II. CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
Luận văn tốt nghiệ p ĐHKTQD III.4 Quản trị tiờu thụ
4.2. Thực hiện sự chuyển đổ
Cụng ty que hàn điện muốn phỏt triển và hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng thỡ cần thiết phải chuyển sang ỏp dụng bộ tiờu chuẩn mới.Tuy nhiờn khi thực hiện
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
triển khai ỏp dụng theo tiờu chuẩn mới Cụng ty sẽ vấp phải một số khú khăn.Vượt qua được khú khăn này Cụng ty sẽ cú thờm nhiều kinh nghiệm trong việc quản trị chất lượng .
Những khú khăn:
- Đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn sản xuất mặc dự tay nghề tương đối cao nhưng vẫn cũn mang nặng tỏc phong làm việc của cơ chế cũ, thiếu sự năng động sỏng tạo, thiếu tinh thần tự lập, khả năng làm việc độc lập. Nhận thức về cụng việc của một số bộ phận cũn chưa đỳng đắn, phần lớn người lao động cũn mang tư tưởng làm cụng ăn lương, khụng tớch cực tham gia đúng gúp, xõy dựng vỡ sự nghiệp phỏt triển chung của Cụng ty.
- Cụng tỏc phối hợp trong sản xuất kinh doanh cũng như trong triển khai ỏp dụng ISO 9000 cũn yếu. Sự liờn kết cỏc phũng ban, phõn xưởng, đơn vị, cỏ nhõn trong tiến trỡnh thực hiện ISO 9000 chưa được vững chắc, chưa thực sự tạo thế mạnh.
- Cụng ty vẫn chưa đưa bộ phận triển khai ISO thành một phũng ban chớnh, nằm trong cơ cấu tổ chức quản lý của Cụng ty, cú chức năng nhiệm vụ cũng như quyền hạn
- ISO 9001:2000 đũi hỏi tớnh tự giỏc cao, trong khi đú cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty hầu hết vẫn mang ý thức lao động từ thời bao cấp, cựng với tõm lý làm cụng ăn lương.
Hướng khắc phục: ễng cha ta thường cú cõu “Mưa dầm thấm lõu” vỡ thế cỏc buổi học tập kinh nghiệm cộng với sự hướng dẫn của chuyờn gia tư vấn sẽ là bài học tốt cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty.
Cỏc bước thực hiện chuyển đổi sang ỏp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000 tại Cụng ty que hàn điện được thể hiện theo sơ đồ sau:
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
Cỏc bước thực hiện chuyển đổi sang ISO 9001:2000
Cam kết của lãnh đạo
Huấn luyện đào tạo ISO 9001:2000
Thành lập ban chuyển đổi
Xem xét sự phù hợp ISO 9002:1994
Sửa tàI liệu theo ISO 9001:2000
Đánh giá sửa tài liệu các mẫu hồ sơ
Huấn luyện theo tàI liệu đã soạn thoả sử dụng SPC
Xin cấp chứng nhận ISO 9001:2000
Đánh giá của bên thứ ba Đánh giá chất l ợng phân tích dữ liệu bằng SPC khắc phục phòng ngừa Vận hành QMS mới Tu chỉnh tàiliệu, mẫu hồ sơ , hành động khăcphục Đánh giá chất l ợng, áp dụng SPC để phân tích dữ liệu hồ sơ Vận hành thử hệ thống mới
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
Để tiến hành chuyển đổi Cụng ty cần thực hiện cỏc cụng việc sau: • Cam kết của lónh đạo
Ban lónh đạo Cụng ty Que hàn điện Việt Đức cần cam kết thực hiện chuyển đổi sang ỏp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000. Giỏm đốc cụng ty cần làm đơn xin thay đổi và lập hợp đồng yờu cầu tư vấn hướng dẫn ỏp dụng hệ thống mới.
Lónh đạo cụng ty cú thể duy trỡ chớnh sỏch chất lượng theo chớnh sỏch chất lượng khi thực hiện ỏp dụng hệ thống chất lượng ISO 9000 :1994.
