IV. QÚA TRèNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ ĐỊNH HƯỚNG CHẤT LƯỢNG THEO TIấU CHUẨN ISO 9000 TẠI CễNG TY QUE HÀN
4.13 Xử lý sản phẩm khụng phự hợp 4.14 HĐkhắc phục và phũng ngừa
4.14 HĐkhắc phục và phũng ngừa 4.15. Bốc xếp lưu kho bao gói 4.16Kiểm soỏt hồ sơ chất lượng 4.17 Đỏnh giỏ chất lượng nội bộ 4.18 Đào tạo 4.19.Dịch vụ sau bỏn hàng 4.20Kĩ thuật thống kờ Chớnh Chớnh Hố trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hố trợ Hỗ trợ Chớnh Chớnh Chớnh Hố trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Chớnh Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Chớnh Chớnh Hỗ trợ Hỗ trợ Chớnh Hỗ trợ Hỗ trợ Chớnh Hỗ trợ Hố trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Chớnh Hỗ trợ Hỗ trợ Chớnh Hỗ trợ Hỗ trợ Chớnh Chớnh Chớnh Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Chớnh Hỗ trợ Hỗ trợ Chớnh Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Chớnh Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hỗ trợ Hố trợ
1.4.Văn bản hoỏ hệ thống chất lượng
Xõy dựng hệ thống văn bản là một cụng việc hết sức phức tạp, nú đũi hỏi người viết phải cú một sự am hiểu về ISO 9000 cũng như hoạt động của Cụng ty. Được sự giỳp đỡ của cỏc chuyờn gia trong nhúm tư vấn Cụng ty đó thành lập nhúm cụng tỏc (thành viờn là cỏc trưởng đơn vị) cú nhiệm vụ tập trung soạn thảo và xõy dựng hệ thống văn bản đồng thời Cụng ty cũng cử đồng chớ Phú giỏm đốc kĩ thuật làm đại diện lónh đạo về chất lượng. Những văn bản được soạn thảo tới đõu Cụng ty cho ỏp dụng ngay tới đú đồng thời qua thực tế ỏp dụng, tất cả những sự khụng phự hợp và phỏt sinh đều được nghiờn cứu xử lý và tiến hành điều chỉnh cho phự hợp. Tất cả những tài
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
liệu sau khi ban hành đều được tư vấn và ban chỉ đạo kiểm soỏt chặt chẽ để trỏnh tỡnh trạng sử dụng tài liệu lỗi thời.
Núi chung đến nay Cụng ty đó xõy dựng được hệ thống văn bản gồm 4 tầng
Tầng Tờn gọi Số lượng
1 Sổ tay chất lượng 20
2 Thủ tục quản lý 20
3 Quy trỡnh 166
4 Biểu mẫu 125
Như vậy sổ tay chất lượng thuộc tầng 1 của hệ thống văn bản nú bao gồm 20 chương mỗi chương được xõy dựng dựa trờn 1 yờu cầu của ISO 9002. Cỏc chương được xõy dựng dựa theo kết cấu : Mục đớch, nội dung, tài liệu cú liờn quan.
Vớ dụ một chương Qhd VIWELCO SỔ TAY CHẤT LƯỢNG -Mó số -Lần ban hành -Ngày ban hành -Trang CHƯƠNG: MUA HÀNG
1- Mục đớch: Cụng ty QHĐ quản lý tốt hoạt động mua hàng để đảm bảo cỏc vật tư nguyờn vật liệu mua vào đỏp ứng yờu cầu sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
2- Nội dung
2.1.-Nguyờn tắc thiết lập quan hệ và lựa chọn Nhà thầu phụ
- Nguyờn tắc này ỏp dụng đối với tất cả Nhà thầu phu bờn ngoài và Nhà thầu phụ nội bộ.
- Để thiết lập quan hệ với Nhà thầu phụ mới phải qua đỏnh giỏ ban đầu .
- Chỉ khi Nhà thầu phụ cú khả năng đỏp ứng được những yờu cầu về cung ứng nguyờn vật liệu vật tư đầu vào thỡ mới đưa vào danh sỏch Nhà thầu phụ. Danh sỏch Nhà thầu phụ phải được giỏm đốc phờ duyệt.
