Phân phối hàng hóa vật chất là hoạt động vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo cho quá trình phân phối diễn ra liên tục, vừa tiết kiệm được thời gian, chi phí, đồng thời
nâng cao hiệu quả dịch vụ khách hàng. Quản lý dòng phân phối hàng hóa vật chất dựa trên dòng thông tin tiên tiến và các phương tiện vận tải lưu kho hiện đại
Hiện tại công ty chưa có một bộ phận đảm nhiệm nhiệm vụ này, tuy nhiên hoạt động này vẫn được thực hiện. Tuy nhiên nó vẫn chưa thể hiện tính ưu việt. Ví dụ, trong chính sách đặt hàng theo kế hoạch của công ty chưa linh hoạt trong trường hợp hàng của đại lý vẫn chưa bán được hàng. Đó là do việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, thông tin về hoạt động kinh doanh của đại lý đến còn chưa kịp thời. Do đó, công ty cần phải có một bộ phận quản lý hoạt động phân phối vật chất. Bộ phận này có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý đơn hàng, quản lý hoạt động dự trữ, vận tải, thu thập và xử lý thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
Việc công ty sử dụng phương pháp đặt hàng theo kế hoạch như hiện nay để tránh tình trạng lãng phí chi phí của cả kênh. Cho nên công ty cần xác định rõ nhu cầu thị trường và đơn đặt hàng cho chắc chắn. Muốn vậy các bộ phận liên quan phải biết phối hợp chặt chẽ với bộ phận nghiên cứu thị trường để đưa ra dự báo chuẩn xác nhất. Đồng thời, việc trao đổi thông tin với các đại lý nhanh hơn. Hiện nay, hệ thống thông tin EDI ( electronic data interchange) là một hệ thống trao đổi thông tin điện tử từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác, đang được ứng dụng rất phổ biến tại các doanh nghiệp kinh doanh. EDI có thể rút ngắn đáng kể khoảng thời gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi thanh toán kết thúc, bằng cách gửi đi những thông tin cần thiết và tránh được sự trùng lặp trong cả quá trình giao dịch. EDI giúp giảm thiểu công sức của nhân viên và hạn chế những chậm trễ hay lỗi thường đi kèm với việc xử lý chứng từ bằng tay. Bằng cách đơn giản hoá và tinh giảm các quy trình giao dịch, EDI có thể giúp công ty bạn kiểm soát được chi phí, tăng tính hiệu quả và cải thiện trình độ phục vụ khách hàng. Không chỉ hữu ích trong việc trao đổi dữ liệu thông tin hai chiều cần chuyền tải từ các đại lý, nhà phân phối đến công ty một cách nhanh chóng mà EDI còn hỗ trợ rất nhiều trong việc quản lý phân phối hàng hóa vật chất, giúp công ty thực hiện phân phối hàng hóa vật chất hiệu quả hơn, và giảm được chi phí cho cả kênh. Tuy nhiên, để sử dụng hệ thống này một cách hiệu quả, công ty cũng cần phải đào tạo và hướng dẫn đội ngũ nhân viên có thể làm chủ được công việc này.