Trong quỏ trỡnh xõy dựng mục tiờu chất lượng cho giai đoạn 2002-2003 cần nhấn mạnh thời điểm cam kết sẽ đạt chứng chỉ phự hợp tiờu chuẩn.
• Lập tiến trỡnh xõy dựng và ỏp dụng
Cụng ty cần lập kế hoạch xõy dựng rừ ràng cụ thể để mọi người cú thể biết và thực hiện theo những kế hoạch này. Chẳng hạn Cụng ty cú thể lập kế hoạch cho những cụng việc sau
Bảng 12: Kế hoạch chuyển đổi ISO 9000 :1994 sang ISO 9000 :2000
Nội dung Người thực hiện
Thành lập ban chuyển đổi, tổ chức huấn luyện đào tạo CBCNV theo tiờu chuẩn mới ISO 9001:2000
Ban lónh đạo Cụng ty
Xem xột sự phự hợp của ISO 9002:1994 với ISO 9001:2000 về những yờu cầu điều khoản những điểm cú thể ỏp dụng những yờu cầu loại trừ.
Ban chỉ đạo ISO kết hợp với nhà tư vấn
Chỉnh sửa hệ thống tài liệu văn bản thủ tục theo cỏc yờu cầu đó chọn lựa trong ISO 9001:2000
Ban chỉ đạo ISO kết hợp với nhà tư vấn
Đỏnh giỏ sửa chữa tài liệu mới hoàn chỉnh cỏc mẫu hồ sơ tổ chức huấn luyện cho ban chỉ đạo theo taỡ liệu đó soạn thảo, hướng dấn ỏp dụng cụng cụ thống kờ trong quản trị chất lượng tại cụng ty
Ban chỉ đạo ISO kết hợp với nhà tư vấn
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
dưới sự giỏm sỏt của nhà tư vấn Thực hiện đỏnh giỏ khả năng hiệu quả ỏp dụng hệ thống mới từ
đú tu chỉnh sửa đổi tài liệu hồ sơ tổ chức cỏc hoạt động khắc phục và phũng ngừa
Ban chỉ đạo ISO kết hợp với nhà tư vấn Đỏnh gớa nội bộ Mời bờn thứ 3+ nhà tư vấn+ ban chỉ đạo ISO Đạt chứng chỉ phự hợp tiờu chuẩn Tổ chức cấp chứng nhận • Huấn luyện đào tạo ISO 9001:2000
Đào tạo, bồi dưỡng cập nhật kiến thức cho cỏn bộ cụng nhõn viờn là những cụng việc cơ bản mà Cụng ty cần thực hiện ngay khi cú kế hoạch chuyển đổi. Tuỳ theo vai trũ chức năng của từng người trong Cụng ty mà mở lớp đào tạo riờng. Chẳng hạn với cỏn bộ quản lý như giỏm đốc phú giỏm đốc kiờm đại diện lónh đạo về chất lượng cỏc trưởng phũng cỏc quản đốc được bố trớ riờng một lớp. Với cỏn bộ cụng nhõn viờn cần cú đào tạo riờng về kĩ năng làm việc cập nhật kiến thức ISO 9002:2000.
Về phương thức đào tạo cú thể sử dụng cỏc cỏch sau
- Vừa học vừa làm một cỏch thường xuyờn: Đõy là hỡnh thức đào tạo hiệu quả và tiết kiệm. Cỏn bộ giảng dạy cú thể là người trong Cụng ty đó qua đào tạo về chất lượng và quản trị chất lượng. Chớnh vỡ vậy cỏc bài giảng dễ hiểu hơn vỡ gắn được với tỡnh hỡnh sản xuất của Cụng ty đồng thời cỏc thành viờn tham gia lớp học sẽ tiếp thu nhanh và cú thể vận dụng vào cụng việc của mỡnh sau mỗi buổi học. Thực tế Cụng ty đó thực hiện cỏch này trong lần thực hiện lần trước.
-Tổ chức cỏc lớp đào tạo tại trong Cụng ty : hỡnh thức đào tạo này mang tớnh hệ thống hơn.