- Phải theo dừi quỏ trỡnh thực hiện cỏc đơn đặt hàng của từng Nhà thầu phụ. Những Nhà thầu phụ khụng duy trỡ tốt việc thực hiện cỏc đơn hàng sẽ bị loại bỏ danh sỏch Nhà thầu phụ.
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
2.2- Nguyờn tắc quản lý hoạt động mua hàng
- Dự là mua hàng của cỏc Nhà thầu phụ nước ngoài hay Nhà thầu phụ trong nước cũng phải tuõn thủ đỳng những quy định trong thủ tục TT-06
- Kế hoạch mua vật tư đầu vào phải xuất phỏt từ kế hoạch sản xuất kinh doanh của Cụng ty
- Những nguyờn vật liệu đầu vào quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm phải mua của cỏc Nhà thầu phụ đó được phờ duyệt
- Trưởng phũng Kế hoạch vật tư là người cung cấp cỏc thụng tin và tham mưu cho Giỏm đốc về việc lựa chọn Nhà thầu phụ để thực hiện một đơn đặt hàng cụ thể
- Đối với mặt hàng ngoại nhập phải tổ chức hội đồng xột thầu do Giỏm đốc hoặc người được uỷ quyền chủ trỡ để cõn nhắc mọi yếu tố.
- Hàng mua về sẽ được kiểm tra tại Cụng ty theo TT-10
- Mọi văn bản phỏt sinh trong quỏ trỡnh mua hàng đều được lưu trữ trong hồ sơ mua hàng tại Phũng Kế hoạch vật tư.
3- Tài liệu cú liờn quan : - Thủ tục mua hàng TT-06 - Thủ tục kiểm tra và thử nghiệm TT-10
Người viết Người kiểm tra Người duyệt Họ và tờn Nguyễn Thanh Khỏn Nguyễn Hữu Tiệp Ngụ BỏViệt Chữ ký
Tầng 2 là cỏc thủ tục quản lý được xõy dựng gắn với 20 chương của sổ tay chất lượng nú bao gồm:
TT01- Họp xem xột lónh đạo TT02- Hoạch định chất lượng TT03- Xem xột hợp đồng
TT04- Kiểm soỏt thiết bị bờn ngoài TT05- Kiểm soỏt tài liệu nội bộ-
TT06- Mua hàng
TT07- Xử lý khiếu nại củakhỏch hàng TT08-Nhận biết và truy tỡm nguồn gốc SP
TT09-Kiểm soỏt quỏ trỡnh TT10-Kiểm tra và thử nghiệm TT11-Kiểm soỏt thiết bị đo
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
TT12 -Trạng thỏi kiểm tra
TT13- Xử lý sản phẩm khụng phự hợp TT 14-HĐkhắc phục và phũng ngừa TT 15-Bốc xếp lưu kho bao gói TT 16-Kiểm soỏt hồ sơ chất lượng
TT 17 -Đỏnh giỏ chất lượng nội bộ TT 18- Đào tạo
TT 19-Dịch vụ sau bỏn hàng TT20-Kĩ thuật thống kờ
Thủ tục quản lý bao gồm nhiều văn bản. Mỗi văn bản đề cập tới cỏch thức thực hiện toàn bộ hoặc một phần của một yờu cầu trong tiờu chuẩn ISO 9002. Thủ tục chủ yếu nờu lờn nội dung cụng việc cần làm, cỏch thức tổ chức quản lý đặc biệt là tại khõu giao thoa trỏch nhiệm giữa cỏc phũng ban. Thủ tục khụng đề cập sõu tới cỏch thức tiến hành một cụng việc cụ thể khi cần thiết nú sẽ dẫn chiếu tới cỏc văn bản ở tầng 3 và tầng 4. QHĐ THỦ TỤC MUA HÀNG -Mó số: TT- 06 -Lần ban hành: 02 -Ngày ban hành: 1- Mục đớch
Thủ tục này nhằm đưa ra những nguyờn tắc đảm bảo cỏc vật tư, nguyờn liệu mua vào đỏp ứng được yờu cầu sản xuất kinh doanh của cụng ty đó đề ra.
