Để có thể đáp ứng tốt hơn cho công tác quản lý, đòi hỏi phải làm tốt công tác kế toán, trong đó tổ chức bộ máy kế toán là một nội dung quan trọng. Bộ máy kế toán sẽ cung cấp một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin về tình hình tài chính cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là cơ sở cho việc ra các quyết định quản lý, giúp cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn. Bộ máy kế toán của công ty Kinh doanh nước sạch Hà nội được thiết kế một cách khoa học dựa trên đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý và hình thức tổ chức công tác kế toán. Vì hình thức tổ chức công tác kế toán ở công ty chủ yếu là hình thức tập trung nên hầu hết số lượng nhân viên kế toán đều nằm ở phòng Tài chính - Kế toán của công ty. Đội ngũ nhân viên kế toán gồm 21 người, đứng đầu là kế toán trưởng (trưởng phòng), dưới kế toán trưởng là 2 phó phòng và các kế toán bộ phận.
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được khái quát qua sơ đồ sau:
2.1.2.3. Chế độ và chính sách kế toán áp dụng
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Việt nam đồng.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
(trưởng phòng)
Phó phòng phụ trách TSCĐ-Công nợ-Thanh toán
Phó phòng phụ trách Kế toán - Thống kê Quản lý và kế toán TSCĐ Kế toán công nợ, thanh toán Kế toán vật liệu Kế toán tiền lương Kế toán thống kê các nhà máy XN Kế toán tổng hợp và giá thành Kế toán vốn bằng tiền Quản lý vốn đầu tư và kế toán XDCB Thủ quỹ
- Nguyên tắc xác định các khoản tiền: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển gồm:
+ Nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiền: theo giá gốc.
+ Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: dùng giá hạch toán, cuối ngày 31/12 hàng năm đánh giá lại số dư theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng.
- Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá gốc.
+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo giá hạch toán.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp kế toán TSCĐ:
+ Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình : Giá mua +các chi phí khác.
+ Phương pháp khấu hao, thời gian sử dụng hữu ích, hoặc tỷ lệ khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: Khấu hao theo đường thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên kết: theo phương pháp giá gốc.
- Ghi nhận chi phí phải trả, trích trước chi phí sửa chữa lớn, chi phí bảo hành sản phẩm, trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm: 3% Tổng quỹ lương cơ bản.
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được theo chuẩn mực số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”.
2.1.2.4. Hình thức kế toán
Trước năm 1997, công ty Kinh doanh nước sạch Hà nội sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, là hình thức kế toán thủ công tiên tiến nhất.
Từ năm 1997, công ty đưa hệ thống vi tính vào phục vụ cho công tác kế toán. Theo Quyết định số 15/2006 - QĐ/BTC ban hành ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính, công tác ghi sổ kế toán bằng máy vi tính được công nhận là hình thức kế toán trên máy vi tính. Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting và phần mềm này được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung.
Sơ đồ khái quát hình thức kế toán trên máy vi tính ở công ty Kinh doanh nước sạch Hà nội
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Lập chứng từ Nhập các chứng từ theo các phân hệ nghiệp vụ Xử lý số liệu trên phần mềm kế toán.
