- Hoá đơn GTGT hoa hồng uỷ thác
3.4.1 Nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu
Hoàn thiện công tác kế toán là công việc tổ chức bộ máy kế toán sao cho
mọi hoạt động của công tác kế toán sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và thông suốt. Kế toán sẽ ghi chép, phản ánh và cung cấp một cách đầy đủ, kịp
thời và chính xác các số liệu thông tin kế toán, báo cáo kế toán làm căn cứ cho
doanh và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hoàn thiện công
tác kế toán theo các nội dung sau:
Thứ nhất: Phải hoàn thiện công tác hạch toán ban đầu.
Hạch toán ban đầu là việc ghi chép phản ánh và giám đốc toàn bộ nghiệp
vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp làm cơ sở cho
hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Đây là công việc khởi đầu của toàn bộ
quá trình kế toán nhưng không do cán bộ kế toán trực tiếp thực hiện mà phần
lớn là do cán bộ nghiệp vụ, cán bộ quản lý ở các bộ phận trong doanh nghiệp
thực hiện theo hướng dẫn của phòng kế toán.
Chất lượng của khâu hạch toán ban đầu có ý nghĩa quyết định với tính
trung thực khách quan của số liệu kế toán. Vì vậy phòng kế toán cần phân công
cụ thể cho các cán bộ kế toán chịu trách nhiệm hướng dẫn thu nhận, kiểm tra
chứng từ ban đầu cũng như trình tự luân chuyển chứng từ giúp cho việc ghi sổ
kế toán được kịp thời.
Hai yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả công tác hạch toán ban đầu là chứng từ kế toán và việc luân chuyển chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán cần đáp ứng những yêu cầu sau:
Các chỉ tiêu trong chứng từ cần rõ ràng, số phát sinh của các nghiệp vụ
kinh tế phải ghi cụ thể, chính xác.
Đơn giản nội dung chứng từ kế toán, giảm những nội dung không cần thiết nhưng vẫn đảm bảo những tính chính xác và hợp pháp của chứng từ.
Giảm bớt số lượng chứng từ bằng cách sử dụng những chứng từ liên hợp
(ví dụ: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, lệnh kiêm phiếu chi) hoặc sử dụng chứng
từ nhiều lần.
Hợp lý thủ tục lập và xử lý chứng từ:
+ Giảm bớt thủ tục xét duyệt, ký chứng từ.
+ Có kế hoạch luân chuyển chứng từ khoa học và hợp lý. Quá
trình luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ kinh tế nói chung và nghiệp vụ nhập
khẩu nói riêng phải đảm bảo các bước lập chứng từ kế toán, phản ánh các
nghiệp vụ kế toán chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi sổ lưu trữ chứng từ.
+ Có kế hoạch luân chuyển chứng từ khoa học và hợp lý. Quá trình luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ kinh tế nói chung và nghiệp vụ nhập khẩu nói
riêng phải đảm bảo các bước lập chứng từ kế toán, phản ánh các nghiệp vụ kế
+ Có phương pháp phân loại, tổng hợp chứng từ và cung cấp số liệu giữa
các bộ phận một cách hợp lý.
+ Trang bị các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện đại cho việc
tổng hợp, xử lý số liệu chứng từ nhanh chóng.
- Các biểu mẫu chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu: gọn, dễ lưu trữ và luân chuyển. Để thực hiện điều đó người lập chứng từ phải:
+ Căn cứ vào biểu mẫu chứng từ của Bộ Tài chính, ngành và một số
chứng từ hướng dẫn do doanh nghiệp quy định.
+ Phân công cụ thể và quy định rõ trách nhiệm cho từng người trong việc
ghi nhận thông tin về từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ ban đầu phù hợp.
+ Phòng tài chính kế toán của doanh nghiệp cần hướng dẫn việc ghi chép ban đầu ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp.
Luân chuyển chứng từ là sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giaiđoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ. Do chứng từ có nhiều loại với đặc tính
luân chuyển khác nhau nên giai đoạn cụ thể của quá trình luân chuyển cũng khác nhau. Nhưng nhìn chung luân chuyển chứng từ thường bao gồm các khâu
là: khâu lập chứng từ, khâu kiểm tra chứng từ, sử dụng chứng từ cho lãnh đạo
nghiệp vụ và ghi sổ kế toán, khâu bảo quản, sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch
toán, khâu chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ.
Hoàn thiện quá trình luân chuyển chứng từ là việc xác định đường vận động của chứng từ sao cho giảm tới mức thấp nhất việc ghi chép sổ kế toán và ghi chép không bị trùng lắp nhưng lượng thông tin cung cấp vẫn phải đảm bảo
tính chính xác, kịp thời, đầy đủ và thuận tiện cho công tác quản lý, kiểm tra và
đối chiếu.
Thứ hai: phải vận dụng hệ thống tài khoản một cách khoa học và hợp lý.
Trong quản lý ở các khâu nghiệp vụ mà đặc biệt là quản lý ở nghiệp vụ
nhập khẩu không những đòi hỏi các thông tin chung, có nội dung tổng hợp về đối tượng hạch toán mà còn đòi hỏi những chỉ tiêu ở mức độ chi tiết hơn, như
tình hình thanh toán công nợ với từng khách hàng, từng hợp đồng, tình hình nhập- xuất- tồn của từng loại hàng hoá nhập khẩu theo đúng chủng loại, quy
cách…Không có những tài liệu có nội dung tỷ mỉ như thế sẽ không có đủ căn
cứ để lập kế hoạch về nhiều mặt công tác ở doanh nghiệp và không đủ tài liệu để đánh giá tình hình được sâu sắc.
Do đó cùng với những tài khoản tổng hợp phải có các tài khoản chi tiết
nhằm cung cấp những chỉ tiêu chi tiết bổ sung cho chỉ tiêu tổng hợp.
Để cung cấp được các thông tin đó doanh nghiệp cần căn cứ vào nội
dung sản xuất kinh doanh của mình để xác lập doanh mục tài khoản sử dụng
cho kế toán tài chính của doanh nghiệp.
Thứ ba: phải tổ chức và sử dụng hệ thống sổ sách kế toán một cách khoa
học và hợp lý.
Sổ kế toán là một phương tiện cần thiết để ghi chép phản ánh một cách
có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Sổ
sách kế toán phải được tổ chức sao cho việc ghi sổ đơn giản, thuận tiện, quy
trình mở và ghi chép trên sổ phải đúng với nguyên tắc và phương pháp kế toán.
Sổ kế toán phải tuân thủ nguyên lý kết cấu nhất định; có nội dung ghi chép theo
thời gian hoặc theo đối tượng nhất định; chi tiết hoặc tổng hợp để phản ánh và hệ thống hoá các thông tin đã được chứng từ hoá một cách hợp pháp và hợp lý
theo tiến trình ghi chép của kế toán.
Cuối kỳ lập báo cáo, dựa trên thông tin đã hệ thống hoá trên sổ kế toán,
có thể xử lý, lựa chọn các thông tin có ích để lập báo cáo, phân tích tài chính, cung cấp cho việc ra quyết định từ nội bộ hoặc từ các cơ quan quản lý của Nhà
nước, các cơ quan chức năng… Không thể hoàn thành được quá trình hạch
toán, nếu kế toán không tổ chức thiết kế được một bộ sách kế toán với số lượng, kết cấu trong ngoài và quy định mối liên hệ cũng như phương pháp ghi
chép của bộ sổ kế toán.