2- Phạm vi:
Áp dụng với tất cả cỏc vật tư nguyờn liệu chớnh dựng cho sản xuất que hàn. 3- Định nghĩa:
3.1- Nhà thầu bờn ngoài: cỏc nhà cung ứng vật tư nguyờn liệu đầu vào nằm ngoài cụng ty Que Hàn Điện Việt Đức
3.2- Nhà thầu phụ nội bộ : là nhà cung cấp vật tư nguyờn liệu nằm trong nội bộ cụng ty.(Nghành Sản xuất phụ)
4- Tài liệu tham khảo: - Bộ tiờu chuẩn Việt Nam. - TCVN,ISO 9001(mục 4.6)
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
5 - Nội dung:
5.1- Đỏnh giỏ nhà thầu phụ (gồm cả nhà thầu phụ bờn ngoài và nội bộ) 5.1.1- Đỏnh giỏ ban đầu.
- Đỏnh gớa ban đầu nhằm mục đớch xem xột khả năng nhà thầu phụ để đưa vào danh sỏch cỏc nhà thầu phụ của cụng ty.
- Tiờu chớ đỏnh giỏ theo QT- KH- 03
- Cỏn bộ mặt hàng chịu trỏch nhiệm thu thập cỏc thụng tin về nhà thầu phụ, lập bỏo cỏo đỏnh giỏ về nhà thầu phụ trỡnh trưởng phũng Kế hoạch vật tư xem xột.
- Trưởng phũng Kế hoạch vật tư xem xột lập danh sỏch cỏc nhà thầu phụ trỡnh Giỏm đốc phờ duyệt (QT- KH- 02)
5.1.2- Đỏnh giỏ trong quỏ trỡnh.
- Cỏn bộ mặt hàng lập sổ theo dừi nhà thầu phụ theo BM- KH-06/
- Định kỳ 6 thỏng hoặc đột xuất (nếu cần) cỏn bộ mặt hàng làm bỏo cỏo về nhà thầu phụ trỡnh trưởng phũng Kế hoạch vật tư xem xột.
- Trưởng phũng Kế hoạch vật tư căn cứ vào kết quả bỏo cỏo để cú biện phỏp xử lý thớch hợp đối với nhà thầu phụ.
- Hàng năm trưởng phũng Kế hoạch vật tư xem xột để tham mưu cho Giỏm đốc trong việc duy trỡ hoặc loại bỏ nhà thầu phụ ra khỏi danh sỏch và cập nhật danh sỏch cỏc nhà thầu phụ mới trỡnh Giỏm đốc phờ duyệt.
5.2- Quy trỡnh mua hàng.
5.2.1- Quy trỡnh mua vật tư nguyờn liệu nhập ngoại (lừi thộp HO8A và FeroMangan)
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
Trưởng phũng kế hoạch vật tư thực hiện:
5.2.1.1- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm do tổng cụng ty Hoỏ chất Việt Nam giao và kế hoạch SXKD của cụng ty để lập bảng dự trự vật tư quý và năm cho cỏc nguyờn liệu chớnh trong đú cú lừi thộp HO8A và FeroMangan trờn cơ sở cỏc định mức tiờu hao vật tư nguyờn liệu do cụng ty quy định.
5.2.1.2- Thụng bỏo cho cỏc nhà thầu phụ cú tờn trong danh sỏch bằng fax hoặc điện thoại về nhu cầu mua lừi thộp và FeroMangan. Nội dung thụng bỏo gồm: số lượng, chủng loại, chất lượng (cỏc thụng số kỹ thuật) bào bỡ, tiến độ giao hàngv.v…
Thông báo cho nhà thầu phụ có trong danh sách Xác định nhu cầu nguyên liệu dùng cho sản xuất quý,
năm
Xem xét, lựa chọn nhà thầu phụ
Thu thập đơn, th chào hàng của nhà thầu phụ
Đôn đốc thực hiện hợp đồng Ký hợp đồng
Kế hoạch sản xuất năm
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
5.2.1.3- Tập hợp đơn thư chào hàng của cỏc nhà thầu phụ (nếu cú).
Trong một số trường hợp nếu cần phải thụng tin lại cho nhà thầu phụ bằng fax hoặc điện thoại để yờu cầu làm rừ thờm một số điểm đó ghi trong đơn, thư chào hàng… trước khi trỡnh lờn hội đồng chọn mua (chọn thầu).
5.2.1.4- Đề nghị Giỏm đốc triệu tập hội đồng chọn mua, hội đồng này bao gồm Giỏm đốc, Kế toỏn trưởng, trưởng phũng Kế hoạch vật tư, trưởng phũng Kỹ thuật. Trong một số trường hợp ngoài thành viờn chớnh thức của hội đồng Giỏm đốc cú thể triệu tập cỏc phú giỏm đốc hoặc trưởng phũng KCS cựng tham dự.
