Xuất phát từ đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất và đặc điểm của sản phẩm nước sạch, có thể thấy rằng, không giống như những sản phẩm khác, quá trình sản xuất nước sạch không phát sinh sản phẩm phụ, sản phẩm hỏng và thiệt hại do ngừng sản xuất hiện tại không có. Nguồn nước sạch sản xuất ra phải đảm bảo chất lượng cũng như yêu cầu về mặt kỹ thuật trước khi được cung cấp đến các nơi tiêu thụ. Chính vì vậy, kế toán chi phí sản xuất tại công ty Kinh doanh nước sạch Hà nội không bao gồm kế toán chi phí sản phẩm phụ và kế toán thiệt hại trong sản xuất (do sản phẩm hỏng và do ngừng sản xuất). Mặt khác, quy trình sản xuất nước sạch là quy trình khép kín, liên tục, nước được sản xuất ra và được cung cấp ngay cho các
nơi tiêu thụ, do đó không có sản phẩm dở dang cuối kỳ. Với những đặc điểm trên, kế toán chi phí sản xuất sản phẩm nước sạch ở công ty Kinh doanh nước sạch Hà nội bao gồm những nội dung sau:
a. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Hệ thống chứng từ sử dụng
Để đảm bảo cung ứng kịp thời, đúng với yêu cầu kỹ thuật trong quá trình sản xuất, tất cả các NVL đều do xí nghiệp Vật tư chịu trách nhiệm quản lý. Quá trình vận động của NVL từ khi bắt đầu mua về nhập kho đến khi xuất cho các đơn vị sử dụng đều được theo dõi và kiểm tra, đối chiếu một cách chặt chẽ từ các kho đến phòng Tài chính - Kế toán công ty. Ngoài ra, để hạch toán chính xác chi phí NVL trực tiếp, đòi hỏi phải căn cứ vào các chứng từ kế toán được lập liên quan đến các nghiệp vụ xuất kho vật liệu, phân bổ giá trị vật liệu cho từng nhà máy và xí nghiệp sản xuất. Vì quá trình sản xuất tại các nhà máy, xí nghiệp diễn ra liên tục nên cuối kỳ (tháng) nếu có NVL không dùng hết cũng không nhập kho mà để tiếp tục sử dụng cho kỳ sau. Chính vì vậy, kế toán chi phí NVL trực tiếp trong sản xuất nước sạch ở công ty không căn cứ vào chứng từ nhập kho.
Các chứng từ kế toán công ty sử dụng trong kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:
- PHIẾU LĨNH VẬT LIỆU (Biểu 01)
Vì số lượng các nghiệp vụ xuất kho vật liệu của công ty rất nhiều, hơn nữa do tổ chức bộ máy kế toán tập trung nên để giảm bớt khối lượng công việc liên quan đến quản lý sổ sách chứng từ, công ty đã kết hợp Phiếu xin lĩnh vật liệu (Chứng từ tự lập) với Phiếu xuất kho thành một chứng từ duy nhất là Phiếu lĩnh vật liệu. Chính vì vậy, ngày tháng ghi trên Phiếu lĩnh vật liệu sẽ gồm có ngày mà đơn vị lập phiếu xin lĩnh vật liệu và ngày xuất kho vật liệu.