In các sổ kế toán và Báo cáo tài chính
Các nghiệp vụ hàng ngày
Các nghiệp vụ cuối tháng, quý, năm Số liệu được máy tính xử lý và cập nhật liên tục Số liệu được máy tính xử lý và cập nhật định kỳ
Theo quy trình xử lý trên thì: căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán các phần hành sẽ nhập dữ liệu vào các chứng từ có mẫu in sẵn trên hệ thống vi tính theo nội dung chứng từ gốc, có định khoản cụ thể theo từng đối tượng quản lý. Các kế toán theo dõi các tài khoản đối ứng không cần nhập lại chứng từ mà chỉ cần kiểm tra trên máy vi tính. Phần mềm kế toán không thiết kế sổ Nhật ký đặc biệt vì nó vẫn có thể theo dõi và xử lý thông tin một cách chính xác cho dù số lượng nghiệp vụ phát sinh
Chứng từ kế toán
(chứng từ gốc)
Sổ Nhật ký chung Sổ Cái
SỔ SÁCH KẾ TOÁN BÁO CÁO TÀI
CHÍNH Chứng từ kế toán trên máy vi tính Sổ, thẻ kế t o Sổ Tổng hợp phát sinh của một tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Sổ tổng hợp chữ T
Báo cáo tài chính
liên quan đến tài khoản nào đó rất nhiều. Ngoài ra, phần mềm kế toán còn thiết kế thêm sổ Tổng hợp chữ T của một tài khoản, nó là sổ phản ánh số phát sinh nợ và phát sinh có của mỗi tài khoản. Sau khi cập nhật chứng từ, hệ thống máy tính sẽ tự động phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Số cộng phát sinh của mỗi tài khoản đối ứng trên Sổ Cái sẽ được phản ánh vào sổ Tổng hợp chữ T của tài khoản đó. Số liệu trên sổ Tổng hợp chữ T sẽ làm căn cứ để lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính. Số liệu trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết được tổng hợp để lập Bảng tổng hợp phát sinh của một tài khoản. Khác với kế toán thủ công, trong kế toán máy, số liệu tổng cộng trên các sổ luôn thay đổi thường xuyên mỗi khi nhập chứng từ và nó chỉ được coi là số liệu chính thức khi nó là số liệu cuối tháng, quý, năm. Các chứng từ sau khi được nhập sẽ được kế toán phụ trách quản lý sổ sách, chứng từ lưu trữ đồng thời các chứng từ này cũng được lưu trong hệ thống máy tính.
Cuối tháng, sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu thì chương trình tự động kết xuất in ra Sổ Cái của từng tài khoản và sổ tổng hợp chữ T. Kế toán theo dõi và kế toán trưởng sẽ ký và coi đó là sổ chính thức. Cuối quý, năm hệ thống vi tính sẽ tự động lập các bảng kê khai thuế, Báo cáo tài chính theo quy định.
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ
THÀNH SẢN PHẨM Ở CÔNG TY KINH DOANH NƯỚC SẠCH HÀ NỘI
2.2.1. KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT Ở CÔNG TY KINH DOANH
NƯỚC SẠCH HÀ NỘI
2.2.1.1. Đặc điểm và phân loại chi phí sản xuất tại công ty
Công ty Kinh doanh nước sạch Hà nội là một doanh nghiệp nhà nước với
chức năng chính là sản xuất và kinh doanh nước sạch phục vụ cho các đối tượng sử dụng. Bên cạnh đó, công ty còn cung cấp sản phẩm xây lắp thông qua các hoạt động như: thiết kế, thi công, lắp đặt, sửa chữa, bảo dưỡng… các công trình và thiết bị ngành nước. Trong phạm vi của luận văn này, chỉ xin đề cập đến công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nước sạch (sản phẩm sản xuất công nghiệp).
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, toàn bộ chi phí sản xuất nước sạch của công ty Kinh doanh nước sạch Hà nội được phân loại theo mục đích và công dụng của chi phí như sau:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
- Chi phí nguyên liệu chính: nước sạch là sản phẩm sản xuất đặc thù, nguồn để sản xuất nước trước hết là các mạch nước thô ở dưới lòng đất, công ty được phép khai thác mà không phải đóng thuế. Chính vì vậy, công ty không coi nước thô là nguyên liệu chính vì nó không phát sinh chi phí. Mặt khác, để sản xuất được nước sạch thì phải sử dụng các hóa chất như Clo, Zaven, đây là các nguyên liệu phụ nhưng lại được sử dụng chủ yếu, với số lượng lớn nên công ty đã coi đó là nguyên liệu chính. Vậy chi phí nguyên liệu chính gồm chi phí của Clo, Zaven để sát trùng nước thô.