- Nội dung xem xột gồm: Chất lượng, giỏ cả, tiến độ, bao bỡ và phương thức thanh toỏn.
- Giỏm đốc quyết định chọn nhà thầu phụ, trưởng phũng Kế hoạch vật tư ghi biờn bản. 5.2.1.5- Thụng bỏo cho nhà thầu phụ đó được chọn bằng điện thoại hoặc bằng fax đến cụng ty để ký hợp đồng.
- Soạn thoả hợp đồng kinh tế bao gồm cỏc điều khoản mà hai bờn đó thống nhất(BM- KH- 07/*) trỡnh đại diện hai bờn ký đúng dấu.
5.2.1.6- Thụng tin, giỏp mối tổ chức thực hiện hợp đồng.
5.2.1.7- Giỏm đốc quyết định mua cỏc lụ hàng kế tiếp sau lụ hàng mà hội đồng đó chọn mua. Nếu lụ hàng đú cú chất lượng và giỏ cả như lụ hàng mà hội đồng đó chọn
mua kế trước đú, trờn cơ sở
tham khảo ý kiến của trưởng
phũng Kế hoạch- Vật tư
hoặc Kế toỏn trưởng.
5.2.2- Quy trỡnh mua vật
tư, nguyờn liệu trong
nước.
Kế hoạch sản xuất năm
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
Trưởng phũng Kế hoạch vật tư thực hiện
5.2.2.1- Cỏch xỏc định nhu cầu vật tư tương tự mục 5.2.1.1 nhưng lập kế hoạch cho cả năm.
5.2.2.2- Thụng bỏo cho nhà thầu phụ cú uy tớn trong danh sỏch đó cung cấp nguyờn liệu đú đến cụng ty ký kết hợp động.
5.2.2.3- Cỏch thức như mục 5.2.1.5 nhưng là hợp đồng ký cho cả năm.
5..2.2.4- Căn cứ vào kế hoạch thỏng thụng bỏo bằng fax hoặc điện thoại đến nhà thầu phụ yờu cầu mang hàng đến cụng ty.
5.2.3- Kiểm tra vật tư đầu vào
Toàn bộ vật tư đầu vào được kiểm tra chất lượng tại Cụng ty theo thủ tục kiểm tra thử nghiệm TT- 10.
6- Lưu trữ
6.1- Cỏn bộ kế hoạch vật tư lưu trữ hồ sơ mua hàng bao gồm: - Hợp đụng và phụ lục hợp đồng (nếu cú).
- Đơn thư chào hàng.
- Thư từ giao dịch trong quỏ trỡnh đàm phỏn.
Đôn đốc thực hiện hợp đồng Ký hợp đồng
Thông báo cho một nhà thầu phụ có uy tín trong danh
sách
Xác định nhu cầu nguyên liệu dùng cho sản xuất cả
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
- Biờn bản thanh lý hợp đồng (nếu cú) -Thời gian lưu :
- Hồ sơ mua vật tư trong nước: 1 năm
- Hồ sơ mua vật tư cú nguồn gốc nước ngoài : 3 năm
6.2- Trưởng phũng hoặc ngưởi uỷ quyền lưu trữ theo dừi nhà thầu phụ.
6.3- Trưởng phũng Vật tư quản lý danh sỏch nhà thầu phụ và cỏc biờn bản bỏo cỏo về nhà thầu phụ (lưu khụng thời hạn).
7- Phụ lục: BM- KH- 06/* Sổ theo dừi nhà thầu phụ BM- KH- 07/* Hợp đồng kinh tế
Tầng 3 là cỏc quy trỡnh văn bản hướng dẫn một cỏch chi tiết cỏc cụng việc cụ thể trong hoạt động thường nhật của Cụng ty. Sản xuất que hàn là một quỏ trỡnh dài bao gồm nhiều cụng việc nhỏ chớnh vỡ vậy việc xõy dựng cỏc quy trỡnh đũi hỏi rất nhiều thời gian. Cụng ty đó xõy dựng được 166 quy trỡnh .
QHĐ
QUY TRèNH MUA VẬT TƯ PHỤ TÙNG CHI TIẾT