-Cử người đi đào tạo ở cỏc trường, viện trung tõm: Đõy là hỡnh thức đào tạo rất tốt bởi vỡ ngoài học kiến thức về ISO 9000 :2000 cỏc học viờn cũn được học về kiến thức quản trị cỏc hệ thống chất lượng khỏc như TQM, GMP… và được học
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
hỏi cỏc kinh nghiệm của cỏc Cụng ty trờn thế giới.
Trong cỏc buổi học cần tổ c hức cỏc buổi kiểm tra lý thuyết cũng như về thực tiễn để kiểm tra trỡnh độ tiếp thu của từng người vừa cú tỏc dụng đụn đốc vừa cú thể tỡm những người cú năng lực bổ nhiệm vào những cương vị thớch hợp.
• Thành lập ban chuyển đổi
Lónh đạo Cụng ty Que hàn điện Việt đức quyết định thành lập ban chuyển đổi xõy dựng ISO 9001: 2000 bao gồm giỏm đốc, phú giỏm đốc, cỏc trưởng phũng. Trong đú:
Phú giỏm đốc kĩ thuật làm đại diện lónh đạo về chất lượng, chịu trỏch nhiệm chớnh trước giỏm đốc về tỡnh hỡnh triển khai thực hiện chuyển đổi ỏp dụng ISO 9001:2000, thiết lập và điều hành hệ thống chất lượng của Cụng ty.
Cỏc trưởng đơn vị cú trỏch nhiệm phối hợp với đại diện lónh đạo về chất lượng trong cụng tỏc xõy dựng và triển khai đào tạo hướng dẫn theo hệ thống chất lượng mới, đồng thời bỏo cỏo giỏm đốc tỡnh hỡnh thực hiện.
Song song với việc chuyển đổi lónh đạo cụng ty cần cú quyết định thành lập phũng chất lượng thay thế cho phũng KCS (đó đề cập ở mục2)
Xem xột sự phự hợp giữa cỏc yờu cầu của ISO 9002:1994 với ISO 9000 :2000
Việc xem xột sự phự hợp về mặt yờu cầu của hai hệ thống quản trị chất lượng cũ và mới này đối với việc chuyển đổi tại Cụng ty Que hàn điện Việt Đức là một cụng việc đũi hỏi hành động tức thời và nghiờm tỳc. Thấy được sự thống nhất cũng như điểm thay đổi, cải tiến của hệ thống mới sẽ giỳp rất nhiều trong việc giảm bớt hệ thống tài liệu, hồ sơ giảm được chi phớ triển khai đồng thời nhanh tốc độ thực hiện. 5,Tăng cường sử dụng cỏc cụng cụ trong quản trị chất lượng
Quản trị chất lượng sử dụng rất nhiều cụng cụ để đảm bảo cải tiến và nõng cao chất lượng sản phẩm. Trong đú kiểm soỏt quỏ trỡnh bằng thống kờ SPC đúng một vai trũ quan trọng.
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
SPC là việc ỏp dụng phương phỏp thống kờ để thu thập, trỡnh bày phõn tớch cỏc dữ liệu một cỏch đứng đắn, chớnh xỏc và kịp thời theo dừi, kiểm soỏt, cải tiến quỏ trỡnh hoạt động của một đơn vị một tổ chức bằng việc giảm tớnh biến động của nú.
SPC là bộ phận sống cũn của toàn bộ chiến lược QSC việc ỏp dụng SPC giỳp chỳng ta giải quyết được nhiều vấn đề như:
- Tập hợp số liệu được dễ dàng - Xỏc định được cỏc vấn đề
- Phỏng đoỏn và nhận biết cỏc nguyờn nhõn - Loại bỏ cỏc nguyờn nhõn
- Ngăn ngừa cỏc sai lỗi
- Xỏc định hiệu quả của cải tiến
Trong xu thế hiện nay việc nghiờn cứu ứng dụng cỏc cụng cụ SPC là điều kiện cần thiết giỳp cỏc nhà doanh nghiệp Việt nam nhanh chúng hoà nhập thị trường thế giới. Khụng những thế SPC cũn là yờu cầu bắt buộc của cỏc Cụng ty khi xõy dựng hệ thống quản trị chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9000:2000.