Mẫu chứng từ này như sau:
CÔNG TY KINH DOANH NƯỚC SẠCH HÀ NỘI Số phiếu: 214322
Kho: Ngô Sĩ Liên
PHIẾU LĨNH VẬT LIỆU
Ngày 25 tháng 12 năm 2005 Liên : 2
Vật tư Cty cấp - Họ tên người lĩnh vật liệu………Nam…………
Nhượng, bán - Đơn vị……Nhà máy Pháp Vân………
Tạm ứng, vay - Xuất theo kế hoạch dự toán số:………..…Ngày….tháng…..năm
Lý do sử dụng Mã số Tên và quy cách vật liệu
Đơn vị tính
Số lượng Giá kế hoạch
Xin lĩnh
Thực
lĩnh Đơn giá Thành tiền
Sử lý nước 270100
1
Clo Kg 400 400
Cộng 400 400
Xuất kho ngày 6 tháng 1 năm 2006 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thủ trưởng đơn vị sử dụng Thủ trưởng cung tiêu Thủ kho Người lĩnh vật liệu
-BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU (Biểu 02)
- HÓA ĐƠN GTGT
Tài khoản sử dụng
Để theo dõi và hạch toán chi phí NVL trực tiếp, công ty sử dụng các tài khoản sau:
• Tài khoản chủ yếu: tương ứng với tài khoản này, mỗi nhà máy, xí nghiệp sản xuất đều được cài đặt mã riêng để xử lý thông tin theo phần mềm kế toán. - TK 621 : Chi phí NVL trực tiếp
TK 6212 : Chi phí NVL trực tiếp SX nước
TK 62121 : Chi phí Clo, Zaven cho nước SX TK 62122 : Chi phí vật liệu khác cho nước SX
• Tài khoản liên quan:
- TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu
TK 1521 : Nguyên liệu, vật liệu chính - TK 154 : Chi phí SXKD dở dang
- Các tài khoản khác
TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNG
Nợ………. Có………. X
Trình tự hạch toán
Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch sản xuất được công ty giao cho và định mức kỹ thuật của nguyên liệu Clo, Zaven trên 1m³ nước thô, các nhà máy, xí nghiệp sẽ lập Phiếu lĩnh vật liệu mang đến xí nghiệp Vật tư xin duyệt kèm theo các chứng từ liên quan như dự toán chi phí vật liệu… Tại kho, sau khi hoàn thành các thủ tục cần thiết, thủ kho sẽ xuất vật tư và tập hợp chứng từ chuyển lên cho phòng Tài chính - Kế toán công ty để phân loại chứng từ theo từng đơn vị lĩnh và tiến hành hạch toán.
Công ty sử dụng giá hạch toán để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất kho NVL hàng ngày nên cuối tháng, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đối với số NVL đã xuất trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL xuất dùng theo công thức:
Hệ số chênh lệch giữa giá TT và giá HT của NVL = Giá TT của NVL tồn kho đầu kỳ + Giá TT của NVL nhập kho trong kỳ Giá HT của NVL tồn kho đầu kỳ + Giá HT của NVL nhập kho trong kỳ
Vì chi phí nguyên liệu chính là Clo, Zaven so với tổng chi phí sản xuất nước không lớn nên những nguyên liệu này nếu đã xuất dùng trong tháng nào thì được công ty tính hết vào chi phí NVL trực tiếp của tháng đó cho dù không sử dụng hết. Như vậy, sẽ có tháng không phát sinh nghiệp vụ xuất kho nguyên liệu chính cho những đơn vị còn thừa nguyên liệu từ tháng trước mà vẫn đủ để sử dụng.
Cuối tháng, sau khi tính được hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL, bộ phận kế toán nguyên vật liệu sẽ tính giá thực tế của số NVL xuất dùng trong tháng bằng bảng tính Microsoft Excel. Sau đó, kế toán nguyên vật liệu sẽ lập Bảng phân bổ vật liệu theo cả giá hạch toán và giá thực tế.
