2.3.7.1. Khái niệm và nguyên tắc hạch toán.
Các khoản phải thu của khách hàng là các khoản nợ phải thu về tiền bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ mà đơn vị chưa thu.
Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán.
Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa BĐS đầu tư, TSCĐ, ung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đã thu qua Ngân hàng).
Kế toán chi tiết cần phân loại các khoản nợ: Nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi làm căn cứ xác định khoản dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng thảo thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
2.3.7.2. Tài khoản, sổ sách sử dụng, trình tự kế toán.
Tài khoản sử dụng: TK 131 “ phải thu khách hàng”: dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCD đã hoàn thành.
Các chứng từ kế toán sử dụng chủ yếu:
- Hóa đơn bán hàng liên 3 - nội bộ
- Hợp đồng mua bán
- Biên bản kiểm hàng
- Chứng từ chi phí
- Chứng từ thanh toán
Với sự hộ trợ của hệ thống máy tính nối mạng trong mỗi phòng ban và giữa các phòng ban. Cho nên, việc ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ được hoàn toàn trên máy tính từ khi nghiệp vụ bắt đầu cho đến khi kết thúc.
Khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng lập đơn xin nhận hàng gửi tới phòng tiêu thụ, đối với khách hành quen có thể gọi điện hoặc gửi fax để đặt hàng.
Sau khi nhận được đơn đặt hàng của người mua, phòng tiêu thụ tiến hàng xác nhận khối lượng, chủng loại, phương thức thanh toán và các diều kiện liên quan đến đặt hàng đã nhận để nhận hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng gồm 3 liên: 1 liên lưu tại quyển, liên 2, 3 gửi xuống kho.
Căn cứ vào đơn bán hàng, thủ kho tiến hành giao hàng giao hàng và gửi kèm liên 2 cho khách hàng, đồng thời nhập số liệu, thông tin vào máy tính trong tập tin khách hàng.
Sau khi giao hàng, thủ kho đóng dấu “ Đã giao hàng” và liên 3 gửi lên phòng kế toán. Khi nhận được liên 3 gửi lên, kế toán công nợ chép tập tin khách hàng mà kho đã lập và lưu 3 tại phòng kế toán.
Theo định kỳ cuối tháng, kế toán công nợ cùng thủ kho tiến hành kiểm kê số hàng đã bán trong tháng. Kết quả kiểm kê được ghi vào bản kiểm kê hàng.