Để đảm bảo cho công tác xây dựng cơ bản tiến hành đúng trình tự, đảm bảo các nguyên tắc chi đầu tư xây dựng cơ bản, các dự án đầu tư thuộc đối tượng chi của NSNN muốn được chi đầu tư XDCB phải có đủ điều kiện sau:
Thứ nhất, phải có đủ thủ tục đầu tư và xây dựng.
Thủ tục đầu tư xây dựng là những Quyết định, văn bản… của cấp có thẩm quyền cho phép được đầu tư dự án theo chương trình phát triển kinh tế xã hội của đất nước. Đây là kết quả của các bước chấp hành trình tự đầu tư và xây dựng. Chỉ khi nào hoàn tất các thủ tục đầu tư và xây dựng như quyết định của cấp có
thẩm quyền cho phép tiến hành công tác chuẩn bị đầu tư, báo cáo nghiên cứu khả thi và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, thiết kế dự toán đựơc duyệt…thì dự án mới được phép ghi vào kế hoạch đầu tư XDCB và mới được phép cấp phát vốn theo kế hoạch, thiết kế dự toán được duyệt.
Thứ hai, công trình đầu tư phải được ghi vào kế hoạch vốn đầu tư XDCB năm.
Khi công trình được ghi vào kế hoạch đầu tư nghĩa là dự án đã được tính toán về hiệu quả kinh tế mang lại cho nền kinh tế quốc dân, tính toán về phương án đầu tư, về nguồn vốn đầu tư và đã cân đối được khả năng cung cấp nguyên vật liệu, khả năng thi công dự án. Chỉ khi nào dự án được ghi trong kế hoạch đầu tư XDCB mới đảm bảo về mặt thủ tục đầu tư, xây dựng và mới có nguồn vốn của NSNN đảm bảo cho việc cấp phát vốn đầu tư XDCB được thực hiện.
Thứ ba, phải có Ban quản lý công trình đuợc thành lập theo Quyết định của cấp có thẩm quyền.
Các công trình đầu tư cần thiết phải có bộ phận quản lý dự án để thực hiện các thủ tục đầu tư và xây dựng; để quản lý, sử dụng và quyết toán vốn đầu tư của dự án, để kiểm tra, giám sát quá trình đầu tư xây dựng dự án, đảm bảo sử dụng vốn đúng kế hoạch và có hiệu quả. Vì vậy chỉ khi có Ban quản lý dự án được thành lập thì các quan hệ về phân cấp thanh toán mới được thực hiện, nên đảm bảo đúng chế độ Nhà nước quy định.
Thứ tư, đã tổ chức đấu thầu tuyển chọn tư vấn, mua sắm vật tư, thiết bị, xây lắp theo quy định của chế độ đấu thầu (trừ những trường hợp được phép chỉ định thầu). Sau khi đã chọn thầu các đơn vị CĐT phải ký kết hợp đồng triển khai thi công, các CĐT theo dõi quản lý và tổ chức thanh toán cho các đơn vị nhận thầu theo những điều đã ký kết trong hợp đồng.
Thứ năm, các công trình đầu tư chỉ được thanh toán khi có khối lượng cơ bản hoàn thảnh đủ điều kiện được cấp vốn thanh toán hoặc đủ điều kiện được cấp vốn tạm ứng. Sản phẩm XDCB do các đơn vị thi công xây lắp (đơn vị trúng thầu
hoặc chỉ định thầu) thực hiện thông qua quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây lắp theo hợp đồng đặt hàng của các CĐT (chủ công trình). Chính vì vậy khi nào có khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành (sản phẩm xây dựng hoàn thành- bộ công trình, hạng mục công trình, công trình hoàn thành của đơn vị xây lắp bàn giao theo đúng những điều đã ghi trong hợp đồng (đã được nghiệm thu- có trong kế hoạch thiết kế, dự toán) thì CĐT mới được thanh toán cho khối lượng hoàn thành đó.
Đối với việc mua sắm máy móc thiết bị và đối với phần thi công xây lắp đấu thầu, để đảm bảo nhu cầu vốn cho việc mua sắm thiết bị, dự trữ vật tư… thì các đơn vị mua sắm thi công được tạm ứng trước (cấp phát tạm ứng) nhưng phải đảm bảo các điều kiện của tạm ứng đã quy định để đảm bảo sử dụng vốn đúng mục đích và có hiệu quả.