Sau đây là mẫu Bảng phân bổ vật liệu tháng 1 năm 2006 của công ty Kinh doanh nước sạch Hà nội :
Giá TT của NVL
nhập kho trong kỳ = Giá HT của NVL
nhập kho trong kỳ x Hệ số chênh lệch giữa
Biểu 02 BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU THÁNG 1/2006
TK Đối ứng HUY NGÀ NGOANTK 1521 - VẬT LIỆU CHÍNHCỘNG (HT) K CỘNG (TT) GIÁ HTTK 1522 - NHIÊN LIỆU K GIÁ TT TK 1523 - PHỤ TÙNG THAY THẾGIÁ HT K GIÁ TT TK 153 - CÔNG CỤ DỤNG CỤGIÁ HT K GIÁ TT TK 62121 26.525.000 26.525.000 0,99 26.259.750 NGÔ SĨ LIÊN 3.800.000 3.800.000 0,99 3.762.000 YÊN PHỤ 3.800.000 3.800.000 0,99 3.762.000 NAM DƯ 0,99 HẠ ĐÌNH 0,99 MAI DỊCH 3.800.000 3.800.000 0,99 3.762.000 NGỌC HÀ 0,99 PHÁP VÂN 3.800.000 3.800.000 0,99 3.762.000 LƯƠNG YÊN 0,99 TƯƠNG MAI 3.800.000 3.800.000 0,99 3.762.000 CÁO ĐỈNH 3.800.000 3.800.000 0,99 3.762.000 ĐỐNG ĐA 1.425.000 1.425.000 0,99 1.410.750 HAI BÀ TRƯNG 1.800.000 1.800.000 0,99 1.782.000 CẦU GIẤY 500.000 500.000 0,99 495.000 HOÀN KIẾM 0,99 BA ĐÌNH 0,99 TK 62122 0,99 NGÔ SĨ LIÊN 0,99 YÊN PHỤ 0,99 NAM DƯ 0,99 HẠ ĐÌNH 0,99 MAI DỊCH 0,99 NGỌC HÀ 0,99 PHÁP VÂN 0,99 LƯƠNG YÊN 0,99 TƯƠNG MAI 0,99 CÁO ĐỈNH 0,99 ĐỐNG ĐA 0,99 HAI BÀ TRƯNG 0,99 CẦU GIẤY 0,99 HOÀN KIẾM 0,99 BA ĐÌNH 0,99 … … … … … … … … … … … … … … … …
TK Đối ứng
TK 1521 - VẬT LIỆU CHÍNH TK 1522 - NHIÊN LIỆU PHỤ TÙNG THAY THẾTK 1523 CÔNG CỤ DỤNG CỤTK 153 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
HUY NGÀ NGOAN CỘNG(HT) K CỘNG
(TT) GIÁ HT K GIÁ TT GIÁ HT K GIÁ TT GIÁ HT K GIÁ TT
… … … … … … … … … … … … … … … … TK 6272 1.802.900 108.477.650 4.183.300 114.463.850 0,99 113.319.212 35.266.100 1,00 35.266.100 181.986.216 0,98 178.346.492 1,06 NGÔ SĨ LIÊN 4.100 7.915.100 53.400 7.972.600 0,99 7.892.874 246.500 1,00 246.500 2.961.100 0,98 2.901.878 1,06 YÊN PHỤ 95.600 3.238.100 319.600 3.653.300 0,99 3.616.767 4.097.000 1,00 4.097.000 834.600 0,98 817.908 1,06 NAM DƯ 153.000 322.050 937.900 1.412.950 0,99 1.398.821 179.100 1,00 179.100 20.808.905 0,98 20.392.727 1,06 HẠ ĐÌNH 253.700 16.826.000 424.100 17.503.800 0,99 17.328.762 93.500 1,00 93.500 10.185.402 0,98 9.981.694 1,06 MAI DỊCH 17.800 1.570.600 148.600 1.737.000 0,99 17.196.630 527.000 1,00 527.000 14.772.501 0,98 14.477.051 1,06 NGỌC HÀ 4.400 815.100 220.000 1.039.500 0,99 1.029.105 374.000 1,00 374.000 17.638.200 0,98 17.285.436 1,06 PHÁP VÂN 1.753.300 426.800 2.180.100 0,99 2.158.299 4.029.000 1,00 4.029.000 39.215.105 0,98 38.430.803 1,06 LƯƠNG YÊN 8.997.000 76.000 9.073.000 0,99 8.982.270 357.000 1,00 357.000 616.402 0,98 604.074 1,06 TƯƠNG MAI 4.400 16.805.000 106.700 16.916.100 0,99 16.746.939 153.000 1,00 153.000 18.945.000 0,98 18.566.100 1,06 CÁO ĐỈNH 19.900 34.912.600 966.200 35.898.700 0,99 35.539.713 212.500 1,00 212.500 37.111.301 0,98 36.369.075 1,06 ĐỐNG ĐA 1.500 400.000 401.500 0,99 397.485 289.000 1,00 289.000 261.500 0,98 256.270 1,06 HAI BÀ TRƯNG 7.146.600 104.000 7.250.600 0,99 7.178.094 8.500 1,00 8.500 6.344.000 0,98 6.217.120 1,06 CẦU GIẤY 956.200 956.200 0,99 946.638 1,00 3.468.000 0,98 3.398.640 1,06 HOÀN KIẾM 0,99 1,00 5.710.000 0,98 5.595.800 1,06 BA ĐÌNH 312.000 312.000 0,99 308.880 1,00 208.600 0,98 204.428 1,06 XN