2.3.8.1. Khái niệm và guyên tắc hạch toán.
người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Nợ phải trả cũng bao gồm nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phủ.
Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành.
Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn, hoặc thông báo giá chính thức của người bán.
2.3.8.2. Tài khoản, sổ sách sử dụng và trình tự hạch toán.
TK sử dụng: TK 331 “phải trả người bán”
Chứng từ kế toán thường sử dụng trong công ty:
- Hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu
- Hóa đơn giá trị gia tăng - Chứng từ chi phí
- Phiếu nhập kho
- Biên bản kiểm nghiệm
- Phiếu chi
- Bảng kê hàng hóa nhập, tồn kho,…
Khi có hóa đơn đặt hàng, đơn đặt hàng này sẽ được chuyển lên phòng kinh doanh để xác định mức nguyên vật liệu, lập hợp đồng đồng thời lập báo cáo trình ban giám đốc duyệt, giám đốc công ty sẽ căn cứ vào tình hình thực tế để có quyết
định cụ thể. Trong trường hợp ban giám đốc quyết định cho nhập nguyên vật liệu, lệnh sản xuất sẽ được lập và chuyển xuống phòng vật tư, phòng vật tư tiến hành mua nguyên vật liệu theo lệnh sản xuất, khi hàng được đưa đến kho, thủ kho ghi nhận số liệu liên quan, đồng thời bộ phận KCS tiến hành lập biên bản kiểm hàng gửi cho kế toán một ban, kế toán căn cứ vào biên bản kiểm hàng để ghi nhận và thanh toán cho nhà cung cấp.
Lúc này kế toán nhập các số liệu có liên quan về khách hàng, số tiền, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, số lượng, chủng loại nguyên vật liệu,.. vào sổ chi tiết trên máy, sổ này chi tiết đến từng khách cho từng lần thanh toán.
Cuối tháng, kế toán tiến hành lập “Bảng tổng hợp hàng nhập trong tháng” để đối chiếu với kho “trong tháng xem có khoản phát sinh nào thiếu sót hay không”.
CHƯƠNG 3: