Trước năm 1997, công ty Kinh doanh nước sạch Hà nội sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, là hình thức kế toán thủ công tiên tiến nhất.
Từ năm 1997, công ty đưa hệ thống vi tính vào phục vụ cho công tác kế toán. Theo Quyết định số 15/2006 - QĐ/BTC ban hành ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính, công tác ghi sổ kế toán bằng máy vi tính được công nhận là hình thức kế toán trên máy vi tính. Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting và phần mềm này được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung.
Sơ đồ khái quát hình thức kế toán trên máy vi tính ở công ty Kinh doanh nước sạch Hà nội
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Lập chứng từ Nhập các chứng từ theo các phân hệ nghiệp vụ Xử lý số liệu trên phần mềm kế toán.
In các sổ kế toán và Báo cáo tài chính
Các nghiệp vụ hàng ngày
Các nghiệp vụ cuối tháng, quý, năm Số liệu được máy tính xử lý và cập nhật liên tục Số liệu được máy tính xử lý và cập nhật định kỳ
Theo quy trình xử lý trên thì: căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán các phần hành sẽ nhập dữ liệu vào các chứng từ có mẫu in sẵn trên hệ thống vi tính theo nội dung chứng từ gốc, có định khoản cụ thể theo từng đối tượng quản lý. Các kế toán theo dõi các tài khoản đối ứng không cần nhập lại chứng từ mà chỉ cần kiểm tra trên máy vi tính. Phần mềm kế toán không thiết kế sổ Nhật ký đặc biệt vì nó vẫn có thể theo dõi và xử lý thông tin một cách chính xác cho dù số lượng nghiệp vụ phát sinh
Chứng từ kế toán
(chứng từ gốc)
Sổ Nhật ký chung Sổ Cái
SỔ SÁCH KẾ TOÁN BÁO CÁO TÀI
CHÍNH Chứng từ kế toán trên máy vi tính Sổ, thẻ kế t o Sổ Tổng hợp phát sinh của một tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Sổ tổng hợp chữ T
Báo cáo tài chính
liên quan đến tài khoản nào đó rất nhiều. Ngoài ra, phần mềm kế toán còn thiết kế thêm sổ Tổng hợp chữ T của một tài khoản, nó là sổ phản ánh số phát sinh nợ và phát sinh có của mỗi tài khoản. Sau khi cập nhật chứng từ, hệ thống máy tính sẽ tự động phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Số cộng phát sinh của mỗi tài khoản đối ứng trên Sổ Cái sẽ được phản ánh vào sổ Tổng hợp chữ T của tài khoản đó. Số liệu trên sổ Tổng hợp chữ T sẽ làm căn cứ để lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính. Số liệu trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết được tổng hợp để lập Bảng tổng hợp phát sinh của một tài khoản. Khác với kế toán thủ công, trong kế toán máy, số liệu tổng cộng trên các sổ luôn thay đổi thường xuyên mỗi khi nhập chứng từ và nó chỉ được coi là số liệu chính thức khi nó là số liệu cuối tháng, quý, năm. Các chứng từ sau khi được nhập sẽ được kế toán phụ trách quản lý sổ sách, chứng từ lưu trữ đồng thời các chứng từ này cũng được lưu trong hệ thống máy tính.
Cuối tháng, sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu thì chương trình tự động kết xuất in ra Sổ Cái của từng tài khoản và sổ tổng hợp chữ T. Kế toán theo dõi và kế toán trưởng sẽ ký và coi đó là sổ chính thức. Cuối quý, năm hệ thống vi tính sẽ tự động lập các bảng kê khai thuế, Báo cáo tài chính theo quy định.