Tại Cụng ty Que hàn điện Việt Đức, Cụng ty đó dần đưa cỏc cụng cụ quản trị chất lượng của Nhật bản vào nghiờn cứu phõn tớch và tỡm ra biện phỏp thớch hợp để giải quyết những vấn đề đang tồn tại, đặc biệt là những khõu liờn quan đến chất lượng sản phẩm. Trong thời gian tới Cụng ty cần triển khai ỏp dụng cỏc Mẫu thu thập dữ liệu, Biểu đồ nhõn quả, Biểu đồ Pareto. Đú là những cụng cụ mà Cụng ty đó bước đầu triển khai ỏp dụng và thu được những kết quản nhất định.(Chương 2)
Tuy nhiờn hiện nay việc sử dụng hai cụng cụ này để phõn tớch dữ liệu cũn là quỏ ít. Cụng ty cần phải sử dụng thờm một số cụng cụ nữa.Cụ thể đú là cỏc cụng cụ:
Benchmarkinh
Trong kinh tế thị trường cạnh tranh là tất yếu, Cụng ty Que hàn điện Việt Đức hiện nay cũng đang phải cạnh tranh rất gay gắt để dành lấy thị phần. Để thắng được trong cạnh tranh thỡ trước hết Cụng ty phải hiểu rừ chớnh mỡnh cũng như hiểu rừ đối thủ cạnh tranh. Benchmarkinh là cụng cụ giỳp Cụng ty cú thể thực hiện được điều đú.
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
Vậy Benchmarkinh là gỡ? Đú là phương phỏp so sỏnh đối thủ cạnh tranh. So sỏnh một quỏ trỡnh một khớa cạnh hay vị thế cạnh tranh của một tổ chức với một đối thủ cạnh tranh và xỏc định khả năng cải tiến chất lượng. Sử dụng Benchmarkinh cú thể giỳp Cụng ty:
- Phõn tớch vị thế cạnh tranh của chớnh mỡnh so với đối thủ
- Học hỏi một cỏch thụng minh kinh nghiệm của đối thủ để cải tiến gia tăng thị phần, nõng cao vị thế cạnh tranh.
Những lợi ích thu được của Benchmarkinh - Thoả món tốt hơn yờu cầu của khỏch hàng
- Thớch nghi một cỏch thớch hợp hiệu quả trước những biến động trong và ngoài Cụng ty
- Vị thế cạnh tranh của cụng ty trở nờn cạnh tranh hơn - Mục tiờu hợp lý hơn và cú thể đạt được
- Mở rộng số lượng cỏc chỉ tiờu đỏnh giỏ
- Tạo sự hỗ trợ và sức bật với việc xõy dựng văn hoỏ chất lượng trong Cụng ty - Sắp đặt và lựa chọn chiến lược phự hợp hơn
- Cảnh bỏo sự thất bại của cụng ty
- Đỏnh giỏ hiệu quả của chương trỡnh chất lượng - Giỳp Cụng ty cải tổ tỏi lập lại
- Giải quyết cỏc vấn đề chớnh xỏc hơn hiệu quả hơn
- Đẩy mạnh tớnh sỏng tạo của cỏc thành viờn trong nhúm .
Để thực hiện Benchmarkinh,trước hết Cụng ty phải xỏc định được mục tiờu cần so sỏnh một cỏch rừ ràng:
- Đa dạng hoỏ chất lượng sản phẩm
- Cỏc đặc tớnh kĩ thuật của sản phẩm: chất lượng mối hàn, kĩ thuật hàn… - Thủ tục thanh toỏn
- Dịch vụ sau bỏn hàng
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
Biểu đồ tiến trỡnh là một dạng biểu đồ mụ tả quỏ trỡnh bằng cỏch sử dụng những hỡnh ảnh hoặc những ký hiệu kĩ thuật … nhằm cung cấp sự hiểu biết đầy đủ về đầu vào đầu ra của tiến trỡnh. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều tra cỏc cơ hội để cải tiến bằng việc cú được hiểu biết chi tiết về quỏ trỡnh làm việc của nú. Bằng cỏch xem xột từng bước trong một quỏ trỡnh cú liờn quan đến cỏc bước khỏc nhau người ta cú thể khỏm phỏ ra nguồn gốc tiềm tàng của những trục trặc. Biểu đồ tiến trỡnh cú thể ỏp dụng cho tất cả cỏc khớa cạnh của bất cứ quỏ trỡnh nào từ tiến trỡnh nhập nguyờn vật liệu cho đễ cỏc bước trong việc bỏn và làm dịch vụ cho một sản phẩm.
