Là phương thức thanh toán giữa các ngân hàng trong cùng hệ thống ngân hàng, xãy ra trên cơ sở thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ giữa các chủ thể (tổ chức, cá nhân) thanh toán mở tài khoản ở các ngân hàng khác nhau trong cùng một hệ thống hoặc thanh toán công nợ, chuyển vốn và điều hòa vốn trong nội bộ từng hệ thống ngân hàng.
Hiện nay ở Việt nam áp dụng 2 phương pháp kiểm soát và đối chiếu để quá trình TTLH được chính xác đó là “Kiểm soát tập trung, đối chiếu phân tán” và “Kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung”. Theo 2 phương pháp này, thì ngoài 2 chi nhánh ngân hàng tham gia thanh toán còn có “Trung tâm thanh toán” làm nhiệm vụ kiểm soát, đối chiếu tất cả các lệnh chuyển tiền thanh toán trong cùng hệ thống và theo dõi nguồn vốn của các chi nhánh để thực hiện thanh toán.
+ Phƣơng pháp “Kiểm soát tập trung, đối chiếu phân tán”:
Theo phương pháp này các chi nhánh trực tiếp gửi, chuyển tiền cho nhau, TTTT làm nhiệm vụ kiểm soát tất cả các lệnh chuyển tiền, sau đó lập sổ đối chiếu gửi chi nhánh nhận chuyển tiền để chi nhánh ngân hàng này đối chiếu (đối chiếu phân tán ở các ngân hàng nhận chuyển tiền). Phương pháp này áp dụng trong TTLH truyền thống.
+ Phƣơng pháp “Kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung”:
Theo phương pháp này, ngân hàng chuyển tiền gửi chuyển tiền cho ngân hàng nhận chuyển tiền thông qua TTTT truyền qua mạng. TTTT kiểm soát và đối chiếu tất cả các chuyển tiền trong toàn hệ thống.
@ - Thanh toán liên hàng điện tử (chuyển tiền điện tử – CTĐT). a. Khái niệm:
Thanh toán liên hàng điện tử là phương thức thanh toán vốn giữa các đơn vị liên hàng trong cùng một hệ thống bằng chương trình phần mềm tin học chuyển tiền với sự trợ giúp của máy tính và hệ thống mạng truyền tin nội bộ.
Chuyển tiền điện tử áp dụng phương pháp “Kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung”.
b. Chủ thể tham gia vào qui trình chuyển tiền điện tử:
+ Ngƣời phát lệnh: Là người gửi lệnh đến ngân hàng, kho bạc để thực hiện việc chuyển tiền.
+ Ngƣời nhận lệnh: Là người được nhận tiền trong trường hợp chuyển Có; hoặc người trả tiền trong trường hợp nhận Nợ.
+ Ngân hàng gửi lệnh: Là ngân hàng phục vụ người phát lệnh (gọi tắt là NHA).
+ Ngân hàng nhận lệnh: Là ngân hàng phục vụ người nhận lệnh (gọi là NHB).
+ Trung tâm thanh toán: Là nơi chịu trách nhiệm tổ chức thanh toán, kiểm soát nghiệp vụ và quyết toán các khoản thanh toán điện tử của cả hệ thống.
Là một chỉ định của người phát lệnh đối với ngân hàng trực tiếp nhận lệnh dưới dạng chứng từ kế toán theo mẫu thống nhất của NHNN nhằm thực hiện việc chuyển tiền điện tử. Bao gồm lệnh chuyển Có và lệnh chuyển Nợ (Là lệnh của ngân hàng A gửi lệnh gửi ngân hàng B để thanh toán tiền cho người nhận theo lệnh của ngân hàng A).
d. Chữ ký điện tử: Là loại khóa bảo mật tham gia hệ thống TTĐT được xác định duy nhất cho mỗi cá nhân khi thực hiện nhiệm vụ của mình khi đã đăng ký với TTTT.
e. Qui trình thanh toán:
(1): Ngân hàng chuyển tiền gửi chuyển tiền qua mạng đến TTTT để TTTT chuyển tiếp về Ngân hàng nhận.
(2): TTTT truyền chuyển tiền về ngân hàng nhận.
(3): Cuối ngày TTTT đối chiếu cho tất cả các ngân hàng. (4): Các ngân hàng xác nhận đối chiếu gửi TTTT.