- Chi phí vật liệu khác: hiện nay, ngoài trữ lượng nước do công ty sản xuất ra, công ty còn phải mua nước từ các nơi khác như Bộ Tư lệnh lăng và công ty Nước sạch số 2 để cung cấp đến những nơi tiêu thụ. Nước mua từ Bộ Tư lệnh lăng là nước bán thành phẩm, công ty phải chế biến tiếp còn nước mua từ công ty Nước sạch số 2 là nước thành phẩm. Công ty đã xếp toàn bộ chi phí này vào chi phí vật liệu khác.
Chi phí nhân công trực tiếp:
Gồm tiền lương chính, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, tiền ăn ca và các khoản trích theo lương như BHXH, KPCĐ, BHYT của công nhân trực tiếp sản xuất nước sạch.
Chi phí sản xuất chung:
- Chi phí nhân viên phân xưởng: gồm tiền lương chính, các khoản phụ cấp, các khoản khác (tiền thưởng, tiền ăn ca) và các khoản trích theo lương như BHXH, KPCĐ, BHYT của các nhân viên phục vụ cho sản xuất nước sạch.
- Chi phí vật liệu: gồm chi phí nhiên liệu (xăng, dầu…) và chi phí phụ tùng thay thế phục vụ cho việc sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị, hệ thống truyền
dẫn…trong các nhà máy và xí nghiệp sản xuất như: rơle, công tơ, cầu chì, cầu giao, công tắc áp lực, bu-lông, ốc vít, van, tê, cút, zoăng đệm cao su, vòng bi…
- Chi phí công cụ, dụng cụ: hầu hết công cụ dụng cụ trong công ty đều là loại có giá trị phân bổ một lần khi đưa vào sử dụng, các công cụ dụng cụ này bao gồm: bàn ghế, tủ, ấm chén, phích nước, điện thoại, quạt, thang, quần áo bảo hộ… được trang bị cho các nhà máy, xí nghiệp. Ngoài ra, với đặc điểm công nghệ sản xuất nước đòi hỏi phải sử dụng các vật liệu lọc nước như cát, sỏi, than hoạt tính…, những vật liệu này sẽ là nguyên liệu chính nếu nó được sử dụng trong hoạt động xây dựng… vì nó cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Nhưng đối với sản xuất nước thì chúng chỉ được coi là những công cụ dụng cụ dùng để lọc nước, nó không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nên công ty xếp vào khoản chi phí công cụ dụng cụ.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: gồm chi phí khấu hao TSCĐ của các nhà máy, các trạm nước thuộc xí nghiệp kinh doanh và các xí nghiệp phụ trợ phục vụ cho sản xuất nước như: nhà xưởng, kho chứa; hệ thống các bể lọc, bể chứa, giàn mưa; hệ thống các đường ống truyền dẫn trong nhà máy, trạm nước; hệ thống các máy bơm chìm, máy bơm đẩy để khai thác nước thô; các phương tiện vận chuyển...
- Chi phí điện sản xuất nước: đây là chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh nhiều nhất trong quá trình sản xuất nước nên công ty xếp vào một khoản riêng để phục vụ cho công tác quản lý. Khoản này bao gồm chi phí điện tiêu thụ của các nhà máy và các trạm nước thuộc xí nghiệp kinh doanh.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: gồm chi phí điện ở các xí nghiệp phụ trợ; chi phí điện thoại, Internet, chi phí sửa chữa… phục vụ cho sản xuất nước.
- Chi phí bằng tiền khác: gồm lệ phí đỗ xe, vé cầu, chi phí khám xe, kiểm tra xe, công tác phí, chi phí họp, chi phí giao dịch…
2.2.1.2. Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí
Để đáp ứng được yêu cầu tập hợp chi phí sản xuất thì điều quan trọng đầu tiên là phải xác định đúng đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí.