Biểu đồ tiến trỡnh được xõy dựng với cỏc ký hiệu dễ nhận ra. Nhúm 1
điểm xuất phỏt kết thỳc
Một bước quỏ trỡnh mụ tả hoạt động hữu quan Mỗi điểm mà quỏ trỡnh chi nhiều nhỏnh quyết định
Đường vẽ mũi tờn nối liền cỏc ký hiệu Tiến trỡnh
Nhúm 2
Nguyờn cụng: thể hiện những bước chủ yếu trong một quỏ trỡnh
Thanh tra: thể hiện một sự kiểm tra về chất lượng hoặc số lượng
Vận chuyển: thể hiện sự chuyển động của người, vật liệu, giấy tờ, thụng tin…
Chậm chế trỡ hoón: thể hiện một sự lưu kho tạm thời do chậm chế trỡ hoón sự tạm dừng giữa cỏc nguyờn cụng nối tiếp nhau.
Lưu kho thể hiện một sự lưu kho cú kiểm soỏt như là xếp hồ sơ Tỏc dụng Bắt đầu Bớc quá trình Quyết định
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
- Mụ tả quỏ trỡnh hiện hành, giỳp người tham dự hiểu rừ quỏ trỡnh. Qua đú xỏc đinh cụng việc cần sửa đổi cải tiến để hoàn thiện, thiết kế lại quỏ trỡnh.
- Giỳp cải tiến thụng tin với mọi bước - Thiết kế quỏ trỡnh mới
Tại Cụng ty Que hàn điện cú thể sử dụng biểu đồ tiến trỡnh trong cỏc cụng đoạn của quỏ trỡnh sản xuất: vuốt, cắt, nghiền, sàng, cõn, trộn, ép, sõý, bao gúi. Từ biểu đồ tiến trỡnh này Cụng ty cú thể cú những cải tiến quỏ trỡnh làm việc sao cho rỳt ngắn thời gian mà vẫn đảm bảo hiệu quả cụng việc.
Biểu đồ Pareto
Biểu đồ Pareto là một dạng biểu đồ hỡnh cột được sắp xếp từ cao xuống thấp. Biểu đồ Pareto mụ tả từng dạng khuyết tật theo số phần trăm. Muốn thiết lập biểu đồ Pareto Cụng ty cần thực hiện cỏc bước sau
- Xỏc định thời gian và khụng gian đỏnh giỏ
- Liệt kờ cỏc dạng khuyết tật theo thời gian khụng gian đó lựa chọn - Từ kết quả thực tế đỏnh giỏ tỷ lệ khuyết tật cho từng dạng khuyết tật - Thiết lập biểu đồ theo thứ tự khuyết tật giảm dần
Biểu đồ Pareto
NVL cắt vuốt ép sấy
Biểu đồ Pareto cú ưu điểm cơ bản là đơn giản và cho biết đối tượng cần tập trung tỡm nguyờn nhõn và giải phỏp thớch hợp nhằm đảm bảo chất lượng .
7,5% 10%
5%
2,5% 3,5%
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
Trong chương kĩ thuật thống kờ, Cụng ty Que hàn điện Việt Đức cú đề cập tới việc sử dụng biểu đồ Pareto, tuy nhiờn đến nay Cụng ty vẫn chưa sử dụng cụng cụ này. Để tỡm đối tượng cần tập trung tỡm nguyờn nhõn và giải phỏp thớch hợp nhằm bảo đảm chất lượng, Cụng ty cú thể sử dụng biểu đồ Pareto phõn tớch cho cỏc loại sản