4.2 Thực trạng kiểm soát chi ngân sách nhà nước cho đầu tư XDCB qua KBNN Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang
4.2.1 Quy trình kiểm soát chi ngân sách nhà nước cho đầu tư XDCB tạiKBNN Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang KBNN Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang
Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB thuộc nguồn vốn NSNN qua KBNN Yên Dũng hiện tại đang áp dụng theo quyết định số: 282/QĐ-KBNN ngày 20/4/2012 của KBNN về việc quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống Kho Bạc nhà nước và được thực hiện như sau:
Đầu năm phòng Tài chính kế hoạch huyện Yên Dũng gửi kế hoạch chi sự nghiệp trong đó có chi cho đầu tư XDCB đã được HĐND-UBND huyện quyết định phân bổ kế hoạch vốn qua KBNN Yên Dũng. KBNN dựa trên những chỉ tiêu kế hoạch được giao này làm căn cứ thực hiện kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư cho các dự án, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục thanh toán cho đơn vị thụ hưởng đã ký kết với CĐT.
(3) (5)
(4) (7)
(2) (8) (6)
(1)
Sơ đồ 4.1. Quy trình luân chuyển hồ sơ, chứng từ chi NSNN cho đầu tư XDCB qua KBNN Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang
(1): Nhà thầu đề nghị chủ đầu tư thanh toán
(2): Chủ đầu tư gửi tài liệu, chứng từ thanh toán cho bộ phận Thanh toán tại KNNN
(3): Sau khi kiểm tra tài liệu, bộ phận Thanh toán trình lãnh đạo KBNN duyệt
(4): Bộ phận Thanh toán chuyển tài liệu cho bộ phận Kế toán
(5): Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu, bộ phận Kế toán trình lãnh đạo KBNN duyệt
(6): Bộ phận Kế toán làm thủ tục thanh toán cho nhà thầu. (7): Bộ phận Kế toán trả tài liệu cho bộ phận Thanh toán. (8): Bộ phận Thanh toán trả tài liệu cho chủ đầu tư.
Tính chất, nội dung chi phí trong từng giai đoạn của quá trình đầu tư và xây dựng công trình hình thành nên các loại vốn khác nhau như: vốn quy hoạch, vốn chuẩn bị đầu tư, vốn chuẩn bị thực hiện dự án và vốn thực hiện đầu tư. Tuỳ theo tính chất của từng loại vốn đầu tư mà công tác kiểm soát, thanh toán và hồ sơ, thủ tục được có phương thức kiểm soát phù hợp. Các phương thức kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư qua KBNN Yên Dũng như sau:
Bộ phận Thanh toán Bộ phận Kế toán Chủ đầu tư (Ban QLDA) Lãnh đạo KBNN Nhà thầu
* Kiểm soát hồ sơ ban đầu
Căn cứ theo từng giai đoạn đầu tư, tài liệu do CĐT gửi đến KBNN và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án (trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh) được quy định cho phù hợp như: hồ sơ mở tài khoản; báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo đầu tư và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền; dự toán chi phí hoặc tổng dự toán kèm theo quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán của cấp có thẩm quyền; quyết định chỉ định thầu (đối với dự án thực hiện chỉ định thầu); quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (đối với dự án thực hiện đấu thầu); hợp đồng kinh tế giữa CĐT và nhà thầu…
Tài liệu bổ sung hàng năm: kế hoạch vốn đầu tư hàng năm của dự án do Bộ chủ quản, hoặc Uỷ ban nhân dân các cấp thông báo; Kế hoạch thanh toán vốn hàng năm do KBNN Trung ương và cơ quan Tài chính cấp tỉnh, huyện thông báo.
Khi nhận được các tài liệu trên, KBNN thực hiện kiểm tra như sau:
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ: KBNN phải kiểm tra ngay sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của tài liệu, trả lời cho CĐT và yêu cầu một lần những nội dung phải bổ sung, hoàn thiện. Thực hiện ghi phiếu giao nhận tài liệu, hồ sơ giữa KBNN và CĐT.
Kiểm tra nội dung: trong khoảng thời gian tối đa quy định cho từng loại công việc, KBNN phải kiểm tra việc áp dụng định mức, đơn giá, phát hiện những lỗi về số học... của dự toán; danh mục, tính năng thiết bị phù hợp với quyết định đầu tư và dự toán được duyệt... Sau đó, thông báo kết quả kiểm tra (bằng văn bản) cho CĐT biết.
