiện quy trình kiểm soát chi đầu tư XDCB tại KBNN Yên Dũng.
Ưu điểm:
Tại KBNN Yên Dũng khi CĐT đến gửi hồ sơ thanh toán vốn đầu tư XDCB đều giao dịch trực tiếp với cán bộ thanh toán và kiểm soát vốn đầu tư XDCB của KBNN. Như vậy sau khi nhận hồ sơ, tài liệu do chủ đầu tư gửi đến cán bộ thanh toán có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và có thể kiểm tra ngay tính hợp pháp, hợp lệ của từng loại tài liệu, chứng từ; tính logic về thời gian các văn bản, tài liệu. Nếu phát hiện hồ sơ thiếu hoặc chưa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì cán bộ thanh toán có thể thông báo và hướng dẫn đề nghị CĐT bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu hoặc điều chỉnh, thay thế tài liệu chưa hợp pháp, hợp lệ mà không phải qua nhiều bước. Với cách làm này KBNN Yên Dũng đã tạo thuận lợi cho CĐT, bởi vì khi đến giao dịch họ sẽ được biết ngay kết quả như: hồ sơ đủ chưa, có hợp lệ hợp pháp không, có đủ điều kiện giải ngân không?... Do đó, thời gian giao dịch, số lần giao dịch, thời gian giải ngân ít hơn, hoạt động kiểm soát chi hiệu quả hơn.
Nhược điểm:
Tại KBNN Yên Dũng bộ phận thanh toán vốn đầu tư chỉ có một người, không có trưởng bộ phận mà cán bộ thanh toán là người trực tiếp nhận hồ sơ của chủ dầu tư, trực tiếp kiểm soát chứng từ và trực tiếp trình lãnh đạo KBNN ký duyệt. Như vậy có thể sẽ dễ dẫn đến sai sót trong quá trình thanh toán do không có phụ trách kiểm tra lại hồ sơ, chứng từ trước khi trình lãnh đạo.
Cùng một hồ sơ thanh toán vốn đầu tư nhưng phải trình hai lần lãnh đạo KBNN phụ trách hai mảng nghiệp vụ. Đó là cán bộ thanh toán vốn đầu tư kiểm soát hồ sơ, điều kiện thanh toán trình Giám đốc duyệt thanh toán còn bộ phận kế toán kiểm soát các yếu tố của chứng từ thanh toán trình Phó giám đốc kho bạc phụ trách kế toán để chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng. Do đó sẽ mất nhiều thời gian để thanh toán vì mỗi lãnh đạo trước khi ký đều phải xem lại hồ sơ và chứng từ thanh toán.