- Hoá đơn GTGT hoa hồng uỷ thác
3.3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu tại Công
ty Cổ phần Bao bì Việt Nam
Trong xu thế toàn cầu hoá hiện nay, sự mở cửa hội nhập với thị trường
thế giới, đặc biệt là sự kiện gia nhập tổ chức thương mại quốc tế WTO đã mang lại cho nước ta vô vàn cơ hội nhưng cũng có không ít khó khăn thách thức đối
với toàn bộ nền kinh tế nước ta nói chung và cho các công ty xuất nhập khẩu nói riêng. Môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt đã khiến các doanh
nghiệp phải không ngừng vận động vươn lên, cố gắng hoàn thiện mình để có
thể tồn tại và phát triển.
Để quản lý có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn ở
các doanh nghiệp, các nhà quản lý cần phải nắm bắt được các thông tin về hoạt động kinh tế, các nghiệp vụ phát sinh, sự biến động về tài sản, vốn trong doanh
nghiệp, thông tin về chi phí, hiệu quả kinh doanh…, và tất cả các thông tin này chỉ có thể biết được thông qua hạch toán kế toán. Kế toán chính là công cụ
phản ánh chân thực các quá trình hoạt động, các nghiệp vụ kinh tế, là cơ sở điều hành, kiểm tra kiểm soát các hoạt động kinh doanh tại các doanh nghiệp thương mại nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nói
riêng.
Kế toán là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu được trong bất kỳ
hoạt động sản xuất kinh doanh nào đặc biệt là hoạt động kinh doanh xuất nhập
khẩu. Hoạt động nhập khẩu là một hoạt động phức tạp phải trải qua nhiều khâu,
nhiều bước và được thực hiện giữa hai quốc gia cách xa nhau về điạ lý, khác
nhau về phong tục tập quán cũng như ngôn ngữ. Do cách xa nhau về địa lý nên
để thực hiện nghiệp vụ thành công thì hai bên xuất - nhập khẩu phải tiến hành xây dựng hợp đồng kinh tế ngoại thương một cách chặt chẽ, tỉ mỉ gồm các điều
khoản liên quan tới nghiệp vụ xuất - nhập khẩu phát sinh như phương tiện vận
tải, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, thời gian thanh toán, hình thức thanh toán … để có thể giảm thiểu tới mức nhỏ nhất rủi ro có thể xảy ra cho cả
2 bên. Mặc dù những điều khoản này đã được quy định rõ trong Incortem 2000,
nhưng nghiệp vụ nhập khẩu phát sinh trên thực tế rất phức tạp, liên quan đến
thanh toán với Ngân hàng… nên thường có những phát sinh bất thường không lường trước được. Chính vì vậy, nghiệp vụ này đòi hỏi một sự phối hợp đồng
bộ giữa người xuất khẩu và bên nhập khẩu, giữa kế toán và bộ phận xuất nhập
khẩu của cả 2 bên đối tác. Do đó kế toán nghiệp vụ nhập khẩu cũng rất phức
tạp và yêu cầu hết sức chặt chẽ. Để thích ứng được tình hình kinh doanh ngày càng phức tạp hiện nay, đòi hỏi bộ phận kế toán phải đáp ứng được những yếu
tố cơ bản sau:
- Phải có trình độ nghiệp vụ kế toán ngoại thương, tức là nắm vững lĩnh
vực kinh doanh xuất nhập khẩu cũng như các chế định tài chính và thanh toán, có khả năng giao dịch và thanh toán các hợp đồng xuất nhập khẩu.
- Phải nắm vững chế độ kế toán hiện hành, các điều luật, các quy định liên quan đến kế toán nói chung và kế toán nhập khẩu nói riêng
Người thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu đòi hỏi phải có kiến thức tổng hợp
về nhiều nghiệp vụ, am hiểu pháp luật về xuất nhập khẩu. Cũng do hệ thống văn bản pháp luật chưa thể bao quát hết nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá nên chính phủ các nước phải hàng ngày, hàng giờ sửa đổi, bổ sung các điều khoản
cho phù hợp với thực tế diễn ra. Doanh nghiệp khi tham gia nghiệp vụ này cần
phải cập nhật thường xuyên và theo sát sự chỉ đạo của Nhà nước nhằm thực
hiện nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật và tập quán buôn bán quốc tế. Theo đó, kế toán nghiệp vụ nhập khẩu cũng phải theo dõi, cập nhật thường
xuyên những quy định của chính phủ, các bộ, các ngành có liên quan để tổ chức
hạch toán kế toán phù hợp, và hoàn thiện hơn.
- Để thực hiện tốt công việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ nhập
khẩu, kế toán phải thường xuyên trau dồi, nâng cao trình độ ngoại ngữ thông dụng trong giao dịch ngoại thương, mà hiện nay ngôn ngữ chủ yếu được dùng trong các hợp đồng ngoại thương là tiếng anh.
Hoạt động nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán với công ty nước ngoài nên trong các văn bản đàm phán, ký kết hay trong các bộ chứng từ
gốc đều có nội dung bằng tiếng anh. Do đó kế toán cần phải có trình độ nhất định về tiếng anh để có thể hiểu rõ nội dung chứng từ, tránh hiểu nhầm, hiểu sai
dẫn đến phản ánh các nghiệp vụ kinh tế không chính xác, không đầy đủ, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung của toàn doanh nghiệp.
- Công tác kế toán hiện nay rất phức tạp và nặng nề vất vả nên cần phải
giảm bớt các bước tính toán trung gian, ghi chép và xử lý số liệu nhằm mục đích nâng cao năng suất lao động của kế toán mà vẫn đảm bảo yêu cầu cần thiết
trong việc cung cấp thông tin. Muốn vậy kế toán phải áp dụng khoa học kỹ
thuật vào việc xử lý công việc của mình, mỗi thành viên trong phòng kế toán
cần phải khá am hiểu về máy tính và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán mà công ty áp dụng để thao tác xử lý chính xác các nghiệp vụ phát sinh, đem lại
hiệu quả làm việc cao nhất về thời gian.
Chính sự cần thiết như vậy mà Công ty Cổ phần Bao bì Việt Nam nói
riêng cũng như các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu khác nói chung cần phải
ngày càng tự hoàn thiện công tác tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh của
mình, trong đó hoàn thiện công tác tổ chức kế toán được đặt ở vị trí trọng tâm
vì kế toán là công việc vô cùng quan trọng có thể dẫn đến thành công hay thất
bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nhập khẩu là hoạt động
kinh tế chủ yếu, chiếm phần lớn công việc tại Công ty Cổ phần Bao bì Việt
Nam nên sự cần thiết phải tổ chức hợp lý và hoàn thiện quá trình hạch toán
nghiệp vụ nhập khẩu là một tất yếu.