+ Tại ngân hàng gửi lệnh chuyển tiền: Xử lý chuyển tiền đi:
Đối với chứng từ giấy: Phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Kiểm tra số dư tài khoản của đơn vị để đảm bảo đủ vốn thanh toán chuyển tiền. Nếu hoàn hảo thì hạch toán vào tài khoản thích hợp, nhập vào máy vi tính các yếu tố theo chứng từ gốc chuyển tiền, kiểm soát lại các dữ liệu đã nhập và ký vào chứng từ, sau đó chuyển chứng từ giấy cùng với truyền dữ liệu qua mạng vị tính cho kế toán chuyển tiền điện tử xử lý tiếp.
Đối với chứng từ điện tử: Khi tiếp nhận chứng từ, kế toán viên giao dịch kiểm soát tính hợp pháp của nghiệp vụ và hợp lệ theo qui định đối với chứng từ điện tử. Nếu chứng từ không có sai sót thì kế toán giao dịch in (chuyển hóa) chứng từ điện tử ra giấy (1 liên) để phục vụ cho khâu kiểm soát, sau đó sử dụng để báo Nợ hoặc báo Có cho khách hàng.
Khi tiếp nhận chứng từ:
Kế toán viên chuyển tiền kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và chữ ký của kế toán viên giao dịch. Nếu đúng thì lập lệnh chuyển tiền riêng cho từng chứng từ thanh toán. Khi đã vào đầy đủ và kiểm soát lại các dữ liệu, kế toán viên chuyển tiền phải ký theo qui định, sau đó chuyển chứng từ và file dữ liệu cho người kiểm soát để kiểm soát và ký duyệt cho truyền dữ liệu. Trung tâm thanh toán Ngân hàng nhận tiền đã chuyển đến Ngân hàng chuyển tiền 1 4 3 2 4 3
Khi nhận được thông báo chấp nhận chuyển Nợ của ngân hàng B, ngân hàng A sẽ trả tiền cho khách hàng.
Trong trường hợp nhận được thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển tiền của ngân hàng B, ngân hàng A kiểm soát lại chặt chẽ có sai sót không? Sau đó gửi cho khách hàng thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền.
+ Tại ngân hàng nhận chuyển tiền đến:
Khi nhận được lệnh chuyển tiền của ngân hàng A qua TTTT, sử dụng mật mã và kiểm soát chữ ký điện tử của TTTT để xác định tính đúng đắn, chính xác của lệnh chuyển tiền, sau đó chuyển qua mạng vi tính cho kế toán viên chuyển tiền in Lệnh chuyển tiền đến (dưới dạng CTĐT) ra giấy. Sau khi kiểm soát xong, kế toán viên chuyển tiền ký vaò Lệnh chuyển tiền do máy in ra và chuyển cho kế toán viên giao dịch
Đối với Lệnh chuyển Có có giá trị cao, ngân hàng B trước khi trả tiền cho khách hàng còn phải làm thủ tục yêu cầu NHA xác nhận lại sau đó mới chuyển tiền cho khách hàng.
Đối với Lệnh chuyển Nợ đến: nếu có giấy ủy quyền hợp lệ và trên tài khoàn của khách hàng mở tại ngân hàng nhận lệnh có đủ tiền để trả thì ngân hàng B mới hạch toán, sau đó gửi thông báo chấp nhận lệnh chuyển Nợ cho ngân hàng A và báo Nợ cho khách hàng.
+ Tại trung tâm thanh toán:
Kiểm soát hạch toán các lệnh chuyển tiền: TTTT có trách nhiệm nhận lệnh chuyển tiền của các ngân hàng A, tổ chức kiểm soát, hạch toán rồi truyền thông tin đến các ngân hàng B có liên quan. Đối với các lệnh chuyển tiền TTTT đã tiếp nhận được từ các ngân hàng A nhưng không thể truyền tiếp đi ngay trong ngày cho các ngân hàng B liên quan do sự cố kỹ thuật, truyền tin thì TTTT lập bảng kê chi tiết để lập phiếu chuyển khoản hạch toán. Sang ngày làm việc tiếp theo, khi đã khắc phục xong sự cố kỹ thuật, truyền tin, TTTT sẽ truyền tiếp lệnh chuyển tiền cho ngân hàng B.
Đối chiếu số liệu chuyển tiền điện tử trong ngày:
Toàn bộ doanh số chuyển tiền phát sinh hàng ngày giữa các thành viên phải được TTTT đối chiếu và phải đảm bảo khớp đúng ngay trong ngày phát sinh, trừ trường hợp có sự cố kỹ thuật. Nếu bị sự cố kỹ thuật, truyền tin không thể đối chiếu xong trong ngày theo qui định thì được phép đối chiếu ở ngày kế tiếp cho đến khi sự cố được khắc phục.