C, Ban quản lý công trình.
4. Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán ● Các báo cáo nội bộ:
2.2.2.1. Kế toán Nguyên vật liệu trực tiếp.
Nguyên vật liệu trực tiếp tại công ty bao gồm các nguyên vật liệu trực tiếp tham gia vào quá trình xây lắp như: Xi măng, sắt thép, cát, đá, gạch ngói... Đây là những loại vật liệu đóng vai trò chủ đạo không thể thiếu trong quá trình xây dựng tại các công trình, đồng thời cũng là các loại tài sản dễ bị hao hụt mất mát nếu không có biện pháp quản lý tốt. Nắm bắt được điều này ngay khi công trình bắt đầu thi công thì bộ phận kho công trình cũng được thành lập để theo dõi tình hình sử dụng và bảo vệ tránh hao hụt mất mát.
Bộ phận kho được thành lập ngay tại nơi thi công do các nhân viên có uy tín đảm nhiệm làm việc độc lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban quản lý công trình. Cuối ngày bộ phận kho phải báo cáo tình hình nhập xuất kho NVL về ban quản lý công trình để báo cáo về công ty nhằm có biện pháp sử lý kịp thời khi có thất thoát.
● Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng TK 621 – “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm xây lắp và được chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình.
Chi phí nguyên vật liệu bao gồm toàn bộ nguyên vật liệu trực tiếp tạo ra sản phẩm hoàn thành. Giá trị nguyên vật liệu bao gồm giá trị thực tế của vật liệu chính, phụ, nhiên liệu, động lực, phụ tùng phục vụ cho máy móc phương tiện thi công. Hiện nay, ngoài các kho trực tiếp tại công trình Công ty xây lắp Cửu Long có tổ chức một kho chứa vật tư chung của toàn công ty để cung cấp cho các công trình có địa điểm tại văn phòng đại diện của huyên Tuy Phong Tỉnh Bình Thuận. Tuy nhiên, tuỳ từng trường hợp cụ thể và thời gian thi công mà vật liệu có thể được nhập kho hay chuyển thẳng tới công trình.
● Cách hạch toán:
Do công ty xây lắp Cửu Long có đặc điểm nhận thầu nhiều công trình cùng lúc và các công trình hầu hết đều nằm ở các tỉnn thành xa. Mặt khác mỗi công trình đều bao gồm kế toán công trình phụ trách các công trình có địa bàn thi công nằm gần nhau nên công việc của kế toán đựơc san sẻ bớt. Do đó tất cả các chứng từ phát sinh ở công trình đều được kế tóan công trình xử lý sơ bộ trước khi gửi về công ty.
Đặc diểm về tổ chức công tác vật liệu ở công ty xây lắp Cửu long được tổ chức như sau:
- Đối với các NVL chính cần thiêt có giá trị lớn, có giá biến động sẽ được kế toán NVL tại công ty trực tiếp liên hệ với các nhà cung cấp đặt mua và vận chuyển trực tiếp tới kho của công ty. Khi nhận được vật liệu bộ phận kho công ty và kế toán công trình tiến hành nhập kho và lập các phiếu nhập kho. Việc thanh toán các khoản chi phí mua NVL do kế toán thanh toán thực hiện và giao lại hóa đơn GTGT cho kế toán NVL kèm với phiếu nhập kho để theo dõi tình hình nhập kho NVL.
- Khi xuât kho sử dụng NVL kế toán công trình phải lập phiếu xuất kho NVL chi tiết theo từng công trình có kèm chữ ký của thủ kho, trưởng phòng đại diện và ban quản lý công trình và gửi về phòng kế toán của công ty.Tại phòng kế toán chi phí xây lắp sẽ hạch toán chi phí NVL chi tiết theo công trình vào các sổ chi tiết có liên quan phục vụ cho việc tổng hợp chi phí và tính giá thành khi công trình hoàn thành.
- Đối với các vật liệu phụ, nhiên liệu thì không nhập kho. Khi có nhu cầu về các NVL này thì ban quản lý công trình báo vớ kế toán công trình để lập các phiếu tạm ứng NVL theo chi tiết NVL và chi tiết công trinh. Sau đó kế toán công trình sẽ gửi phiếu tạm ứng này về phòng kế toán công ty xin xét duyệt của kế toán trưởng. Khi được duyệt kế toán thanh toán lập các ủy nhiệm chi trình lên giám đốc ký sau đó gửi tới ngân hàng thực hiện lệnh chi. Ngoài công trình khi mua NVL thì kế toán công trình tập hợp các hóa Đơn GTGT của các NVL này rồi cuối tháng gửi về công ty.
● Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi chép.
Các chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Chứng từ Kế toán Kế toán NVL
(Tậph hợp tại công trình (tại công ty đối chiếu công trình) (sử lý sơ bộ) và hạch toán)
Trình tự ghi sổ:
Chứng từ Nhật ký chung Sổ cái TK 621
Sổ chi tiết TK 621
● Ví dụ về một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Trình tự hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh ở công trình xây dựng hồ chứa nước Sông Dinh kế toán công ty hạch toán như sau:
- Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 10 tháng 11 năm 2009, kế toán ghi: Nợ TK 621 31.924.600
Có TK 152 31.924.600
- Trường hợp vật tư mua về không nhập kho mà chuyển thẳng đến công trình, căn cứ vào chứng từ ngày 15 tháng 11 năm 2009, kế toán ghi :
Nợ TK 621 26.191.000 Nợ TK 133 2.619.100
Có TK 331 28.810.100
- Cuối kỳ, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở công trình xây dựng hồ chứa nước Sông Dinh được kế toán công ty Tổng hợp sang tài khoản 154 để tính giá thành sản phẩm xây lắp như sau:
Nợ TK 154 60.734.700
152 621
111,112,331…
154 Vật liệu xuất dung cho
hoạt động xây lắp Vật liệu thừa nhập kho khi công trình hoàn thành
Vật liệu mua chuyển trực tiếp tới công trình
Kết chuyển chi phí NVL TT cuối kỳ 133 152 Thuế GTGT 31.924.600 26.191.000 2.619.100 0 60.734.700
Có TK 621 60.734.700
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ như: Phiếu xuất kho, biên bản giao nhận vật tư, Hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian rồi sau đó phản ánh vào sổ cái các tài khoản phù hợp. Sau khi vào sổ nhật ký chung, kế toán phải ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ cái các tài khoản có liên quan.
Các công trình khác khi hạch toán chi phí nguyên vật liệu cũng được ghi sổ tương tự. Cuối kỳ, kế toán căn cứ số liệu tổng cộng trên sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu của từng công trình, hạng mục công trình để lập bảng tổng hợp chi tiết chi phí nguyên vật liệu theo tháng. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết phải khớp đúng với số liệu trên sổ Cái của tài khoản đó.