CƠ ĐIỆN 1.250.000 6.906.500 8.156.500 0,99 8.074.935 24.700.000 1,00 24.700.000 2.905.600 0,98 2.847.488 1,06 TK 6273 0,99 1,00 0,98 11.351.200 1,06 12.032.272 NGÔ SĨ LIÊN 0,99 1,00 0,98 1,06 YÊN PHỤ 0,99 1,00 0,98 18.500 1,06 19.610 NAM DƯ 0,99 1,00 0,98 1,06 HẠ ĐÌNH 0,99 1,00 0,98 1,06 MAI DỊCH 0,99 1,00 0,98 1,06 NGỌC HÀ 0,99 1,00 0,98 22.200 1,06 23.532 PHÁP VÂN 0,99 1,00 0,98 122.100 1,06 129.426 LƯƠNG YÊN 0,99 1,00 0,98 1,06 TƯƠNG MAI 0,99 1,00 0,98 1,06 CÁO ĐỈNH 0,99 1,00 0,98 5.744.000 1,06 6.088.640 ĐỐNG ĐA 0,99 1,00 0,98 1,06 HAI BÀ TRƯNG 0,99 1,00 0,98 7.400 1,06 7.844 CẦU GIẤY 0,99 1,00 0,98 5.437.000 1,06 5.763.220 HOÀN KIẾM 0,99 1,00 0,98 1,06 BA ĐÌNH 0,99 1,00 0,98 1,06 Hà nội, ngày…tháng…năm…
Căn cứ vào Bảng phân bổ vật liệu, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy vi tính thông qua các chứng từ được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Fast Accounting. Cụ thể, kế toán sẽ vào các phân hệ nghiệp vụ như: Kế toán tổng hợp/Cập nhật số liệu/Phiếu kế toán.
Màn hình sẽ hiện giao diện nhập liệu của chứng từ Phiếu kế toán, chứng từ này sẽ là phương tiện để vào số liệu, định khoản cho các nghiệp vụ phát sinh và từ đó phản ánh trên các sổ sách kế toán. Định khoản kế toán được ghi theo giá thực tế của NVL xuất dùng trong kỳ và ghi chung cho tất cả các đơn vị. Kế toán chỉ phải nhập số hiệu chứng từ (Số ctừ); ngày hạch toán (Ngày ht); tài khoản (Tk); Mã của các đơn vị (Mã khách); số phát sinh nợ (Ps nợ VND); mã vụ việc (Mã vv). Nội dung các cột còn lại máy tính sẽ tự hiện lên theo mã đã được cài đặt sẵn.
Sau đây là mẫu Phiếu kế toán trên máy vi tính:
Đối với nước mua từ Bộ Tư lệnh lăng là nước bán thành phẩm, công ty phải sản xuất tiếp tại trạm Thụy Khuê thuộc xí nghiệp Ba Đình rồi mới cung cấp và nước thành phẩm mua từ công ty Nước sạch số 2 cung cấp luôn cho các đối tượng sử dụng, công ty đều hạch toán vào chi phí NVL trực tiếp cho sản xuất nước trong tháng. Những chi phí này, cuối tháng, sau khi có chứng từ (Hoá đơn GTGT) từ nhà cung cấp gửi đến kế toán sẽ tiến hành định khoản trên máy vi tính.
Trong tháng 1 năm 2006, công ty không mua nước của Bộ Tư lệnh lăng mà chỉ mua nước từ công ty Nước sạch số 2 với sản lượng là 271.821 m³.
Chi phí mua nước được hạch toán vào tài khoản 62122 theo định khoản như sau:
Nợ TK 62122 : 309.689.315 Nợ TK 13311 (*) : 15.484.466
Có TK 3318 : 325.173.781
(*) Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ
Sổ kế toán
Sau khi vào dữ liệu cho các chứng từ trên máy vi tính, phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý và phản ánh ngay lập tức các thông tin vào các sổ sách một cách chính xác. Hệ thống sổ kế toán được sử dụng trong kế toán chi phí NVL trực tiếp ở công ty bao gồm :
- Sổ Nhật ký chung (Biểu 04): sổ này phản ánh tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh theo trình tự thời gian.
- Sổ Cái tài khoản - TK 6212 (Biểu 05): sổ này phản ánh các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến TK 6212.
- Sổ Tổng hợp chữ T của một tài khoản - TK 6212 (Biểu 06): sổ này phản ánh số tổng cộng của mỗi tài khoản đối ứng trên sổ Cái của TK 6212.
