Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn SXKD thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, được hình thành chủ yếu trong quá trình mua bán và trong các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền của Công ty bao gồm tiền mặt tồn quỹ và tiền gửi ngân hàng. Tại Tổng công ty công nghiệp hóa chất mỏ đều sử dụng đơn vị tiền tệ
thống nhất là tiền Việt Nam đồng (VNĐ).
2.3.1.1. Đặc điểm kế toán tiền mặt.
Tài khoản sử dụng:
+ TK 111: Tiền mặt (mở chi tiết cho từng loại tiền) TK 1111: Tiền Việt Nam
TK 1112: Ngoại tệ (chi tiết cho từng loại ngoại tệ )
Sơ đồ 2.3: Quy trình nghiệp vụ chi và thanh toán tiền mặt.
Tập hợp chứng từ Thủ quỹ thực hiện chi Lập phiếu chi Kế toán thanh toán Đủ thẩm quyền Đạt yêu cầu Không đạt yêu cầu Không đủ thẩm quyền Trình trưởng phòng KH-TC xem xét Đủ thẩm quyền Không đủ thẩm quyền Trình giám đốc
Chứng từ sử dụng gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, lệnh chi, phiếu rút tiền mặt, giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu thanh toán nợ, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn giá trị gia tăng…
Sổ sách kế toán sử dụng: sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, nhật ký chứng từ số 1, bảng kê số 1.
2.3.1.2 Đặc điểm kế toán tiền gửi ngân hàng.
Tiền gửi ngân hàng: bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, vàng bạc đá quý… mà doanh nghiệp gửi tại ngân hàng.
Tài khoản sự dụng:
+ TK 112: tiền gửi ngân hàng (mở chi tiết cho từng ngân hàng) TK 1121: tiền Việt Nam
TK 1122: ngoại tệ (chi tiết cho từng loại ngoại tệ)
Chứng từ sử dụng: giấy báo Nợ, giấy báo Có, các bảng sao kê của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc như ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu séc chuyển khoản…
Sổ sách kế toán tiền gửi ngân hàng: số tiền gửi ngân hàng, các số chi tiết tiền gừi ngân hàng, nhật ký chứng từ số 2, bảng kê số 2.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt,
tiền gửi ngân hàng như sau:
1) Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng)
Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, …
Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm thu) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …
chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.
Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
5) Lập chứng từ thu – chi:
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi.
Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu/ uỷ nhiệm chi.
Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu/ủy nhiệm thu hoặc Phiếu chi/ủy nhiệm thu.
7) Thực hiện thu – chi tiền:
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu
hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:
+ Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc
+ Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi) có phù hợp với chứng từ gốc
+ Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu (Phiếu chi) và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
+ Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi.
+ Thủ quỹ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên.
+ Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ.
+ Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kế toán.
Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập
và nộp Uỷ nhiệm thu/Ủy nhiệm chi, séc, … cho ngân hàng.
2.3.1.3 Quy trình kế toán tạm ứng.
1. Giai đoạn tạm ứng
- Khi được phân công thực hiện nhiệm vụ, người tạm ứng cần hoàn chỉnh Giấy đề nghị tạm ứng đính kèm chứng từ chứng minh việc tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng cần đầy đủ các chữ ký theo các chức danh thuộc thẩm quyền duyệt chi và ghi rõ thời hạn thanh toán.
- Nếu khoản tạm ứng vượt trên quá 5 triệu đồng, cần có bảng dự trù kinh phí đính kèm.
2. Giai đoạn thanh toán tạm ứng
- Hoàn chỉnh Giấy thanh toán tạm ứng
- Nếu có nhiều chứng từ làm bảng kê thanh toán
- Yêu cầu của chứng từ thanh toán tạm ứng tương tự như chứng từ chi tiền mặt.