* Kiểm soát từng lần thanh toán
Mỗi lần tạm ứng hoặc thanh toán, CĐT phải gửi đến KBNN các hồ sơ, chứng từ phù hợp với từng nội dung chi phí như: chi phí quy hoạch; chi phí khảo sát, thiết kế; chi phí đền bù; chi phí xây lắp, mua sắm thiết bị; chi phí ban quản lý dự án…
Đối với trường hợp tạm ứng: ngoài các hồ sơ ban đầu, để được tạm ứng, CĐT còn phải gửi đến KBNN: giấy đề nghị tạm ứng vốn đầu tư và giấy rút vốn đầu tư. KBNN kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ, mức đề nghị theo tỷ lệ tạm ứng quy định của từng loại vốn, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục chuyển tiền cho đối tượng thụ hưởng.
Đối với trường hợp thanh toán: ngoài các hồ sơ ban đầu, mỗi lần thanh toán, CĐT còn phải gửi KBNN các tài liệu: Bảng kê thanh toán (đối với trường hợp tự làm); Bảng tính giá trị khối lượng hoàn; Giấy rút vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng).
Khi nhận được các hồ sơ, chứng từ của CĐT gửi đến, KBNN tiến hành kiểm tra, kiểm soát theo các nội dung phù hợp với từng hình thức thanh toán. Cụ thể:
Thứ nhất, đối với các chi phí thanh toán theo dự toán: KBNN kiểm tra, đối chiếu khối lượng hoàn thành với nội dung, khối lượng trong dự toán được duyệt; việc áp dụng định mức, đơn giá theo đúng thời điểm và đúng quy định của cấp có thẩm quyền.
Thứ hai, đối với những khoản thanh toán theo hợp đồng khoán gọn: KBNN kiểm tra đảm bảo mức vốn thanh toán đúng theo hợp đồng đã ký; các chi phí phát sinh phải được cấp có thẩm quyền chấp nhận; đơn giá đề nghị thanh toán đúng theo đơn giá trúng thầu, trường hợp chưa có đơn giá thì phải có ý kiến chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền.
Thứ ba, đối với những khoản thanh toán theo hợp đồng có điều chỉnh giá: KBNN kiểm tra khối lượng thực hiện tại từng thời điểm và kiểm tra các điều kiện cụ thể có ghi trong hợp đồng.
Sau khi kiểm tra, thống nhất số liệu và kết quả tính toán với CĐT, KBNN xác định số vốn chấp nhận thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi và làm thủ tục thanh toán tạm ứng hoặc chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
* Kiểm soát khi quyết toán
KBNN có trách nhiệm đối chiếu và xác nhận số vốn thanh toán hàng năm và luỹ kế từ khởi công đến kỳ báo cáo của dự án nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu cấp phát. Khi dự án hoàn thành đưa vào sử dụng, KBNN kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số vốn đầu tư đã thanh toán cho dự án. Đồng thời, có ý kiến nhận xét, đánh giá, kiến nghị với cơ quan phê duyệt quyết toán vốn đầu tư đối với dự án hoàn thành.
* Những ưu điểm, nhược điểm trong việc thực hiện quy trình kiểm soát chi đầu tư XDCB tại KBNN Yên Dũng.
Ưu điểm:
Tại KBNN Yên Dũng khi CĐT đến gửi hồ sơ thanh toán vốn đầu tư XDCB đều giao dịch trực tiếp với cán bộ thanh toán và kiểm soát vốn đầu tư XDCB của KBNN. Như vậy sau khi nhận hồ sơ, tài liệu do chủ đầu tư gửi đến cán bộ thanh toán có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và có thể kiểm tra ngay tính hợp pháp, hợp lệ của từng loại tài liệu, chứng từ; tính logic về thời gian các văn bản, tài liệu. Nếu phát hiện hồ sơ thiếu hoặc chưa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì cán bộ thanh toán có thể thông báo và hướng dẫn đề nghị CĐT bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu hoặc điều chỉnh, thay thế tài liệu chưa hợp pháp, hợp lệ mà không phải qua nhiều bước. Với cách làm này KBNN Yên Dũng đã tạo thuận lợi cho CĐT, bởi vì khi đến giao dịch họ sẽ được biết ngay kết quả như: hồ sơ đủ chưa, có hợp lệ hợp pháp không, có đủ điều kiện giải ngân không?... Do đó, thời gian giao dịch, số lần giao dịch, thời gian giải ngân ít hơn, hoạt động kiểm soát chi hiệu quả hơn.
Nhược điểm:
Tại KBNN Yên Dũng bộ phận thanh toán vốn đầu tư chỉ có một người, không có trưởng bộ phận mà cán bộ thanh toán là người trực tiếp nhận hồ sơ của chủ dầu tư, trực tiếp kiểm soát chứng từ và trực tiếp trình lãnh đạo KBNN ký duyệt. Như vậy có thể sẽ dễ dẫn đến sai sót trong quá trình thanh toán do không có phụ trách kiểm tra lại hồ sơ, chứng từ trước khi trình lãnh đạo.
Cùng một hồ sơ thanh toán vốn đầu tư nhưng phải trình hai lần lãnh đạo KBNN phụ trách hai mảng nghiệp vụ. Đó là cán bộ thanh toán vốn đầu tư kiểm soát hồ sơ, điều kiện thanh toán trình Giám đốc duyệt thanh toán còn bộ phận kế toán kiểm soát các yếu tố của chứng từ thanh toán trình Phó giám đốc kho bạc phụ trách kế toán để chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng. Do đó sẽ mất nhiều thời gian để thanh toán vì mỗi lãnh đạo trước khi ký đều phải xem lại hồ sơ và chứng từ thanh toán.
4.2.2 Kết quả kiểm soát chi ngân sách nhà nước cho đầu tư XDCB tại KBNNYên Dũng, tỉnh Bắc Giang Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang
4.2.2.1 Kiểm soát tạm ứng vốn đầu tư XDCB từ NSNN
KBNN Yên Dũng thực hiện tạm ứng vốn cho tất cả các dự án khi chủ đầu tư yêu cầu tạm ứng cho nhà thầu, đồng thời thực hiện kiểm soát chặt chẽ hồ sơ tạm ứng theo quy định tại Thông tư 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính về quy định quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn ngân sách nhà nước.
Bảng 4.1. Quy định về mức tạm ứng đối với các nội dung thanh toán
Nội dung Mức tạm ứng
1.Hợp đồng thi công xây dựng +Gói thầu <10 tỷ đồng
+Gói thầu từ 10 – 50 tỷ đồng +Gói thầu > 50 tỷ đồng
+Tối thiểu 20% giá trị hợp đồng + Tối thiểu 15 % giá trị hợp đồng + Tối thiểu 10% giá trị hợp đồng 2. Hợp đồng mua sắm thiết bị, hợp
đồng EPC, hợp đồng chìa khóa trao tay, các loại hợp đồng xây dựng khác
Tối thiểu 10% giá trị hợp đồng
3. Hợp đồng tư vấn Tối thiểu 25% giá trị hợp đồng
4. Đền bù GPMB và một số việc khác Theo tiến độ thực hiện và theo hợp đồng.
Nguồn: Thông tư 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính về quy định quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn ngân sách nhà nước.
Bảng 4.2. Tình hình tạm ứng chi đầu tư XDCB tại KBNN Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang giai đoạn từ năm 2011-2013
Năm Số vốn đã thanh toán
(Triệu đồng) Số vốn đã tạm ứng (Triệu đồng) Tỷ lệ (%) so với số vốn đã thanh toán 2011 67.482 3.575 5,29 2012 59.625 2.607 4,37 2013 81.202 3.450 4,25 Tổng 208.309 10.072 13,91
Nguồn: Kho bạc Nhà nước Yên Dũng
Qua bảng số liệu trên chúng ta có thể thấy tỷ lệ số tiền tạm ứng cho các dự án đầu tư XDCB giảm qua các năm 2011-2013 (2011: 5,29%; 2012: 4,37%; 2013: 4,25
%). Lý do tỷ lệ tạm ứng giảm dần trong 3 năm này là do việc tạm ứng với mức cao nhằm tạo điều kiện cho đơn vị nhận thầu chủ động hơn trong công việc dự trữ nguyên vật liệu xây dựng, chi trả chi phí nhân công,...thúc đẩy nhanh tiến độ thi công, nhưng trên thực tế lại không đưa lại kết quả mong muốn. Ngược lại, mức tạm ứng cao kích thích một số nhà thầu lợi dụng số vốn được tạm ứng cao để thực hiện các hoạt động kiếm lời khác hoặc gửi ngân hàng thương mại để hưởng lãi suất, trong khi khối lượng hoàn thành chưa đạt được tiến độ tạm ứng