- Sổ Tổng hợp phát sinh của một tài khoản - TK 6212 (Biểu 07): sổ này phản ánh số phát sinh theo từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất. Căn cứ vào mã vụ việc đã quy định sẵn cho các đối tượng và các dữ liệu được nhập trên chứng từ kế toán, phần mềm kế toán sẽ tự lọc các vụ việc theo mã và phản ánh vào sổ Tổng hợp phát sinh.
Sau đây là mẫu các sổ:
Biểu 04 SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm 2006
Chứng từ Diễn giải Tài
khoản Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
01/01 PC 14 Đặt báo Q1/06 cho kho NSL và MD (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chi phí bằng tiền khác 6278 248.800
Tiền mặt Việt nam 1111 248.800
01/01 UN 01 Sửa chữa, phục chế van (NMLY)
Chi phí bằng tiền khác 6278 10.586.500
Tiền VND gửi ngân hàng NN và PTNT quận Tây Hồ 11213 10.586.500
01/01 PC 15 Chi phí phân tích mẫu nước (PKN)
Chi phí bằng tiền khác 6278 100.000
Tiền mặt Việt nam 1111 100.000
… … … … … …
31/01 PKT10/DC Trích CCDC vật liệu lọc T1/06 (NMHD)
Chi phí công cụ dụng cụ 6273 16.500.000
Trích trước 50% công cụ dụng cụ 2422 16.500.000
… … … … … …
31/01 PKT 17 Xuất vật liệu chính cho SX nước (NMNSL)
Chi phí Clo, Zaven cho nước SX 62121 3.762.000
Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 3.762.000
31/01 PKT 17 Xuất vật liệu chính cho SX nước (NMPV)
Chi phí Clo, Zaven cho nước SX 62121 3.762.000
Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 3.762.000
… … … … … …
31/01 PKT 01 Mua nước của công ty Nước sạch số 2 (CTNSS2)
Chi phí vật liệu khác cho nước SX 62122 309.689.315 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ 13311 15.484.466
Phải trả cho người cung cấp vật tư 3318 325.173.781
31/01 PKT 09B BHXH tháng 01/06 NM Ngô Sĩ Liên (NMNSL)
Chi phí nhân công trực tiếp SX nước 6222 8.785.350
Bảo hiểm xã hội 3383 8.785.350
… … … … … …
31/01 PKT 31L Lương T1/06 NM Nam Dư (NMND)
Chi phí nhân công trực tiếp SX nước 6222 116.284.641
Phải trả công nhân viên 3341 116.284.641 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
… … … … … …
31/01 PKT KC chi phí Clo, Zaven SX nước
Chi phí SXKD dở dang 154 26.259.750
Chi phí Clo, Zaven cho nước SX 62121 26.259.750
31/01 PKT KC chi phí vật liệu khác SX nước
Chi phí SXKD dở dang 154 309.689.315
Chi phí vật liệu khác cho nước SX 62122 309.689.315
… … … … … …
31/01 PKT KC chi phí nhân công SX nước
Chi phí SXKD dở dang 154 1.592.656.413
Chi phí nhân công trực tiếp SX nước 6222 1.592.656.413
31/01 PKT KC chi phí nhân viên phân xưởng
Chi phí SXKD dở dang 154 434.953.667
Chi phí nhân viên phân xưởng 6271 434.953.667
31/01 PKT KC chi phí vật liệu bảo hành, bảo dưỡng
Chi phí SXKD dở dang 154 692.663.619 Chi phí vật liệu 6272 692.663.619 … … … … … … 31/01 PKT1/KC KC chi phí SXKD dở dang Thành phẩm 155 11.160.042.167 Chi phí SXKD dở dang 154 11.160.042.167 … … … … … … TỔNG CỘNG … …
Ngày…tháng…năm…
NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Biểu 05 SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 6212 – Chi phí NVL trực tiếp sản xuất nước Từ ngày : 01/01/2006 đến ngày : 31/01/2006
Số dư đầu kỳ :0 Chứng từ
Diễn giải TKđ/ư Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
31/01 PKT 01 Mua nước của công ty Nước sạch số 2 3318 309.689.315 31/01 PKT 17 Xuất vật liệu chính cho SX nước 1521 3.762.000 31/01 PKT 17 Xuất vật liệu chính cho SX nước 1521 3.762.000
… … … … …
31/01 PKT KC chi phí Clo, Zaven SX nước 154 3.762.000