Việc lập thời gian biểu và biểu đồ chạy xe nhằm giúp cho việc tổ chức quản lý lái xe, nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của những lái xe buýt hoạt động theo hành trình và thông tin cho hành khách biết.
Thời gian biểu chạy xe là những tài liệu định mức cơ bản về tổ chức công tác vận tải của những xe buýt hoạt động theo hành trình trong đó quy định về chế độ chạy xe (thời gian lăn bánh, thời gian dừng đỗ), chế độ lao động cho lái phụ xe, thời gian làm việc của hành trình (mở tuyến, đóng tuyến), số lượng xe, chuyến xe và khoảng cách chạy xe trên hành trình.
Thời gian biểu chạy xe không những có tác dụng trong việc tổ chức chạy xe (liên quan tới lái xe, phụ xe, bán vé, điều độ, trạm bến) mà có tác dụng cho các bộ phận phục vụ kỹ thuật, vật tư, bộ phận kiểm tra xe hoạt động trên đường, cho hành khách.
Biểu đồ chạy xe khác nhau giữa ngày làm việc và ngày nghỉ. Những hành trình hoạt động liên tục trong năm cũng phải lập riêng.
Hình thức thể hiện thời gian biểu hay biểu đồ chạy xe ở dạng bảng hay ở dạng biểu đồ cho từng hành trình cụ thể nào đó dựa vào yêu cầu của tổ chức quản lý và phục vụ hành khách để lập:
- Thời gian đi, đến ở trạm đầu cuối (điều độ). - Thời gian làm việc của lái xe (quản lý lái xe).
- Thời gian biểu để thông tin cho hành khách biết ở bến đầu, bến cuối, dọc đường (bản chỉ dẫn cho khách hàng).
Xây dựng biểu đồ và thời gian biểu chạy xe cần có các số liệu sau: - Chiều dài hành trình, chiều dài giữa các điểm dừng đỗ.
- Tốc độ kỹ thuật cho từng đoạn (giữa hai điểm đỗ), thay đổi theo giờ trong ngày (nếu xác định được).
- Thời gian đỗ ở các điểm dừng đỗ.
- Thời gian một chuyến, một vòng, thời gian hoạt động trong ngày, thời gian và địa điểm nghỉ ngơi, ăn uống...
- Quãng đường huy động.
- Số lượng xe hoạt động trong ngày trên hành trình.
Trong thực tế hoạt động của xe, của tuyến có thể có sai số so với biểu đồ chuẩn với giới hạn tối đa là +(-) 1 phút.