Theo đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty Kinh doanh nước sạch Hà nội, tham gia vào quá trình sản xuất nước sạch và liên quan đến chi phí sản xuất cũng như giá thành sản phẩm có các bộ phận sau:
- Các nhà máy nước (10 nhà máy).
- Các xí nghiệp phụ trợ như: xí nghiệp Cơ điện vận tải (sửa chữa máy móc, bảo dưỡng, thổi rửa giếng, thiết bị lọc; vận tải, vận chuyển vật tư…); xí nghiệp Vật tư (quản lý kho
vật tư, cung ứng vật tư…); Xưởng đồng hồ (bảo dưỡng, sửa chữa đồng hồ đo nước cho các
nhà máy và trạm nước…).
- Các phòng ban: phòng Kiểm tra chất lượng (chi phí phân tích, kiểm nghiệm các
mẫu nước); phòng Kỹ thuật và phòng Kế hoạch (chi phí đi đọc và kiểm tra số đo đồng hồ
hàng tháng ở các nhà máy và trạm nước).
Ngoài ra, đặc điểm của quá trình sản xuất nước sạch đó là cả một quy trình công nghệ khép kín với chu kỳ sản xuất ngắn và liên tục. Do đặc điểm quy trình công nghệ, đặc điểm tổ chức, và cũng để đáp ứng cho yêu cầu quản lý, tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm mà đối tượng tập hợp chi phí sản xuất của công ty là từng nhà máy, từng xí nghiệp kinh doanh (các trạm nước), các xí nghiệp phụ trợ và các phòng ban kể trên trong toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất.
Căn cứ vào đối tượng tập hợp chi phí sản xuất nước sạch và đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty mà phương pháp tập hợp chi phí sản xuất nước sạch được thực hiện như sau:
- Đối với các nhà máy; trạm nước thuộc xí nghiệp kinh doanh; Xưởng đồng hồ và các phòng ban kể trên, sẽ sử dụng phương pháp trực tiếp.
- Đối với xí nghiệp Cơ điện vận tải và xí nghiệp Vật tư, các xí nghiệp này là đối tượng tập hợp chi phí sản xuất của cả hoạt động sản xuất nước và hoạt động xậy lắp, công ty rất khó tập hợp riêng cho 2 hoạt động này nên đã sử dụng phương pháp phân bổ gián tiếp.
2.2.1.3. Nội dung và phương pháp kế toán chi phí sản xuất
Xuất phát từ đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất và đặc điểm của sản phẩm nước sạch, có thể thấy rằng, không giống như những sản phẩm khác, quá trình sản xuất nước sạch không phát sinh sản phẩm phụ, sản phẩm hỏng và thiệt hại do ngừng sản xuất hiện tại không có. Nguồn nước sạch sản xuất ra phải đảm bảo chất lượng cũng như yêu cầu về mặt kỹ thuật trước khi được cung cấp đến các nơi tiêu thụ. Chính vì vậy, kế toán chi phí sản xuất tại công ty Kinh doanh nước sạch Hà nội không bao gồm kế toán chi phí sản phẩm phụ và kế toán thiệt hại trong sản xuất (do sản phẩm hỏng và do ngừng sản xuất). Mặt khác, quy trình sản xuất nước sạch là quy trình khép kín, liên tục, nước được sản xuất ra và được cung cấp ngay cho các
nơi tiêu thụ, do đó không có sản phẩm dở dang cuối kỳ. Với những đặc điểm trên, kế toán chi phí sản xuất sản phẩm nước sạch ở công ty Kinh doanh nước sạch Hà nội bao gồm những nội dung sau:
a. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Hệ thống chứng từ sử dụng
Để đảm bảo cung ứng kịp thời, đúng với yêu cầu kỹ thuật trong quá trình sản xuất, tất cả các NVL đều do xí nghiệp Vật tư chịu trách nhiệm quản lý. Quá trình vận động của NVL từ khi bắt đầu mua về nhập kho đến khi xuất cho các đơn